【正文】 第一篇：機(jī)關(guān)檔案管理辦法（大全）檔案管理實(shí)施細(xì)則（試行）第一章 總 則第一條 為加強(qiáng)檔案工作管理，妥善保管、利用好檔案，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作做好服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《天津市檔案管理?xiàng)l例》及《天津市藥品監(jiān)督管理局檔案管理實(shí)施細(xì)則》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我局實(shí)際情況，制定本細(xì)則。第二條 凡機(jī)關(guān)各科室在工作中形成的具有查考利用價(jià)值的各種文件材料，須按規(guī)定，統(tǒng)一管理，任何科室和個(gè)人不得將其據(jù)為己有。凡調(diào)離機(jī)關(guān)的工作人員必須在交結(jié)清檔案文件資料后調(diào)離。第二章 檔案工作的組織管理第三條 局機(jī)關(guān)對(duì)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一集中管理，檔案室暫設(shè)在辦公室，配置專門人員負(fù)責(zé)。各科室須配備兼職人員負(fù)責(zé)本科室文件材料管理、歸檔整理及上繳工作。第四條 本機(jī)關(guān)檔案受上級(jí)主管部門領(lǐng)導(dǎo)及同級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督與指導(dǎo)。第三章文件材料歸檔范圍第五條 凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔材料范圍，包括機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成的公文、電報(bào)、薄冊(cè)、圖表、書稿、照片、錄音、錄像、盤片、實(shí)物等各種門類和各種載體。具體有以下四個(gè)方面：(一)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料：上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件。上級(jí)機(jī)關(guān)召開的執(zhí)行的會(huì)議主要文件材料。上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本系統(tǒng)、本機(jī)關(guān)工作時(shí)的重要批示、講話、題詞、照片、留言和具有重要保存價(jià)值的錄音、錄像等材料。代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本。上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件（包括報(bào)紙、刊物轉(zhuǎn)載）。（二）本機(jī)關(guān)政務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料：以局名義召開的工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議的整套文件材料（包括會(huì)議安排、通知、議程主席團(tuán)名單、開幕詞、工作報(bào)告、講話材料、經(jīng)驗(yàn)材料、技術(shù)材料、會(huì)議總結(jié)、會(huì)議紀(jì)錄、會(huì)議簡報(bào)、決定、紀(jì)要以及先進(jìn)集體、個(gè)人名單和先進(jìn)事跡等以及照片、錄音、錄像材料等）。本局黨組會(huì)議、局長辦公會(huì)議和局務(wù)會(huì)議形成的文件材料（包括會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議、決定等文件材料）。本機(jī)關(guān)制定的工作條例、章程、制度、規(guī)定、辦法、細(xì)則等文件材料。局印發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及其它機(jī)關(guān)聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿。本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)文件，下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的批復(fù)文件。本機(jī)關(guān)及其各部門形成的工作計(jì)劃、規(guī)劃、方案、總結(jié)、重要工作報(bào)告、調(diào)研材料。本機(jī)關(guān)或本機(jī)關(guān)匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析材料（包括計(jì)算機(jī)盤片等）。本機(jī)關(guān)編印的情況反映、簡報(bào)、信息等刊物的定稿和印件。本機(jī)關(guān)形成的財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、賬薄、審計(jì)等文件材料。局黨組、機(jī)關(guān)黨組、團(tuán)支部、工會(huì)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的重要文件材料。1內(nèi)容重要的人民來信、來訪材料，領(lǐng)導(dǎo)的批示和本機(jī)關(guān)處理人民來信、來訪形成的記錄、調(diào)查處理報(bào)告等有關(guān)材料。1局領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄、會(huì)議文件及從上級(jí)機(jī)關(guān)帶回的與本機(jī)關(guān)工作有關(guān)的文件材料。1本機(jī)關(guān)及上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的有關(guān)土地征用以及基本建設(shè)、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、竣工等整套文件材料。1本機(jī)關(guān)成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印章及其組織簡則、人員編制等文件材料。1本機(jī)關(guān)歷史沿革、大事記、年鑒，反映本機(jī)關(guān)重要活動(dòng)事件的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書，有紀(jì)念意義的憑證實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料。1本機(jī)關(guān)干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、聘任審批方案，黨員、團(tuán)員、干部、工人名冊(cè)、報(bào)表、安全保衛(wèi)、保密以及職工錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、退休、退職、離休、復(fù)員、轉(zhuǎn)業(yè)、評(píng)殘、撫恤、死亡等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料。1本機(jī)關(guān)辦理的干部、工人的轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)、工會(huì)組織介紹信及存根。