【正文】 料的，必需經(jīng)財(cái)務(wù)總部負(fù)責(zé)人審批。原則上，查閱申請(qǐng)應(yīng)提前一天予以申請(qǐng)，以便工作安排。（3）檔案管理部人員應(yīng)根據(jù)“會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)印申請(qǐng)單”，定期（一月一次）建立會(huì)計(jì)檔案查閱臺(tái)帳，填寫(xiě)檔案查閱情況及利用效果。(2)密級(jí)檔案利用需經(jīng)總裁辦簽字審批。）如外單位人員（例如監(jiān)管機(jī)構(gòu)、審計(jì)人員、法律部門(mén)、第三方顧問(wèn)）因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案，由對(duì)口接待部門(mén)發(fā)起申請(qǐng)。如為原件外借查詢(xún)，檔案管理系統(tǒng)中應(yīng)設(shè)置借閱聲明，內(nèi)容包括借閱人為借出的檔案原件的直接責(zé)任人，有義務(wù)對(duì)檔案原件進(jìn)行妥善保管，對(duì)其完整負(fù)責(zé)等。(5)利用檔案一般只限在閱覽室查閱，因特殊情況確需外借者，應(yīng)妥善保管，用畢后立即歸還。(6)檔案利用者對(duì)檔案不得擅自轉(zhuǎn)借，不得折疊、剪貼或抽取、拆散，嚴(yán)禁在檔案上勾畫(huà)、涂抹、填注、加字、改字等。(9)凡外出工作和調(diào)離本單位的人員，外出和調(diào)離前須歸還所借檔案，否則不予辦理有關(guān)手續(xù)。五、會(huì)計(jì)檔案的借用流程（具體參照《檔案借閱流程》）（1）原則上會(huì)計(jì)檔案不得借出，如有特殊原因需在SOA內(nèi)填寫(xiě)“檔案借閱申請(qǐng)”，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司第一負(fù)責(zé)人或中心第一負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并報(bào)請(qǐng)集團(tuán)財(cái)務(wù)總部審核批準(zhǔn)后，可提供復(fù)印件。續(xù)借期為兩周。外部借閱的續(xù)借不得超過(guò)一次。（5）借用檔案責(zé)任人或部門(mén)發(fā)生借用檔案丟失的，當(dāng)事人必須在第一時(shí)間內(nèi)及時(shí)提交丟失報(bào)告并告知本部門(mén)負(fù)責(zé)人、中心負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)服務(wù)中心檔案管理部。三、檔案庫(kù)房除庫(kù)房管理員外，其他人不得擅自入內(nèi)。檔案庫(kù)房管理暫行規(guī)定第一章總則第一條 為了確保檔案的安全，最大限度的延長(zhǎng)檔案的壽命，加強(qiáng)檔案庫(kù)房的科學(xué)管理，有效地提供檔案信息為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際，特制定本規(guī)定。第五條 檔案庫(kù)房管理應(yīng)貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實(shí)做好檔案庫(kù)房?jī)?nèi)檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊(cè) 的各項(xiàng)管理，防治有害生物、防塵、防火、防盜、照明管理和檔案保管狀況檢查等方面的工作。第九條 嚴(yán)格執(zhí)行檔案進(jìn)出庫(kù)登記制度，維護(hù)檔案管理系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)出庫(kù)數(shù)據(jù)信息。第十二條 檔案庫(kù)房?jī)?nèi)不準(zhǔn)存放與檔案無(wú)關(guān)的紙張和其它易燃品，嚴(yán)禁在檔案室內(nèi)抽煙點(diǎn)火、打牌；禁止喝飲料及吃零食。第二章 各類(lèi)檔案入庫(kù)保管第十六條 檔案庫(kù)房管理人員應(yīng)根據(jù)檔案類(lèi)別和檔案系統(tǒng)(PDE)自動(dòng)生成的庫(kù)位號(hào)、貨架號(hào)等信息，將實(shí)物文檔整理，按照對(duì)應(yīng)信息排序上架。第十九條 底片、照片應(yīng)在能關(guān)閉的裝具中保存，如儲(chǔ)柜、抽屜、有門(mén)的書(shū)架或文件架等。第二十條 電子文件自形成時(shí)應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實(shí)性、完整性和有效性。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼兼容，應(yīng)進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時(shí)間不少于3年。必須在有關(guān)的設(shè)備上演示或檢測(cè)，云裝正常，無(wú)病毒。第三章 檔案保密規(guī)定第二十三條 檔案管理人員和利用者均應(yīng)樹(shù)立保密觀念，貫徹執(zhí)行《檔案法》和《保密法》，共同保守檔案機(jī)密。