【文章內(nèi)容簡介】 處置。第二十二條 磁性載體文件系指以磁性材料（如計算機(jī)磁帶、軟磁盤、錄像帶、錄音帶）為信息載體的文件。歸檔的磁性載體文件必須是可讀文件。必須在有關(guān)的設(shè)備上演示或檢測，云裝正常，無病毒。清潔，無劃傷，確保文件的完整性和內(nèi)容的準(zhǔn)確性。磁性載體文件的保管形式應(yīng)以盒、盤為單位。磁帶（軟磁盤）套、盒上需標(biāo)注帶（盤）編號、檔號、軟件名稱、版本號、文件數(shù)、密級、編制人、編制日期等標(biāo)識。第三章 檔案保密規(guī)定第二十三條 檔案管理人員和利用者均應(yīng)樹立保密觀念，貫徹執(zhí)行《檔案法》和《保密法》，共同保守檔案機(jī)密。第二十四條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密；應(yīng)當(dāng)具備檔案專業(yè)知識和相關(guān)專業(yè)知識，接受專業(yè)知識的繼續(xù)教育和培訓(xùn)。第二十五條 檔案人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密規(guī)定，做到不失密、不泄密，不損害集團(tuán)利益，確保檔案的安全和完整，檔案工作人員應(yīng)簽訂《保密協(xié)議》。檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊第二十六條 對各類檔案均應(yīng)按規(guī)定的范圍進(jìn)行查閱、外借，嚴(yán)格履行調(diào)閱手續(xù)。查閱、外借機(jī)密檔案要經(jīng)總裁辦及相關(guān)人員批準(zhǔn)。第二十七條 因工作需要，凡經(jīng)批準(zhǔn)允許摘錄、復(fù)制的檔案材料的，須經(jīng)檔案管理員核對無誤，登記備案后方能生效。第二十八條 對機(jī)密檔案要嚴(yán)格管理，不得將機(jī)密檔案私自帶出檔案室或外傳，對機(jī)密檔案內(nèi)容不得自行摘抄、拍照、翻印或復(fù)制。第二十九條 凡涉及檔案機(jī)密的人員一律不準(zhǔn)在家庭、子女及無關(guān)人員面前談?wù)撚嘘P(guān)檔案機(jī)密內(nèi)容，不得在普通電話和私人通信中暴露檔案機(jī)密。第三十條 利用者對所借檔案文件、圖紙等必須妥善保管，及時在規(guī)定期限內(nèi)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)攜帶檔案資料探親訪友、出入公共場所。第三十一條 對保管期滿、失去保存價值的檔案文件要按規(guī)定流程進(jìn)行銷毀，不得以廢紙出售。第三十二條 發(fā)生失密、泄密和檔案被盜事件時，要立即報告主管領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)事者要寫出書面報告。對違反保密規(guī)定、造成失泄密和被盜密者，應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。第四章 濕溫度控制第三十三條 檔案庫房（含膠片庫、磁帶庫）的溫度應(yīng)控制在14～24℃，有設(shè)備的庫房日變化幅度不超過正負(fù)2℃，相對濕度應(yīng)控制在45%～60%，有設(shè)備的庫房日變化幅度不超過正負(fù)5%。第三十四條 庫房內(nèi)外濕溫度應(yīng)定時測記，一般每天兩次，掌握溫濕度變化情況，隨時予以控制調(diào)節(jié)。注意積累庫房溫度變化的資料，每年進(jìn)行一次而綜合分析，以便掌握庫內(nèi)外溫濕度變化規(guī)律，制定綜合管理計劃。第三十五條 檔案柜架應(yīng)與墻壁保持一定距離（一般柜背與墻不小于10厘米，柜側(cè)間不小于60厘米），成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風(fēng)降濕。檔案柜架排列應(yīng)避免陽光直射。柜架間的通道間距不少于80cm，柜架間的通道應(yīng)為可迂回式。檔案排架應(yīng)按照從左至右、自上而下的方法，系統(tǒng)反映檔案類目設(shè)置的具體順序。第五章 蟲霉防治與除塵第三十六條 會計檔案做到防水漬、防潮、防暴曬、防蟲蛀、防鼠咬。建立定期蟲霉檢查制度啊，發(fā)現(xiàn)蟲霉及時處理。第三十七條 配備吸塵器，加密封門或過渡門，除塵與防塵相結(jié)合。有條件的檔案庫檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊房可設(shè)置空氣過濾裝置，防止污染氣體進(jìn)入庫房。第三十八條 新進(jìn)檔案庫的檔案應(yīng)除塵后方能入庫。第七章 防火與防盜第三十九條 檔案庫區(qū)必須配備適合檔案用的消防器材，并按設(shè)備要求定期檢查、更換。檔案工作人員應(yīng)掌握消防相關(guān)知識，會使用消防器材，定期對庫房管理人員進(jìn)行消防知識的培訓(xùn)。第四十條 安全使用電器設(shè)備，定期檢查電器線路。庫內(nèi)嚴(yán)禁明火裝置和使用電爐及存放易燃易爆物品。第四十一條 檔案庫房宜安裝火警及防盜報警裝置，并有切實(shí)可行的防盜措施。第八章照明管理第四十二條 檔案庫房宜選用白熾燈做人工照明光源，如采用熒光燈時，應(yīng)對紫外線進(jìn)行過濾。第四十三條 檔案庫房不宜采用自然光源，有外窗時應(yīng)有窗簾、窗板等遮陽措施。第四十四條 檔案在任何情況下均應(yīng)避免陽光直射。第九章 檔案保管狀況檢查第四十五條 在檔案庫房入口處統(tǒng)一設(shè)置庫房檔案存放索引（平面示意圖），檔案櫥柜應(yīng)有統(tǒng)一的反映存放檔案內(nèi)容的標(biāo)牌第四十六條 對檔案庫房各類檔案應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告，并采取措施予以處理。第四十七條 每年定期對檔案庫房內(nèi)檔案進(jìn)行一次抽樣檢查，掌握檔案保管情況，為科學(xué)管理積累資料，維護(hù)檔案的完整與安全，便于集團(tuán)內(nèi)各項工作的利用。