【正文】 三個(gè)方面的內(nèi)容：（1）主要事實(shí)。包括事實(shí)發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、涉及的單位與人員、大致過程、主要情節(jié)、結(jié)果和影響等。敘述事實(shí)的基本情況要真實(shí)、準(zhǔn)確、扼要。要處理好詳略關(guān)系，對(duì)涉及事實(shí)本質(zhì)，對(duì)反映通報(bào)意圖直接有關(guān)的過程、情節(jié)等，應(yīng)該詳寫，其它可以略寫。要讓人們從敘述中既可很快掌握事實(shí)梗概，又能較快悟出其中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。批答函是主管部門或經(jīng)授權(quán)的部門以函的形式對(duì)有關(guān)單位請(qǐng)求審批的事項(xiàng)進(jìn)行答復(fù)，既可用于批準(zhǔn)同意的答復(fù)，也可用于不同意批準(zhǔn)的答復(fù)。（三十六）函的一般寫法函一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)，正文、落款等部分組成。下面主要介紹函的標(biāo)題和正文的寫法。函的標(biāo)題有三種結(jié)構(gòu)形式：(1)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種組成。(2)事由和文種組成。(3)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和文種組成。這種情形較少。函的正文是函的主體部分，一般包括緣由、事項(xiàng)和結(jié)束語等內(nèi)容。寫緣由要開門見山，簡明扼要，高度概括；事項(xiàng)要寫得具體、明白、條理清楚。如屬于答復(fù)函，要注意答復(fù)的針對(duì)性和明確性。函的結(jié)尾另起一段寫上習(xí)慣用語“敬請(qǐng)函復(fù)”、“特此函告”、“為盼”、“為感”、“為荷”等。有的函可以不用結(jié)束語。（三十七）函的寫作要求，直截了當(dāng)、語言通俗易懂。、商洽性的去函，語氣要懇切，講究禮貌。復(fù)函要針對(duì)對(duì)方提出的問題，及時(shí)具體明確地答復(fù)，便于對(duì)方處理。（三十八）公告的用途、特點(diǎn)公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。公告通常是國家向國內(nèi)外宣布某些重大事項(xiàng)時(shí)才使用，一般單位不宜用公告行文。新華社、司法機(jī)關(guān)、以及一些政府機(jī)關(guān)有時(shí)可根據(jù)授權(quán)使用公告。公告的特點(diǎn)：公告以國家憲法、法律和法規(guī)為依據(jù)，并且緊密結(jié)合具體情況而制定，具有法定權(quán)威和行政約束力。發(fā)布公告的單位是國家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、地方行政機(jī)關(guān)，公告的內(nèi)容是國內(nèi)外關(guān)注的大事，是公開鄭重的宣布，因此內(nèi)容、形式、行文語言都要求莊重、慎重。（三十九）公告的種類公告，從行文的內(nèi)容和作用來劃分，可以分為重要事項(xiàng)性公告和法定事項(xiàng)的公告。重要事項(xiàng)的公告是用來宣布有關(guān)國家的政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科技、教育、人事、外交等方面需要告知全民的重要事項(xiàng)。包括：代表資格審查公告；國家主要領(lǐng)導(dǎo)人健康狀況的公告；罷免代表資格或撤銷人大常委會(huì)組成人員職務(wù)的公告等。法定事項(xiàng)的公告是依照法律和法規(guī)的規(guī)定，一些重要事情和主要環(huán)節(jié)必須以公告的方式向全民公布。包括：公布重要法律的公告；關(guān)于重要制度的變更的公告等。（四十）公告的一般寫法公告寫作比較簡單，在結(jié)構(gòu)上一般包括標(biāo)題、正文和發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、日期等部分。公告的標(biāo)題一般有三種形式(1)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種組成。