【正文】 式、質(zhì)量、庫存及國家產(chǎn)業(yè)政策、市場供求關(guān)系等資訊，填寫“原料行情周報表”和“原料采購分析報表（周、月）”供采購委員會參考以便確定最佳采購時機。4．2．2 采購部須以電話、傳真等多種方式，隨時向供應(yīng)商詢價，以了解原料市場行情變化情況。4．2．3 采購部在實施原料采購中，須堅持貨比三家之原則，根據(jù)供應(yīng)商歷次供貨的信譽、交貨期、價格、應(yīng)變能力等因素，選擇理想的供應(yīng)商及合理的采購價格。4．2．4 對包裝物、勞保用品、辦公用品、藥品、零配件、器材等，采購部應(yīng)根據(jù)公司的要求、標準，采取供應(yīng)商報價，深入廠家了解產(chǎn)品質(zhì)量等辦法，廣泛收集信息、然后選定三家以上供應(yīng)商進行議價。4．2．5 采購部將下月所需原材料的數(shù)量、價格、可選擇供應(yīng)商等資料匯總后，提供采購委員會討論、決策,每種原材料的可選擇供應(yīng)商不得少于兩家．4．3 核準4．3．1 采購委員會根據(jù)采購部提供的資料及其它方面的資訊，做出采購決策。4．3．2 采購部根據(jù)采購委員會的決定，向供應(yīng)商訂貨，開“原料采購申請單”簽訂采購合同，實施采購作業(yè)。4．3．3 采購部須隨時注意市場行情變化，如遇價格上漲，則可考慮多進貨，如遇價格下跌，則適時要求供應(yīng)商降價，并及時掌握最新價格。4．4 合同4．4．1 所有原料采購都必須簽訂合同，合同一式三份（一份采購部自存，一份交供應(yīng)商，一份交財會部）。信件和數(shù)據(jù)電文可以作為合同附件，應(yīng)注意互相之間時間和內(nèi)容的一致性。4．4．2 如市場行情發(fā)生變化，合同需更改，須由采購部長報送總經(jīng)理核準后才可變更，必要時，可臨時召集采購委員會討論決定。4．4．3 采購合同內(nèi)容由當事人約定，應(yīng)將以下內(nèi)容明確、清楚、具體寫出，不得含糊其辭：（1）標的；（2）數(shù)量；（3）質(zhì)量；（4）價格；（5）包裝；（6）交貨期限；（7）驗收地點及辦法；（8）交貨方式及地點；（9）付款條件及付款方式；（10）保險；（11）運輸損耗的承擔；（12）違約責任。4．4．4 所有合同經(jīng)采購部長簽字后，報送總經(jīng)理審定簽字，加蓋公司合同專用章后生效。合同簽訂后若有異議，應(yīng)按《合同法》有關(guān)規(guī)定處理。4．5 交貨期控制4．5．1 合同簽定后，采購部必須追蹤，督促交貨進度。4．5．2 采購部根據(jù)原料客戶發(fā)貨情況，提前填寫“原料到貨預(yù)報表”送生產(chǎn)部、品管部，以便做好接貨準備。每月填報“原料采購進度月報表”。4．5．3 每批料收貨結(jié)束，采購部應(yīng)對其品質(zhì)、價格及“合同履行情況”、“采采成本”進行分析評判，登記入供應(yīng)商資料卡內(nèi)，作為以后選擇供應(yīng)商之依據(jù)。4．5．4 包裝材料、勞保用品、辦公用品等選定供應(yīng)商后，采購部根據(jù)庫存情況通知供應(yīng)商安排交貨日期與數(shù)量。4．6 異常情況處理4．6．1 如遇供應(yīng)商送來的原材料品質(zhì)、數(shù)量等與合同規(guī)定的不相符，應(yīng)及時書面通知供應(yīng)商處理。4．6．