【正文】 一份給薪酬專員或人力總監(jiān)并建立在電子文檔； b)競業(yè)協(xié)議，需備注在電子文檔并寫明競業(yè)的年限；c)個人有涉及到薪酬福利的申請如住房公積金繳費比例申請，需備注在電子文檔；d)培訓(xùn)協(xié)議，復(fù)印一份給培訓(xùn)專員，并把培訓(xùn)的后應(yīng)增加的服務(wù)期及金額備注在電子；e)簽訂其他特別相關(guān)協(xié)議的并有必要建立電子檔或給第三方人員的；復(fù)職人員及返聘人員復(fù)職人員及返聘人員應(yīng)把原先的資料抽調(diào)出來，單獨一疊夾好并放入新的檔案中，為了便于SAP管理，復(fù)職人員及返聘人員的工號與原先的一致。離職人員檔案管理員工辦理離職時，負(fù)責(zé)辦理離職手續(xù)的HR應(yīng)查看檔案及電子檔案是否有特別規(guī)定會影響到目前離職事宜或離職后的事項規(guī)定。若存在特別的規(guī)定應(yīng)及時反饋給上級及相關(guān)人員。離職人員離職時簽訂的協(xié)議、離職移交表、離職申請的相關(guān)文件應(yīng)放入其檔案。每月初3號前對上個月離職人員的檔案進(jìn)行分列管理：A類人員及B類人員中的部門經(jīng)理的離職檔案，用文件夾裝好，文件夾第一張增加張清單，注明離職人員的工號、姓名、部門、職位、離職日期信息。如果人數(shù)不多以一年或半年為一個季度為宜，并在文件夾的側(cè)面貼上離職的年月。A類人員的離職檔案由人力資源總監(jiān)保管，保管期限原則上為永久保管；B類人員除部門經(jīng)理外及D類中的顧問、科室的離退休返聘人員的檔案，按月份歸集，同樣用原檔案袋裝好，以工號為順序放置。在工號為第一個人的檔案上面放一張清單注明離職人員的工號、姓名、部門、職位、離職日期，側(cè)面用一紙寫上離職年月后，用一條繩子扎緊后再放入檔案柜，保管期限至少為五年，十年為佳。C類人員及D類的臨時工、一線二線離退休返聘人員，他們的檔案自離職日期起保管期為兩年，按離職人員的月份抽出其檔案逐份裝訂并放入統(tǒng)一的檔案袋中，其檔案袋封面貼上這些人的工號、姓名、部門、職位、離職日期信息。六、檔案借閱權(quán)限員工檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出人力資源部查閱時，應(yīng)事先提交報告，說明理由，經(jīng)人力資源部總監(jiān)或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，嚴(yán)格辦理登記手續(xù)，并按期歸還。任何個人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。借閱檔案人嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評教育，直至紀(jì)律處分，或追究法律責(zé)任。若相關(guān)部門需要從檔案中取證的，須分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。七、檔案管理員的職責(zé)保證員工檔案的資料及齊全完整、安全保密和使用方便。八、檔案銷毀公司任何個人非經(jīng)允許不得銷毀員工的檔案資料。.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《檔案資料銷毀審批表》交分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。在銷毀公司檔案資料時，必須派人力資源部的其他人監(jiān)督銷毀。制訂：人力資源部批準(zhǔn)：生效日期：第五篇：員工檔案管理規(guī)定員工檔案管理規(guī)定員工檔案是企業(yè)人事部門在招聘、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作過程中形成的文件材料，是全面的考察員工的依據(jù)，是公司檔案的組成部分。為規(guī)范員工的檔案管理，避免因員工檔案遺失或職工隱私泄漏，給企業(yè)和員工帶來的風(fēng)險，特制定本規(guī)定。一、機(jī)構(gòu)和職責(zé)：員工的檔案由公司的人事部負(fù)責(zé)管理，人事部設(shè)專人管理員工檔案。二、人力資源檔案管理員的職責(zé)：；；、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；；；、保密、保護(hù)工作；。三、員工檔案的內(nèi)容：第七條公司員工檔案的內(nèi)容和分類；；（或戶口本復(fù)印件）；、職業(yè)資格證書復(fù)印件；；；、共青團(tuán)及民主黨派的材料；；。第四章檔案的收集、保管和銷毀第八條 人事部對員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等所形成材料要及時收集并進(jìn)行整理，保持檔案的完整。第九條 人事資料收集、歸檔后，人事管理專員在檔案袋上詳細(xì)填寫員工姓名及檔案資料清單等內(nèi)容，依據(jù)檔案材料分類目錄順序排列，各種資料分類裝訂并注明收集人的姓名。第十條 人事部檔案管理人員負(fù)責(zé)將員工檔案按部門編號統(tǒng)一管理，并登記《檔案存放登記表》，建立《員工檔案目錄》，以便在需要時能及時查詢。辭職、辭退員工的檔案單獨保管。第十一條凡是歸檔的材料必須經(jīng)各部門認(rèn)真考核、鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)各部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字或蓋章后歸檔。第十二條按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)公司主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第十三條檔案目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實行公司統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)。第十四條嚴(yán)禁檔案管理員之外的任何人保管他人檔案和利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者，嚴(yán)肅處理。第十五條檔案管理員忠于職守，嚴(yán)禁出現(xiàn)檔案丟失、損毀等情況，對公司和員工個人造成損失。第五章檔案的提供利用第十六條因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：，并簽字或蓋章。如必須借出查閱時，應(yīng)事先提交報告說明理由，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并按期歸還。（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄漏或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評教育甚至紀(jì)律處分。，須請示部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。第六章檔案的轉(zhuǎn)遞第十七條公司員工辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，員工人事檔案的保存期限為兩年，從離職申請表中核準(zhǔn)的日期為依據(jù)計算，對超出保存期限的檔案進(jìn)行統(tǒng)一銷毀。第十八條轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵循以下規(guī)定：，不準(zhǔn)本人攜帶。，必須按統(tǒng)一規(guī)定的企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單的項目登記，并密封包裝。，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)退回，以免員工檔案丟失。第七章附則第十九條本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。第二十條本規(guī)定未盡事宜，將在以后的工作實踐中予以完善。第二十一條本規(guī)定由公司人事部負(fù)責(zé)解釋。第一章總則第一條第二條第三條