(2)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、文種組成。(3)只標(biāo)示文種。公告的正文，一般由三個(gè)部分構(gòu)成：依據(jù)部分，寫明發(fā)布公告事項(xiàng)的根據(jù)；事項(xiàng)部分，即發(fā)布公告事件的內(nèi)容；結(jié)語部分，常用“現(xiàn)予公告”、“特此公告”等語作結(jié)。（四十一）公告的寫作要求，一事一告，內(nèi)容就實(shí)避虛；語言要嚴(yán)肅莊重，不發(fā)議論，不加說明。（四十二）通告的用途、特點(diǎn)通告適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。它是一文種在公務(wù)和業(yè)務(wù)管理中應(yīng)用范圍廣泛、使用頻率較高的具有知照性和一定約束力的普發(fā)性下行公文。通告的特點(diǎn)：通告的內(nèi)容可涉及國家的法令、政策、也可以用來公布社會(huì)生活中的一些具體事務(wù)，如更換自行車牌照等。通告只能在一定范圍內(nèi)公布，讓一定范圍內(nèi)的人民群眾遵守和周知的事項(xiàng)。（四十三）通告的種類通告，按其作用的不同，可分為事項(xiàng)性通告、法規(guī)性通告二種。，是國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體或企事業(yè)單位為使某項(xiàng)涉及群眾的事項(xiàng)迅速得以周知而發(fā)布的公文，包括告知性通告、限期辦理性通告和就某一事項(xiàng)發(fā)出指示、政策的通告。，是國家的各級(jí)權(quán)力機(jī)關(guān)、人民政府和人民法院、人民檢察院等機(jī)關(guān)以通告的形式直接發(fā)布的具有普遍約束力的法律、法規(guī)文件，要求所轄地域的人們必須認(rèn)真執(zhí)行，不得違背。（四十四）通告的一般寫法通告的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種三部分組成；有的某某去事由；內(nèi)容簡單或難以概括標(biāo)題的，只寫“通告”二字。通告的正文一般由三部分內(nèi)容構(gòu)成。首先寫清楚發(fā)布通告的目的和法律的依據(jù)。接著以“特此通告如下”作為過渡語，轉(zhuǎn)入第二部分內(nèi)容即通告的具體事項(xiàng)。第二部分一般采用分條列項(xiàng)的方法寫出（通告事項(xiàng)單一的可例外）。最后單列一段提出希望和要求，或說明實(shí)施期限和告知有效范圍。結(jié)語，一般采用“此告”、“特此通告”等語。（四十五）通告的寫作要求,準(zhǔn)確明白為便于受文對(duì)象的認(rèn)讀、理解、記憶和遵循，通告在語言表述上既要注意適應(yīng)廣大群眾的普遍水平，做到通俗易懂,又要注意結(jié)合專門事項(xiàng)的要求恰當(dāng)使用專業(yè)術(shù)語，使表達(dá)準(zhǔn)確、明白。通告、公告都是知照性公文，都具有很強(qiáng)的知照作用。但同時(shí)它們?cè)谠S多方面具有嚴(yán)格的區(qū)別，不可混用。(1)重要程度不同。公告用來宣布國內(nèi)外關(guān)注的重大事件；通告多用于宣布一般性的事項(xiàng)。(2)受文對(duì)象不同。公告范圍很廣，向國內(nèi)外宣布，全國公民乃至全世界周知；而通告則是就某一部分的某項(xiàng)問題發(fā)布的，它只適用于某一限定范圍內(nèi)。(3)發(fā)布權(quán)限不同。公告是國家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)使用的公文，一般部門和單位不得使用這一文種；而通告是基層企業(yè)單位、事業(yè)單位、街道、村民委員會(huì)等均可制作、使用的一種公文。（四十六）報(bào)告的用途、特點(diǎn)報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。報(bào)告屬上行文是公文中使用頻率較高的文種之一。報(bào)告的特點(diǎn)：報(bào)告主要是采用敘述手法，直陳其事，向上級(jí)機(jī)關(guān)講明自己做了哪些工作，是如何做的，有哪些經(jīng)驗(yàn)體會(huì)，還存在哪些問題，今后有什么打算等等，一般不展開推理論證，不要求上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)，不使用祈使、請(qǐng)求筆法和語氣。