【正文】 關處理依據（政策法規(guī)）、協(xié)調處理時寫好書面答復的重要環(huán)節(jié)有關人員應當將此過程作好書面記錄。有了這些素材，書面答復就可以搞了。書面答復的形成，應當經過擬稿、征求意見、審核簽發(fā)等程序。這些程序一個也不可少，并應由書面記錄可查。有些書面答復往往忽視了征求意見，是導致答復沒有針對性的原因之一。如果在書面記錄答復發(fā)出前先征求一下信訪人的意見，這種情況就可以避免。因此，書面答復發(fā)出前至少應征求信訪人一到兩次，一次是在接訪閱信過程；一次是在書面答復發(fā)出前。還有的忽視了審核簽發(fā)的環(huán)節(jié)，由經辦人寫幾句話就發(fā)出去了，難免使書面答復有不當不妥之處。審核簽發(fā)一般由分管領導來做，重要的還應由單位主要領導把關。（3）、書面答復必須有基本的內容要素。書面答復至少應包括以下內容：信訪人反映的意見和要求（要與信訪人實際反映的相一致）；受理單位的核查情況；與之相關政策法律；對信訪人反映的意見和要求的處理結論（對每個問題都應有是與非的結論，對不能解決的應說明原因）；對本處理不服的救濟渠道。有了這些基本的內容要素，才能使書面答復具有針對性、準確性。（四）、信訪事項答復意見書格式標題：關于信訪事項的答復意見正文：第一部分:信訪人反映的具體信訪事項的受理情況。包括：(1)收到信訪事項的日期。如果是由其他機關轉送、交辦的，要寫明轉送、交辦機關和本單位收到日期。（2）受理的信訪事項。如受理多個信訪事項，應逐一寫明。第二部分：信訪事項的事實認定情況及處理意見。包括：（1）對信訪事項發(fā)生的時間、地點、主要事實的認定。（2）作出處理意見所依據的法律、法規(guī)和政策。（3）處理意見。對多個信訪事項要逐一答復。第三部分：告知對答復意見不服的救濟途徑。告知信訪人如對答復意見不服，可自收到本答復意見之日起30日內向上一級行政機關申請復查。落款：包括作出答復意見的單位名稱及日期，并加蓋單位公章。（五）書面答復形成后需要注意的幾點要求：信訪事項答復意見書必須由有權處理機關作出，不能以機關內設機構或信訪職能處室的名義答復信訪人。答復意見書加蓋單位公章，不能蓋單位內設處室章。信訪事項答復意見書要有針對性。對信訪人所提出的問題不能避而不答，多個信訪事項要逐一進行答復,答復意見要明確具體。信訪事項答復意見書要有準確性。用詞造句通俗易懂，表述準確，簡明扼要，不使信訪人在理解上產生歧義。信訪事項答復意見書的形成要有嚴格的報批審查程序。一般信訪事項由單位分管領導審核簽發(fā)，重大信訪事項由單位主要領導審核簽發(fā)。信訪事項答復意見書使用A4紙。信訪事項答復意見書須在法定期限內送達信訪人，送達方式包括直接送達、掛號郵寄送達等。答復意見書抄報上一級機關和同級政府信訪工作機構。上級機關或同級政府信訪工作機構交辦的，要向交辦機關報送辦理情況報告；其他機關轉送的，要向轉送機關通報辦理情況。（六）書面答復（附樣本）關于XXX同志要求解決精減下放基本生活補助費的答復（樣本一）XXX同志：您好！關于您請求XX政府部門，按照六十年代初精減退職人員的有關政策規(guī)定，每月發(fā)給生活補助費的問題，經我局調查核實，現(xiàn)作如下答復：經調查，XXX同志1954—1958年在奇臺縣XXXXXXX隊勞動；1958—1959年10月在昌吉回族自治州XXX學校學習。1959年10月—1960年12月在XX縣四工林場工作（實習生）。1962年6月經XXX市精減下放委員會批準，同意XXX同志回農村參加勞動。根據1965年6月9日，國務院下發(fā)的《國務院關于精減退職的老職工生活困難救濟問題的通知》[（65）國內字224號文件]第一條規(guī)定，對于從一九六一年到本通知下達之日期間精減退職的一九五七年年底以前參加工作并發(fā)給了一次性退職補助金的職工，凡是現(xiàn)在全部或者大部喪失勞動能力，或者年老體弱，或者長期患病影響勞動較大，而家庭生活無依靠的，由當?shù)孛裾块T按月發(fā)給本人原標準工資百分之四十的救濟費。按照文件規(guī)定，XXX同志參加工作的時間不在[65]國內字224號文件規(guī)定的時間范疇，因此，不能享受六十年代初精減下放退職人員基本生活救濟費。XXX同志，如對上述答復意見不服，可在接到此答復書之日起30日內到辦理機關的上一級行政主管機關申請復查。特此答復XX市XXX局二00X年XX月XX日關于XXX有限責任公司部分股民要求查處 董事長張XX用公款入股等問題的辦理結果（樣本二）XX州信訪局：貴局轉來XX州信信字[2006]27號交辦函，經市領導批示，由XXXX市檢察院對此上訪反映的問題進行了調查?，F(xiàn)就調查及處理結果匯報如下：一、基本情況XXX有限公司是2001年由原XX市面粉廠進行改制而來的股份有限公司，該公司董事長為張XX，原有股民40余名，現(xiàn)有股東、股民13名，在職職工20余名。二、上訪訴求：要求查處該公司董事長張XX用公款入股等問題三、調查情況2001年原XXX市面粉廠按照企業(yè)改制的有關政策規(guī)定進行改制，并在XX市體改委、XXX市糧食局等相關部門的指導下，按照《公司法》的規(guī)定，建立了XXX有限公司。原XXX市面粉廠職工張XX借資入股98萬元（其中，85萬元是從烏市王XX處借的，6萬元是從其弟弟處借的，5萬元是從XX隊李XX處借的，自己出資2萬元），成為該公司控股90%的大股東。經營過程中，該公司與烏市的王XX簽定了面粉供銷協(xié)議。根XXX市檢察院查證的事實，尚未發(fā)現(xiàn)張XX有貪污、挪用面粉廠貨款的行為。依據《中華人民共和國刑事訴訟法》第86條之規(guī)定，XXX市檢察院作出了不予立案的決定。四、處理意見關于部分股民反映該公司轉股、退股等問題，應該由該公司董事會按照《公司章程》及有關法律規(guī)定妥善處理。XXX市信訪局二00六年XX月XXX日第五篇：信訪答復意見書一、基本情況縣人民醫(yī)院于**年*月經領導班子會議商定，我院職工子女在安排就業(yè)方面，有以下規(guī)定：在學歷、專業(yè)、年齡等方面符合院方錄用職工要求的情況下，至多可安排職工的一名子女在我院工作，并以正式職工身份招收。為我院原職工**之女，其胞弟于**年在院方的安排下已入我院工作。1989年，入我院制劑室工作，而2000年所在科室撤消后，院方安排其至鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)療點任管理職務，但李并未履職下鄉(xiāng)工作。二、信訪人的申訴要求信訪人，現(xiàn)前來我院要求院方安置其以正式工身份入院工作，上報縣衛(wèi)生局為其意見作出處理。三、處理意見我院認為，在本院人事管理制度中，已明確職工子女在安排就業(yè)方面有人數(shù)上的限制。而院方也為困難職工家庭提供了勞動保障，但信訪人同志并未按照院方當初所安排的工作履職，現(xiàn)更捏造事實要求院方安置其工作崗位，不符合我院人事管理制度的規(guī)定。因此無法滿足信訪人要求。