1本機(jī)關(guān)財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等交接憑證、清冊(cè)。1本機(jī)關(guān)與有關(guān)機(jī)關(guān)單位鑒定的各種合同、協(xié)議書等文件材料。本機(jī)關(guān)外事活動(dòng)中形成的重要材料，包括：請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄、錄像材料、有參考價(jià)值的材料、互贈(zèng)禮品清單、工作來往文件等。2各種普查工作中形成的文件材料。2按有關(guān)規(guī)定應(yīng)歸檔的死亡干部檔案材料。（三）本機(jī)關(guān)行政業(yè)務(wù)形成的文件材料：批準(zhǔn)藥品零售經(jīng)營企業(yè)開辦、許可證項(xiàng)目變更、年檢、換證有關(guān)申報(bào)、審查材料及批件。批準(zhǔn)醫(yī)療器械經(jīng)營企業(yè)開辦、許可證項(xiàng)目變更、年檢、換證有關(guān)申報(bào)、審查材料及批件。有關(guān)反映藥品及醫(yī)療器械不良反應(yīng)的有關(guān)重要材料、報(bào)告等。市場監(jiān)督檢查中形成的執(zhí)法文書及有關(guān)證明。（四）同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)印發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件。有關(guān)部門對(duì)本機(jī)關(guān)工作檢查形成的重要文件、材料。同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)與本機(jī)關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件。第六條 不歸檔文件材料范圍包括以下四個(gè)方面：(一)、上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料：上級(jí)機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件。上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)供參閱、不需辦理的文件材料。上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來供工作參考的抄件、信息等材料。上級(jí)機(jī)關(guān)征求意見未定稿的文件材料。（二）、本機(jī)關(guān)的文件材料無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。未經(jīng)會(huì)議討論、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件。一般性文件的歷次修改稿（重要規(guī)范性文件、定稿除外），鉛印文件的歷次校對(duì)稿（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）。從正式文件，電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非正式材 料。部門有關(guān)人員外出學(xué)習(xí)，開會(huì)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)材料。無保存價(jià)值的信件。機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料。外單位到本機(jī)關(guān)出差或辦事的介紹信、證明信等。本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料。為參考目的從各方面收集的文件材料。第四章 歸檔文件的整理第七條 歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒。歸檔文件的整理單位，一般以每份文件為一件。文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；行政審批事項(xiàng)中，申請(qǐng)、審查資料及批件為一件；簡報(bào)、信息等參閱材料一期為一件；會(huì)議記錄以每次會(huì)議為一件；案件以處理結(jié)論材料為一件；調(diào)查證明材料為一件；舉報(bào)揭發(fā)材料為一件；個(gè)人交待材料為一件；表彰、任免登記表凡不作為文件附件的，一人（一單位）一頁（含一頁）以上的，一人（一單位）為一件；介紹信及存根可多人為一件。第八條 文件（包括正式發(fā)文和其它應(yīng)歸檔材料）定稿如果與正本內(nèi)容一致，并且沒有修改筆跡，可以只將公文處 理單和定稿中有領(lǐng)導(dǎo)親筆批示的一頁附在正本之后歸檔，定稿可不歸檔。第九條 文件整理要遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。文件整理的質(zhì)量要求是要保持歸檔文件齊全完整。從整體上，歸檔文件全面系統(tǒng)地反映立檔單位的歷史面貌；從個(gè)體上，一份文件，一個(gè)事由其內(nèi)容完整無缺；已破損的文件予以托裱、修復(fù)；應(yīng)永久、長期保存的文件，用易于褪變材料書寫的，如：用鉛筆、圓珠筆、純蘭墨水、復(fù)寫紙、傳真等書寫印制的，要予以復(fù)制，并將復(fù)制件附于原件后一并歸檔。整理歸檔文件材料所使用的書寫材料等要符合檔案保護(hù)要求。第十條 文件整理的分類原則是：局機(jī)關(guān)歸檔文件采取保管期限年度機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類；一個(gè)全宗內(nèi)只允許采用一種分類方法。第十一條 文件排列原則是：歸檔文件以件為單位，在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，同一事由按照時(shí)間、重要程度順序或按事由具有的共同屬性排列。在一份文件中，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后，原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后；批件在前，申請(qǐng)、審查資料在后。會(huì)議文件，統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡報(bào)、信訪件形成的材料可分別集中排列；有關(guān)同一年度、同一問題的文件（如關(guān)于同一問題的補(bǔ)充通知、更正通知、關(guān)于同一個(gè)的任免通知）可以排列在一起；同一份文件的不同稿本、按正本、定稿、草稿的順序排列；收文處理單排在文件之前，發(fā)文的發(fā)文單放在正本之后。不同年度，不同保管期限的文件一般不得放在一起，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年；非訴訟案件放在結(jié)案年。聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和作者。第十二條 文件裝訂的一般要求是：歸檔文件按件裝訂。永久和長期保管的，要去掉金屬物。頁數(shù)較少的文件可選用無酸信封角套封或塑料曲別針，也可用不銹釘,頁數(shù)較多的文件仍可用棉線采取三孔一線裝訂方法，裝訂前要去掉金屬物，短期文件可不拆除金屬物，直接歸檔。大于A4紙的文件折疊成A4紙大小。第十三條 文件編號(hào)方法是：歸檔文件要逐件編號(hào)。在文件首頁上端空白處加蓋