【正文】 文件的借閱 /復(fù)制 執(zhí)行《 文件 管理制度》。 所有表單必須按照編號(hào)情況形成記錄，并存檔。廢止的文件，起草部門(mén)必須存檔并依據(jù)先關(guān)制度及法規(guī)的要求對(duì)文件實(shí)施銷(xiāo)毀處理。在本年度文件發(fā)布時(shí)文件的“版本號(hào)”為“ 0”，第一次修改為“ 1”第二次修改為“ 2”，依次類(lèi)推。 文件需要在實(shí)施日期的前兩日下發(fā)到使用部門(mén)或處室。 匯編本文件編號(hào)組成部分： 公司代碼 部門(mén)或處室代碼 文件類(lèi)別代碼 模塊代碼 文件順序號(hào) 發(fā)布年份號(hào) 子文件編號(hào)組成部分： 公司代碼 單位代碼 文件類(lèi)別代碼 模塊代碼 文件順序號(hào) 發(fā)布年份號(hào) 子文件在匯編本中的順序號(hào)版本號(hào)。征求意見(jiàn)稿不可以體現(xiàn)文件編號(hào)。 紙張頁(yè)面方向的設(shè)置要求，正文需設(shè)置為“縱向”排版；圖、表、附件可根據(jù)實(shí)際需求設(shè)置成“縱向”或“橫向”排版。 12 表 1：文件正文層次 10 文件格式 文件字體、字號(hào)要求 文 件 內(nèi) 容 字體 字號(hào) 位置 封面 第一行公司名稱(chēng) 黑體 一號(hào) 居中 文件編號(hào) 黑體 四號(hào) 處于公司名稱(chēng)的下方，并與公司名稱(chēng)右對(duì)齊，前體現(xiàn)“編號(hào)”二字 編號(hào)下劃線 與編號(hào)之間無(wú)空格，居中 文件名稱(chēng) 黑體 一號(hào) 居中 起草、審核、審批、實(shí)施日期、發(fā)文單位 黑體 四號(hào) 位于封皮最下端 目錄 標(biāo)題 黑體 小二 居中 內(nèi)容 仿宋體 三號(hào) 左對(duì)齊，前無(wú)空格 正文名稱(chēng) 黑體 小二 居中 文件編號(hào) 匯編本的文件編號(hào)在封面體現(xiàn)，見(jiàn)“封面”的字體 、字號(hào)格式要求。Visio崗位流程圖作圖要求如下： （１）崗位工作流程應(yīng)以“角色”來(lái)定義，一個(gè)崗位可能由一個(gè)或多個(gè)角色來(lái)定義，而一個(gè)角色不能由多個(gè)崗位構(gòu)成，必須通過(guò)一個(gè)崗位來(lái)實(shí)現(xiàn)； （２）具體執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化體系“工作標(biāo)準(zhǔn)”的要求。 文件換版說(shuō)明 10 “文件換版說(shuō)明”為可選要素，當(dāng)文件換版時(shí)必須體現(xiàn)文件換版說(shuō)明，具體內(nèi)容如下： （ 1）管理性文件體現(xiàn)的內(nèi)容為文件編號(hào)、文件名稱(chēng)、更改的內(nèi)容、作廢信息； （ 2）技術(shù)性文件換版內(nèi)容除了滿(mǎn)足 管理性文件的內(nèi)容要求，文件在第二次換版時(shí)還應(yīng)體現(xiàn)該文件的歷次更改信息，可通過(guò)如下表格體現(xiàn)： 編號(hào) 文件名稱(chēng) 文件實(shí)施日期 更改內(nèi)容 規(guī)范性引用文件 “規(guī)范性引用文件”為可選要素，根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置即可?！胺饷妗币w現(xiàn) 弘大辰泰包裝材料 有限公司、文件編號(hào)、文件名稱(chēng)、起草人、審批人、文件實(shí)施日期（“分編式”結(jié)構(gòu)編排的匯編本文件，其封面不體現(xiàn)“實(shí)施日期”）、發(fā)布部門(mén)。 匯編本文件可以包括兩種形式： —— 統(tǒng)編式（頁(yè)碼連貫式）：即匯編本內(nèi)的所有子文件按編號(hào)次序依次編排頁(yè)碼。 7 文件起草的基本原則 符合國(guó)家的法律法規(guī)、公司企業(yè)文化和經(jīng)營(yíng)管理基本準(zhǔn)則的精神。 2 適用范圍 適用于企業(yè)各各部門(mén)、工段、處室所有文件資料的管理。 管理性文件： 主要針對(duì)如何實(shí)現(xiàn)技術(shù)性文件要求而制定的操作性文件，常見(jiàn)的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、各項(xiàng)規(guī)章制度等， 管理性文件也稱(chēng)對(duì)“事”的全方位管理。文件第一次使用縮略語(yǔ)時(shí)，應(yīng)在該縮略語(yǔ)后給出其完整 的詞或詞組，并加上圓括號(hào)。其封面不體現(xiàn)“實(shí)施日期”以便于子文件換版。 目的 為必備要素，它應(yīng)置于文件正文的起始位置 ,語(yǔ)言應(yīng)簡(jiǎn)練。 工藝流程圖 “工藝流程圖”以 Microsoft Office Visio 格式體現(xiàn)。 列項(xiàng) （ 1）、（ 2）、（ 3）；“ —— ”或“●” 在引出列項(xiàng)的句子的末尾要加上冒號(hào)“：”第一層次的列項(xiàng)序號(hào)為（ 1）、（ 2）、（ 3）等；第二層次的列項(xiàng)序號(hào)為“ —— ”；第三層次的列項(xiàng)為“●”，列項(xiàng)的內(nèi)容只在最后一個(gè)列項(xiàng)末尾用句號(hào)，其余用分號(hào)。 起草人、審批人 仿宋 三號(hào) 至于文件末頁(yè)最下方 表 2：文件字體、字號(hào)要求 文件資料版式要求 文件資 料版式一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4 型（ 210 ㎜ 297 ㎜），左側(cè)裝訂。如：子文件不是同匯編本同時(shí)發(fā)放時(shí)，可 單獨(dú)設(shè)置頁(yè)碼。 14 匯編本文件封皮的編號(hào)中不需要體現(xiàn)文件版本號(hào)，且匯編本中所有子文件必須設(shè)置編號(hào)，其子文件編號(hào)內(nèi)容由匯編本的編號(hào)和子文件在匯編本中的順序號(hào)以及版本號(hào)組成。 13 文件的發(fā)放 文件的發(fā)放可分為紙版和電子版兩種形式。 （ 2）新、舊表單更替時(shí)，如舊版表單仍有儲(chǔ)備，可待舊表單使用完畢后再更新。電子版文件可在文件右上方或文件名稱(chēng)上標(biāo)注。 文件的補(bǔ)充及引用 公司的各部門(mén)或處室發(fā)布的文件具有系統(tǒng)權(quán)威性，當(dāng)下 級(jí)文件與上級(jí)文件發(fā)生沖突時(shí)，以上級(jí)部門(mén)的文件條款內(nèi)容為準(zhǔn)，下級(jí)部門(mén)必須在本季度內(nèi)修改制度。 記錄的保存 記錄表單的起草部門(mén)應(yīng)對(duì)所發(fā)放的記錄的保存期限進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審把握的原則是滿(mǎn)足法律法規(guī)的最低要求及工作實(shí)際需求。 20 附件 1：