【正文】 導(dǎo)和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的重要講話；就全院帶有綜合性的工作作出具體安排和布置等。（3）“西安交通大學(xué)城市學(xué)院會議紀(jì)要”版頭，主要適用于院長辦公會議、董事會會議。、年份和序號組成。聯(lián)合行文只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號。發(fā)文單位代字應(yīng)使用規(guī)定的代字，重要發(fā)文都應(yīng)有發(fā)文字號。5.“請示”文在發(fā)文單位標(biāo)識右下方注明簽發(fā)人姓名。第三條文干部分包括標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章落款等。，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文單位。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。主送單位較多時，應(yīng)按單位類別集中排列。、文種及擬文要求認(rèn)真撰寫。，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱（如“附件：1.”），并與所附附件順序和名稱相一致。附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件一般不加印章。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)類公文，應(yīng)在標(biāo)題和正文中表述附件名稱，正文之后可不再列述。，包括發(fā)文單位印章（發(fā)文單位）和成文日期。落款名稱和印章與發(fā)文單位版頭必須一致。（1）上報的公文和其他對外行文：不署名，只蓋發(fā)文單位印章。（2）下發(fā)的公文：數(shù)量較大的普發(fā)性公文暫以署名代替印章，但存檔的公文必須加蓋印章；凡涉及對師生員工獎懲、涉及學(xué)院權(quán)益等重要文件（包括普發(fā)性公文）必須加蓋印章，并以單位負(fù)責(zé)人名義行文，同時冠以職務(wù)或身分。（3）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。成文日期必須標(biāo)明漢字年、月、日，“零”應(yīng)寫為“0”。（4）當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。第四條文尾部分一般由附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位、印發(fā)日期等部分組成。公文如有附注（需要說明的其他事項），應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注在落款之下主題詞之上?！罢埵尽鳖惞母鶕?jù)需要在附注處標(biāo)明聯(lián)系人的姓名和電話。2主題詞。公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。抄送機(jī)關(guān)指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位。排列方法與“主送單位”相同。公文如需抄送個人，應(yīng)排在單位名稱之后。在公文末頁下方最后一行，應(yīng)當(dāng)注明公文的印發(fā)單位和印發(fā)時間。印發(fā)時間以送印日期為準(zhǔn)。第五條文字從左至右橫寫、橫排。版頭、公文用紙一般為A4型，右側(cè)對齊，左側(cè)裝訂。需公開張貼的公文用紙大小，可根據(jù)時間需要確定。第二章發(fā)文辦理程序第六條發(fā)文處理一般包括擬稿、核稿、會稿、審稿、簽發(fā)、登記（編號）、繕印、用印、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。第七條擬稿。學(xué)院的綜合性公文，由黨政服務(wù)中心組織擬稿或者由黨政服務(wù)中心會同有關(guān)部門共同擬稿。凡屬職能部門業(yè)務(wù)性、專業(yè)性公文，由職能部門擬稿。重要的公文，領(lǐng)導(dǎo)人要親自起草或者主持起草。草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：、方針、政策及有關(guān)法律、法規(guī)、行政規(guī)章等規(guī)定。，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，字詞規(guī)范，文字簡潔，書寫工整，標(biāo)定正確，篇幅力求簡短。3．公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。6．結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。7．使用國家法定計量單位。8．文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先使用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。9．公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。第八條擬稿完畢，擬稿人應(yīng)當(dāng)清楚地填寫“西安交通大學(xué)城市學(xué)院發(fā)文稿紙”中的有關(guān)要素。第九條核稿。核稿由擬稿人送主辦單位負(fù)責(zé)人完成。核稿的重點：是否符合國家的法律法規(guī)和方針政策及學(xué)院有關(guān)規(guī)定；文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本細(xì)則規(guī)定；是否需要其他單位會稿。