查閱、外借機(jī)密檔案要經(jīng)總裁辦及相關(guān)人員批準(zhǔn)。第三十條 利用者對(duì)所借檔案文件、圖紙等必須妥善保管，及時(shí)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)攜帶檔案資料探親訪友、出入公共場(chǎng)所。第四章 濕溫度控制第三十三條 檔案庫(kù)房（含膠片庫(kù)、磁帶庫(kù)）的溫度應(yīng)控制在14～24℃，有設(shè)備的庫(kù)房日變化幅度不超過(guò)正負(fù)2℃，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%～60%，有設(shè)備的庫(kù)房日變化幅度不超過(guò)正負(fù)5%。檔案柜架排列應(yīng)避免陽(yáng)光直射。建立定期蟲(chóng)霉檢查制度啊，發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)霉及時(shí)處理。第七章 防火與防盜第三十九條 檔案庫(kù)區(qū)必須配備適合檔案用的消防器材，并按設(shè)備要求定期檢查、更換。第四十一條 檔案庫(kù)房宜安裝火警及防盜報(bào)警裝置，并有切實(shí)可行的防盜措施。第九章 檔案保管狀況檢查第四十五條 在檔案庫(kù)房入口處統(tǒng)一設(shè)置庫(kù)房檔案存放索引（平面示意圖），檔案櫥柜應(yīng)有統(tǒng)一的反映存放檔案內(nèi)容的標(biāo)牌第四十六條 對(duì)檔案庫(kù)房各類(lèi)檔案應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)報(bào)告，并采取措施予以處理。保證檔案后期正常查閱。第五十三條 做好檔案的統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)掌握檔案和檔案工作情況，進(jìn)一步提高檔案工作的管理水平。第六十一條 分公司應(yīng)根據(jù)檔案類(lèi)型及分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)將歸檔電子數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)檔案系統(tǒng)內(nèi)自動(dòng)生成的庫(kù)位號(hào)、貨架號(hào)等信息，對(duì)應(yīng)實(shí)物檔案整理存放分公司檔案柜內(nèi)。檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊(cè)第六十三條 分公司檔案室應(yīng)保持室內(nèi)整潔，防治蟲(chóng)霉，除負(fù)責(zé)檔案專(zhuān)員外，嚴(yán)禁外人進(jìn)出入檔案室，檔案室內(nèi)應(yīng)設(shè)立“進(jìn)出登記簿”，注明進(jìn)出人姓名、日期、原因等相關(guān)信息。借閱人歸還檔案資料時(shí)，負(fù)責(zé)檔案人員應(yīng)及時(shí)將借閱檔案擺放回原處。第六十八條 總部應(yīng)定時(shí)對(duì)分公司檔案室狀況進(jìn)行檢查，可以通過(guò)拍照掃描上傳的方式檢查，檢查檔案室檔案是否按照檔案類(lèi)型進(jìn)行擺放，是否符合檔案管理規(guī)定。會(huì)計(jì)檔案管理不符合要求，管理混亂的。泄露財(cái)務(wù)秘密，對(duì)公司造成重大損失的。四、凡經(jīng)鑒定提出失去利用價(jià)值和超出保管期限的檔案要登記造冊(cè)，寫(xiě)出書(shū)面銷(xiāo)毀報(bào)告。八、為防止丟失泄密，應(yīng)派專(zhuān)人送往指定檔案銷(xiāo)毀部門(mén)銷(xiāo)毀。四、必須如實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)填報(bào)各種統(tǒng)計(jì)數(shù)字，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、拒報(bào)各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。二、工作內(nèi)容：根據(jù)總部規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案管理辦法，做好檔案資料的收集、歸檔和保密工作。第二篇：會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定1范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了xxxxxx會(huì)計(jì)檔案管理管理的管理職責(zé)、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核。財(cái)政部會(huì)第5號(hào)《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》。、復(fù)制利用工作，為全局經(jīng)營(yíng)管理工作服務(wù)。