【正文】 批、處罰建議審批、延期結(jié)案審批、分期或者延期繳納罰款審批、物品處理審批、涉嫌犯罪移送審批等】 【預(yù)警通知書、(建議去掉)協(xié)助調(diào)查函、檢查建議書、行政處理告知記錄、回訪表等】第九條 案卷封面推薦采取打印，目錄及卷內(nèi)文書材料應(yīng)當(dāng)使用打印或鋼筆書寫，字跡要工整、清楚；內(nèi)容要完整、準(zhǔn)確。第十條 案卷裝訂前應(yīng)當(dāng)清除文書材料上的全部金屬物，并根據(jù)不同情況作如下處理：（一）文書破損的，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)或者復(fù)制，復(fù)制件放于原件之前；（二）文書紙面超過(guò)A4紙的，按卷面大小折疊整齊；（三）文書紙面過(guò)小或者裝訂后影響字跡的，以A4紙進(jìn)行粘貼；（四）以視聽(tīng)資料、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)為證據(jù)的，應(yīng)當(dāng)在案卷中標(biāo)明載體的形式、錄制的時(shí)間和地點(diǎn)，以及載體的數(shù)量、內(nèi)容、責(zé)任者、存放地點(diǎn)等；（五）不能附卷保存的物證可拍攝成照片附卷。（六）案卷一般采用三孔一線的方法用線裝訂，左側(cè)裝訂，文書材料的左邊和下邊必須對(duì)齊，裝訂線以不妨礙卷內(nèi)文書材料閱讀為原則。（七）案卷厚度以不超過(guò)2厘米或者200頁(yè)為宜，過(guò)多時(shí)可以分正卷、副卷裝訂。第十條 案卷正副卷頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)分別編排，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)標(biāo)注在每頁(yè)的右上角，如有反頁(yè)則標(biāo)注在左上角，封面、封底、卷內(nèi)目錄、隔頁(yè)紙、無(wú)文字的不編頁(yè)碼。第十一條 案卷頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)使用打碼機(jī)順序標(biāo)注，頁(yè)碼標(biāo)注通常采用三位數(shù)標(biāo)注法，如“001”；卷宗材料超千頁(yè)的，可以采用四位數(shù)標(biāo)注，如“0001”。第十二條 案卷使用卷繩裝訂成冊(cè)后，應(yīng)當(dāng)在加封處蓋上騎縫印，在案卷材料最后一頁(yè)與案卷底皮相接處加蓋截封印章，印章上應(yīng)有“截封”字樣，并標(biāo)明辦案機(jī)關(guān)和截封日期。第十三條 有關(guān)行政處罰文書的文號(hào)、內(nèi)容填制一律按照國(guó)家工商總局2009年版《工商行政管理機(jī)關(guān)行政處罰文書使用手冊(cè)》的規(guī)定及市局制定的《行政處罰文書制作規(guī)范》的具體要求填制。第十四條 內(nèi)辦結(jié)的行政處罰案件完成立卷裝訂后，由辦案人員妥善保管。于次年1月份之前，由辦案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一呈報(bào)同級(jí)法制部門登記后，移交檔案管理部門保管。如因工作需要，也可以采取即時(shí)歸檔方式。第三章 檔案管理第十五條 案卷移交檔案管理部門前，承辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)對(duì)立卷裝訂質(zhì)量進(jìn)行檢查，確保移交案卷的規(guī)范性和完整性。第十六條 與案卷有關(guān)的電子文件或者有關(guān)證物應(yīng)當(dāng)隨紙質(zhì)案卷一并移交。第十七條 檔案管理部門接收移交的案卷時(shí)，對(duì)不符合歸檔要求的案卷可以要求案件承辦機(jī)構(gòu)重新裝訂完善，案件承辦機(jī)構(gòu)應(yīng)在10日內(nèi)將重新裝訂完善的案卷移交檔案管理部門。第十八條 案卷移交時(shí)應(yīng)辦理移交手續(xù)，建立移交登記。移交登記包括：時(shí)間、案卷名稱、案卷頁(yè)碼、移交人簽字、接收人簽字、備注等內(nèi)容。第十九條 案卷移交檔案管理部門后，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔分類、編目、編制檢索工具等工作。第二十條 案卷歸檔后，任何人不得私自增加或者抽取案卷材料。