【正文】 23 2 公文管理辦法 第一章 總 則 第一條 為規(guī)范公文管理，特制定本辦法。 （一）集團使用“集團名稱”加“文件”兩字的紅頭文件發(fā)文。正文采用 4 號仿宋體字，文中如有標題，可用 4 號宋體字加黑或黑體字。公司內部行文可以不標主題詞，對外行文要有主題詞。 第四章 公文辦理 第五條 文件實行歸口管理，集團 行政管理中心 辦公室和各 項目 公司總經(jīng)理辦公室為公文管理責任部門，并指定專人負責公文收發(fā)處理工作。 收文后，及 時 按第六條規(guī)定做好來文處理 。 第六條 收文處理程序 一、集團收文處理程序 接收：集團 行政管理中心 文員在接收到集團外來文件時，應先對文件進行登記，按流水順序 4 編號。 建檔： 文件反饋后，集團 行政管理中心 辦公室文員必須對收文進行分類建檔，并及時交檔案員存檔。反饋時必須詢問對方是否安全接收，并做好反饋記錄。 建檔： 文件發(fā)布后，必須進行分類建檔，及時交檔案員存檔。 第五章 公文的保密及緊急程度規(guī)定 5 第八條 保密等級規(guī)定 一、公文密級劃分為絕密、機密、秘密三級。 第六章 罰 則 第十條 文件承辦部門或經(jīng)辦 人未按規(guī)定收發(fā)文及辦復或因責任心不強造成文件損壞丟失的，集團 行政管理中心 和各公司總經(jīng)辦應及時查明原因，并對責任人處以 50—200 元的罰款，造成損失的應賠償損失；違反本辦法其他規(guī)定的，按集團 /公司 相關規(guī)定予以處理。 （二）集團職能部門印章，由部門負責人提出申請，經(jīng)集團（副）總裁審批，由集團 行政管理中心 負責統(tǒng)一刻制。交接工作時，應嚴格辦理交接手續(xù)，登記交、管印起止日期、管理印章類別及數(shù)量。 （四）集團其它制度文件有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。 第十條 集團公章用于對外宣傳、聯(lián)絡、協(xié)調、對外報送材料以及對內、對外發(fā)文，不得在任何對外經(jīng)濟業(yè)務往來性質的材料上使用。 第十八條 印章的遺失 印章遺失時，由該公章管理人填寫《簽呈》，呈董事長核簽后到公安機關備案，必要時按董事長指示在報紙刊登遺失聲明，印章管理人同時按第四條規(guī)定刻制新印章。給集團造成經(jīng)濟損失的，由其與相關責任人共同賠償。 第二章 立卷歸檔 第五條 各部門（以下均指集團各職能部門以及各項目公司下設各部門）報經(jīng)總經(jīng)理、（副）總裁、董事長審批的材料，由專職秘書登記后原件轉交檔案室整理歸檔；用印 、傳真材料（復印后歸檔），由專職人員登記后原件轉交檔案室整理歸檔；在工作中形成的其它各類文件、材料必須統(tǒng) 一歸檔，定期向集團或項目公司檔案室（以下提及檔 案室均指集團或項目公司檔案室）移交，任何人不得據(jù)為己有。 （六）各類招商、廣告宣傳、營銷策劃等活動，應在活動結束后三天內由主辦部門負責將有關圖文資料、聲像、照片等移交檔案室。 （十二）其他檔案資料由集團職能部門、各項目公司分類整理后在每年第一季度內送交集團檔案室或各項目公司總經(jīng)辦存檔，完成上一年度檔案歸檔工作。 （七）各部門在移交檔案時應填寫移交清單， 由部門負責人對移交資料予以確認簽字， 檔案室接收人員按照清單逐項驗收，在確定無誤后予以接收，交接雙方在移交單上簽字，移交單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。 （三）文件存檔流程 1．文件在存檔過程中，先由經(jīng)辦人根據(jù)文件類別填寫《文件歸檔記錄表》，以便確認文件歸檔情況； 2．檔案管理員接收檔案后，根據(jù)紙質表單填寫電子表《文件歸檔記錄表》，之后將確定存檔期限，對全部文檔按照“年度 機構 期限”進行分類，編制頁碼等對該文件進行編號，按文件類別填寫電 子表《檔案目錄匯總表》，注明文件編號、存放地點、原（復）件、歸檔日期、歸檔人等； 3．文件歸入相應的檔案時，在該文件盒（袋）中填寫《檔案目錄表》，便于隨時翻閱； 第十三條 檔案案卷裝訂前，要去掉易銹蝕的裝訂品，用線繩或不銹的材料裝訂。集團 行政管理中心 定期對各項目公司的檔案工作進行抽查（每年不少于兩次），發(fā)現(xiàn)問題及時敦促落實整改，并指導、培訓各項目公司的檔案管理工作。 第十六條 檔案員應定期對檔案清理核對，做到賬實相符。 （一） 文件目錄的索引號編制辦法（見下頁示意圖） （二） 根據(jù)存檔文件類別，對各文件柜進行編號，以對應相應的文件存放位置，便于根據(jù)相應目錄索引號進行檢索。 （三）歸檔文件嚴禁采用字跡耐久性差的鉛筆、圓珠筆書寫，應用黑色或藍黑色鋼筆書寫。處理完畢后，連同文件處理單（附領導批辦意見）一齊交檔案室歸檔。 （三）工程類所有資料，應在產生時報送檔案室管理，圖紙等不能及時歸檔的應在產生后在檔案室登記備案，每月定期匯總、移交檔案室歸檔。 9 檔案管理辦法 第一章 總 則 第一條 為加強檔案管理，確保檔案的完整和安全，逐步實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化，更好地服務于集團 公司 的各項經(jīng)營活動，根據(jù)有關法律法規(guī)，結合集團 公司 實際，特制定本辦法。 第二十一條 印章使用人必須按程序履行相關手續(xù)，印章保管人在手續(xù)未完備前不得加蓋公章。 第十 四條 公司法定代表人印鑒的使用范圍： （一）財務部門對外出具支票、匯票等銀行票據(jù)； （二）公司法定代表人履行職責； （三）公司有關報表及對外報送材料上需法定代表人簽章的； （四）其他經(jīng)董事長批準的用途。 第八條 用印登記 由印章保管人按照不同印章分別登記《印章使用登記表》 （見附件 MJXZ005） ，具體登記項目有：用印時間、編號、部門、內容、數(shù)量、經(jīng)辦人姓名、批準用印人姓名及蓋印人姓名等。原印章保管人須在做好交接工作后方可離任，同時保險柜密碼須及時更改。一人管理鑰匙，一人管理密碼。 （二）法人章：是集團及各項目公司法人代表所擁有的刻有法定代表人姓名的個人印章。 第九條 緊急等級規(guī)定 一、公文緊急程度分為特急、緊急、平急三級。 簽發(fā)： 文件審核后，由集團各職能部門發(fā)文由集團（副）總裁或董事長簽署發(fā)布意見，各公司發(fā)文由各公司負責人簽署發(fā)布意見。 會簽：初稿經(jīng)審核后，由文員根據(jù) “會簽意見 ”，傳遞并跟蹤相關部門確認、簽字。如果集團外來文，需要報 總經(jīng)理或（副）總裁批辦的，應及時呈請 批示。 承辦：文員根據(jù)擬辦意見送相關部門或