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資料檔案管理辦法-資料下載頁

2024-10-28 15:39本頁面
  

【正文】 防塵、防鼠、防蟲”等“八防”要求,同時要符合消防及溫、濕度等規(guī)定,檔案的排架方法要科學和便于利用。第十六條 要定期清理、核對室存檔案,做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案要及時進行修復。第六章檔案的借閱、開發(fā)和利用第十七條 檔案的借閱(一)集團本部人員可直接借閱本部門業(yè)務范圍內的檔案資料。如借閱非本部門文件時,需履行檔案借閱手續(xù),填寫《檔案借閱申請單》。借閱股東會、董事會文件需董事長審批;借閱黨委會紀要(記錄)需黨委書記審批,借閱其他文件時需借閱人所在部門主管經理審批同意后即可辦理借閱手續(xù)。文件正式下發(fā)或蓋章之日起三個月內,可借閱文件原件。超過三個月時,文件將完成電子檔案錄入,原則上不再查詢文件原件,只可通過檔案系統(tǒng)查閱電子檔案。以上規(guī)定系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行。(二)檔案資料原則上不外借,因特殊情況上級單位、股東單位及其它外單位確需調閱檔案時,必須持單位介紹信,由本公司相關業(yè)務部門填寫《檔案借閱申請單》,經辦人、經辦部門經理及經辦部門主管經理簽署意見并報總經理和董事長批準后,在經辦人的陪同下方可調閱紙質復印件,不得借用電子文件。如需外借檔案原件時,必須由本公司相關業(yè)務部門的經辦人簽字辦理借閱手續(xù),且檔案原件借出時間不得超過一周,如到期不能歸還需繼續(xù)借閱者需辦理續(xù)借手續(xù),并確保檔案的完整與安全。(三)外部董事、公司監(jiān)事會成員因履職需借閱公司檔案,由公司董秘負責協(xié)助辦理相關手續(xù)。(四)查考、借閱檔案原件,必須愛護檔案,不得折疊、拆卷、隨意更改和涂寫。如發(fā)現(xiàn)損壞、丟失和泄密,應追究當事者責任。(五)各職能部室對利用率高、查閱頻繁的文件需留存復印件,以備查閱,并嚴格執(zhí)行公司保密制度,確保文件資料的安全。(六)電子檔案按權限檢索、查詢,無權限查閱文件的用戶,在網上填寫借閱申請,通過審核批準后查閱。第十八條 檔案的開發(fā)和利用系統(tǒng)各公司檔案管理部門應根據(jù)本公司的中心工作,積極開展檔案信息的編研和開發(fā)利用工作,對檔案進行加工整理、匯編專題資料或編制工程項目簡介等,更好地利用檔案信息資源,以滿足本公司生產、經營、管理和發(fā)展的需要。第七章 檔案的鑒定與銷毀第十九條 檔案的保管期限文書檔案保管期限分為永久、30年和10年,其它各門類檔案的保管期限參照各門類檔案的具體規(guī)定執(zhí)行。第二十條 檔案的鑒定與銷毀(一)對超過保存期限且沒有保存價值的檔案進行鑒定。鑒定工作由鑒定小組負責,鑒定小組由各檔案形成單位的主管經理、專業(yè)技術人員和檔案人員共同組成,對鑒定結果寫出書面報告。(二)對需延長保管期限的檔案交本單位專(兼)職檔案人員統(tǒng)一保管,并在案卷備考表中注明。對應銷毀的檔案,要編制《檔案銷毀清冊》一式兩份,經集團總經理批準后報區(qū)檔案局備案,得到區(qū)檔案局批準后方可到指定地點進行銷毀。(三)對保管期滿但沒有了結債權債務的財務檔案,要適當延長保管期限,待了結后再銷毀。銷毀會計檔案須經區(qū)財政局批準并備案。(四)銷毀檔案必須嚴格、嚴肅、慎重。銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,銷毀清冊要永久保存。第八章 檔案信息系統(tǒng)的維護與管理第二十一條 集團信息技術部負責系統(tǒng)信息化的管理工作,所屬公司應按照集團檔案信息化的統(tǒng)一安排,逐步實現(xiàn)各門類檔案的電子化管理。第二十二條 集團信息技術部負責檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份、技術支持與安全運行維護。第二十三條 集團本部專職檔案人員負責檔案信息系統(tǒng)具體實施的各項工作,主要包括:(一)負責劃分集團本部人員的使用權限并進行授權。(二)在集團信息技術部的配合下,負責系統(tǒng)所屬公司用戶組的設置與使用權限的管理;(三)負責定期收集各功能模塊的使用意見及改進需求,及時反饋并協(xié)調軟件公司進行檔案信息系統(tǒng)的完善與升級工作;(四)負責督促與檢查系統(tǒng)所屬公司檔案數(shù)字化的實施,以及完成后電子數(shù)據(jù)的上報備份工作。第二十四條 所屬公司應指定專門部門(或專人)負責本公司檔案信息系統(tǒng)的管理工作,主要包括:(一)負責按照集團的統(tǒng)一安排與部署,組織實施與推進本公司檔案信息系統(tǒng)的上線運行工作;(二)負責本公司各門類檔案的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)的掛接、存儲以及數(shù)據(jù)備份,并于每年7月底前完成上一檔案數(shù)據(jù)的更新工作;(三)負責對本公司電子檔案信息的及時性、準確性進行監(jiān)督與檢查。