【導(dǎo)讀】名嘉連鎖購物集團(tuán)行政人事管理制度。行政管理制度目錄

　　

【正文】 臺(tái)賬登記混亂、賬實(shí)不符的，對(duì)其處以 50元以內(nèi)的罰款。 因使用人未經(jīng)資產(chǎn)管理人員，私自將資產(chǎn)轉(zhuǎn)移，造成資產(chǎn)損壞或遺失的，對(duì)原使用人和現(xiàn)使用人處以 50100 元罰款，丟失的要原價(jià)賠償；沒有經(jīng)資產(chǎn)管理人員私自轉(zhuǎn)移資產(chǎn)，被抽查發(fā)現(xiàn)的，處以 50 元以內(nèi)罰 款。 （七） 辦公用品管理辦法 1. 總 則 本著節(jié)約資源的原則，為規(guī)范辦公用品管理，合理控制辦公成本，特制定本辦法。 本辦法適用于集團(tuán)本部 所有辦公用品的管理。 2. 辦公用品的購置 辦公用品實(shí)行統(tǒng)一采購、統(tǒng)一配置。集團(tuán)行政管理中心總務(wù)科 負(fù)責(zé) 購買 。 員工領(lǐng)用日常辦公用品的范圍：硬面抄、軟面抄、記事本、便箋、復(fù)寫紙、印泥、大頭針、回形針、文件袋、文件夾、橡 皮、透明膠、訂書釘、涂改液、鉛筆、訂書機(jī)、中性筆、中性筆芯（黑色或紅色）及電腦耗材等。中性筆在人員入職時(shí)一次性提供兩只，之后只可以申請(qǐng)中性筆芯。鋼筆、圓珠筆由員工自備。 辦公用品購置原則： 先調(diào)劑，后購買。采購時(shí) 按計(jì)劃采購，盡量保持最低庫存，不得形成庫存積壓。 行政管理部門有權(quán)拒絕不合理的辦公用品申購。 辦公用品購置程序： 集團(tuán)各中心文員根據(jù)工作實(shí)際需要，統(tǒng)計(jì)并擬訂下月辦公用品申購計(jì)劃，于每月 25 日前交至資產(chǎn)管理人員（行政專員）處。逾期仍未將計(jì)劃 上報(bào)的，視同下月無需求。各項(xiàng)目公司可視實(shí)際情況按月申請(qǐng)和采購辦公用品。 辦公用品申購計(jì)劃，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，行政管理部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)行政管理部門資產(chǎn)管理人員。 資產(chǎn)管理人員根據(jù)各部門上報(bào)的辦公用品申購計(jì)劃，核對(duì)前期領(lǐng)用和庫存情況，擬訂下月辦公用品購置計(jì)劃，并在 24 小時(shí)內(nèi)報(bào)本部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)經(jīng)（副）總裁審批后購置到位。 常用辦公用品的采購每年度可以通過 “貨比三家” 的原則確定信譽(yù)好、質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的供貨商，此過程需督察中心介入，核實(shí)情況屬實(shí)。約定保證供給 質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的辦公用品，并定期（至少一季度）進(jìn)行抽查比價(jià)，同類產(chǎn)品按最低價(jià)每季度結(jié)算一次，嚴(yán)重違背合同約定的中止其供貨商資格。 供貨單位確定后，行政專員應(yīng)將辦公用品購置計(jì)劃復(fù)印，原稿留作自己存檔，復(fù)印件交采購人員予以采購。 辦公用品購回后，采購人員須將實(shí)物及票據(jù)同時(shí)交資產(chǎn)管理人員（行政專員）辦理驗(yàn)收、登記、入庫手續(xù)，進(jìn)行入庫數(shù)量登記，建立明細(xì)檔案，參與驗(yàn)收工作的資產(chǎn)管理人員出具入庫單后，方可履行報(bào)銷手續(xù)。 3. 