第二十一條 檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立《案卷查借閱制度》和《案卷查借閱登記簿》，履行查借閱登記手續(xù)。案卷查借閱登記簿應(yīng)當(dāng)包括：時(shí)間、案卷名稱、查閱用途、查閱事項(xiàng)、查閱單位、查閱人簽名、查閱證件、借卷歸還時(shí)間、備注等內(nèi)容。第二十二條 下列單位或者個(gè)人經(jīng)本級(jí)局局長(zhǎng)（含副局長(zhǎng)）批準(zhǔn)后，可以借閱案卷：（一）法院、檢察院、公安機(jī)關(guān)；（二）案件的當(dāng)事人及其委托代理人；（三）案件的利害關(guān)系人及其委托代理人；（四）工商行政管理機(jī)關(guān)及其行政執(zhí)法人員因工作需要；（五）其他依據(jù)有關(guān)規(guī)定可以借閱案卷的單位或者個(gè)人。第二十三條 借閱案卷時(shí)，單位應(yīng)當(dāng)出具介紹信及經(jīng)辦人員的身份證明；個(gè)人應(yīng)當(dāng)出具身份證明；委托代理人應(yīng)當(dāng)出具委托人身份證明、委托書及本人的身份證明。不能出具的，不得借閱案卷。第二十四條 經(jīng)批準(zhǔn)借閱案卷的人員應(yīng)當(dāng)在檔案管理部門辦公場(chǎng)所查閱案卷，案卷管理人員應(yīng)當(dāng)陪同。經(jīng)批準(zhǔn)，案卷借閱人員可以復(fù)印案卷的有關(guān)材料。復(fù)印時(shí)，案卷管理人員應(yīng)當(dāng)陪同。第二十五條 除上級(jí)機(jī)關(guān)調(diào)取及本單位工作需要外，原則上不得將案卷帶出檔案管理部門。第二十六條 依照有關(guān)規(guī)定應(yīng)當(dāng)對(duì)借閱人保密的案卷材料，借閱人不得查閱。比如：實(shí)名舉報(bào)材料、涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密及個(gè)人隱私的材料等。第二十七條 借出的案卷不得轉(zhuǎn)借其他的單位或個(gè)人使用。第二十八條 檔案管理人員要及時(shí)催還查閱或借出的案卷，歸還時(shí)應(yīng)認(rèn)真驗(yàn)看，如發(fā)現(xiàn)案卷被拆，文件材料短缺、涂改、增刪、污損等情況，應(yīng)立即本單位負(fù)責(zé)人匯報(bào)并及時(shí)追查。第二十九條 檔案管理人員應(yīng)當(dāng)履行下列職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)案卷的接收、審核、保管、利用、編研和統(tǒng)計(jì)工作；（二）負(fù)責(zé)日常檔案、資料的借閱和管理，確保檔案的完整與安全；（三）與案卷管理有關(guān)的其他工作。第三十條 檔案管理人員工作變動(dòng)時(shí)，交接雙方必須逐卷逐件進(jìn)行清點(diǎn)，編制移交目錄，嚴(yán)格履行移交手續(xù)，工作交清后方可離職。第三十一條 案卷保存期限為永久。第三十二條 案卷應(yīng)當(dāng)按有關(guān)規(guī)定與其他門類檔案一并定期向本級(jí)政府檔案館移交。第四章 附 則第三十三條 出現(xiàn)下列情形的，將依據(jù)有關(guān)規(guī)定對(duì)責(zé)任部門及相關(guān)責(zé)任人員作出相應(yīng)處理：（一）案件承辦機(jī)構(gòu)未按照規(guī)定期限移交案卷的；（三）故意瞞報(bào)、漏報(bào)有關(guān)材料、證物，將文件、資料據(jù)為己有，拒絕移交檔案管理部門歸檔的；（四）案卷丟失、損毀或者不負(fù)責(zé)任、失職失責(zé)給工作帶來(lái)貽誤和損失的；（五）檔案管理人員違反制度規(guī)定，擅自借閱案卷并造成不良后果的；（六）應(yīng)當(dāng)處理的其他情形。第三十四條 行政復(fù)議、行政賠償案件的立卷、歸檔及檔案管理參照本規(guī)定執(zhí)行。第三十五條 市局在本規(guī)定實(shí)施前制定的有關(guān)規(guī)定與本規(guī)定不符的，按照本規(guī)定執(zhí)行；本規(guī)定與法律、法規(guī)、規(guī)章以及上級(jí)有關(guān)規(guī)定不符的，從其規(guī)定。第三十六條 本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。