【導讀】為了使公司行政管理工作有序地開展，為公司其它部門做好后勤服務，特制定本制度。打印、復印、收發(fā)傳真、工作例會和附則等內(nèi)容。本制度適用于西北實業(yè)行政部和總裁辦。本制度由公司行政部和總裁辦公室負責擬定，其解釋權及修改權屬行政部和總裁辦公室。20xx年月日起執(zhí)行。設施的采購和管理。負責非生產(chǎn)性運輸車輛的管理。負責主持公司公共關系管理，協(xié)助公司各部門及下屬公司處理有關事務。主持公司管理制度體系的制訂工作，并監(jiān)督執(zhí)行。負責公司機要檔案、印章的管理和計算機及網(wǎng)絡系統(tǒng)的管理工作。負責辦理總公司及下屬企業(yè)的工商行政手續(xù)。完成總裁和副總裁安排的其它任務。

　　

【正文】 案要做好四防：防火、防盜、防潮、防蛀；達到四無：無丟失，無損壞、無蛀蝕、無漏密。 每半年清點一次檔案，發(fā)現(xiàn)丟失立即追查。 檔案保密 檔案員不許將檔案材料內(nèi)容透露給別人；不得私自將檔案帶出；不得私自摘錄檔案內(nèi)容；不得在閑談中泄漏檔案機密。 查閱和借閱檔案人員，必須嚴守保密紀律，不得擅自查問與自己無關的檔案材料；摘錄的機密文件資料要妥善保管，不得丟失，嚴禁泄密。 銷毀檔案材料要編冊，經(jīng)審核批準，一律送造紙廠處理，派兩名以上人員監(jiān)銷。嚴禁向廢品收購部門出售檔案材料。 20 文書處理 目的及意義 為了規(guī)范公司的文書處理 工作，特制訂本制度。 中國最大的管理資源中心 第 19 頁 共 24 頁 責任人 文書管理細則 上級單位和外單位發(fā)來的文件、信件一律由文書（文員或秘書）負責拆封、編號登記、填寫文件閱辦單；密級文件要專冊登記，嚴加管理。 重要來文、來信、來電由總裁辦負責人確定分送有關領導閱示，或直接批轉有關部門辦理。一般業(yè)務文件由文書（文員）直接送有關部門處理。 各部門呈送領導的請示、報告，一律先交總裁辦編號登記，然后轉呈領導閱示。 總裁辦批辦文件時要盡可能明確具體。同一文件需用兩個以上部門承辦者，批辦時要注明主辦部門和協(xié)辦部門。各級領導在文件閱辦單上批示后，均應簽上自己的姓 名和日期。 承辦單位當接到需辦理的文件時，應及時認真辦理，不得積壓延誤。凡需兩個以上部門共同辦理的文件，由主辦部門負責與有關部門協(xié)商辦理。文件要求辦理完后，承辦部門應將辦理結果簡要地填入文件閱辦單，并簽上經(jīng)辦人的姓名和日期，將文件退回總裁辦歸檔。 文書（文員）負責對各部門文件辦理情況進行檢查、催辦、督辦、清退。 所有文件閱辦完后均應退回辦公室。凡代表公司參加（出席）省市有關會議所帶回的文件、資料，一律送交總裁辦，不得個人保存。 借閱文件必須嚴格履行手續(xù)。 21 文稿起草 目的及意義 為了規(guī)范公司的文稿起草工作，特 制訂本制度。 責任人 原則 撰寫公文和其它文字材料一律用規(guī)范稿紙（其中起草公文還要使用文件撰文稿紙），用鋼筆或簽字筆書寫，不得使用圓珠筆和鉛筆。 一般性文字材料由部門存檔備查。 撰寫公文嚴格按《行政公文管理規(guī)范》撰寫。 公文撰寫程序 股份公司發(fā)布的行政性文件由總裁辦秘書撰寫、校對，辦公室主任審核，總裁簽發(fā)。未經(jīng)總裁簽發(fā)的文件一律無效。經(jīng)總裁簽發(fā)的文件不經(jīng)本人同意任何人不得擅自改動。 各部門起草需打印的文字材料由撰稿人校對，部門經(jīng)理審核并在材料上注明請 中國最大的管理資源中心 第 20 頁 共 24 頁 打印 X份，然后簽名送行政部登記打印。 撰稿、審核、會簽、簽 發(fā)人須簽名以示負責。 公文打印完畢須加蓋公章及裝訂下發(fā)。