辦公用品的領(lǐng)用和管理 資產(chǎn)管理人員（行政專員） 依據(jù)各部門的辦公用品申購計(jì)劃，在每月 5 日進(jìn)行集中登記發(fā)放，按規(guī)定審批權(quán)限審批后，填寫領(lǐng)用登記表，做好發(fā)放數(shù)量、庫存數(shù)量核對(duì)登記。 新員工入職時(shí)，由資產(chǎn)管理人員（行政專員）按《新員工辦公用品配 置 一覽表》 （見附件） 配備辦公用品，計(jì)算機(jī)、固定電話配置須按相關(guān)等制度辦理報(bào)批手續(xù)。 集團(tuán) 新 員工辦公用品配置一覽表 級(jí) 別 配 置 物 品 負(fù)責(zé)辦理人員 總裁 電腦 1 臺(tái)（規(guī)格一）、電話 1 部； 文件欄 2 個(gè)、文件夾 8 個(gè)、便箋 1 本、計(jì)算器 1個(gè)； 集團(tuán)管理制度匯編、集團(tuán)通訊錄； 員工花名冊(cè) 中性筆 2 支、高檔厚皮本 1 本、鉛筆 1 支、橡皮 1塊、筆筒 1 個(gè)等。 總裁辦 秘書 副總裁 電腦 1 臺(tái)（規(guī)格一）、電話 1 部； 文件欄 1 個(gè)、文件夾 6 個(gè)、便箋 1 本； 集團(tuán)管理制度匯編、集團(tuán)通訊錄； 員工花名冊(cè)； 中性筆 2 支、高檔厚皮本 1 本、鉛筆 1 支，橡皮 1塊、筆筒 1 個(gè)等。 副總裁秘書 中心總經(jīng)理/ 副總經(jīng)理 電腦 1 部（規(guī)格二）、電話 1 部 文件欄 1 個(gè)、文件夾 4 個(gè)、便箋 1 本； 集團(tuán)管理制度匯編、集團(tuán)通訊錄； 中性筆 1 支、高檔厚軟皮本 1 本、筆筒 1 個(gè)。 各中心文員 部門總監(jiān) /副 總監(jiān) 電腦 1 部（規(guī)格四）、電話 1 部 文件欄 1 個(gè)、文件夾 4 個(gè)、便箋 1 本； 集團(tuán)管理制度匯編、集團(tuán)通訊錄； 中性筆 1 支、普通厚皮本 1 本。 各部門文員 /員工 科經(jīng)理 /副經(jīng)理 電腦 1 部（規(guī)格四）入職滿七天后配備）、電話 1部； 文件欄 1 個(gè)、文件夾 2 個(gè)、稿紙 1 本； 集團(tuán)管理制度匯編（借閱）、集團(tuán)通訊錄； 中性筆 1 支、普通軟皮本 1 本。 個(gè)人 員 工 級(jí)（有工作需要的） 電腦 1 部（規(guī)格四），入職滿七天后配備）、電話 1部； 文件夾 2 個(gè)、便箋 1 本； 相關(guān)崗位工作制度、集團(tuán)通訊錄 軟皮本 1 本，中性 筆 1 支。 個(gè)人 備注： 根據(jù)崗位工作要求可另行申領(lǐng)其他辦公用品。 計(jì)算機(jī)配置標(biāo)準(zhǔn)： 規(guī)格一：筆記本，標(biāo)準(zhǔn) 45005000 元 規(guī)格二：筆記本，標(biāo)準(zhǔn) 40004500 元 規(guī)格三：有圖形處理需求、使用高系統(tǒng)資源消耗軟件的部門如工程技術(shù)、策劃、信息管理的相關(guān)崗位，均配置 Intel CPU、獨(dú)立顯卡、 2G4G 內(nèi)存的計(jì)算機(jī)，標(biāo)準(zhǔn)35004000 元的臺(tái)式計(jì)算機(jī) 規(guī)格四： AMD CPU 、 2G 內(nèi)存、集成顯卡臺(tái)式計(jì)算機(jī)，標(biāo)準(zhǔn) 30003500 元 總體要求：采購品牌為自帶正版微軟操作系統(tǒng)的 HP 或聯(lián)想，在《信息管 理制度》下發(fā)后，計(jì)算機(jī)將由集團(tuán)統(tǒng)一招標(biāo)采購和下發(fā)。 員工離職前應(yīng)到行政管理 中心 將可繼續(xù)利用的辦公用品辦理移交手續(xù)，由資產(chǎn)管理人員（行政專員）簽字確認(rèn)。 員工進(jìn)行集團(tuán)或公司內(nèi)部調(diào)動(dòng)時(shí)，辦公用品原則上隨員工轉(zhuǎn)移，對(duì)于新的崗位不需要的辦公用品，應(yīng)與接替自己崗位的員工辦理移交手續(xù)或交回資產(chǎn)管理人員（行政專員）。