【正文】 定的保密范圍的密級劃分，做好立卷、歸檔、保管、利用過程中的保密工作。檔案室保管的材料均應(yīng)有序存放于箱、柜內(nèi)，個人不得擅自留存檔案，也不得把檔案隨便帶出辦公室。借閱的檔案，一般不得拿出廳機關(guān)，重要的和機密文件，一律在檔案室查閱。查閱的檔案，一般只準摘錄，摘錄內(nèi)容涉及國家機密的，或需全文復(fù)制的，須經(jīng)辦公室負責人批準。調(diào)閱的檔案，須做好保密工作，不得擅自擴大閱讀范圍，防止泄密。第五篇：檔案管理辦法會簽日期：2016812第 0 次修改東營市俊源石油技術(shù)開發(fā)有限公司檔案管理制度第一節(jié) 總 則第一條 為規(guī)范東營市俊源石油技術(shù)開發(fā)有限公司的檔案管理，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，維護公司利益，防止重要文件、資料的遺失，結(jié)合公司實際情況，特制訂本制度。第二節(jié) 管理體制和職責第二條 公司設(shè)置檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對穩(wěn)定，調(diào)動工作時，須對檔案裝具、設(shè)備和檔案庫藏進行清點并制作移交清冊，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間等信息。具體職責為：（1）負責公司檔案和工程資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計、立卷歸檔等；（2）負責檔案管理的各項規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標準的制訂；（3）負責檔案提供使用服務(wù)；（4）嚴格執(zhí)行保密制度，做好檔案密級劃控和守密、解密。第三節(jié) 文件材料的形成和歸檔第三條 檔案按照記述內(nèi)容的不同劃分為圖紙類、合同類、實物類、文書類和說明書合格證類；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數(shù)據(jù)計算、統(tǒng)計表格檔案等；按照載體形態(tài)可分為紙質(zhì)、電子、聲像、實物檔案等。第四條 歸檔時間和歸檔程序（一）公司各部門、辦事機構(gòu)和區(qū)域所產(chǎn)生的文書檔案，根據(jù)其重要程度及實際需要由其負責人審定后須隨時歸檔。各部門、辦事機構(gòu)和區(qū)域零星文書檔案采取各部門平時累積、每半年一次按照各類檔案的管理細則進行整理并移交檔案室。（二）項目開發(fā)建設(shè)工程類檔案由項目負責人審定后，于工程項目竣工后三個月內(nèi)各項目資料員統(tǒng)一整理后有序歸檔。設(shè)備儀器類檔案，在開箱或安裝調(diào)試后由購置部門向公司檔案室歸檔。（三）聲像、實物檔案，在產(chǎn)生后及時歸檔。（四）凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對應(yīng)的材料一同歸檔。/ 5會簽日期：2016812第 0 次修改（五）其中公司財務(wù)類及人事類檔案由財務(wù)部和人力資源部自行組織存檔及保存。第五條 歸檔要求（一）歸檔的文件、資料必須完整。（二）歸檔文件、資料的密級、保管期限劃分須準確，分類清楚、歸類準確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯(lián)系。（三）電子檔案實行雙軌制，紙質(zhì)文件與電子文件同時歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，維護檔案的完整與安全。（四）各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當增加歸檔份數(shù)。第四節(jié) 檔案的利用第六條 檔案管理員編制檔案檢索工具，根據(jù)各類檔案的特點建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，并進行計算機記錄工作，為利用計算機檢索創(chuàng)造條件。第七條 檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動了解公司各項工作，搞好檔案提供利用。第五節(jié) 檔案保管期限的劃分及鑒定第九條 檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。其中長期為10年以上，短期為35年。第十條 對公司有長遠利用價值的檔案須永久保存。第十一條 對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。第十二條 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。第六節(jié) 檔案保密規(guī)定第十三條 檔案級別的劃分：檔案等級的劃分標準根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個等級。等級的劃分：一級為絕密文件；二級為秘密文件；三級為機密文件；四級為普通文件（一）本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料，公司的工藝流程資料和相關(guān)圖紙及公司設(shè)備圖紙屬非常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級。（二）本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其等級劃分為一級。/ 5會簽日期：2016812第 0 次修改（三）本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。此類型文書屬秘密文件，其等級劃分為二級。（四）本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。屬公司內(nèi)部重要文件，為機密文件，其等級劃分為三級。（五）本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。