【正文】 。除非特殊情況（例如監(jiān)管機構(gòu)要求查看檔案原件），一般不原件外借查檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊閱。如為原件外借查詢，檔案管理系統(tǒng)中應(yīng)設(shè)置借閱聲明，內(nèi)容包括借閱人為借出的檔案原件的直接責任人，有義務(wù)對檔案原件進行妥善保管，對其完整負責等。此聲明要求借閱人員在系統(tǒng)中簽認。系統(tǒng)中應(yīng)選擇為內(nèi)部借閱或外部借閱。(4)實物檔案只提供電子檔案利用，一般不提供原件使用，如特殊需要，需經(jīng)總裁辦審批后辦理利用手續(xù)。(5)利用檔案一般只限在閱覽室查閱，因特殊情況確需外借者，應(yīng)妥善保管，用畢后立即歸還。各中心各部門借閱檔案期限一般為一周，最長不得超過兩周。各分子公司需要利用檔案期限一般為一個月，最長不得超過兩個月。如在兩個月內(nèi)不能歸還，需在SOA內(nèi)從新提交檔案借閱申請并注明特殊原因，為保證檔案完整性，利用人只可續(xù)約一次。(6)檔案利用者對檔案不得擅自轉(zhuǎn)借，不得折疊、剪貼或抽取、拆散，嚴禁在檔案上勾畫、涂抹、填注、加字、改字等。如發(fā)現(xiàn)上述問題，檔案管理人員應(yīng)及時追查當事人的責任。(7)檔案利用者退還檔案時，檔案管理人員應(yīng)當面核點，確認無誤后方可注銷登記，如發(fā)現(xiàn)有缺頁、缺卷等現(xiàn)象，應(yīng)立即追查處理。(8)利用者借閱檔案后，應(yīng)辦理退還手續(xù)，并認真填寫《檔案利用效果登記表》。(9)凡外出工作和調(diào)離本單位的人員，外出和調(diào)離前須歸還所借檔案，否則不予辦理有關(guān)手續(xù)。(10)檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案利用效果登記表》，每年對檔案利用情況進行一次統(tǒng)計分析。借閱使用規(guī)范：（1）查閱和復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封、抽換、污染、撕毀。（2）查閱的檔案資料必須妥善保管、不得帶出檔案查閱室。五、會計檔案的借用流程（具體參照《檔案借閱流程》）（1）原則上會計檔案不得借出，如有特殊原因需在SOA內(nèi)填寫“檔案借閱申請”，經(jīng)部門負責人、公司第一負責人或中心第一負責人批準，并報請集團財務(wù)總部審核批準后，可提供復印件。（2）公司以外人員一律不得借出公司檔案。（3）對于各分子公司因外部原因，需要借用各類原件的，應(yīng)當提前兩天SOA申請，檔案管理部負責整理并寄出查詢資料，必要時，檔案管理部可以派專人送達。六、會計檔案的歸還流程：（1）原則上原件內(nèi)部借閱期限為兩周，如兩周結(jié)束后仍未使用完畢，應(yīng)攜帶檔案原件前往檔案管理部申請續(xù)借。續(xù)借期為兩周。內(nèi)部部借閱的續(xù)借不得超過一次。（2）如果為外部借閱（例如監(jiān)管機構(gòu)查閱），借閱期限為一個月，如一個月結(jié)束后仍未檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊使用完畢，應(yīng)由外部機構(gòu)開具證明進行續(xù)借。續(xù)借期為一個月。外部借閱的續(xù)借不得超過一次。如發(fā)生特殊情況（例如法律訴訟、稅務(wù)糾紛），在續(xù)借期滿后仍需使用的，需由總裁辦審批。（3）檔案管理部檔案管理專員對歸還、外借的檔案資料要對照清單進行驗收，填寫回執(zhí)單并回傳。（4）對于檔案在外借期間時間較長的，檔案管理員應(yīng)每隔2周與借用相關(guān)部門負責人或經(jīng)辦人以郵件的形式確認一次，重點確認歸還時間、資料完整性、經(jīng)辦人是否在職。（5）借用檔案責任人或部門發(fā)生借用檔案丟失的，當事人必須在第一時間內(nèi)及時提交丟失報告并告知本部門負責人、中心負責人及財務(wù)服務(wù)中心檔案管理部。在丟失資料為解決前，除財務(wù)總部特批外，不再受理丟失部門或公司辦理檔案借閱、借用手續(xù)。檔案保密制度一、檔案工作人員要遵守職業(yè)道德，嚴守企業(yè)秘密，不準向外泄露有關(guān)機密性內(nèi)容，不該說的絕對不說，不該借的絕對不借，不該復制的絕對不復制。二、經(jīng)常進行保密教育，不斷提高檔案人員的保密意識。三、檔案庫房除庫房管理員外，其他人不得擅自入內(nèi)。四、借閱檔案人員要在指定的地點查閱檔案。五、利用企業(yè)重要檔案，應(yīng)嚴守企業(yè)秘密，不得擅自抄錄，復制和對外公布。六、凡因違反檔案保密制度，造成失、泄密制度，應(yīng)視情節(jié)輕重，給預批評教育及相應(yīng)的罰款，直至追究法律責任。檔案庫房管理暫行規(guī)定第一章總則第一條 為了確保檔案的安全，最大限度的延長檔案的壽命，加強檔案庫房的科學管理，有效地提供檔案信息為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，結(jié)合集團實際，特制定本規(guī)定。第二條 檔案是指集團在各項工作、活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。