企業(yè)(公司)辦公室管理常識-資料下載頁
2025-02-23 15:01本頁面
【正文】 傳達： 有意識的吹風(fēng)o 傳達原意o 傳達原件o 注意傳達技巧o 注意保密o 重要指示重點對待注意！進言方法進言的意義和作用：⑴ 參謀作用⑵ 補缺作用⑶ 增進關(guān)系作用進言的方法和要求： ⑴ 適事 ⑵ 適時 ⑶ 適地 ⑷ 適度進言是一把雙刃劍，要把握進言的分寸，學(xué)會進言的藝術(shù)！進言 :是指文員主動對上司提出意見、建議、批評 或規(guī)勸。變通方法和擋駕方法o （ 1）變通方法 通常情況下，文員必須照章辦事，但在特殊情況下，文員可采用變通方法，靈活從事。重大、緊急的事，可以越級請示，甚至先處理再報告。來信來訪者有特殊困難，文員可以在政策允許的范圍內(nèi)給予特殊的照顧或臨時安置。對新情況、新問題，無章可循時，上司又沒有明確的指示，文員可參照有關(guān)政策，作出合乎情理的處理。o （ 2）擋駕方法 對于上司不必要接見的來訪者、邀請性活動，不想接聽的電話，由文員出面阻擋或謝絕。擋駕的目的是保護上司，使之有時間、精力、有效地進行工作，但要注意方式方法，以不損害人際關(guān)系和公務(wù)活動為原則。文員沒有必要把真正原因告訴對方，只需要禮貌地、委婉地達到阻擋或拒絕的目的即可。分工方法與合作方法o 既要 “集中領(lǐng)導(dǎo)，分工負責(zé) ”，又要善于合作，密切配合。o 教材是從辦公室負責(zé)人的角度而言，在我們現(xiàn)實生活中，文員應(yīng)與同事處理好關(guān)系：互敬互愛，體諒對方，不要互相拆臺，互不信任。（這又涉及到交際與禮儀）真題鏈接 o 單項選擇題： 文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的？（ ）o A. 傳達可以根據(jù)上司主要意思，夾進自己的意見o B．必要時可形成文字材料，照本宣科o C．不可在普通電話、普通函件里傳達有秘密內(nèi)容的指示o D．重要的指示，應(yīng)該要求被傳達者復(fù)述一遍，以免漏聽或漏記o 判斷題：文員代替上司傳達不利消息時，因為當這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。因為上司震怒，自己轉(zhuǎn)達口信的語氣也應(yīng)該變成上司的語氣。（ ）善于合作指每一個文秘人員都要謙虛、謹慎，對同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（ ） 文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉(zhuǎn)達。（ ）真題鏈接 o 案例分析題： 文員小曹向分管營銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務(wù)處理的意見后，又遇到了負責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫認為小曹與張關(guān)系親近些，支持過張，認為小曹有意與他作對；而張認為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。 請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應(yīng)該怎么辦？真題鏈接 參考答案o Ao o o o （ 1）小曹犯了多頭請示的錯誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請示了，就應(yīng)按孫的意見辦，不應(yīng)多頭請示； （ 2）在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地； （ 3）兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達理，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦； （ 4）如果不能求得諒解時，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照執(zhí)行； （ 5）如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請他對孫或張作解釋，這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。 思考題o 文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ o 什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)怎樣運用受意方法？o 文員進言是指什么 ?進言具有什么作用？方法和要求是什么？ 謝謝大家！謝謝大家！
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