【正文】 歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容，文件首頁無法加蓋歸檔章的要另附白紙，填寫文件題名后加蓋歸檔 章。編號要寫明全宗號、年度、保管期限、件號、機構(gòu)、盒號。全宗號編寫以檔案館確定的編制代號書寫。前面標注“X”后面以四位阿拉伯數(shù)字標注。如：X0018。文件形成年度以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年。如：1978。歸檔文件保管期限的符號，永久用“Y”，長期用“C”，短期用“D”編寫。文件件號的排列順序號編寫，件號以包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序逐件編號。件號應(yīng)在同一年度內(nèi)，同一機構(gòu)的一個保管期限內(nèi)從“1”開始逐件流水編號，不能重復(fù)。如一個事由涉及幾份文件，要按照重要程度或時間順序排列后，對每份文件都要一一進行編號。檔案盒的排列順序號，盒號包括室編盒號和館編盒號。室編盒號由檔案部門編制，以不超過三位（含三位）阿拉伯數(shù)字標注，館編盒號按進館要求編制，以不超過五位（含五位）阿拉伯數(shù)字標注。第十四條 編目的方法是：歸檔文件依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄及盒內(nèi)文件目錄。歸檔文件應(yīng) 逐件編目。多機關(guān)聯(lián)合發(fā)文的，只對本機關(guān)編目，無本機關(guān)的只對第一責(zé)任者編目。件號填寫按照第七條的要求編制。責(zé)任者為制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。文號，即文件的發(fā)文字號。題名，即文件標題。沒有標題或標題不能客觀反映內(nèi)容的，要自擬標題，標題字數(shù)不得超過48個字，其中每個標點符號占半個字，自擬標題的外加“[ ]”號。日期，即文件的成文日期，以8位阿拉伯數(shù)字標注，“月”“日”是一位數(shù)的在一位數(shù)前面加“0”，如：“20010101”、“20011231”。頁數(shù)編寫要登記每一件歸檔文件的實際頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁，以文件原有頁碼為序，無頁碼的文件要編制頁碼。閱辦單超過一頁的要編頁碼，頁數(shù)要計算在內(nèi)。備注為填寫文件需要說明的情況。盒內(nèi)文件目錄置于盒內(nèi)文件前面，對盒內(nèi)文件逐件登記。歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、全宗號、目錄號。填寫全宗名稱使用全稱，目錄號按保管期限各自流水編號，如，Y1，C1，C2，D2，其中Y，C，D分別表示永、長、短。歸檔文件目錄要編制目錄索引，置于目錄前面，其內(nèi)容包括：年度、機構(gòu)、起止件號、所在頁數(shù)等項。第十五條 裝盒，即將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊、封面及備考表。備考表置于盒內(nèi)文件之后，備考表項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人、日期、全宗號、保管期限、年度、件數(shù)等項。盒內(nèi)文件情況說明，說明盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。第十六條 檔案盒封面應(yīng)標明全宗名稱。盒脊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號。第十七條 按文件整理要求，機關(guān)各處室每年六月底前將上年度辦理完畢，需歸檔的文件材料進行整理，經(jīng)本處室負責(zé)人審核簽字。第五章 檔案保管期限第十八條 檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。長期為16年至50年，短期是15年。永久性保管文件包括：本機關(guān)制定的法規(guī)性文件；處理重要問題形成的文件材料；召開重要會議的主要文件材料，重要的請示、報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表、機構(gòu)演變、機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料；直屬上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料。長期性保管文件包括：本機關(guān)一般工作問題文件材料；一般會議的主要文件材料；直屬上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本機關(guān) 主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料，下級機關(guān)報送的重要的工作總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。短期保管的檔案其確定原則為：凡是較短時間內(nèi)對本機關(guān)有參考價值的文件材料，列為短期保管。它主要包括：本機關(guān)一般事務(wù)性的文件材料，上級機關(guān)和同級機關(guān)頒發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料，下級機關(guān)報送一般性工作總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。第六章檔案的借閱管理第十九條 凡本機關(guān)各科室人員因工作需要查閱本機關(guān)檔案時，要經(jīng)檔案管理人員同意后方可查閱，并需辦理借閱手續(xù)，歸還案卷時應(yīng)按原樣交回，檔案室檢驗后辦理注銷手續(xù)。