【正文】 會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則，確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用；財(cái)會(huì)檔案必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系。嚴(yán)格實(shí)行部門立卷制度，應(yīng)明確一名專（兼）人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作，并納入職責(zé)范圍之中。二、歸檔范圍歸檔主要內(nèi)容：包括綜合管理、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、工資清冊(cè)等材料。具體范圍和保管期限見(jiàn)附件。歸檔重點(diǎn)：會(huì)計(jì)活動(dòng)中各個(gè)階段形成的不同類型具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件材料。不歸檔的文件材料：上級(jí)有關(guān)財(cái)務(wù)普發(fā)性（非專指高校）、不辦的文件；未定稿的文件；重份文件及校內(nèi)其他單位發(fā)來(lái)的文件；未生效的合同、協(xié)議、單據(jù)；無(wú)考查利用價(jià)值的一般性、臨時(shí)性文件；與校外單位交換來(lái)的材料。三、歸檔要求歸檔的財(cái)會(huì)文件材料必須字跡工整，格式統(tǒng)一，簽字手續(xù)完備，一律用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書(shū)寫(xiě)，禁止用圓珠筆、鉛筆和純藍(lán)墨水書(shū)寫(xiě)。堅(jiān)持由部門立卷歸檔原則，由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將積累文件材料按歸檔要求組卷成冊(cè)，移交給專（兼）職檔案員歸總后移交校檔案館。遵循會(huì)計(jì)文件材料形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持其有機(jī)聯(lián)系，按照會(huì)計(jì)時(shí)間進(jìn)行組卷，不同不能組成一卷；各種記帳憑證按時(shí)間順序整理，組成一卷或多卷。案卷封面標(biāo)題要簡(jiǎn)明、確切；卷內(nèi)目錄表按格式填寫(xiě)；頁(yè)號(hào)編排，無(wú)論單面或雙面，只要有書(shū)寫(xiě)文字，均應(yīng)一面編寫(xiě)一個(gè)頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)位置在非裝訂線一側(cè)下角?；铐?yè)賬應(yīng)抽掉空白頁(yè)，會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)抄寫(xiě)卷內(nèi)目錄，然后按卷冊(cè)加封面裝訂。189會(huì)計(jì)憑證裝訂前要對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行排序、粘貼和折疊。因?yàn)樵紤{證的紙張面積與記賬憑證的紙張面積不可能全部一樣，有時(shí)前者大于后者，有時(shí)前者小于后者，這就需要會(huì)計(jì)人員在制作會(huì)計(jì)憑證時(shí)對(duì)原始憑證加以適當(dāng)整理，以便下一步裝訂成冊(cè)。對(duì)于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證，可按記賬憑證的面積尺寸，先自右向后，再自下向后兩次折疊。注意應(yīng)把憑證的左上角或左側(cè)面讓出來(lái)，以便裝訂后，還可以展開(kāi)查閱。對(duì)于紙張面積過(guò)小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先按一定次序和類別排列，再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上，粘貼時(shí)宜用膠水。證票應(yīng)分張排列，同類、同金額的單據(jù)要粘在一起；同時(shí)，在一旁注明張數(shù)和合計(jì)金額。如果是板狀票證，可以將票面票底輕輕撕開(kāi)，厚紙板棄之不用。會(huì)計(jì)憑證裝訂的要求是既美觀大方又便于翻閱，所以在裝訂時(shí)要先設(shè)計(jì)好裝訂冊(cè)數(shù)及每?jī)?cè)的厚度。一般來(lái)說(shuō)，一本憑證，厚度以1．5至2．ocm為宜，太厚了不便于翻閱核查，太薄了又不利于戳立放置。憑證裝訂冊(cè)數(shù)可根據(jù)憑證多少來(lái)定，原則上以月份為單位裝訂，每月訂成一冊(cè)或若干冊(cè)。有些單位業(yè)務(wù)量小，憑證不多，把若干個(gè)月份的憑證合并訂成一冊(cè)就可以，只要在憑證封面注明本冊(cè)所含的憑證月份即可。卷內(nèi)材料一律拆掉金屬物，分別用線裝訂，對(duì)破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)；各種材料大小均為16開(kāi)（憑證除外），圖表按此規(guī)格疊成手風(fēng)琴式。字跡模糊、擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，熱敏紙傳真件不得直接存檔。會(huì)計(jì)憑證必須包角并在背面粘貼處加蓋裝訂人私章。封面填寫(xiě)包括憑證種類： XX本月共 冊(cè)之第 冊(cè) 本冊(cè)號(hào)數(shù)： 自 號(hào)起至 號(hào) 本冊(cè)日期： 自 月 日起至 月 日止單位名稱： 在會(huì)計(jì)主管： 會(huì)計(jì)： 裝訂：三項(xiàng)加蓋私章。移交檔案時(shí)，交接雙方必須當(dāng)面檢查驗(yàn)收，檢查文件材料是否完整、齊全，排列、書(shū)寫(xiě)是否符合要求，標(biāo)題是否確切。凡不符合規(guī)定要求者，接收人應(yīng)拒絕接收，并限期改正補(bǔ)交。1移交時(shí)填寫(xiě)移交目錄。移交目錄一式兩份，雙方各執(zhí)一份。四、歸檔時(shí)間財(cái)會(huì)綜合性文件材料在次年六月底前立卷歸檔；財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)性材料實(shí)行隔年移交制度：在次年一季度內(nèi)整理組卷，由管理科保管三年后移交校檔案館。