未加蓋公章的文件無效。 各部門事務性文件需以股份公司名義下發(fā)，應先將原稿交總裁辦審核（文件內(nèi)容格式、語句、標點等），然后由主管副總會簽，總裁簽發(fā)，由總裁辦統(tǒng)一編號安排打印。 文件底稿和正式文件由總裁辦存檔。貳份加蓋公章的存檔文件必須是打印機打印的，復印的文件不得存檔。 22 行政公文管理規(guī)范 目的及意義 為了規(guī)范公司的行政公文管理工作，特制訂本制度。 責任人 公文業(yè)務由總裁辦公室管理。 公文種類 命令。適用于發(fā)布行政法規(guī)，宣布施行重大強制性措施；獎懲有關人員 ；撤銷下屬單位不適當?shù)臎Q定。 議案。適用于向有關會議提請審議的事項。 決定。適用于對重要事項或重大行動做出安排。 指示。適用于上級單位向下級單位布置工作，闡明工作活動的指導原則。 公告、通告。公告適用于單位內(nèi)外宣布重要事項或法定事項。通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事項。 通知。適用于批轉下級單位的公文，轉發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文，發(fā)布規(guī)章，轉達要求下級部門辦理和有關單位周知或共同執(zhí)行的事項；任免或聘用、解聘干部。 通報。適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神和情況。 報告。適用于向上級匯報 工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級的詢問。 請示。適用于向上級請求批示和批準有關事項。 批復。適用于答復下級請求和事項。 函。適用于不相隸屬部門間相互商洽合作，詢問和答復問題，向有關主管業(yè)務部門請求批準有關事宜。 會議紀要。適用于記載和傳達會議情況和議定事項。 行政公文格式 行政公文由發(fā)文單位、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和時間等部分組成。 發(fā)文單位要寫全稱或規(guī)范簡稱，聯(lián)合行文主辦單位排在前面。 秘密公文要分別標明“ 絕密”“機密”“秘密”；“絕密”和“機密”公文要標明 中國最大的管理資源中心 第 21 頁 共 24 頁 印刷份數(shù)、序號。 緊急公文要分別標明“特急”“急件”。 發(fā)文字號包括單位代號、年份、序號。 公文標題要標準，能扼要地概括全文的主要內(nèi)容，由發(fā)文單位、主要事由、發(fā)文種類三個部分組成，標題中除法規(guī)、名稱加書名號外，一般不用標點符號。 上報的公文，要在首頁注明簽發(fā)人姓名。 公文如有附件要在正文之后、成文之前注明附件順序和名稱。 公文要加蓋印章，聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件，由聯(lián)合發(fā)文單位加蓋印章；聯(lián)合下屬的公文，聯(lián)合發(fā)文單位也要加蓋印章。 成文時間，以領導人簽發(fā)日期為 準，聯(lián)合行文， 以最后簽發(fā)單位領導人的簽發(fā)為準。 文件要標明主題詞。 公文用紙一般為 16K（長 260mm，寬 184mm），也可采用國際標準 A4（長 297mm，寬 210mm），左側裝訂。 行文規(guī)則 下屬的獨立核算、自負盈虧的法人單位，凡有既定政策規(guī)定和屬職權、業(yè)務范圍內(nèi)的問題，可以對上、對下行文，也可以同不相隸屬的單位互相引文。 