第九章 審批過程中文件的管理第二十五條 審批過程中的文件管理由該文件起草部門的兼職檔案員負責。第二十六條 審批過程中的文件原則上不得借閱,如因工作需要必須使用時要履行借閱手續(xù),填寫《文件資料借閱申請單》。(一)借閱審批過程中的股東會、董事會文件需董事長審批;借閱審批過程中的黨委會紀要(記錄)需黨委書記審批,借閱其他文件時需履行以下審批手續(xù):,由借閱人、借閱部門經理及借閱部門主管經理簽字同意后,經存檔部門經理同意即可到存檔部門兼職檔案員處辦理借閱手續(xù)。,須持單位介紹信,由本公司相關業(yè)務部門填寫《文件資料借閱申請單》,經借閱部門經理和主管經理簽署意見后報總經理批準,方可借閱。(二)對于企業(yè)章程、股東會、董事會、黨委會、公司級各種會議紀要(記錄)、工作總結、財務分析報告以及公司各種戰(zhàn)略研究報告、各種投資決策、各種經濟分析報告、公司大事記、公司志等重要文件,只可借閱紙質文件,有文件綱要的只提供文件綱要。第二十七條 審批過程中的文件不得借用電子文件,只能借用紙質文件。如果需要開發(fā)利用或會議使用,只能使用文件復印件,文件全文不對外借閱或發(fā)放(會議文件可向主要領導發(fā)放,會議結束要收回;研討會只發(fā)文件綱要的紙質復印件)。第十章 被清算企業(yè)、轉出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)檔案的管理第二十八條 管理職責(一)集團本部專職檔案人員負責對被清算企業(yè)、轉出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)的檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。(二)系統(tǒng)所屬被清算企業(yè)、轉出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)應指定專(兼)職檔案人員負責本公司形成的應歸檔文件材料的收集、整理、立卷歸檔以及檔案數(shù)字化的交接實施工作。第二十九條 檔案的歸屬和流向(一)被清算企業(yè)、轉出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的檔案由所屬企業(yè)的上一級公司負責集中統(tǒng)一保管。(二)合并企業(yè),即一個公司并入另一個公司或幾個公司合并重組為一個新公司的,其檔案材料應移交給合并后的公司集中統(tǒng)一管理。第三十條 歸檔范圍應歸檔的文件材料可參照第八條的規(guī)定執(zhí)行,但歸檔的文件中必須包括以下文件:(一)營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼本、稅務登記證等憑證類文件;(二)企業(yè)章程、股東會、董事會、經理辦公會紀要(記錄)、工作總結、財務分析報告等決策性文件;(三)實施方案、主管部門意見、請示、報告及上級審批文件、資產評估報告、驗資報告、合同、協(xié)議等資產類文件;(四)職工安置方案、安置協(xié)議、公證書、花名冊等材料;(五)遺留問題的善后處理文件;(六)法律依據(jù)文件、工商注銷文件及交接憑據(jù)等文件;(七)其它具有保存價值的文件材料。第三十一條 歸檔時間、內容與要求(一)歸檔時間清算、轉讓、撤銷程序全部完成后,應歸檔的文件要在三個月內完成向上一級公司檔案管理部門的移交歸檔工作。合并企業(yè)文件材料的收集整理應與企業(yè)合并的實施進程同步進行,并在企業(yè)完成合并的一個月內的完成檔案的移交歸檔工作。(二)歸檔內容,歸檔的文件材料應按第三十條規(guī)定全部上交;,歸檔的文件材料為紙質的歷屆股東會或董事會文件;,被轉讓企業(yè)應將股東會、董事會、經理辦公會紀要、投資決策、工作總結、財務分析報告、歷史變更及重要的財務文件掃描成電子文件移交上一級公司,檔案原件移交接收企業(yè)。(三)歸檔要求、轉出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)的檔案歸檔要求應依據(jù)本規(guī)定之第十二條的要求執(zhí)行;、轉出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的上一級公司檔案部門接收檔案時,要認真驗收并辦理交接手續(xù)。歸檔部門應填寫檔案移交清單,一式兩份,交接雙方按清單清點清楚后,由移交人、移交人所在公司經理共同簽字后,進行移交;,所移交檔案的目錄必須經集團總經理或被授權人的批準后方可對外移交,并辦理移交手續(xù)。第三十二條 集團及所屬公司接收的被清算企業(yè)、轉出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的檔案的原件或電子文件作為封存檔案管理,原則上不提供調閱。如特殊情況需調閱時,必須填寫《檔案借閱申請單》,經調閱人及其公司經理簽署意見后,報集團總經理同意,方可調閱。第十一章 附則第三十三條 本辦法由xx公司經理辦公會審議通過,自下發(fā)之日起執(zhí)行。第三十四條 本辦法由xx公司xx部門負責解釋和修訂。
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