【導(dǎo)讀】酒店經(jīng)理、品質(zhì)經(jīng)理、生產(chǎn)經(jīng)理、市場總監(jiān)、營銷策劃師等學(xué)習(xí)認(rèn)證系列。辦公室工作是企業(yè)管理運(yùn)作的中心，是企業(yè)對外的形象，成員要有較好的素質(zhì)，能承擔(dān)起相應(yīng)的職責(zé)。負(fù)責(zé)對內(nèi)、對外聯(lián)系和處理緊急事務(wù)。負(fù)責(zé)信件、資料的歸類存檔。相互協(xié)作，彼此溝通。以某公司合同辦公室為例，其主要職責(zé)包括：。處理本部門收到的信件，并分發(fā)給相應(yīng)的人員。接待從單位前臺轉(zhuǎn)來的，并已發(fā)放了來賓卡的來訪者。歸類保存在本辦公室的材料，并發(fā)送其余的給中心歸檔室職員歸檔。員工工作職責(zé)過于狹窄，工作單一。工作程序繁鎖，降低效率。打印與復(fù)印，要注意各部門所要求的復(fù)印數(shù)量，尺寸，顏色，是否需要放大，縮小等。如果需要高質(zhì)量的打印，打印室人員有責(zé)任與外部專業(yè)單位聯(lián)系。A、從外部供應(yīng)商進(jìn)貨，并按照交貨單據(jù)核對物品，任何短缺應(yīng)該記錄，并提交會計(jì)部門；

　　

【正文】 標(biāo)志顯示當(dāng)聽到警報(bào)的情況下向何處去，這些標(biāo)志通常用一個(gè)朝最近的安全出口方向奔跑的人的圖像來表示。在滅火器旁邊，應(yīng)有標(biāo)志顯示上次檢查的時(shí)間和人員以及特定滅火器能撲滅的火的種類，也應(yīng)指出使用不 正確的滅火器類型反而造成的危害。 1為什么需要有效的庫存控制系統(tǒng)？ 答：因?yàn)椋? （ 1） 可以防止大量資金被庫存占用而難以周轉(zhuǎn)； （ 2） 可以防止大量占用空間而增加租金； （ 3） 存放的空間需要花費(fèi)資金； （ 4） 保持適量的庫存，防止用光時(shí)緊急購買物品而延誤使用； （ 5） 庫存管理不嚴(yán)密而造成漏洞； （ 6） 為審計(jì)的需要，必須定期盤貨，做好庫存控制； （ 7） 了解各個(gè)部門的庫存水平，編制預(yù)算，以做好庫存控制。 1交付貨物應(yīng)采取哪些交貨程序？ 答：交付貨物的程序有： （ 1） 交付貨物將有交貨單，應(yīng)對照訂貨單和通知單核對； （ 2） 如果數(shù)量不對，應(yīng)聯(lián)系供應(yīng)商； （ 3） 任何數(shù)量出入應(yīng) 通知采購部門，按真實(shí)數(shù)量支付貨款； （ 4） 每一類貨物的詳情，應(yīng)輸入到辦公用品庫存卡的接收列中； （ 5） 及時(shí)更新庫存余額； （ 6）貨物應(yīng)正確存放。 1庫存卡要包括哪些細(xì)節(jié)、要點(diǎn)？ 答：要維持最佳庫存，每項(xiàng)庫存最高和最低水平應(yīng)考慮到以下各種因素后決定： （ 1）庫存最高水平應(yīng)考慮的因素： A、 庫存占用的資金數(shù)量； B、 存儲可用的空間數(shù)量； C、 貨物的保質(zhì)期； D、 前１２個(gè)月貨物使用的數(shù)量； （ 2）庫存最低水平應(yīng)考慮的因素： A、 追加訂購交貨的時(shí)間； B、 可能用于等待交貨的空間數(shù)量； C、 前１２個(gè)月貨物使用的數(shù)量； D、 注意：在庫存比最低水平稍高的時(shí)候開 始訂貨，因?yàn)槎▎伟l(fā)送給供應(yīng)商需要時(shí)間。 （ 3）庫存卡應(yīng)包括下列細(xì)節(jié)： A、 庫存貨物名稱； B、 最高庫存水平； C、 最低庫存水平； D、 物品接收和發(fā)放的日期； E、 供應(yīng)商名稱； F、 從供應(yīng)商處收到的數(shù)量及發(fā)票號； G、 發(fā)放的數(shù)量； H、 物品申請單編號； I、 庫存物品曾經(jīng)發(fā)給的部門； J、 保留的余額――定期更新。 1申領(lǐng)物品的手續(xù)是什么？ 答：發(fā)放物品應(yīng)有下列手續(xù)： （ 1） 指定人員發(fā)放； （ 2） 按單位的有關(guān)制度規(guī)定發(fā)放時(shí)間； （ 3） 緊急需要物品時(shí)必須有相應(yīng)的程序處理； （ 4） 必須填寫物品申請表，并由授權(quán)人簽字批準(zhǔn)。 （ 5） 物品申請表包括下列細(xì)節(jié)：申請表編號、申領(lǐng)部門、物品名稱 （項(xiàng)目）、數(shù)量、特殊要求、發(fā)放人簽字、領(lǐng)取人簽字、授權(quán)批準(zhǔn)人簽字、日期。 辦公室零用現(xiàn)金用于哪些項(xiàng)目的支付？ 答：辦公室零用現(xiàn)金的支付項(xiàng)目有： （ 1） 接待費(fèi)：如辦公室的鮮花，給員工和來訪者的咖啡、茶、糖和小點(diǎn)心； （ 2） 交通費(fèi)：如出租車費(fèi)、停車費(fèi)； （ 3） 郵費(fèi)：如郵票或使用特殊郵件服務(wù)的費(fèi)用； （ 4） 清潔費(fèi)：如擦窗戶費(fèi)； （ 5）其他在辦公室因應(yīng)急而需要的少量現(xiàn)金。 2報(bào)銷零用現(xiàn)金要履行什么手續(xù)？ 答：報(bào)銷零用現(xiàn)金必須填寫零用現(xiàn)金憑單，寫清用款數(shù)量，用于什么項(xiàng)目，憑單上需要上級或經(jīng)理簽字并提交收據(jù)作為報(bào)銷的證據(jù)。 2 支付零用現(xiàn)金時(shí)要檢查哪些手續(xù)后方能予以支付？ 答：支付零用現(xiàn)金時(shí)要檢查的手續(xù)有： （ 1） 所有零用現(xiàn)金憑單領(lǐng)取者都簽字了； （ 2） 憑單上的錢數(shù)與收據(jù)上的一致； （ 3） 憑單由被授權(quán)的人簽字批準(zhǔn)了。 2零用現(xiàn)金賬目要包括哪些細(xì)節(jié)？ 答：零用現(xiàn)金帳目要包括以下細(xì)節(jié)： （ 1） 收到現(xiàn)金類包括：日期、帳頁號、數(shù)量； （ 2） 支付現(xiàn)金類包括：日期、細(xì)節(jié)、憑單號； （ 3） 帳目分析包括：花銷項(xiàng)目、花銷數(shù)額、支付總額、余額、其他。 2申請報(bào)銷的手續(xù)是什么？ 答：申請報(bào)銷的手續(xù)是： （ 1） 報(bào)銷費(fèi)用時(shí)首先要填寫“報(bào)銷申請表”。如果超支需要事先批準(zhǔn)。將事先批準(zhǔn)表和報(bào)銷申 請表一起提交。報(bào)銷申請表必須由高級人員簽署。所有要求報(bào)銷的款項(xiàng)，必須有票據(jù)對應(yīng)。 （ 2） 報(bào)銷申請表包括以下細(xì)節(jié)：報(bào)銷人姓名、所在部們、工作場所、工資號、花費(fèi)日期、花費(fèi)原因、主管人員簽字、附上發(fā)票、報(bào)銷申請人簽字、報(bào)銷日期。 