20xx年弘大辰泰包裝材料公司文件管理制度-資料下載頁
2025-07-13 17:34本頁面
【導(dǎo)讀】也便于企業(yè)內(nèi)部各環(huán)節(jié)的交流與協(xié)作，特制定本制度。適用于企業(yè)各各部門、工段、處室所有文件資料的管理。成書面文件時，常稱“程序文件”。程序文件是指導(dǎo)三級文件起。稱對“事”的全方位管理。和技術(shù)性文件的要求。字規(guī)范，標(biāo)點正確，篇幅力求簡短。如需要人名、地點、數(shù)字、引文準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)層次一致。必須使用國家法定的計量單位。文件第一次使用縮略語時，應(yīng)在該縮略語。后給出其完整的詞或詞組，并加上圓括號。號次序依次編排頁碼。采用“分編式”的文件編排式。進(jìn)行頁碼連貫編排，按單份文件編排頁碼。其封面不體現(xiàn)“實施日期”以便于子文件換版。工作事項做規(guī)定，一份制度僅有一個編號。施日期”）、發(fā)布部門。目錄為可選項，但是匯編本的文件必須要設(shè)置目錄。
【正文】 接收到換版文件時，需要將作廢文件回交，現(xiàn)場不允許出現(xiàn)作廢文件與非作廢文件同時保存的現(xiàn)象。如果因工作需要必須保留作廢文件，需要特殊說明。 文件的作廢 文件廢止信息可通過如下兩種途徑體現(xiàn)： （ 1）可在新版文件中“文件換版說明”體現(xiàn)，并將廢止的文件名稱、編號、實施日期描述清楚； （ 2）如該文件為最后一版，不再更新?lián)Q版，起草部門須每年 12 月份統(tǒng)一評審并簽發(fā)《文件更改（作廢）單》（見附件 1），將本單位所起草的 廢止的文件予以公布； （ 3）作廢的文件，應(yīng)在使用場所標(biāo)注（已作廢的標(biāo)識）。電子版文件可在文件右上方或文件名稱上標(biāo)注。紙版文件應(yīng)在文件的右上角標(biāo)注作廢標(biāo)識。 18 文件的銷毀 文件作廢不等于對該文件做銷毀處理。廢止的文件，起草部門必須存檔并依據(jù)先關(guān)制度及法規(guī)的要求對文件實施銷毀處理。 15 文件資料的管理 文件資料的管理權(quán)限 文件總的歸口為總經(jīng)理辦公室，具體職責(zé)如下： （ 1）負(fù)責(zé)對公司文件資料整體的策劃、制度的建立健全，并定期更新本制度； （ 2）負(fù)責(zé)對各部門或處室文件的訂立情況進(jìn)行輔導(dǎo)及相 應(yīng)的技術(shù)支持； （ 3）定期對公司管理性文件和技術(shù)性文件的實施情況進(jìn)行檢查。 技術(shù)性文件的管理權(quán)限 技術(shù)性文件的總歸口部門為技術(shù)中心，具體職責(zé)如下： （ 1）根據(jù)本制度的控制要求，起草集團(tuán)技術(shù)性文件的管控要求； （ 2）定期對公司技術(shù)性文件進(jìn)行輔導(dǎo)、監(jiān)督檢查。 各本部需對本單位所產(chǎn)生的技術(shù)性文件進(jìn)行管控，定期對各事業(yè)部技術(shù)性文件的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。 管理性文件的管理權(quán)限 管理性文件的歸口部門為總經(jīng)理辦公室。 文件的補(bǔ)充及引用 公司的各部門或處室發(fā)布的文件具有系統(tǒng)權(quán)威性，當(dāng)下 級文件與上級文件發(fā)生沖突時，以上級部門的文件條款內(nèi)容為準(zhǔn)，下級部門必須在本季度內(nèi)修改制度。 上級部門所起草的文件，不能滿足各單位或部門的需要時，或管理權(quán)限涉及不到具體部門的相關(guān)要求時，下級單位可以補(bǔ)充文件。 文件資料歸檔管理 按照《檔案管理制度》執(zhí)行。 所有表單必須按照編號情況形成記錄，并存檔。 19 記錄的管理 記錄的填寫 填寫記錄時，要嚴(yán)格按規(guī)定格式用中性筆或鋼筆填寫，不允許用鉛筆或圓珠筆填寫。 使用人員需嚴(yán)格按照其格式和內(nèi)容要求進(jìn)行填寫，填寫記錄時要清晰，一般不允許有 空項，不需要填寫的格，一般以“／”填充 ,且每份有簽字要求的記錄必須有相關(guān)人員簽字（以電子郵件形式傳遞的記錄可以不用單線劃去）。 記錄的內(nèi)容一般不允許隨便更改或亂涂亂寫。如需更改最多不超過二處，且更改處必須由相關(guān)填寫人簽字或加蓋手章。 記錄的保存 記錄表單的起草部門應(yīng)對所發(fā)放的記錄的保存期限進(jìn)行評審，評審把握的原則是滿足法律法規(guī)的最低要求及工作實際需求。評審的形式可選擇在制度中體現(xiàn)或通過會議評審或其它形式確定。 記錄的收集、歸檔 各部門或處室根據(jù)工作需要和《檔案管理制度》中要求自 行規(guī)定。 文件的借閱 /復(fù)制 執(zhí)行《 文件 管理制度》。 文件資料監(jiān)督檢查 總經(jīng)理辦公室每年對各部門或處室文件（包括技術(shù)性文件和管理性文件）的管控情況進(jìn)行抽查并出具考核結(jié)果。 外來文件的處理 有效外來文件（泛指法律、法規(guī)）的處理執(zhí)行相關(guān)法律法規(guī)的相關(guān)要求執(zhí)行處理。 20 附件 1： 21 文件更改（作廢）單 編號 ： Q/ 22 □ 文件更改單 □ 文件作廢單 23 24 原文件名稱： 新文件名稱： 原文件編號： 新文件編號： 更改（作廢）時間： 新文件實施時間： 更改（作廢）原因： 更改項目： 起 草 審 批 簽發(fā)部門： 發(fā)文時間：
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