【正文】 一份給薪酬專員或人力總監(jiān)并建立在電子文檔； b)競業(yè)協(xié)議，需備注在電子文檔并寫明競業(yè)的年限；c)個人有涉及到薪酬福利的申請如住房公積金繳費比例申請，需備注在電子文檔；d)培訓協(xié)議，復印一份給培訓專員，并把培訓的后應增加的服務期及金額備注在電子；e)簽訂其他特別相關(guān)協(xié)議的并有必要建立電子檔或給第三方人員的；復職人員及返聘人員復職人員及返聘人員應把原先的資料抽調(diào)出來，單獨一疊夾好并放入新的檔案中，為了便于SAP管理，復職人員及返聘人員的工號與原先的一致。離職人員檔案管理員工辦理離職時，負責辦理離職手續(xù)的HR應查看檔案及電子檔案是否有特別規(guī)定會影響到目前離職事宜或離職后的事項規(guī)定。若存在特別的規(guī)定應及時反饋給上級及相關(guān)人員。離職人員離職時簽訂的協(xié)議、離職移交表、離職申請的相關(guān)文件應放入其檔案。每月初3號前對上個月離職人員的檔案進行分列管理：A類人員及B類人員中的部門經(jīng)理的離職檔案，用文件夾裝好，文件夾第一張增加張清單，注明離職人員的工號、姓名、部門、職位、離職日期信息。如果人數(shù)不多以一年或半年為一個季度為宜，并在文件夾的側(cè)面貼上離職的年月。A類人員的離職檔案由人力資源總監(jiān)保管，保管期限原則上為永久保管；B類人員除部門經(jīng)理外及D類中的顧問、科室的離退休返聘人員的檔案，按月份歸集，同樣用原檔案袋裝好，以工號為順序放置。在工號為第一個人的檔案上面放一張清單注明離職人員的工號、姓名、部門、職位、離職日期，側(cè)面用一紙寫上離職年月后，用一條繩子扎緊后再放入檔案柜，保管期限至少為五年，十年為佳。C類人員及D類的臨時工、一線二線離退休返聘人員，他們的檔案自離職日期起保管期為兩年，按離職人員的月份抽出其檔案逐份裝訂并放入統(tǒng)一的檔案袋中，其檔案袋封面貼上這些人的工號、姓名、部門、職位、離職日期信息。六、檔案借閱權(quán)限員工檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出人力資源部查閱時，應事先提交報告，說明理由，經(jīng)人力資源部總監(jiān)或分管領(lǐng)導批準后，嚴格辦理登記手續(xù)，并按期歸還。任何個人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。借閱檔案人嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對違反者，應視情節(jié)輕重予以批評教育，直至紀律處分，或追究法律責任。若相關(guān)部門需要從檔案中取證的，須分管領(lǐng)導批準后才能復制辦理。七、檔案管理員的職責保證員工檔案的資料及齊全完整、安全保密和使用方便。八、檔案銷毀公司任何個人非經(jīng)允許不得銷毀員工的檔案資料。.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《檔案資料銷毀審批表》交分管領(lǐng)導批準后執(zhí)行。經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。在銷毀公司檔案資料時，必須派人力資源部的其他人監(jiān)督銷毀。制訂：人力資源部批準：生效日期：第五篇：員工檔案管理規(guī)定員工檔案管理規(guī)定員工檔案是企業(yè)人事部門在招聘、調(diào)配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作過程中形成的文件材料，是全面的考察員工的依據(jù)，是公司檔案的組成部分。為規(guī)范員工的檔案管理，避免因員工檔案遺失或職工隱私泄漏，給企業(yè)和員工帶來的風險，特制定本規(guī)定。一、機構(gòu)和職責：員工的檔案由公司的人事部負責管理，人事部設專人管理員工檔案。二、人力資源檔案管理員的職責：；；、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；；；、保密、保護工作；。三、員工檔案的內(nèi)容：第七條公司員工檔案的內(nèi)容和分類；；（或戶口本復印件）；、職業(yè)資格證書復印件；；；、共青團及民主黨派的材料；；。第四章檔案的收集、保管和銷毀第八條 人事部對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成材料要及時收集并進行整理，保持檔案的完整。第九條 人事資料收集、歸檔后，人事管理專員在檔案袋上詳細填寫員工姓名及檔案資料清單等內(nèi)容，依據(jù)檔案材料分類目錄順序排列，各種資料分類裝訂并注明收集人的姓名。第十條 人事部檔案管理人員負責將員工檔案按部門編號統(tǒng)一管理，并登記《檔案存放登記表》，建立《員工檔案目錄》，以便在需要時能及時查詢。辭職、辭退員工的檔案單獨保管。第十一條凡是歸檔的材料必須經(jīng)各部門認真考核、鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)各部門負責人和分管領(lǐng)導簽字或蓋章后歸檔。第十二條按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)公司主管檔案工作的領(lǐng)導批準。第十三條檔案目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實行公司統(tǒng)一的制作標準。第十四條嚴禁檔案管理員之外的任何人保管他人檔案和利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者，嚴肅處理。第十五條檔案管理員忠于職守，嚴禁出現(xiàn)檔案丟失、損毀等情況，對公司和員工個人造成損失。第五章檔案的提供利用第十六條因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：，并簽字或蓋章。如必須借出查閱時，應事先提交報告說明理由，經(jīng)部門領(lǐng)導批準，嚴格履行登記手續(xù)，并按期歸還。（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄漏或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對違反者，應視情節(jié)輕重予以批評教育甚至紀律處分。，須請示部門負責人批準后才能復制辦理。第六章檔案的轉(zhuǎn)遞第十七條公司員工辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，員工人事檔案的保存期限為兩年，從離職申請表中核準的日期為依據(jù)計算，對超出保存期限的檔案進行統(tǒng)一銷毀。第十八條轉(zhuǎn)遞檔案應遵循以下規(guī)定：，不準本人攜帶。，必須按統(tǒng)一規(guī)定的企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單的項目登記，并密封包裝。，應在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)退回，以免員工檔案丟失。第七章附則第十九條本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。第二十條本規(guī)定未盡事宜，將在以后的工作實踐中予以完善。第二十一條本規(guī)定由公司人事部負責解釋。第一章總則第一條第二條第三條