屬于機密文件，其等級劃分為三級。（六）重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等屬于普通文件，其等級劃分為四級。第十四條 嚴格遵守本規(guī)定，做到不該知道的事絕不問，不該說的機密堅決不說，不該看、記的材料不看、不記。第十五條 接收和移出檔案，必須認真清點、核對交接清單。第十六條 嚴格執(zhí)行借閱制度，不任意擴大借閱范圍，對需要出據(jù)檔案證明的，要認真核對摘抄內(nèi)容。第十七條 整理檔案應(yīng)在辦公區(qū)內(nèi)進行。不得將檔案帶出辦公區(qū)，以防失密或丟失。第十八條 檔案、資料不準隨意銷毀，如需銷毀應(yīng)先辦理批準手續(xù)。第十九條 公司檔案由專人負責管理，非管理人員不得進入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫。第二十條 發(fā)現(xiàn)檔案丟失，損壞要及時報告。第七節(jié) 檔案查閱、借閱規(guī)定第二十一條 借閱檔案要認真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負責。第二十二條 因工作需要，查閱檔案資料時，必須填寫《檔案借閱申請表》，寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件，方可查閱。查閱重要檔案資料，需經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。第二十三條 檔案資料一般情況下僅公司內(nèi)部人員查閱使用。如外單位、個人查閱檔案，必須經(jīng)總經(jīng)理批準，辦理登記手續(xù)后，方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。第二十四條 復(fù)印檔案資料需填寫《檔案借閱申請表》，機密檔案資料由總經(jīng)理簽字同意后方可復(fù)印。第二十五條 檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時，需填寫《檔/ 5會簽日期：2016812第 0 次修改案借閱申請表》，寫明用意，經(jīng)借閱人部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后方可外借。機密檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可外借。第二十六條 借出檔案應(yīng)在到期前歸還，如需延長借閱期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，到期未還者，檔案管理人員應(yīng)及時催還，未辦理續(xù)借手續(xù)而愈期不歸還者，要予以通報批評或追究其相關(guān)責任。第二十七條 借閱檔案的人員，要愛護檔案，不準私自摘錄、翻印和任意轉(zhuǎn)借，不準圈注和涂改，不準污損和拆卷，嚴禁泄密。如發(fā)生上述情況要追究借閱人的責任。第二十八條 借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負責及時追查，重要檔案損壞或丟失要及時匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，如系人為造成，公司將追究有關(guān)人員的責任。第二十九條 借出的資料使用完畢，要及時歸還檔案室，檔案管理人員對檔案進行詳細檢查，保證資料齊全、完整，并在《檔案借閱申請表》上填寫歸還時間并由借閱人簽字確認，驗收無誤，及時入庫。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁、損毀、遺失等問題要及時報告。第八節(jié) 檔案室管理規(guī)定第三十條 檔案室實行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。第三十八條 檔案室內(nèi)的檔案柜要統(tǒng)一編號。做到存放有序，查找有據(jù)。第二十一條 要愛護檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發(fā)現(xiàn)破損時，要及時修補。第三十二條 要認真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內(nèi)清潔，每周至少全面清掃一次。第三十三條 檔案室內(nèi)嚴禁煙火，禁止存放與檔案無關(guān)的其它物品。第三十四條 下班前或節(jié)假日，要認真檢查，以防事故發(fā)生。離開檔案室時，要注意關(guān)閉電源、關(guān)鎖門窗。第三十五條 認真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續(xù)。第三十六條 案卷歸還后，及時放回原處。第三十七條 每年定期對室內(nèi)檔案進行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。第九節(jié) 檔案銷毀規(guī)定第三十八條 需要銷毀檔案資料時，必須先通過檔案價值鑒定，無保存價值和保管期滿不須繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)予以銷毀。/ 5會簽日期：2016812第 0 次修改第三十九條 銷毀時必須填寫《檔案銷毀審批表》，實行兩人監(jiān)銷制度進行檔案銷毀，經(jīng)檔案銷毀人簽字、監(jiān)毀人簽字、檔案主管部門負責人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，進行銷毀。第四十條 嚴禁將銷毀檔案轉(zhuǎn)做其它用途。第四十一條 檔案銷毀清冊需歸檔，并長期保存。第四十二條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行，解釋權(quán)歸公司行政部。公司檔案分類試行規(guī)則圖紙 合同 實物（杯、匾等）（資質(zhì)等） 印章文書類 說明書/合格證 說明書 合格證 檢驗報告/ 5