2 如臨時需采購原材料，則須按以下程序辦理：使用部門申請→總經(jīng)理核準→采購部詢價、比價→總經(jīng)理核準→采購部采購→品管部或使用部門驗收。4．6．3 因品質(zhì)不合格而退貨、換貨導(dǎo)致逾期入廠，應(yīng)以逾期交貨處理。4．7 貨款結(jié)算4．7．1 采購部根據(jù)所訂原料的到貨期及付款條件，測算資金的使用時間，填報“原料采購用款計劃”報財會部籌款，每周應(yīng)提報“付款計劃”報財會部和總經(jīng)理。4．7．2 一批原材料驗收完畢，采購部應(yīng)及時整理各種單據(jù)，打印“付款申請單”一并送財會部做為付款憑證。4．7．3 原料的付款憑證有：采購申請單、合同、原料收貨報告、發(fā)票；物料的付款憑證有：采購申請單、合同、驗收單、發(fā)票。4．7．4 采購部應(yīng)在每批原料收貨后一周內(nèi)及每月底與供應(yīng)商核對帳務(wù)，防止出現(xiàn)差錯。4．8 帶款提貨及預(yù)付貨款管理（本款提貨人不得是新進員工）4．8．1 在部分原材料緊張?zhí)幱谫u方市場時，供應(yīng)商堅持要求先款后貨，因而需要帶款提貨，其所需貨款須由采購部、財會部和總經(jīng)理嚴格審查批準方能辦理。4．8．2 帶款提貨必須確保采購資金的安全，須待貨物發(fā)出并拿到有效憑證（鐵路領(lǐng)貨憑證）后方可辦理付款。錢貨兩清，資金不能受損失。4．8．3 匯票特戶和信用卡轉(zhuǎn)帳，在具體付款之前，須經(jīng)采購部長審核，呈報總經(jīng)理批準，由財會部授權(quán)辦理。4．8．4 如發(fā)生付款后進貨量不足等情況造成公司多付款或供應(yīng)商欠款，采購部要責成具體經(jīng)辦人員盡快追回，必要時應(yīng)采用法律手段追回。4．8．5 必要的原材料預(yù)付貨款應(yīng)遵循以下幾點：（1）必須是信用良好的固定供應(yīng)商，對貿(mào)易公司性質(zhì)的供應(yīng)商不得采用預(yù)付貨款的結(jié)算形式。（2）信用良好的第三方為供應(yīng)商提供擔保，是采購工作者必須努力的工作任務(wù)之一。（3）必須事先派專人，如派采購、品管人員一起去實地調(diào)查供應(yīng)商的實物供應(yīng)，質(zhì)量保證情況和目前的經(jīng)濟狀態(tài)等情況，并將調(diào)查報告提交采購委員會。（4）必須有完整的正式合同，重要合同須經(jīng)國家認可的公證機關(guān)予以公證。在合同中必須有明確的交貨地點，交貨期限，質(zhì)量標準，和在需方所在地的法院管轄范圍內(nèi)履約。（5）預(yù)付款的額度控制，須由采購委員會會議決定，對每一項預(yù)付款都應(yīng)在會議上專題研究，予以額度上的限制，以及作出既要保證生產(chǎn)的需要，又要保證貨款安全的相應(yīng)對策。（6）原材料預(yù)付貨款支付以后，采購部和財會部必須同時明確專人負責該項原材料和貨款的追蹤記錄，并根據(jù)實際情況按天或周，或旬將記錄提交給采購委員會，直至該合同履行完畢。5．原材料接收和退貨管理辦法5．1 車站（碼頭）的接貨作業(yè)5．1．1 采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商約定原材料到達公司的日期，并發(fā)出“原料到貨預(yù)報表”，內(nèi)容包括到貨時間、車皮號（船號）、件數(shù)及總量等，通知儲運員、地磅房、生產(chǎn)部和品管部，儲運員應(yīng)及早與運輸單位和車站（碼頭）取得聯(lián)系，作好接收準備。