員工在集團(tuán)與公司，或公司間調(diào)動(dòng)時(shí)，辦公用品移交手續(xù)參照第十一條規(guī)定辦理。 對(duì)于屬耐用性質(zhì)的辦公用品（如文件欄、文件夾、訂書機(jī)、剪刀等）應(yīng)視同低值易耗品，實(shí)行一 人一檔管理，員工在 《辦公用品領(lǐng)用登記表》（見附件MJXZ013） 上簽字領(lǐng)用，損壞時(shí)應(yīng)以舊換新，離職和調(diào)動(dòng)時(shí)應(yīng)辦理移交手續(xù)。 4. 罰 則 辦公用品只能用于辦公，不得帶出辦公場(chǎng)所（因工作需要除外），發(fā)現(xiàn)一次按購置價(jià)的五倍罰款。 辦公用品因人為損壞、遺失的，由領(lǐng)用人賠償。 未執(zhí)行審批流程，擅自購買辦公用品的，其費(fèi)用不予報(bào)銷。 辦公用品管理人員因管理不善，造成辦公用品損壞或丟失的，應(yīng)負(fù)責(zé)賠償。 離職和調(diào)動(dòng)時(shí)未辦理辦公用品移 交手續(xù)，或移交不全時(shí)，其未移交辦公用品應(yīng)照價(jià)從其應(yīng)發(fā)工資或其它款項(xiàng)中扣除。 （八） 公務(wù)往來禮品管理辦法 1. 總 則 為規(guī)范集團(tuán)總部及各公司禮品管理，制定本辦法 本辦法中的禮品包括：各類貴重禮品、高級(jí)工藝品和贈(zèng)品及有價(jià)證券。 2. 禮品購置與管理 集團(tuán) 舉行重大活 動(dòng)、會(huì)議或業(yè)務(wù)招待需贈(zèng)送禮品時(shí)，應(yīng)經(jīng)（副）總裁批準(zhǔn)。各職能部門 應(yīng)提前一周將禮品采購報(bào)告經(jīng)中心負(fù)責(zé)人 簽署意見， 報(bào)（副）總裁審批 。 禮品 采購經(jīng)批準(zhǔn)后，原則上由集團(tuán)行政部 負(fù)責(zé)統(tǒng) 一采購，特殊情況經(jīng)（副）總裁批準(zhǔn)可由各公司行政管理部門 自行采購。采購的清單必須報(bào)財(cái)務(wù)部，以便核查。 集團(tuán)行政部 應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)禮品的管理。 禮品采購參照集團(tuán)采購相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行詢價(jià)、議價(jià)或招投標(biāo)程序。 禮品保管員驗(yàn)收禮品時(shí)應(yīng)逐一清點(diǎn)，仔細(xì)查看，確無質(zhì)量問題方可簽收。禮品驗(yàn)收合格后，禮品保管員辦理入庫手續(xù)。財(cái)務(wù)部門根據(jù)入庫單建立臺(tái)賬； 集團(tuán)各管理中心 申領(lǐng)禮品時(shí)，需由經(jīng)辦人持已批準(zhǔn)的報(bào)告，經(jīng)集 團(tuán)行政部 審核同意后 ，禮品保管員辦理出庫手續(xù)，經(jīng)辦人簽名領(lǐng)用。如（副）總裁出差在外口頭授意準(zhǔn)予領(lǐng)用禮品時(shí)，由禮品保管員致電（副）總裁，核實(shí)后，方可辦理出庫手續(xù)，經(jīng)辦人簽字領(lǐng)用，并補(bǔ)辦批準(zhǔn)手續(xù)。 集團(tuán)各管理中心 必須對(duì)禮品的的領(lǐng)用加強(qiáng)管理。 各公司禮品由各公司行政管理部門在集團(tuán)辦公室按上述程序統(tǒng)一領(lǐng)用，各公司下屬各部門領(lǐng)用禮品時(shí)，禮品保管員應(yīng)嚴(yán)格按程序辦理入庫、出庫手續(xù)，財(cái)務(wù)予以監(jiān)督管理。 