【正文】 第一篇：會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊(cè)目 錄...................................................................................................1...............................................................................................1 會(huì)計(jì)檔案保管制度...............................................................................................2 會(huì)計(jì)檔案借閱制度...............................................................................................2 會(huì)計(jì)檔案保密制度...............................................................................................5 會(huì)計(jì)檔案庫房管理制度.......................................................................................5 會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀制度.....................................................................................12 會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)制度.............................................................................................12 分子公司兼職檔案人員工作制度.....................................................................12 檔案歸檔制度一、凡是公司經(jīng)營、建設(shè)、管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件資料都必須按照相關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理制度進(jìn)行管理。二、各部門將文件資料的形成、積累、整理和歸檔工作，納入各項(xiàng)工作計(jì)劃和管理工作程序中，納入部門和人員職責(zé)范圍，納入績效考核。三、各類檔案需按照會(huì)計(jì)檔案各類型整理規(guī)范及裝訂要求立卷歸檔。四、各部門工作人員因公外出或離職等原因，如有查閱未歸檔資料和需移交資料，請(qǐng)?jiān)谕獬銮皩⑾嚓P(guān)資料及時(shí)向檔案部門歸檔。五、歸檔資料應(yīng)內(nèi)容完整，字跡清晰可見，裝訂整齊美觀，符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)等要求。傳真件需復(fù)印后歸檔。六、對(duì)于光盤、磁盤等資料應(yīng)按照特定存放條件去歸檔。七、所有歸檔的文件材料應(yīng)編制移交目錄一式兩份，交接時(shí)雙方應(yīng)在移交目錄上簽字，各存一份備查。八、檔案工作必須按照本公司會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定及會(huì)計(jì)檔案裝訂要求，將檔案資料認(rèn)真分類、整理、歸檔入庫，無特殊情況不得延誤檔案的整理和歸檔時(shí)間。九、檔案人員應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)檔案資料的外借情況，對(duì)超出規(guī)定時(shí)間的未歸還檔案，應(yīng)告知借閱人走續(xù)借流程，如無續(xù)借應(yīng)及時(shí)將檔案歸檔入庫。十、檔案整理是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，檔案人員在檔案整理工作中，必須按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，貫徹落實(shí)企業(yè)檔案管理規(guī)定，認(rèn)真執(zhí)行公司的檔案分類細(xì)則、檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊(cè)嚴(yán)格要求的進(jìn)行檔案的整理和加工，確保歸檔質(zhì)量。檔案保管制度一、集團(tuán)總部是保存企業(yè)檔案的中心，在各分公司及財(cái)務(wù)服務(wù)中心保存的檔案在規(guī)定的保管期限到期后，按規(guī)定向集團(tuán)總部移交。任何人不得私自保留企業(yè)檔案。二、保存檔案必須有符合要求的專用庫房，確保檔案的安全。三、存放檔案必須具備專用柜、架，排列方法科學(xué)有序；各類檔案必須按類別、按公司排架，柜、架應(yīng)注明標(biāo)識(shí)，方便利用，便于存取。四、檔案人員需熟悉檔案庫存情況，每年對(duì)庫藏檔案進(jìn)行核對(duì)，做到帳物相符。如發(fā)現(xiàn)有誤，應(yīng)立即更正。對(duì)破損和變質(zhì)檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。五、電子檔案、聲像檔案等按照各自的管理辦法執(zhí)行。六、庫藏檔案遇有移交、銷毀等情況時(shí)需注明原因，并保存依據(jù)。