【正文】 碼 文件順序號 發(fā)布年份 號 版本號代碼。 文件在發(fā)放過程中填寫《文件發(fā)放記錄》 ，換版時須要將舊版文件收回，并填寫《文件回收記錄》。 文件換版時編號的更改要求 文件發(fā)布時“文件發(fā)布年份代碼”是當年的年份號。 18 文件的銷毀 文件作廢不等于對該文件做銷毀處理。 文件資料歸檔管理 按照《檔案管理制度》執(zhí)行。 記錄的收集、歸檔 各部門或處室根據(jù)工作需要和《檔案管理制度》中要求自 行規(guī)定。 文件資料監(jiān)督檢查 總經(jīng)理辦公室每年對各部門或處室文件（包括技術性文件和管理性文件）的管控情況進行抽查并出具考核結(jié)果。 19 記錄的管理 記錄的填寫 填寫記錄時，要嚴格按規(guī)定格式用中性筆或鋼筆填寫，不允許用鉛筆或圓珠筆填寫。 15 文件資料的管理 文件資料的管理權限 文件總的歸口為總經(jīng)理辦公室，具體職責如下： （ 1）負責對公司文件資料整體的策劃、制度的建立健全，并定期更新本制度； （ 2）負責對各部門或處室文件的訂立情況進行輔導及相 應的技術支持； （ 3）定期對公司管理性文件和技術性文件的實施情況進行檢查。當?shù)搅说诙晷抻喆宋募r，文件的年份號為第二年的年份代碼，文件版本號 為“ 0”當文件在此年份再修訂時第一次修改為“ 1”第二次修改為“ 2”，依次類推。 下發(fā)的文件必須為紙板文件，電子版文件 格式為 PDF 或是word 的只讀模式，電子版文件只允許行政中心及及總經(jīng)辦電腦保存，公司內(nèi)部不得傳閱電子版文件。 其它： 記錄表單執(zhí)行時間小于或等于半年的，可不予以編號。征求意見稿的文件必須在文件名稱后標注“征求意見稿”字樣。 紙張大小的設置要求為標準 A4 打印紙。 單份文件或匯編本中子文件的編號體現(xiàn)在文件名稱下方 仿宋體 三號 居中 編號前要體現(xiàn)“編號”二字 正文 章、條 黑體 三號 左對齊 正文內(nèi)容 仿宋體 三號 首行空兩格 兩端對齊 流 程 （ VISIO 中的字體要求） 仿宋體 1012 號 居中加粗 列項 每條列項首行前空兩格 圖、表 （ 1）其圖、表內(nèi)容根據(jù)實際情況調(diào)整字體及字號 （ 2）圖、表下方必須有標注，圖的下方標準“圖 1”；表的下方標注“表 1”，字體為黑體，字號為小四。 9 正文各要素層次 層次 正文編號 要 求 篇 匯編中每份制度或部分如需明確則稱之為“篇”，如匯編中的第三 份制度可體現(xiàn)為“第三篇” 章 3 每一章都應有標題，寫在阿拉伯數(shù)字“ 3??”的后面；編號與標題之間空一個字的間隙。引用文件應注明編號和文件名稱，文件名稱用“《》”括起來。 單份文件可根據(jù)實際需要可設置封皮也可不設置封皮。此種文件編排形式適用于頁碼較少的的匯編本文件（≤ 50 頁）。 觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，文字簡練，詞字規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。 5 3 文件的換版說明 本制度為 20xx 年第一版文件。 技術性文件： 對產(chǎn)品、工藝、設備、采購物資等做出技術要求的文件稱為技術性文件，技術性文件也稱對“物”的全方位管理。 縮略語的使用要慎重，只有在文件中隨后多次使用某縮略語時，才能規(guī)定縮略語。文件存檔時，可以將同一個文件框架代碼下的多個子文件放置在一個文件夾下，并設置封面和目錄。任何其他必要的說明都應在“適用范圍”中描述。 流程要求 工作流程 見《 弘大辰泰包裝材料 有限公司規(guī)章制度運行管理制度》中5 要求執(zhí)行。 條 段 無編號 段是章或條的細分，段沒有編號。多個附件表示為 13 附件： 1.****** 2.****** 落款 （單份文件設置） 發(fā)文單位 仿宋 三號 處于“實施日期”上方居中的位置 實施日期 仿宋 三號 簽發(fā)時，只寫“實施日期”具體日期待簽發(fā)后輸入或填寫。 匯編本的技術性文件。 11 文件編號 企業(yè)文件編號的組成 “企業(yè)標準編號”由公司代碼、部門或處室代碼、文件類別代碼、文件框架代碼、文 件順序號、發(fā)布年份號和版本號組成。 公司或企業(yè)內(nèi)部適用的文件由公司第一負責人審批。 表單的簽發(fā)與更改需滿足如下要求： （ 1）表單的執(zhí)行時間超過半年以上的，必須應有其獨立的編號。 文件的作廢 文件廢止信息可通過如下兩種途徑體現(xiàn)： （ 1）可在新版文件中“文件換版說明”體現(xiàn)，并將廢止的文件名稱、編號、實施日期描述清楚； （ 2）如該文件為最后一版，不再更新?lián)Q版，起草部門須每年 12 月份統(tǒng)一評審并簽發(fā)《文件更改（作廢）單》（見附件 1），將本單位所起草的 廢止的文件予以公布； （ 3）作廢的文件，應在使用場所標注（已作廢的標識）。 管理性文件的管理權限 管理性文件的歸口部門為總經(jīng)理辦公室。如需更改最多不超過二處，且更改處必須由相關填寫人簽字或加