禮品保管員應(yīng)對(duì)禮品領(lǐng)用后進(jìn)行跟蹤記錄，及時(shí)了解禮品實(shí)際發(fā)出情況，定期將發(fā)出的禮品清單報(bào)財(cái)務(wù)核查。 禮品在送出前應(yīng)對(duì)禮品完好情況進(jìn)行認(rèn)真檢查，以防將存放過程中不慎造成破損的禮品送出。 禮品贈(zèng)送給業(yè)務(wù)單位時(shí)應(yīng)有兩人經(jīng)辦，因特殊原因未送出的必須在當(dāng)天退回銷帳，特殊情況應(yīng)電話及時(shí)通知，可在約定時(shí)間內(nèi)退還到位，嚴(yán)禁以贈(zèng)送為名，私自占有禮品。 禮品保管員負(fù)責(zé)建立禮品進(jìn)銷存臺(tái)帳，及時(shí)詳細(xì)登記各項(xiàng)禮品的品名、規(guī)格、單價(jià)、數(shù)量、購進(jìn)、發(fā)放、庫存情況，做到帳實(shí)相符。 禮品保管員應(yīng)定期盤存清點(diǎn) 禮品，對(duì)易損壞、有保質(zhì)期限的禮品應(yīng)提前提出處理意見，經(jīng)集團(tuán)行政管理中心負(fù)責(zé)人簽署意見 ， 報(bào)（副）總裁批準(zhǔn)后及時(shí)處理。 禮品保管員應(yīng)將禮品擺放整齊，并做好禮品庫房的衛(wèi)生保潔工作。 3. 接收禮品管理 員工在對(duì)外業(yè)務(wù)活動(dòng)中，不得收受可能影響公司利益的禮品饋贈(zèng)（含禮金、有價(jià)證券等），因各種原因未能拒收的，必須悉數(shù)上交、登記。 按照以上規(guī)定須登記、上交的禮品饋贈(zèng)，自收受之日起（在外地接受的，自回所在單位之日起）三天內(nèi)由本人如實(shí)交集團(tuán)辦公室 登記。 禮品保管員接收禮品后，辦理入庫手續(xù)并注明事由。 4. 罰 則 財(cái)務(wù)部 門應(yīng)每月定期對(duì)集團(tuán)辦公室 庫存禮品進(jìn)行盤點(diǎn)，禮品保管員因工作疏忽造成帳實(shí)不符，發(fā)現(xiàn)一次處以 50100 元罰款，造成損失的應(yīng)賠償損失。 禮品保管員未對(duì)禮品進(jìn)行仔細(xì)驗(yàn)收，造成破損禮品無法退回的，視情節(jié)輕重對(duì)保管員處以 50200 元罰款，并負(fù)責(zé)賠償。 對(duì)于收受后需登記、上交的禮品在規(guī)定期限內(nèi)不登記、不上交或不如實(shí)登記、上交的，由所在單位責(zé)令其登記、上交，并視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人100200 元罰款，情節(jié)嚴(yán)重的，給予開除處罰。 （九） 公務(wù)手機(jī)使用及話費(fèi)核報(bào)管理辦法 1. 總 則 為使集團(tuán)員工公務(wù)手機(jī)使用及話費(fèi)核報(bào)有所依循，特制定本辦法。 本辦法適用于集團(tuán)總部加入集團(tuán) 虛擬網(wǎng)、統(tǒng)一使用定制彩鈴的員工公務(wù)手機(jī)的使用及話費(fèi)核報(bào)管理。 2. 話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的核定與報(bào)銷 集團(tuán)根據(jù)工作需要確定手機(jī)話費(fèi)報(bào)銷崗位、核定報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)。每年度末由集團(tuán)企管部根據(jù)本 年度手機(jī)話費(fèi)報(bào)銷情況 ，調(diào)整下一年度手機(jī)話費(fèi)報(bào)銷崗位和標(biāo)準(zhǔn)，報(bào)集團(tuán)（副）總裁批準(zhǔn)后執(zhí)行。 