所有的報(bào)告都是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門匯報(bào)工作，反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問的上行文，是下級(jí)機(jī)關(guān)及時(shí)得到上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)的重要途徑。（四十七）報(bào)告的種類，報(bào)告可以分為例行報(bào)告、綜合報(bào)告和專題報(bào)告。例行報(bào)告。是下級(jí)機(jī)關(guān)根據(jù)工作需要，定期向上級(jí)機(jī)關(guān)所寫的報(bào)告。主要是反映情況，使上級(jí)掌握、了解情況，以便更好地指導(dǎo)工作。綜合報(bào)告。是反映本單位全面情況，以便上級(jí)機(jī)關(guān)全面指導(dǎo)工作的報(bào)告。專題報(bào)告。是下級(jí)向上級(jí)反映本單位的某項(xiàng)工作、某個(gè)問題、某一方面的情況，要求上級(jí)了解的報(bào)告。專題報(bào)告要迅速及時(shí)，一事一報(bào)。一般來說，機(jī)關(guān)日常工作中專題報(bào)告使用的頻率較高，而且多數(shù)是需要領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)給予批轉(zhuǎn)的。，報(bào)告有呈轉(zhuǎn)性報(bào)告和呈報(bào)性報(bào)告。呈轉(zhuǎn)性報(bào)告。是一種針對(duì)某些涉及其它平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)的情況或問題，提出處理意見或建議，請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)審閱并批轉(zhuǎn)有關(guān)機(jī)關(guān)的報(bào)告。這類報(bào)告既要反映情況，又要寫出具體意見，有時(shí)還要拿出切實(shí)可行的措施或辦法來。經(jīng)批準(zhǔn)的呈轉(zhuǎn)性報(bào)告，具有同批轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)的公文相同的效力。呈報(bào)性報(bào)告。是單純反映情況，匯報(bào)工作，而不要求轉(zhuǎn)發(fā)的報(bào)告。（四十八）報(bào)告正文的一般寫法報(bào)告的正文。主要寫明報(bào)告的起因和報(bào)告的內(nèi)容。起因即報(bào)告的根據(jù)和目的，用簡潔的語言進(jìn)行說明，即為什么報(bào)告。起因?qū)懲旰笥谩艾F(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告如下”，作為承啟下文的用語。報(bào)告的內(nèi)容即主體部分是報(bào)告的核心,一般為四部分：1．基本情況。不論是匯報(bào)工作、還是反映情況，答復(fù)上級(jí)的詢問，均應(yīng)實(shí)事求是地將具體情況交代清楚，以便上級(jí)了解下情，并以此作為依據(jù)，妥善地予以處理和指導(dǎo)。2．存在問題（或具體意見）。呈報(bào)性報(bào)告寫存在問題，以便于上級(jí)了解工作進(jìn)展的情況，同時(shí)為報(bào)告的下一部分內(nèi)容（提出要求）打下基礎(chǔ)；呈轉(zhuǎn)性報(bào)告也要根據(jù)基本情況提出具體處理意見或解決辦法，以供上級(jí)機(jī)關(guān)參考。3．具體要求或措施。即對(duì)今后工作的設(shè)想，提出要求或準(zhǔn)備采取的措施。4．結(jié)語。報(bào)告的結(jié)語，要根據(jù)報(bào)告的性質(zhì)和內(nèi)容而定，不能千篇一律。報(bào)告的結(jié)語一般用“特此報(bào)告”、“以上報(bào)告，如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)有關(guān)部門貫徹執(zhí)行”、“以上報(bào)告，請(qǐng)審閱”等字樣。但也有的報(bào)告結(jié)尾不寫這些用語。（2）請(qǐng)示的事項(xiàng)，是請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)、幫助、解答的具體事項(xiàng)。