會(huì)計(jì)檔案管理職責(zé)-資料下載頁(yè)
2024-11-04 00:21本頁(yè)面
【正文】 傳明，《管理學(xué)原理與方法》，上海復(fù)旦大學(xué)出版社，2003年11月竇曉光，《努力建設(shè)具有中國(guó)特色的檔案管理體制轉(zhuǎn)型期的檔案管理體制改個(gè)研究之二》，檔案學(xué)通訊，2006年1月第五篇：會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定為提高我校財(cái)會(huì)檔案工作質(zhì)量和科學(xué)管理水平，充分發(fā)揮財(cái)會(huì)檔案的作用，逐步實(shí)現(xiàn)財(cái)會(huì)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合我校實(shí)際，特制定本規(guī)定。一、基本原則凡在財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)活動(dòng)中，直接形成的具有保存利用價(jià)值的文字材料、憑證、帳簿、報(bào)表等材料，均屬會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則，確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用；財(cái)會(huì)檔案必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系。嚴(yán)格實(shí)行部門(mén)立卷制度，應(yīng)明確一名專(zhuān)（兼）人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作，并納入職責(zé)范圍之中。二、歸檔范圍歸檔主要內(nèi)容：包括綜合管理、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、工資清冊(cè)等材料。具體范圍和保管期限見(jiàn)附件。歸檔重點(diǎn)：會(huì)計(jì)活動(dòng)中各個(gè)階段形成的不同類(lèi)型具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件材料。不歸檔的文件材料：上級(jí)有關(guān)財(cái)務(wù)普發(fā)性（非專(zhuān)指高校）、不辦的文件；未定稿的文件；重份文件及校內(nèi)其他單位發(fā)來(lái)的文件；未生效的合同、協(xié)議、單據(jù)；無(wú)考查利用價(jià)值的一般性、臨時(shí)性文件；與校外單位交換來(lái)的材料。三、歸檔要求歸檔的財(cái)會(huì)文件材料必須字跡工整，格式統(tǒng)一，簽字手續(xù)完備，一律用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書(shū)寫(xiě)，禁止用圓珠筆、鉛筆和純藍(lán)墨水書(shū)寫(xiě)。堅(jiān)持由部門(mén)立卷歸檔原則，由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將積累文件材料按歸檔要求組卷成冊(cè)，移交給專(zhuān)（兼）職檔案員歸總后移交校檔案館。遵循會(huì)計(jì)文件材料形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持其有機(jī)聯(lián)系，按照會(huì)計(jì)時(shí)間進(jìn)行組卷，不同不能組成一卷；各種記帳憑證按時(shí)間順序整理，組成一卷或多卷。案卷封面標(biāo)題要簡(jiǎn)明、確切；卷內(nèi)目錄表按格式填寫(xiě)；頁(yè)號(hào)編排，無(wú)論單面或雙面，只要有書(shū)寫(xiě)文字，均應(yīng)一面編寫(xiě)一個(gè)頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)位置在非裝訂線一側(cè)下角?；铐?yè)賬應(yīng)抽掉空白頁(yè)，會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)抄寫(xiě)卷內(nèi)目錄，然后按卷冊(cè)加封面裝訂。189會(huì)計(jì)憑證裝訂前要對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行排序、粘貼和折疊。因?yàn)樵紤{證的紙張面積與記賬憑證的紙張面積不可能全部一樣，有時(shí)前者大于后者，有時(shí)前者小于后者，這就需要會(huì)計(jì)人員在制作會(huì)計(jì)憑證時(shí)對(duì)原始憑證加以適當(dāng)整理，以便下一步裝訂成冊(cè)。對(duì)于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證，可按記賬憑證的面積尺寸，先自右向后，再自下向后兩次折疊。注意應(yīng)把憑證的左上角或左側(cè)面讓出來(lái)，以便裝訂后，還可以展開(kāi)查閱。對(duì)于紙張面積過(guò)小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先按一定次序和類(lèi)別排列，再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上，粘貼時(shí)宜用膠水。證票應(yīng)分張排列，同類(lèi)、同金額的單據(jù)要粘在一起；同時(shí)，在一旁注明張數(shù)和合計(jì)金額。如果是板狀票證，可以將票面票底輕輕撕開(kāi)，厚紙板棄之不用。