第四十八條 檔案利用者或檔案管理人員因某種原因造成檔案遺失、檔案污染及檔案毀損等危害公司利益的行為，視危害程度給以相應(yīng)處罰。第四十九條 檔案管理人員需對受污染及損害的檔案，進(jìn)行檔案的修復(fù)、復(fù)制等工作。保證檔案后期正常查閱。第十章 檔案統(tǒng)計規(guī)定第五十條 嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國統(tǒng)計法》認(rèn)真做好檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊地填報本單位檔案工作基本情況統(tǒng)計表。第五十一條 及時對檔案的收進(jìn)、移出、銷毀和實(shí)存數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計。第五十二條 認(rèn)真做好檔案的整理、鑒定、保管和利用等業(yè)務(wù)工作情況的統(tǒng)計。第五十三條 做好檔案的統(tǒng)計分析，及時掌握檔案和檔案工作情況，進(jìn)一步提高檔案工作的管理水平。第十一章 各中心、部門兼職檔案員工作職責(zé)第五十四條 兼職檔案員業(yè)務(wù)上受集團(tuán)辦檔案室指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查，行政上受本部門領(lǐng)導(dǎo)；第五十五條 認(rèn)真執(zhí)行檔案工作的各項法律、法規(guī)及相關(guān)制度；第五十六條 負(fù)責(zé)本中心、部門各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，做到歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、及時、規(guī)范；第五十七條 參加本單位組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)及其他有關(guān)檔案工作的各項活動；第五十八條 兼職檔案員離崗、離職時，須嚴(yán)格履行交接手續(xù)；并及時將變更的兼職檔案員名單上報至檔案室備案。第五十九條 完成檔案室交辦的其他工作，對不按規(guī)定收集、整理、移交檔案的，將給予通報批評。第十二章 分公司檔案室日常管理規(guī)定第六十條 各分公司檔案室可參照以上各規(guī)定檔案庫房相關(guān)管理規(guī)定。第六十一條 分公司應(yīng)根據(jù)檔案類型及分類標(biāo)準(zhǔn)將歸檔電子數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)檔案系統(tǒng)內(nèi)自動生成的庫位號、貨架號等信息，對應(yīng)實(shí)物檔案整理存放分公司檔案柜內(nèi)。按從左至右，從上至下順序排列檔案歸檔。加盟分公司、注銷公司相關(guān)會計檔案資料按照相關(guān)規(guī)定整理統(tǒng)一收回總部歸檔。第六十二條 分公司應(yīng)指定專人（綜合會計）負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、統(tǒng)計、鑒定、保管及利用工作，具體細(xì)則參見總部檔案類型的各種規(guī)范要求。檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊第六十三條 分公司檔案室應(yīng)保持室內(nèi)整潔，防治蟲霉，除負(fù)責(zé)檔案專員外，嚴(yán)禁外人進(jìn)出入檔案室，檔案室內(nèi)應(yīng)設(shè)立“進(jìn)出登記簿”，注明進(jìn)出人姓名、日期、原因等相關(guān)信息。第六十四條 利用者對所借檔案文件、圖紙等必須妥善保管，及時歸還，不得轉(zhuǎn)借他人，嚴(yán)禁攜帶檔案資料探親訪友、出入公共場所，嚴(yán)禁在檔案資料內(nèi)勾畫、涂抹、填注、加字、改字等，不得折疊、剪貼或抽取、拆散檔案資料，保證檔案資料的完整性。如發(fā)現(xiàn)上述問題，檔案管理人員應(yīng)及時追查當(dāng)事人的責(zé)任，并及時上報總部檔案負(fù)責(zé)人。第六十五條 查閱人不能在檔案室進(jìn)行檔案查閱，只能在閱覽室查閱，未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案室。借閱人歸還檔案資料時，負(fù)責(zé)檔案人員應(yīng)及時將借閱檔案擺放回原處。第六十六條 凡外出工作和調(diào)離本單位的人員，外出和調(diào)離前須歸還所借檔案，否則不予辦理相關(guān)手續(xù)。檔案利用者退還檔案時，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)面核點(diǎn)，確認(rèn)無誤后方可注銷登記，如發(fā)現(xiàn)有缺頁、缺卷等現(xiàn)象，應(yīng)立即追查處理。第六十七條 分公司兼職檔案員離崗、離職時，須嚴(yán)格履行交接手續(xù)；并及時將變更的兼職檔案員名單上報至檔案室備案。第六十八條 總部應(yīng)定時對分公司檔案室狀況進(jìn)行檢查，可以通過拍照掃描上傳的方式檢查，檢查檔案室檔案是否按照檔案類型進(jìn)行擺放，是否符合檔案管理規(guī)定。檢查檔案的裝訂是否符合要求等。第六十九條 分公司檔案室應(yīng)嚴(yán)格按照檔案庫房管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十三章 罰 則第七十條 有下列情況和行為的，按照集團(tuán)公司有關(guān)規(guī)定對責(zé)任人員實(shí)行經(jīng)濟(jì)、行政處罰，情節(jié)嚴(yán)重者依法追究法律責(zé)任。會計檔案管理不符合要求，管理混亂的。未按規(guī)定移交、保管會計資料，致使會計資料損