闡述要實(shí)事求是，引用的數(shù)字要準(zhǔn)確無誤，提出的看法或處理的意見要具體明確切實(shí)可行，符合國家的法律，法規(guī)和方針政策，讓上級(jí)機(jī)關(guān)看后一目了然，能迅速?zèng)Q斷。如涉及其它單位的問題，應(yīng)當(dāng)預(yù)先征詢意見，并將商洽的有關(guān)情況在文中予以說明，以供上級(jí)機(jī)關(guān)作出正確判斷和指示。（3）請(qǐng)示的要求。在請(qǐng)求的結(jié)尾，明確提出要求，請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)、指示。一般都以請(qǐng)示的慣用語作結(jié)尾語，如“以上意見是否妥當(dāng)，請(qǐng)批示”、“妥否，請(qǐng)批復(fù)”等。語氣中肯、果斷，能夠令人接受。（五十三）請(qǐng)示的寫作要求，不能多頭請(qǐng)示。寫請(qǐng)示必須嚴(yán)格遵循一文一事的原則，不能把幾件事寫到一份請(qǐng)示中去，以免在公文的處理中產(chǎn)生麻煩。在行文關(guān)系方面，請(qǐng)示應(yīng)明確一個(gè)主送單位，不能搞多頭請(qǐng)示，盡量避免越級(jí)請(qǐng)示。多頭請(qǐng)示有時(shí)難免造成上級(jí)機(jī)關(guān)之間不好答復(fù)或互相推諉，貽誤工作。因特殊情況，必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)抄報(bào)越過的機(jī)關(guān)。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，請(qǐng)示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人，也不要同時(shí)抄送同級(jí)和下級(jí)機(jī)關(guān)?！罢?qǐng)示”和“報(bào)告”是兩種不同的公文，應(yīng)分開使用。有人把“請(qǐng)示”寫成“請(qǐng)示報(bào)告”，這是混淆了兩種公文的用法。因此，明確請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別，把二者嚴(yán)格區(qū)分開來是十分必要的,請(qǐng)示與報(bào)告主要區(qū)別是：（1）行文的目的不同。請(qǐng)示是為了解決工作中的具體問題，要求上級(jí)指示和批準(zhǔn)而寫的；報(bào)告是為了讓上級(jí)了解下情，溝通和加強(qiáng)上下級(jí)之間的聯(lián)系而寫的。請(qǐng)示必須要求上級(jí)表明態(tài)度，作出明確答復(fù)，而報(bào)告則只是“告知”，大多數(shù)報(bào)告是不要求上級(jí)表態(tài)和答復(fù)的。（2）行文的時(shí)間不同。請(qǐng)示必須在事前行文，在得到上級(jí)機(jī)關(guān)的批準(zhǔn)、指示、批復(fù)以后方能行事，不允許“先斬后奏”；而報(bào)告則可根據(jù)實(shí)際情況，事前、事中、事后行文皆可。（3）行文內(nèi)容不同。請(qǐng)示主要寫帶有迫切性的，并需要上級(jí)機(jī)關(guān)指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)；報(bào)告只著眼于匯報(bào)工作，反映情況。正確使用報(bào)告與請(qǐng)示這兩個(gè)文種，關(guān)鍵的問題是要抓住行文目的這一點(diǎn)，需上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)的，用請(qǐng)示；只需上級(jí)機(jī)關(guān)了解情況或批轉(zhuǎn)而無須答復(fù)的，則用報(bào)告。掌握了這一點(diǎn)，就不致于將報(bào)告和請(qǐng)示混淆使用了。（五十四）批復(fù)的用途、特點(diǎn)批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。批復(fù)與請(qǐng)示，是彼此相互對(duì)應(yīng)的兩種公文。請(qǐng)示，是上行文；批復(fù)，是下行文，沒有下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示，也就沒有上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。