第三條 加強對檔案工作的領(lǐng)導，明確檔案管理機構(gòu)，配備檔案管理人員，為檔案工作提供必備的條件。第四條 檔案工作的基本原則：集中統(tǒng)一地管理集團全部檔案，維護檔案的完整與安全，便于各項工作的利用。第五條 檔案庫房管理應(yīng)貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實做好檔案庫房內(nèi)檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊 的各項管理，防治有害生物、防塵、防火、防盜、照明管理和檔案保管狀況檢查等方面的工作。第一章 基本要求第六條 檔案庫房管理工作，應(yīng)有專人負責，建立健全檔案庫房管理規(guī)章制度。第七條 檔案庫房鑰匙需由專人（庫房管理員）妥善保管，休息時交接本組值班人員，其他人員不允許私拿鑰匙進出檔案庫房，非檔案工作人員未經(jīng)許可，謝絕入內(nèi)，如有特殊情況入內(nèi)需得到中心負責人同意方可入內(nèi)。第八條 檔案庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置庫房“進出登記本”，凡進出檔案庫房人員必需辦理登記手續(xù)，注明進出人姓名、日期、時間、目的等相關(guān)信息內(nèi)容。第九條 嚴格執(zhí)行檔案進出庫登記制度，維護檔案管理系統(tǒng)內(nèi)進出庫數(shù)據(jù)信息。第十條 檔案管理人員嚴格遵循安全和保密制度，定期檢查檔案柜、庫，排查隱患，發(fā)現(xiàn)問題及時報告上級領(lǐng)導。第十一條 檔案庫房不得接待親朋好友和閱檔人員，檔案庫房管理員每天上下班都要嚴格檢查門窗柜鎖。檔案管理人員應(yīng)保持庫房的清潔衛(wèi)生，離開庫房要及時關(guān)門上鎖，每日下班前要進行安全檢查，切斷電源，關(guān)好門窗。第十二條 檔案庫房內(nèi)不準存放與檔案無關(guān)的紙張和其它易燃品，嚴禁在檔案室內(nèi)抽煙點火、打牌；禁止喝飲料及吃零食。第十三條 檔案管理系統(tǒng)根據(jù)檔案類型，對每冊檔案生成特定條碼記錄，做好系統(tǒng)內(nèi)條碼管理，實物需對應(yīng)系統(tǒng)條碼信息，維護實物冊上條碼標簽，標簽上不能有劃痕、折皺、污漬等污跡，影響條碼槍的正常使用。第十四條 檔案庫房內(nèi)應(yīng)定期打掃，貯存庫房應(yīng)保持整齊、清潔，應(yīng)有嚴格的使用和存放規(guī)則，做到防塵工作。第十五條 檔案庫房管理專員從貨架內(nèi)借出或歸還檔案時，應(yīng)將貨架回復到原有狀態(tài)，保持庫房內(nèi)貨架整齊。第二章 各類檔案入庫保管第十六條 檔案庫房管理人員應(yīng)根據(jù)檔案類別和檔案系統(tǒng)(PDE)自動生成的庫位號、貨架號等信息，將實物文檔整理，按照對應(yīng)信息排序上架。(參照《檔案分類》和《檔案庫位、貨架號生成規(guī)則》)。第十七條 以集團全部檔案為對象，依據(jù)本集團職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，現(xiàn)將財務(wù)檔案分為：憑證類、稅務(wù)資料類、供應(yīng)商對賬和結(jié)算檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊類、合同以及招標類、主數(shù)據(jù)類、會計報表賬冊類、公司工商資料、董事會資料、內(nèi)部審計/稽核資料、銀行資料、輔助臺帳類和歷史電子備份文檔12類。第十八條 會計檔案遵循《蘇寧會計檔案管理制度》，按“卷”整理，按年度——類別，或類別——年度，全宗（即公司代碼），之后月份，保管期限按照長短分別排架。第十九條 底片、照片應(yīng)在能關(guān)閉的裝具中保存，如儲柜、抽屜、有門的書架或文件架等。貯存柜架應(yīng)采用不可燃、耐腐蝕的材料，避免使用木制及類似材料。木制材料易燃燒、易腐蝕，還可能揮發(fā)出某些有害氣體，促使底片、照片老化或褪色。貯存柜架的噴涂用料應(yīng)穩(wěn)定耐用且對貯存的底片、照片無有害影響。第二十條 電子文件自形成時應(yīng)有嚴格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實性、完整性和有效性。歸檔電子文件存在其他載體形式的文件時，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。電子文件歸檔將電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲格式和位置暫時保持不變。第二十一條 歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門每年應(yīng)對電子文件的讀取，處理設(shè)備的 更新情況進行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認庫存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼兼容，應(yīng)進行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時間不少于3年。保留期滿后對可擦寫載體清除后重復使用，不可清除內(nèi)容的載體應(yīng)按保密要求進行