5．1．2 貨物到站（港）后，儲運人員應(yīng)對每個車皮（貨船）的卸火車（船），裝汽車，全過程嚴格監(jiān)督，對每一輛貨運汽車簽發(fā)貨物短途運輸證明并認真填報“車站（碼頭）接貨原始記錄表”。5．1．3 出現(xiàn)短件、被盜情況應(yīng)及時向鐵路索取記錄，填制“鐵路記錄通知單”，迅速通知發(fā)貨單位，并向保險公司索賠；船運出現(xiàn)的短件、被盜、被淋濕等應(yīng)及時向承運部門索賠。5．1．4 從車站（碼頭）轉(zhuǎn)運原料到公司的過程中，應(yīng)加蓋蓬布，防止原料被雨淋濕或被盜。若發(fā)生雨淋、丟失、應(yīng)負責向承運人索賠。5．1．5 儲運人員負責對車站（碼頭）費用及代辦單位帶墊費用進行審核，并編制“車站（碼頭）費用月統(tǒng)計表”，連同原始單據(jù)交采購內(nèi)勤結(jié)算。5．2 進廠原料收貨作業(yè)5．2．1 送貨車輛到達公司，由門衛(wèi)按公司的要求安排停車地點，通知采購部核實為公司所訂貨物后，填寫“原料取樣卡”上的日期、供貨單位、原料名稱、車輛號碼，并通知品管部進行30%抽樣。5．2．2 品管員到門衛(wèi)取“原料取樣卡”,對相應(yīng)車輛進行30%抽樣，并將樣品帶回品管部按照集團品質(zhì)要求進行品質(zhì)檢驗。5．2．3 品管部填寫“原料取樣卡”上已檢驗的水分結(jié)果、30%取樣人、化驗人的簽名及備注欄注明收貨、退貨，將“原料取樣卡”第一聯(lián)自存，第二、三聯(lián)轉(zhuǎn)送采購部，對合格原料即隨車作100%抽樣準備。5．2．4 采購部接到“原料取樣卡”后，對質(zhì)量合格者，打印“原料收貨報告”，并將“原料取樣卡”第二聯(lián)留采購部查存，第三聯(lián)及“原料收貨報告”由客戶作進廠憑證。5．2．5 門衛(wèi)根據(jù)“原料收貨報告”辦理進廠登記手續(xù)，并對車輛進行檢查，指揮監(jiān)督客戶實施過磅程序。5．2．6 客戶持“原料收貨報告”及“原料取樣卡”第三聯(lián)到地磅房進行重車過磅，地磅房打印“原料收貨報告”進廠欄，并將“原料收貨報告”及“原料取樣卡”第三聯(lián)返回客戶，指引客戶實施卸貨程序。5．2．7 客戶持“原料收貨報告”及“原料取樣卡”第三聯(lián)到原料庫，由原料庫倉管員接收兩單，安排卸車并計件；倉管員打印“原料收貨報告”工廠倉庫欄。然后將“原料收貨報告”返回客戶，指引客戶實施空車過磅程序。“原料取樣卡”第三聯(lián)在品管員實施完100%抽樣后，隨樣品帶回品管部。5．2．8 客戶持“原料收貨報告”進行空車過磅，地磅員收回“原料收貨報告”，打印出廠欄，并簽字；同時將“原料收貨報告”客戶聯(lián)和已蓋地磅確認章的出門聯(lián)交予客戶，指引客戶出門。5．2．9 門衛(wèi)憑地磅蓋章后的“原料收貨報告”的出門聯(lián)對車輛進行檢查后，方可辦理出門手續(xù)，放車出門。客戶聯(lián)由客戶留存，作為售貨憑證和結(jié)算依據(jù)，出門聯(lián)由門衛(wèi)收回，并于第二日早上將出門聯(lián)送交財會部核對。5．2．10 地磅房應(yīng)及時將“原料收貨報告”所剩四聯(lián)整理后送品管部。