請(qǐng)示與批復(fù)，是正式行政公文中唯一具有相互聯(lián)系的一種文種。這一特點(diǎn)，決定了在批復(fù)的撰寫中，應(yīng)該充分體現(xiàn)出批復(fù)對(duì)于請(qǐng)示的針對(duì)性。因此，可以說批復(fù)是一種針對(duì)請(qǐng)求的批答公文。它是一種專門解決請(qǐng)示問題的專用公文，其行文受著請(qǐng)示機(jī)關(guān)和請(qǐng)示內(nèi)容的制約，行文關(guān)系和行文內(nèi)容都是特定的。批復(fù)的特點(diǎn)：批復(fù)的針對(duì)性是被動(dòng)的，它以下級(jí)的請(qǐng)示為條件，先有請(qǐng)示，然后針對(duì)請(qǐng)示的問題，表明態(tài)度，提出意見和辦法。這一點(diǎn)和其他公文的針對(duì)性有所不同。批復(fù)是上級(jí)對(duì)下級(jí)的指示，所以具有權(quán)威性。下級(jí)機(jī)關(guān)必須嚴(yán)格按批復(fù)精神貫徹執(zhí)行，而不能自行其事。（五十五）批復(fù)的種類批復(fù)按其內(nèi)容大致分為兩類：這是針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示的請(qǐng)示而發(fā)的，為下級(jí)機(jī)關(guān)在方針、政策等方面釋疑解難的批復(fù)，以指示性為其突出特點(diǎn)。這是針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示而發(fā)的，就下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)作出決斷的批復(fù)，以決定性為其突出特點(diǎn)。（五十六）批復(fù)的寫法批復(fù)的結(jié)構(gòu)形式與其它公文相同，有標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、批復(fù)機(jī)關(guān)和成文日期等。下面主要介紹批復(fù)正文的寫法：批復(fù)的正文一般包括三部分內(nèi)容，即引語、主體和結(jié)語。即批復(fù)的開頭，一般先引下級(jí)來文（請(qǐng)示）的發(fā)文字號(hào)，以及來文的標(biāo)題或文件的事由，來文的日期，使受文單位閱后明確批復(fù)的針對(duì)性。引語一般有這樣幾種寫法：“你局*月*日**〔“秘書工作”〕*號(hào)《關(guān)于……的請(qǐng)示》收悉”、“你某地**〔“秘書工作”〕*號(hào)收悉”、“你單位**號(hào)文收悉”等。寫引語較規(guī)范的要求是寫明發(fā)文字號(hào)和標(biāo)題。引語之后，即正文的主體部分。這是批復(fù)的核心內(nèi)容。批復(fù)中的指示、決定、意見、要求等，都寫在這一部分。一般有兩種寫法：（1）簡明扼要的批復(fù)。主要是提出原則性的意見，不作具體的指示。（2）較為具體的批復(fù)。對(duì)請(qǐng)示的具體事項(xiàng)，要表示其明確的態(tài)度。如果同意請(qǐng)示的內(nèi)容，則在表示同意之后，再進(jìn)一步闡明之所以同意的理由，以及如何執(zhí)行等指示性的意見。如果不同意請(qǐng)示的事項(xiàng)，那么在表示不同意之后，還要說明理由，進(jìn)行必要解釋。如果批復(fù)的意見不成熟，亦可寫上“將另行研究”字樣。結(jié)尾語常用“此復(fù)”、“特此批復(fù)”，可寫在正文后面，也可單獨(dú)占一行，后面加句號(hào)。也可視行文需要，不加結(jié)尾語，自然終結(jié)。（五十七）批復(fù)的寫作要求。必須針對(duì)下級(jí)來文（請(qǐng)示）中所提事項(xiàng)逐一答復(fù)，既不能答非所問，也不能對(duì)某一請(qǐng)示事項(xiàng)避而不答或漏答。批復(fù)一般具有指導(dǎo)性，對(duì)受文機(jī)關(guān)講明方針政策，工作方法、處理程序，行動(dòng)要點(diǎn)及注意事項(xiàng)等。同意就明確表示肯定意見，并作必要的指示；不同意或只是部分同意就簡要說明情況和原因，以便下級(jí)機(jī)關(guān)或單位重新考慮其它解決辦法。批復(fù)切忌模棱兩可，含糊其辭。批復(fù)的篇幅一般不長，行文要求簡潔、概括、集中、文字簡短、準(zhǔn)確。