第十條會稿。會稿一般由擬稿人送審，由會稿單位負(fù)責(zé)人完成。會稿的重點是：把握正文涉及本部門職權(quán)范圍內(nèi)需要配合執(zhí)行或者核定的事項。會稿部門如有不同意見，應(yīng)明確表述，若只簽姓名，則視為同意。第十一條審稿。一般由擬稿人送審，凡以學(xué)院名義印發(fā)的重要公文（包括規(guī)章制度）在報院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，必須送黨政服務(wù)中心審稿。審稿的重點是：是否確需行文，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合規(guī)定；是否需要其他單位會稿；是否與學(xué)院已有的規(guī)章、政策相一致；是否需要經(jīng)學(xué)院研究決定。需要由院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，注明“請簽發(fā)”。第十二條簽發(fā)。公文一經(jīng)簽發(fā)，即成為定稿，并據(jù)此生效。簽發(fā)人代表本發(fā)文單位對公文在政治上、內(nèi)容上、文字上的正確性負(fù)完全責(zé)任。緊急公文，簽發(fā)人如果不在校內(nèi)，可以通過電話聯(lián)系，經(jīng)請示同意后，可先發(fā)文，再補(bǔ)辦簽發(fā)手續(xù)。公文簽發(fā)應(yīng)按照領(lǐng)導(dǎo)的分工和職權(quán)范圍進(jìn)行。“西安交通大學(xué)城市學(xué)院文件”、“西安交通大學(xué)城市學(xué)院”版頭制發(fā)的公文，由院長、常務(wù)副院長或主管副院長簽發(fā)。會議紀(jì)要由會議主持人簽發(fā)。會議討論通過的公文，必須注明會議名稱和通過的日期。只簽姓名，視為同意。簽發(fā)人如認(rèn)為須送其他負(fù)責(zé)人（或上級領(lǐng)導(dǎo)）事先閱知時，可注明“請先送閱后再發(fā)”。第十三條繕印。公文正式印制前，負(fù)責(zé)該文的文秘人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。重點是：審批、核發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。爾后按照規(guī)定的公文格式排版繕印。第十四條蓋印。擬稿單位將文件裝訂好后，由擬稿人在送發(fā)前，按本細(xì)則規(guī)定加蓋印章。第十五條分發(fā)。由擬稿單位負(fù)責(zé)按規(guī)定的份數(shù)和范圍發(fā)送。重要的和有辦理時限的院內(nèi)發(fā)文必須一一送交簽收；寄送校外的請示、重要報告必須用掛號信發(fā)出或親送簽收。第十六條利用計算機(jī)、傳真機(jī)傳輸秘密公文，必須采取加密措施，絕密級公文不得用計算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。第十七條公文分發(fā)后，擬稿人應(yīng)及時收集底稿并連同印制好的公文一起交有關(guān)人員立卷和歸檔。第十八條需要辦理的公文，有關(guān)部門及人員應(yīng)及時按學(xué)院有關(guān)規(guī)定督查、督辦。第三章收文辦理程序第十九條收文辦理一般包括簽收、編號、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、立卷等程序。黨政服務(wù)中心負(fù)責(zé)學(xué)院行政收文處理。第二十條簽收：收到來文，應(yīng)當(dāng)先依據(jù)本細(xì)則行文的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核簽收。第二十一條編號、登記：按照來文單位及類別進(jìn)行分類，并按照收文時間先后進(jìn)行編號，然后將公文標(biāo)題、來文單位、來文字號、承辦期限等情況在公文登記簿上逐項進(jìn)行登記。來文編號、登記時間一般不超過12小時。學(xué)院收到的來文，屬國務(wù)院、國家教育部、陜西省教育廳、陜西省政府、西安市政府的，編“政”字號，其它部委和單位的，編“綜”字號，簡報類的，編“簡”字號，院內(nèi)各單位的，編“內(nèi)”字號。第二十二條擬辦：編號、登記后的來文，黨政服務(wù)中心附“文件閱辦單”后，要在24小時內(nèi)進(jìn)行擬辦處理。若遇到緊急公文，可先通知主辦單位按文件要求做準(zhǔn)備，再送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦。第二十三條批辦：按照擬辦意見，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦。批辦時間一般不超過三天，并答復(fù)來文單位。凡涉及兩個及兩個以上職能部門辦理的文件，批辦時應(yīng)注明主辦單位。第二十四條承辦：已批辦的文件須按領(lǐng)導(dǎo)批示交由主辦單位承辦。承辦時間一般不超過一周，緊急公文應(yīng)當(dāng)按文件時限要求辦理，確有困難的應(yīng)及時向來文單位說明原因。涉及兩個及兩個以上職能部門辦理的文件，主辦單位應(yīng)及時、主動與協(xié)辦單位協(xié)商處理。第二十五條催辦：對超出辦理時限要求的文件，文秘人員要進(jìn)行催辦。催辦時，應(yīng)附催辦單。第二十六條立卷、歸檔：文件辦理完畢后，各單位應(yīng)對本單位剛收到的文件按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行立卷歸檔。涉及兩個及兩個以上職能部門辦理的文件，由主辦單位進(jìn)行歸檔。第四章附則第二十七條本細(xì)則由黨政服務(wù)中心負(fù)責(zé)解釋，自印發(fā)之日起施行。公文格式樣板見附件。