5．2．11 品管部根據(jù)100%抽樣的檢驗結(jié)果，打印“原料收貨報告”化驗室欄并簽字。“原料收貨報告”填寫完畢后，由品管部送給采購部。5．2．12 采購部在收到品管部送來“原料收貨報告”后，及時將品質(zhì)扣減等內(nèi)容打印入“原料收貨報告”采購欄，并將“原料收貨報告”分送有關(guān)部門，同時，將此批貨的有關(guān)單據(jù)整理后送交財會部核算和付款。5．3 原料退貨作業(yè)5．3．1 對于汽車運輸?shù)脑希?jīng)30%抽樣不合格，由品管部在“原料取樣卡”的備注欄注明拒收理由送采購部，由采購部負責處理。5．3．2 對于以鐵路運輸?shù)秸镜脑?，?jīng)30%抽樣不合格，由品管部在“原料取樣卡”的備注欄注明拒收理由送采購部，由采購部負責聯(lián)系客戶洽談處理意見，對貨物存放，采購部和客戶針對具體情況商定。5．3．3 對于經(jīng)30%抽樣合格已進廠的不合格原料的退貨，應(yīng)按以下程序進行：（1）對于公路汽運到廠的貨物，在廠內(nèi)卸車過程100%抽樣中，若有部分不合格（30%以下），由品管部在“原料收貨報告”備注欄中注明退貨數(shù)量，及時與采購部聯(lián)系，交采購部處理，挑選出來的不合格原料隨車退貨。（2）對于公路汽運到廠的貨物，在廠內(nèi)卸車過程100%抽樣中，若不合格原料達到30%以上，由品管部在“原料收貨報告”備注欄中注明退貨原因，及時與采購部聯(lián)系，交采購部處理，辦理退貨。（3）對于鐵路運輸?shù)綇S的貨物，在廠內(nèi)卸車過程100%抽樣中，若有部分不合格，由品管部在“原料收貨報告”備注欄中注明退貨數(shù)量，及時與采購部聯(lián)系，生產(chǎn)部原料庫負責退貨原料的保管，由采購部負責通知客戶作出處理。（4）退貨原料應(yīng)專區(qū)放置，并掛牌標示，以防誤用。5．3．4 到廠的不合格原料的退貨，具體操作如下：（1）根據(jù)品管部意見，由采購部通知客戶，具體退貨數(shù)量、退貨原因、在客戶確定無異的情況下，由采購部負責協(xié)調(diào)處理。（2）鐵運到廠的原料，由采購部根據(jù)品管意見，填寫進廠原料退貨單”中的“進廠情況”項的內(nèi)容，并在采購部欄簽字。（3）采購部將填好上述項目的“進廠原料退貨單”交品管部，核實確定無異議后由品管部簽字并交采購部。采購部將此單交原料庫，同時安排儲運空車過磅。（4）原料庫按該“進廠原料退貨單”辦理裝車退貨。（5）司機將退貨原料過磅，由地磅員填寫“過磅單”并將“過磅單”第二聯(lián)交司機送返原料庫，倉管員憑此單填寫“原料退貨報告單”。（6）退貨完畢，由原料庫依據(jù)“原料退貨報告單”及“進廠原料退貨單”中“進廠情況”，填寫“進廠原料退貨單”中“退貨情況”項中的有關(guān)內(nèi)容第一聯(lián)交采購部，第二聯(lián)交財會部，第三聯(lián)生產(chǎn)部留存。（7）司機將退貨原料拉到指定位置后，將“原料退貨報告單”交儲運核對并簽字，司機可憑此單作運費結(jié)算，以便采購部和客戶處理。5．4 采購物資的驗收作業(yè)5．4．1 驗收前的準備：準備好必要的測量工具、開箱工具、收貨記錄本、筆等用品。5．4．2 核對資料：核對采購計劃、供貨合同、技術(shù)說明書等的具體要求；對于無計劃、無合同的物資倉庫管理員應(yīng)拒絕驗收。5．4．