2007年11月6日 190 附件一：高等學(xué)校財(cái)會(huì)類檔案歸檔范圍和保管期限表CK11 綜合序號(hào)類目名稱保管期限 CK111 上級(jí)有關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的文件材料永久 CK112 本校財(cái)務(wù)管理規(guī)定、計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、批復(fù)等文件長(zhǎng)期 CK113 學(xué)校基金管理工作文件短期 CK114 有關(guān)財(cái)務(wù)管理方面的其他文件材料短期 CK115 會(huì)計(jì)移交清冊(cè)長(zhǎng)期 CK116 財(cái)會(huì)檔案移交保管清冊(cè)永久 CK117 財(cái)會(huì)檔案銷毀清冊(cè)長(zhǎng)期CK12 會(huì)計(jì)報(bào)表序號(hào)類目名稱保管期限 CK121決算報(bào)表（含基建綜合決算）永久 CK122預(yù)算會(huì)計(jì)報(bào)表短期 CK123以上規(guī)劃表、分配計(jì)劃、測(cè)算表長(zhǎng)期 CK124以上各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表（含工資報(bào)表）長(zhǎng)期 CK125 季度以下各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表短期CK13 會(huì)計(jì)帳簿序號(hào)類目名稱保管期限 CK131 涉及外事會(huì)計(jì)帳簿永久 CK132 總帳長(zhǎng)期 CK133預(yù)算內(nèi)帳簿（含明細(xì)帳、分戶或登記帳）短期 CK134預(yù)算外帳簿（含明細(xì)帳、分戶或登記帳）短期 CK135 學(xué)校專項(xiàng)基金帳簿短期 CK136 日記帳短期其中：現(xiàn)金、銀行存款日記帳長(zhǎng)期 CK137固定資產(chǎn)明細(xì)帳（卡片）短期（固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管五年）191CK14 會(huì)計(jì)憑證序號(hào)類目名稱保管期限 CK141 涉及外事的會(huì)計(jì)憑證永久 CK142 預(yù)算內(nèi)各種原始憑證、記帳憑證短期 CK143 預(yù)算外各種原始憑證、記帳帳單短期 CK144 學(xué)?；鸶鞣N原始憑證、記帳憑證短期 CK145 銀行存款余額調(diào)節(jié)表短期 CK146 會(huì)計(jì)撥款憑證及其他會(huì)計(jì)憑證短期 CK147 銀行對(duì)外帳單短期 CK148 涉及債權(quán)、債務(wù)及未清理完畢的憑證長(zhǎng)期CK15 工資清冊(cè)序號(hào)類目名稱保管期限 CK151 工資發(fā)放名冊(cè)、卡片永久 CK152 工資轉(zhuǎn)移、證明、通知存根長(zhǎng)期 CK153 各種獎(jiǎng)金、獎(jiǎng)學(xué)金、貸學(xué)金、助學(xué)金、名冊(cè)、卡片等短期192第五篇：會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定為了加強(qiáng)我所會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理，更好地為科研及管理工作服務(wù)，根據(jù)財(cái)政部、國(guó)家檔案局頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，特制定本辦法。一、我所會(huì)計(jì)檔案是指研究所經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)工作專業(yè)材料，是反映我所科研及管理活動(dòng)中經(jīng)濟(jì)信息的真實(shí)記錄和憑證。建立健全會(huì)計(jì)檔案，保證會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量，對(duì)貫徹執(zhí)行國(guó)家財(cái)經(jīng)制度，記錄經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全部過(guò)程，保護(hù)國(guó)家財(cái)產(chǎn)有重要的作用。二、會(huì)計(jì)檔案管理要執(zhí)行《中國(guó)科學(xué)院公共事務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)》中的會(huì)計(jì)檔案建檔規(guī)范的規(guī)定，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化建設(shè)。三、全所會(huì)計(jì)檔案工作是全所檔案工作的重要組成部分，全所會(huì)計(jì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。財(cái)務(wù)管理處必須將應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案定期移交到所檔案室。四、會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)管理處的專人負(fù)責(zé)，出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案工作。五、歸檔辦法財(cái)務(wù)管理處將當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案按歸檔要求整理立卷，編制保管清冊(cè)，在財(cái)務(wù)部門保管一年后，移交所檔案室保管。財(cái)務(wù)部門向檔案室移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，財(cái)會(huì)部門必須編造會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，檔案部門經(jīng)辦人員必須認(rèn)真查點(diǎn)核實(shí)；財(cái)務(wù)部門、檔案部門的負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人員，必須在移交清冊(cè)上簽字。3．檔案室按會(huì)計(jì)歸檔范圍進(jìn)行驗(yàn)收，要求歸檔材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，裝訂規(guī)范。六、保管、利用和銷毀檔案室接收保管的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝，如財(cái)務(wù)部門須拆封重新整理，應(yīng)按檔案更改手續(xù)，由雙方經(jīng)辦人共同進(jìn)行。檔案室對(duì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)管理，做到存放有序，查找方便。同時(shí)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。本所其它部門利用會(huì)計(jì)檔案應(yīng)征得立卷財(cái)務(wù)部門的同意。所外單位利用時(shí)，應(yīng)開(kāi)據(jù)介紹信，寫(xiě)明查閱內(nèi)容，并經(jīng)財(cái)務(wù)管理處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。會(huì)計(jì)檔案保管期滿要銷毀時(shí)，要嚴(yán)格審查，編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)主管所長(zhǎng)簽批后方可銷毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)由會(huì)計(jì)部門抽出另外立卷，再交檔案室保管，直到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)，由檔案室和財(cái)務(wù)管理處共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀前應(yīng)清點(diǎn)核對(duì)，銷毀后，在銷毀清冊(cè)上簽名。