會(huì)計(jì)憑證裝訂的要求是既美觀大方又便于翻閱，所以在裝訂時(shí)要先設(shè)計(jì)好裝訂冊(cè)數(shù)及每?jī)?cè)的厚度。一般來(lái)說(shuō)，一本憑證，厚度以1．5至2．ocm為宜，太厚了不便于翻閱核查，太薄了又不利于戳立放置。憑證裝訂冊(cè)數(shù)可根據(jù)憑證多少來(lái)定，原則上以月份為單位裝訂，每月訂成一冊(cè)或若干冊(cè)。有些單位業(yè)務(wù)量小，憑證不多，把若干個(gè)月份的憑證合并訂成一冊(cè)就可以，只要在憑證封面注明本冊(cè)所含的憑證月份即可。卷內(nèi)材料一律拆掉金屬物，分別用線裝訂，對(duì)破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)；各種材料大小均為16開(kāi)（憑證除外），圖表按此規(guī)格疊成手風(fēng)琴式。字跡模糊、擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，熱敏紙傳真件不得直接存檔。會(huì)計(jì)憑證必須包角并在背面粘貼處加蓋裝訂人私章。封面填寫(xiě)包括憑證種類(lèi)： XX本月共 冊(cè)之第 冊(cè) 本冊(cè)號(hào)數(shù)： 自 號(hào)起至 號(hào) 本冊(cè)日期： 自 月 日起至 月 日止單位名稱(chēng)： 在會(huì)計(jì)主管： 會(huì)計(jì)： 裝訂：三項(xiàng)加蓋私章。移交檔案時(shí)，交接雙方必須當(dāng)面檢查驗(yàn)收，檢查文件材料是否完整、齊全，排列、書(shū)寫(xiě)是否符合要求，標(biāo)題是否確切。凡不符合規(guī)定要求者，接收人應(yīng)拒絕接收，并限期改正補(bǔ)交。1移交時(shí)填寫(xiě)移交目錄。移交目錄一式兩份，雙方各執(zhí)一份。四、歸檔時(shí)間財(cái)會(huì)綜合性文件材料在次年六月底前立卷歸檔；財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)性材料實(shí)行隔年移交制度：在次年一季度內(nèi)整理組卷，由管理科保管三年后移交校檔案館。2007年11月6日 190 附件一：高等學(xué)校財(cái)會(huì)類(lèi)檔案歸檔范圍和保管期限表CK11 綜合序號(hào)類(lèi)目名稱(chēng)保管期限 CK111 上級(jí)有關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的文件材料永久 CK112 本校財(cái)務(wù)管理規(guī)定、計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、批復(fù)等文件長(zhǎng)期 CK113 學(xué)?；鸸芾砉ぷ魑募唐?CK114 有關(guān)財(cái)務(wù)管理方面的其他文件材料短期 CK115 會(huì)計(jì)移交清冊(cè)長(zhǎng)期 CK116 財(cái)會(huì)檔案移交保管清冊(cè)永久 CK117 財(cái)會(huì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)長(zhǎng)期CK12 會(huì)計(jì)報(bào)表序號(hào)類(lèi)目名稱(chēng)保管期限 CK121決算報(bào)表（含基建綜合決算）永久 CK122預(yù)算會(huì)計(jì)報(bào)表短期 CK123以上規(guī)劃表、分配計(jì)劃、測(cè)算表長(zhǎng)期 CK124以上各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表（含工資報(bào)表）長(zhǎng)期 CK125 季度以下各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表短期CK13 會(huì)計(jì)帳簿序號(hào)類(lèi)目名稱(chēng)保管期限 CK131 涉及外事會(huì)計(jì)帳簿永久 CK132 總帳長(zhǎng)期 CK133預(yù)算內(nèi)帳簿（含明細(xì)帳、分戶或登記帳）短期 CK134預(yù)算外帳簿（含明細(xì)帳、分戶或登記帳）短期 CK135 學(xué)校專(zhuān)項(xiàng)基金帳簿短期 CK136 日記帳短期其中：現(xiàn)金、銀行存款日記帳長(zhǎng)期 CK137固定資產(chǎn)明細(xì)帳（卡片）短期（固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管五年）191CK14 會(huì)計(jì)憑證序號(hào)類(lèi)目名稱(chēng)保管期限 CK141 涉及外事的會(huì)計(jì)憑證永久 CK142 預(yù)算內(nèi)各種原始憑證、記帳憑證短期 CK143 預(yù)算外各種原始憑證、記帳帳單短期 CK144 學(xué)?；鸶鞣N原始憑證、記帳憑證短期 CK145 銀行存款余額調(diào)節(jié)表短期 CK146 會(huì)計(jì)撥款憑證及其他會(huì)計(jì)憑證短期 CK147 銀行對(duì)外帳單短期 CK148 涉及債權(quán)、債務(wù)及未清理完畢的憑證長(zhǎng)期CK15 工資清冊(cè)序號(hào)類(lèi)目名稱(chēng)保管期限 CK151 工資發(fā)放名冊(cè)、卡片永久 CK152 工資轉(zhuǎn)移、證明、通知存根長(zhǎng)期 CK153 各種獎(jiǎng)金、獎(jiǎng)學(xué)金、貸學(xué)金、助學(xué)金、名冊(cè)、卡片等短期192
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