員工公務(wù)手機(jī)話費(fèi)的報(bào)銷實(shí)行“限額據(jù)實(shí)”報(bào)銷 ，即在核定標(biāo)準(zhǔn)以內(nèi)的話費(fèi)，按實(shí)際發(fā) 生額予以報(bào)銷；實(shí)際通話費(fèi)超過核定標(biāo)準(zhǔn)的，按核定標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷（具體以財(cái)務(wù)管理中心標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)） 。 員工上班不滿一個(gè)月或調(diào)整崗位的公務(wù)話費(fèi)報(bào)銷，在核定標(biāo)準(zhǔn)以內(nèi)的話費(fèi)，以實(shí)際發(fā)生額除以當(dāng)月天數(shù)乘以實(shí)際在崗的天數(shù)為所在崗位應(yīng)當(dāng)報(bào)銷的話費(fèi)金額；實(shí)際通話費(fèi)超過核定標(biāo)準(zhǔn)的，以核定標(biāo)準(zhǔn)除以當(dāng)月天數(shù)乘以實(shí)際在崗的天數(shù)為所在崗位應(yīng)當(dāng)報(bào)銷的話費(fèi)金額。 試用期員工或新崗位申請(qǐng)?jiān)捹M(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的程序： 試用期員工享受所試用崗位話費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)。 新設(shè)立 崗位因工作需要使用手機(jī)申請(qǐng)?jiān)捹M(fèi)報(bào)銷，由本人提出書面申請(qǐng)，并附上一個(gè)月的話費(fèi)明細(xì)清單，將其中公務(wù)通話標(biāo)明，由 部門經(jīng)理、分管副總經(jīng)理簽署意見并明確核報(bào)話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)企管部經(jīng)理核實(shí)、行政管理中心負(fù)責(zé)人審核，報(bào)集團(tuán)（副）總裁批準(zhǔn)執(zhí)行。 員工公務(wù)手機(jī)話費(fèi)報(bào)銷程序： 各中心于每月 10 日前，以中心為單位統(tǒng)一報(bào)銷。 集團(tuán)職能部 門一般員工公務(wù)話費(fèi)的報(bào)銷，按資金使用審批權(quán)限審批后，由集團(tuán)財(cái)務(wù)中心 按第四條規(guī)定報(bào)銷。 集團(tuán)各中心負(fù)責(zé)人公務(wù)話費(fèi)的報(bào)銷，經(jīng)分管（副）總裁審批 后，由財(cái)務(wù)管理中心 按《集團(tuán)移動(dòng)話費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)》報(bào)銷。 確因工作原因，員工公務(wù)手機(jī)話費(fèi)連續(xù)三個(gè)月超過核定標(biāo)準(zhǔn) 50 元以上的，本人可提出書面申請(qǐng)并附最近連續(xù)三個(gè)月的話費(fèi)明細(xì)清單，將其中的 公務(wù)通話詳細(xì)標(biāo)明，由部門經(jīng)理、分管副總經(jīng)理簽署意見，交企管部核實(shí)， 報(bào)集團(tuán)（副）總裁審批后予以調(diào)整。 3. 公務(wù) 手機(jī)使用要求 使用手機(jī)時(shí)表述應(yīng)力求簡(jiǎn)明扼要。 享受話費(fèi)報(bào)銷的員工必須 24 小時(shí)（含假期）開機(jī)。 接聽電話應(yīng)盡量于第一時(shí)間接通。 4. 罰 則 違反上述規(guī)定的，將按照以下方式予以處罰： 當(dāng)月違規(guī)一次，扣罰本人手機(jī)費(fèi)報(bào)銷額度的 20%； 當(dāng)月違規(guī)二次，扣罰本人手機(jī)費(fèi)報(bào)銷額度的 50%； 當(dāng)月違規(guī)三次，取消本人當(dāng)月手