借閱檔案的人員，應(yīng)提出檔案的年份、作者或文件標題。第二十條 檔案原則上不允許借出檔案室，如必須借出時，需經(jīng)辦公室主任批準后方可借出，借閱期限不得超過三天，如需延長，須經(jīng)檔案管理人員同意并辦理續(xù)期手續(xù)。第二十一條 借閱黨組會議記錄、局長辦公會議記錄、有關(guān)人事方面材料等機密性較強的檔案，由借閱部門提出申請，經(jīng)辦公室主任或主管局長批準。查閱時要嚴格控制查閱內(nèi)容范圍。第二十二條 閱稿人員要愛護檔案，保持案卷清潔，不準在檔案上隨意勾抹、描摹、涂改、剪裁或拆卷抽取有關(guān)材 料。第二十三條 借閱檔案的人員，不準翻看與借閱無關(guān)的檔案，對機密、絕密檔案和未公開的檔案資料，僅供從事本項活動人員查閱。借閱檔案的人員要注意檔案安全與保密，凡借出的檔案不得帶回家中或公共場所，不得轉(zhuǎn)借其它單位、部門或人員，對造成失密的追究當事人法律責(zé)任。第七章 附則第二十四條 本細則由局辦公室負責(zé)解釋，自印發(fā)之日起施行。第二篇：河南省林業(yè)廳機關(guān)檔案管理辦法河南省林業(yè)廳機關(guān)檔案管理辦法第一章總則第一條為規(guī)范廳機關(guān)的檔案工作，充分發(fā)揮檔案的依據(jù)、憑證和參考作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《河南省檔案管理條例》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廳實際，特制定本辦法。第二條廳機關(guān)檔案是林業(yè)建設(shè)和廳機關(guān)建設(shè)的真實記錄，是制定政策、總結(jié)經(jīng)驗、日常查考的重要依據(jù)和可靠憑證。收集、整理、保存并利用好檔案材料是機關(guān)工作的重要內(nèi)容。第三條各處室局、單位在工作活動中形成的各種門類、不同載體、具有查考利用價值的全部文件材料（包括收發(fā)文電、會議材料、出版物原稿、帳表及電子文件等），均須按照有關(guān)規(guī)定定期向廳檔案室移交，實行集中管理，任何部門和個人不得擅自處理或長期積壓，更不得據(jù)為已有。第二章歸檔與接收第四條各處室局、單位應(yīng)指定專人及時將辦理完畢的文件材料收集齊全，于翌年三月底前交廳辦公室歸檔，由廳辦公室檔案工作人員統(tǒng)一整理。第五條移交文件材料時，交接雙方須辦理有關(guān)手續(xù)。第六條廳機關(guān)工作人員調(diào)離崗位時，須將其經(jīng)辦或保存的有查考利用價值的文件材料移交給專人，不得私自帶走。第三章檔案的保管第七條檔案庫房建筑應(yīng)符合標準，并配備防高溫、防水（防潮）、防光、防鼠、防污染等保護設(shè)施。第八條定期清掃檔案庫房，做到庫房、柜架干凈、整潔；及時投放防蟲、防鼠藥劑；禁放雜物，嚴禁煙火。第九條未經(jīng)檔案管理人員允許，非檔案人員不能私自進入庫房，檔案管理人員要做好檔案庫房安全檢查工作。第十條檔案管理人員應(yīng)及時修補或復(fù)制破損、字跡模糊、褪變的檔案。第十一條建立健全檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管和利用等情況進行詳細準確的統(tǒng)計。第十二條根據(jù)工作需要，編制組織沿革、大事記和文件目錄等檢索工具。第四章檔案利用第十三條廳機關(guān)檔案僅限本機關(guān)職工和系統(tǒng)內(nèi)部人員在公務(wù)活動中使用，不對外開放。第十四條檔案材料一般僅限在檔案室查閱，確因工作需要，須辦理借閱手續(xù)，借期不得超過7天。第十五條廳機關(guān)離退休人員須持離退休證，經(jīng)辦公室分管負責(zé)同志批準后，在檔案室查閱。第十六條廳直各單位或本系統(tǒng)工作人員須開具本單位正式介紹信，經(jīng)辦公室分管負責(zé)同志批準后查閱。第十七條查閱黨組、紀檢、監(jiān)察及財務(wù)部門形成的檔案須經(jīng)歸檔單位負責(zé)人批準，并限在檔案室查閱。第十八條借閱檔案時，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，歸還時檔案人員要仔細清點，確認無誤后，辦理歸還手續(xù)，并及時入庫。借閱人員必須愛護檔案，嚴禁涂改、勾劃、剪裁、拆卷、抽頁、加頁或轉(zhuǎn)借。第十九條檔案材料的復(fù)?。ㄒ唬?fù)印黨組的檔案材料，須經(jīng)廳辦公室主任批準；（二）廳直各單位及林業(yè)系統(tǒng)內(nèi)單位確因工作原因需要復(fù)印一般行政管理檔案，須經(jīng)辦公室分管負責(zé)同志批準。第五章鑒定與銷毀第二十條檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種，永久為無限期保存，長期為16年至50年左右，短期為15年以下（含15年）。第二十一條定期由檔案部門及業(yè)務(wù)主管部門共同組成檔案鑒定小組，對已超過保管期限的檔案材料進行價值鑒定。經(jīng)鑒定后，對失去保存價值的檔案材料剔除銷毀。第二十二條銷毀前，需編制銷毀目錄，經(jīng)分管廳領(lǐng)導(dǎo)審查批準后，由檔案部門組織銷毀。銷毀時，應(yīng)指定兩名監(jiān)銷人員，監(jiān)銷人須在檔案銷毀目錄上簽字。第六章獎懲第二十三條對于積極貫徹執(zhí)行本辦法，在檔案材料的收集、整理、歸檔、保護和利用等工作中成績突出的單位或個人，給予表彰和獎勵。第二十四條對違反本辦法和國家有關(guān)檔案法規(guī)，對檔案管理不善或造成檔案損毀、丟失、泄密等重大損失的單位和個人及負有直接責(zé)任的主要領(lǐng)導(dǎo)人，依據(jù)《檔案法》和《檔案法實施辦法》給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，移交司法機關(guān)依法處理。第七章附則第二十五條科技檔案、會計檔案、工程項目檔案和基建檔案等，由各單位自行整理后，向廳檔案室移交。第