員工檔案管理規(guī)定-資料下載頁
2024-11-04 02:27本頁面
【正文】 例申請，需備注在電子文檔；d)培訓協(xié)議，復(fù)印一份給培訓專員，并把培訓的后應(yīng)增加的服務(wù)期及金額備注在電子；e)簽訂其他特別相關(guān)協(xié)議的并有必要建立電子檔或給第三方人員的；復(fù)職人員及返聘人員復(fù)職人員及返聘人員應(yīng)把原先的資料抽調(diào)出來，單獨一疊夾好并放入新的檔案中，為了便于SAP管理，復(fù)職人員及返聘人員的工號與原先的一致。離職人員檔案管理員工辦理離職時，負責辦理離職手續(xù)的HR應(yīng)查看檔案及電子檔案是否有特別規(guī)定會影響到目前離職事宜或離職后的事項規(guī)定。若存在特別的規(guī)定應(yīng)及時反饋給上級及相關(guān)人員。離職人員離職時簽訂的協(xié)議、離職移交表、離職申請的相關(guān)文件應(yīng)放入其檔案。每月初3號前對上個月離職人員的檔案進行分列管理：A類人員及B類人員中的部門經(jīng)理的離職檔案，用文件夾裝好，文件夾第一張增加張清單，注明離職人員的工號、姓名、部門、職位、離職日期信息。如果人數(shù)不多以一年或半年為一個季度為宜，并在文件夾的側(cè)面貼上離職的年月。A類人員的離職檔案由人力資源總監(jiān)保管，保管期限原則上為永久保管；B類人員除部門經(jīng)理外及D類中的顧問、科室的離退休返聘人員的檔案，按月份歸集，同樣用原檔案袋裝好，以工號為順序放置。在工號為第一個人的檔案上面放一張清單注明離職人員的工號、姓名、部門、職位、離職日期，側(cè)面用一紙寫上離職年月后，用一條繩子扎緊后再放入檔案柜，保管期限至少為五年，十年為佳。C類人員及D類的臨時工、一線二線離退休返聘人員，他們的檔案自離職日期起保管期為兩年，按離職人員的月份抽出其檔案逐份裝訂并放入統(tǒng)一的檔案袋中，其檔案袋封面貼上這些人的工號、姓名、部門、職位、離職日期信息。六、檔案借閱權(quán)限員工檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出人力資源部查閱時，應(yīng)事先提交報告，說明理由，經(jīng)人力資源部總監(jiān)或分管領(lǐng)導批準后，嚴格辦理登記手續(xù)，并按期歸還。任何個人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。借閱檔案人嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評教育，直至紀律處分，或追究法律責任。若相關(guān)部門需要從檔案中取證的，須分管領(lǐng)導批準后才能復(fù)制辦理。七、檔案管理員的職責保證員工檔案的資料及齊全完整、安全保密和使用方便。八、檔案銷毀公司任何個人非經(jīng)允許不得銷毀員工的檔案資料。.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《檔案資料銷毀審批表》交分管領(lǐng)導批準后執(zhí)行。經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。在銷毀公司檔案資料時，必須派人力資源部的其他人監(jiān)督銷毀。制訂：人力資源部批準：生效日期：第五篇：員工人事檔案管理規(guī)定員工人事檔案管理規(guī)定第一條員工人事檔案是關(guān)于員工個人及有關(guān)方面歷史情況的材料，其主要內(nèi)容包括以下幾個方面：記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長歷史及思想發(fā)展變化進程履歷、自傳材料；員工以往工作或?qū)W習單位對員工本人優(yōu)缺點進行的鑒定和評價，對其學歷、專長、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評定和考核材料；對員工的有關(guān)歷史問題進行審查；記錄關(guān)于員工在所工作或?qū)W習單位內(nèi)加入黨派組織的材料；記載員工受到各級各類表彰、獎勵的認識材料。第二條公司人事部對接受員工所填資料或原單位轉(zhuǎn)遞而來的人事檔案材料內(nèi)容一概不得加以更改、刪除或銷毀，并妥善保管，嚴格保密，不得擅自向外擴散。第三條關(guān)于員工人事檔案中個人情況變更的規(guī)定員工進入公司后，由員工本人填寫好《員工信息表》中各個項目；項目內(nèi)容如有變化，員工應(yīng)以書面形式及時準確地向人事部報告，以便使員工個人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)的更正，確保人事部掌握正確無誤的資料；人事部門應(yīng)當及時地將員工的學歷、職稱、晉級、獎勵、處罰等相關(guān)情況的變化如實記錄、登記，列入員工人事檔案。第四條員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù)，并為認識統(tǒng)計分析提供資料。公司人事決策人員可以通過對有效數(shù)據(jù)的分析，了解公司人員結(jié)構(gòu)的變動情況，為制訂公司人力資源發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。第五條公司要認真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管及利用，充分發(fā)揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規(guī)范化管理奠定扎實的基礎(chǔ)。
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