3 檢驗實物：驗收最好由兩人進行，檢驗實物時要認真仔細驗收，物資的數(shù)量要采用計劃、供貨合同等規(guī)定的計量單位，如實記錄貨物的真實情況。5．4．4 根據(jù)物資驗收的情況，作出明確的驗收結(jié)論：合格或不合格。對于合格的物資應(yīng)準予入庫，對于不合格的物資應(yīng)按照不合格物資的處理措施程序進行處理。5．4．5 不合格物資的處理：（1）讓有經(jīng)驗的人員參與重驗；（2）通知采購部采購員與貨主聯(lián)系退貨、換貨事宜；（3）通知生產(chǎn)部門了解庫存情況。5．4．6 關(guān)于煤、鹽、堿的驗收：庫管員對于煤、鹽的驗收，除要求有采購計劃外還應(yīng)注意以下幾點：⑴送貨司機將過磅單交給使用單位（鍋爐房、餐廳等），使用單位負責驗收數(shù)量和質(zhì)量，并在過磅單上簽字。⑵購員報帳時，由使用單位主管將過磅單的累積數(shù)量與發(fā)票驗證無誤后在發(fā)票和過磅單上簽字。⑶采購員到物資庫辦理報帳手續(xù)時，庫房管理人員憑發(fā)票上的簽字和過磅單開驗收單。發(fā)票上無使用單位主管人的簽字或者無過磅單者，庫管員要拒絕打驗收單。5．4．7 關(guān)于鍋爐壓力表、安全閥等物品的驗收：庫管員在對鍋爐壓力表、安全閥驗收時除具備一般的驗收條件外，還應(yīng)注意國家及公司安全管理部門對此的有關(guān)規(guī)定，如：凡新購進或校驗的四川蓬達農(nóng)業(yè)科技有限公司二O一三年九月一日第五篇：采購管理制度采購管理制度1嚴格把好商品的原輔材料、半成品進貨驗收關(guān)，在采購中嚴格進行合同評審，認真執(zhí)行商品質(zhì)量驗收標準，杜絕假冒偽劣商品和“三無”商品進入公司。積極引進具有生產(chǎn)許可證企業(yè)生產(chǎn)的合格產(chǎn)品，并且所購每批次原輔料需索取對方的抽檢報告。、半成品的供方，需索取其生產(chǎn)能力資格，其他客戶使用的經(jīng)驗，市場信譽等資料，并對上述資料進行評審對證件不齊或“三無”產(chǎn)品一律不列入采購清單。，必須由專人進行質(zhì)量驗收，經(jīng)驗收合格后方可入庫。、半成品需逐一入賬登記，并分門別類進行標識，妥善保管。保證庫房內(nèi)溫度、濕度、灰塵、震動等影響質(zhì)量的環(huán)境條件符合有關(guān)技術(shù)標準規(guī)定。、見利忘義、接受賄賂，并給公司或顧客造成損失的，對相關(guān)人員以行政處分和罰款處理。，委托本地質(zhì)量技術(shù)檢驗部門對所進各類原輔材料進行預(yù)先質(zhì)量檢驗監(jiān)督，有效的控制不合格品進入公司，自覺認真做到對顧客高度負責。，適當時包括名稱規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨期、質(zhì)量要求，價格以及需要的質(zhì)量體系相關(guān)要求等。，合格后方可發(fā)出。、半成品等符合產(chǎn)品的質(zhì)量要求，應(yīng)對采購過程 行有效控制，其控制的方式取決于所采購產(chǎn)品對隨后的產(chǎn)品實現(xiàn)過程或最終產(chǎn)品的影響。單位對有外協(xié)加工等委托服務(wù)項目，根據(jù)外協(xié)協(xié)議(合同)及委托協(xié)議(合同)要求執(zhí)行，確保滿足客戶需求。，確保符合規(guī)定要求。，方法通常包括：試用