檔案借閱、借用暫行規(guī)定根據(jù)集團(tuán)財(cái)務(wù)有關(guān)管理制度、檔案管理的相關(guān)要求，在財(cái)務(wù)共享模式下，對(duì)有關(guān)財(cái)務(wù)檔案資料的借閱、復(fù)印、借用及歸還等方面制定以下操作規(guī)范：一、會(huì)計(jì)檔案的密級(jí)分類：秘密文檔是指在一定時(shí)期內(nèi)形成的所有財(cái)務(wù)資料。如各類會(huì)計(jì)憑證、對(duì)賬資料等。機(jī)密指涉及的內(nèi)容在一定時(shí)期內(nèi)不能為眾多人所知，如果泄露將給公司的正常經(jīng)營造成一定影響和損失的財(cái)務(wù)資料。如合同、納稅申報(bào)表等。絕密指涉及的內(nèi)容在一定的時(shí)期內(nèi)只能為相關(guān)的少數(shù)人所知，如果泄露將給公司造成嚴(yán)重影響和損失的財(cái)務(wù)資料。如公司的對(duì)外投資報(bào)告、未經(jīng)正式披露的合并財(cái)務(wù)報(bào)表等。二、會(huì)計(jì)檔案的查閱范圍：參照《檔案分類和關(guān)鍵字段信息》三、會(huì)計(jì)檔案查閱、借用的基本規(guī)則：總部各部門只能查閱、復(fù)印、借用本部門歸檔的秘密文檔資料；需要查閱、借用其他中心（公司）資料的，需經(jīng)中心總監(jiān)審批、財(cái)務(wù)總部同意方可。分、子公司可以查閱、復(fù)印、借用屬于本單位歸檔的秘密文檔資料。任何中心（公司）或部門查閱、復(fù)印、外借機(jī)密文檔資料的，必需經(jīng)財(cái)務(wù)規(guī)劃中心會(huì)計(jì)管理部審批。任何中心（公司）或部門查閱、復(fù)印、外借絕密文檔資料的，必需經(jīng)財(cái)務(wù)總部負(fù)責(zé)人審批。外單位查閱、復(fù)印歸檔資料，除按上述要求辦理手續(xù)外，需要出具相關(guān)證明（身份證、委托證明、介紹信等）、同時(shí)還必須有我司陪同人員。檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊(cè)四、會(huì)計(jì)檔案的查閱、利用：借閱申請(qǐng)（1）本公司人員需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，需在SOA內(nèi)填寫“檔案借閱申請(qǐng)”，并由查閱方提出查閱申請(qǐng)，寫清查閱內(nèi)容的用途、檔案的種類、所屬公司和檔案的年度、查閱的時(shí)間（日期），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、公司第一負(fù)責(zé)人或中心第一負(fù)責(zé)人，檔案管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，憑本人工作證在檔案管理部檔案閱覽室查閱。（2）外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案，由對(duì)口接待部門負(fù)責(zé)發(fā)起SOA申請(qǐng)，經(jīng)審批后，由我司對(duì)口接待部門人員陪同，方能由檔案管理人員接待查閱。原則上，查閱申請(qǐng)應(yīng)提前一天予以申請(qǐng)，以便工作安排。檔案管理部管理人員需核對(duì)身份證明。借閱服務(wù)：（1）檔案管理人員根據(jù)借閱人提供的有效借閱申請(qǐng)表提供借閱服務(wù)，查閱人在檔案管理部檔案閱覽室進(jìn)行檔案查閱，未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫房。（2）查閱檔案資料需要復(fù)印的，一般由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印、移交復(fù)印件并登記。（3）檔案管理部人員應(yīng)根據(jù)“會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)印申請(qǐng)單”，定期（一月一次）建立會(huì)計(jì)檔案查閱臺(tái)帳，填寫檔案查閱情況及利用效果。（4）閱覽室內(nèi)必須保持安靜，不得大聲喧嘩、抽煙。（5）檔案管理人員必須有專人全程陪同在檔案閱覽室。（6）正常情況下，檔案借閱時(shí)間規(guī)定如下：星期一至星期五，上午9：30—11：40，下午：1：40—6：00 星期六、星期天，上午10：00—11：30，下午：2：00—5：00檔案利用(1)一般檔案的利用需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，利用與本部門業(yè)務(wù)無關(guān)的檔案需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同審批。(2)密級(jí)檔案利用需經(jīng)總裁辦簽字審批。(3)會(huì)計(jì)檔案的利用按照以下程序進(jìn)行辦理：（一）公司內(nèi)部財(cái)務(wù)人員、結(jié)算人員只能利用與本工作職責(zé)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容。（二）公司內(nèi)部其他部門人員利用會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)在SOA系統(tǒng)內(nèi)填寫“檔案借閱申請(qǐng)單”并經(jīng)申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人共同審批后辦理借閱手續(xù)。（具體見檔案借閱審批流程。）如外單位人員（例如監(jiān)管機(jī)構(gòu)、審計(jì)人員、法律部門、第三方顧問）因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案，由對(duì)口接待部門發(fā)起申請(qǐng)。在系統(tǒng)調(diào)閱申請(qǐng)中應(yīng)選擇調(diào)閱方式：在線查閱、現(xiàn)場查閱、復(fù)印/掃描查閱以及原件外借查閱。原則上電子檔案（公文、影印資料）應(yīng)選用在線查閱方式，實(shí)物檔案可選擇現(xiàn)場查閱、復(fù)印/掃描查閱