3)財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)：月度、季度、財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。應(yīng)由局財(cái)務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)(做到卷內(nèi)無(wú)裝訂金屬物，紙張無(wú)破損)，并編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案人員應(yīng)會(huì)同局財(cái)務(wù)部經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。、定期兩類(lèi)，定期保管期限分為3年、5年、15年、25年4類(lèi)。、銀行對(duì)帳單、固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后的卡片、月、度會(huì)計(jì)報(bào)表其保管期限定為5年。會(huì)計(jì)檔案人員和局財(cái)務(wù)部派員共同監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案；銷(xiāo)毀后，須在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況向局分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。不準(zhǔn)在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。本標(biāo)準(zhǔn)的檢查與考核還應(yīng)按xxxxxx有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。各部門(mén)、分公司、子公司的主要負(fù)責(zé)人為本部門(mén)、公司會(huì)計(jì)檔案的直接責(zé)任人。第六條 未按規(guī)定要求移交的會(huì)計(jì)檔案，責(zé)令限期改正；未按規(guī)定要求移交會(huì)計(jì)檔案造成損失的，按有關(guān)規(guī)定追究各部門(mén)、分公司、子公司主要負(fù)責(zé)人責(zé)任。一、基本原則凡在財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)活動(dòng)中，直接形成的具有保存利用價(jià)值的文字材料、憑證、帳簿、報(bào)表等材料，均屬會(huì)計(jì)檔案。具體范圍和保管期限見(jiàn)附件。堅(jiān)持由部門(mén)立卷歸檔原則，由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將積累文件材料按歸檔要求組卷成冊(cè)，移交給專(zhuān)（兼）職檔案員歸總后移交校檔案館。189會(huì)計(jì)憑證裝訂前要對(duì)會(huì)計(jì)注意應(yīng)把憑證的左上角或左側(cè)面讓出來(lái)，以便裝訂后，還可以展開(kāi)查閱。會(huì)計(jì)憑證裝訂的要求是既美觀大方又便于翻閱，所以在裝訂時(shí)要先設(shè)計(jì)好裝訂冊(cè)數(shù)及每?jī)?cè)的厚度。卷內(nèi)材料一律拆掉金屬物，分別用線(xiàn)裝訂，對(duì)破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)；各種材料大小均為16開(kāi)（憑證除外），圖表按此規(guī)格疊成手風(fēng)琴式。移交檔案時(shí)，交接雙方必須當(dāng)面檢查驗(yàn)收，檢查文件材料是否完整、齊全，排列、書(shū)寫(xiě)是否符合要求，標(biāo)題是否確切。四、歸檔時(shí)間財(cái)會(huì)綜合性文件材料在次年六月底前立卷歸檔；財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)性材料實(shí)行隔年移交制度：在次年一季度內(nèi)整理組卷，由管理科保管三年后移交校檔案館。二、會(huì)計(jì)檔案管理要執(zhí)行《中國(guó)科學(xué)院公共事務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)》中的會(huì)計(jì)檔案建檔規(guī)范的規(guī)定，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化建設(shè)。五、歸檔辦法財(cái)務(wù)管理處將當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案按歸檔要求整理立卷，編制保管清冊(cè)，在財(cái)務(wù)部門(mén)保管一年后，移交所檔案室保管。檔案室對(duì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)管理，做到存放有序，查找方便。會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn)要銷(xiāo)毀時(shí)，要嚴(yán)格審查，編造銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)主管所長(zhǎng)簽批后方可銷(xiāo)毀。