向下級單位的重要行文，要同時抄報直接上級單位，也可抄送同級單位（請示、報告勿抄送、抄報）。 向上級的請示，堅持“一文一事”的原則，“請示”“報告”要分開使用，也不要在情況和簡報中夾帶 請示問題。 向上級的請示除上級領導直接交辦事項的公文可直接呈送領導人外，其它公文不要在抄報、抄送上級單位的同時又抄報、抄送領導人。 受雙重領導的單位上報公文，應根據(jù)內(nèi)容，寫明主報和抄報單位，由主報上級答復請示問題。 下屬單位根據(jù)職權范圍制訂的一般性業(yè)務公文，不必報請上級辦公室批轉，也不能使用上級統(tǒng)一制發(fā)的公文紙，可自行發(fā)布。 同級和不相隸屬的單位互相申請解決有關事項的公文，文種用“函”，不用“批復”。 各部門不能越級行文，特殊情況必須越級時，應說明情況并抄報越過的上級單位。 23 印鑒使用管理 目的及意義 為了規(guī) 范公司的檔案管理工作，特制訂本制度。 責任人 公司印鑒、法人代表章、介紹信由總裁辦設專人管理。 管理細則 使用印鑒要嚴格登記審批手續(xù)，一般事項用印，由總裁辦主任批準，重要事項 中國最大的管理資源中心 第 22 頁 共 24 頁 由總裁批準，加蓋印鑒后予以登記。 保管印章人員不得私自決定用印，經(jīng)批準用印后，由保管人親自加蓋，不得委托他人。 公司印鑒不準帶出，如確需帶出使用時，必須有兩人同時攜帶。 印鑒管理及使用人員對印鑒要妥善保管，確保公司印鑒安全。 原則上不準開具空白介紹信，若確有特殊情況需用時，應由總裁批準，并在事情辦完后，向總裁辦講清介紹信使用情況或退回原 件。 所有介紹信必須注明有效期。 24 打印、復印、收發(fā)傳真管理 目的及意義 為了規(guī)范公司的打印、復印、收發(fā)傳真管理工作，特制訂本制度。 責任人 打印和復印的程序 所有要打印的文件資料均需部門負責人同意或簽字，注明急緩程度送行政部安排打印。 打字員打印文稿在做好登記工作同時要按輕、重、緩、急和先后次序打印。無特殊理由，不得積壓。 打字員打印公文要嚴格按照《行政公文管理規(guī)范》要求打印，差錯率不得超過千分之三。 拒絕安排無打字手續(xù)和因私打字任務。特殊情況事后應補辦手續(xù)。 各部門須復印的文件及表格要經(jīng)部門經(jīng)理簽署“請復 印 X份”意見，方可到行政部登記復印。 對機密文件的打印、復印要做好保密防范措施，打印、復印時不得有閑人在場，無用廢稿應立即銷毀。 打印、復印完畢后做好相關登記手續(xù)。 各部門所發(fā)傳真經(jīng)部門負責人批準后到機要室向外發(fā)送；需接收的傳真應提前通知機要室做好接收準備；收發(fā)傳真后予以登記。 與公司業(yè)務無關的傳真不得發(fā)送和接收，除因公電話外，不得私自用傳真機打長途電話。 25 附則 本制度經(jīng)總裁簽署后生效，并開始實施。 公司所有員工都必須遵守本制度。各部門人員在直接領導的督導下嚴格執(zhí)行制度。總裁對部門經(jīng)理的執(zhí)行情況進行監(jiān)督考核 。 若擅自違反制度規(guī)定，應予以懲罰（按公司統(tǒng)一的處罰措施執(zhí)行）。 中國最大的管理資源中心 第 23 頁 共 24 頁 對公司造成經(jīng)濟損失的，還應承擔相應的經(jīng)濟責任。 違規(guī)人員的直接上級對下屬的違規(guī)現(xiàn)象應承擔一定的經(jīng)濟或行政責任。（按公司統(tǒng)一的處罰措施執(zhí)行） 本制度附屬文件包括：《制定年度預算流程》、《制定年度預算程序文件》、《用車范圍細則》、《派車單》、《車輛油耗標準》、《車輛維修委托單》、《檔案列表》、《檔案借閱流程》、《檔案借閱程序文件》、《行政公文管理規(guī)范》