2對辦公室人員缺勤和休假怎樣處理？ 答：對辦公室人員缺勤和休假的處理方法有： （ 1） 要求員工事先請假并做好工作安排，有的工作可以回來后做； （ 2） 不能離人的崗位要安排人替崗，以保證單位的工作順利運(yùn)轉(zhuǎn)； （ 3） 制定值班表以保證重要崗位總是有人； （ 4） 公布請假人員記錄表，表上記錄請假人員的姓名和請假日期等內(nèi)容； （ 5） 此信息記錄到工作日志里，或者記在記錄簿上或者計(jì)算機(jī)中，使員工能查詢到。 2怎樣限制以下設(shè)備的使用以控制開銷？ 復(fù)印機(jī)，傳真機(jī)，計(jì)算機(jī)，打印機(jī)，因特網(wǎng)，電話，移動電話。 答：節(jié)支方法有： （ 1） 復(fù)印機(jī)：申請復(fù)印時(shí)必須填寫有細(xì)節(jié)要求的申請表，并在復(fù)印前由主管人員簽字批準(zhǔn)。還可以發(fā)復(fù)印卡以限制部門的使用。較昂貴的復(fù)印如彩色復(fù)印，一般不能自由使用，可由中心服務(wù)區(qū) 按部們根據(jù)需要復(fù)制，并由各個(gè)部門獨(dú)立核算成本。 （ 2） 傳真機(jī)：指定人員使用傳真機(jī)，做登記并保留所有發(fā)送記錄，其中包括日期、發(fā)送信息人的姓名和信息接收者的細(xì)節(jié) 。 （ 3） 計(jì)算計(jì)、打印計(jì)、因特網(wǎng)：很多單位已在工作中提供該類設(shè)備，但在使用中要注意： A、 昂貴的設(shè)備要限制使用； B、 彩色打印要集中管理并由各部門獨(dú)立核算成本； C、 嚴(yán)格監(jiān)督因特網(wǎng)的使用。 （ 4）電話、移動電話： A、 減少打私人電話； B、 控制國內(nèi)國際長途電話的使用； C、 按單位有關(guān)規(guī)定使用移動電話； D、 定期檢查并核對電話賬單以控制開銷。 2如何制定辦公室工作程序？ 答：為了幫助和保證單位工作的順利運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室應(yīng)設(shè)計(jì)或制定一定的工作程序，以便工作人員參考和遵照執(zhí)行。 制定工作程序程序應(yīng)遵循以下幾點(diǎn)： （ 1） 容易遵守 用簡單的語言按步驟寫 出指導(dǎo)； （ 2） 信息應(yīng)細(xì)致、清楚明了，不需要其他人解釋就很容易理解； （ 3） 指出應(yīng)采取的行動和參與的人員，并說明應(yīng)怎樣進(jìn)行和何時(shí)進(jìn)行； （ 4） 標(biāo)明在執(zhí)行程序中如果發(fā)生問題應(yīng)采取的措施，確定一名應(yīng)聯(lián)系的高級工作人員。 通常情況下，辦公室會把相近內(nèi)容的工作程序合并放在一起，形成程序手冊，便于工作人員查找和參考。程序手冊將清楚的、按步驟的給予工作人員系列指導(dǎo)，作為處理特定任務(wù)的方法。 2接待區(qū)接待預(yù)約來訪者的程序是什么？ 答：接待預(yù)約來訪者的一般程序如下： （ 1） 以愉快的態(tài)度微笑并問候來訪者； （ 2） 搞清來訪者約定的工作人員； （ 3） 請來訪者在 來訪登記簿上簽字，保證填寫清楚所有細(xì)節(jié)； （ 4） 如果來訪者比約定時(shí)間來得早，需要等待，應(yīng)確保來訪者在等待中感到舒適，并提前 510 分鐘通知預(yù)約人員； （ 5） 如果來訪者在約定時(shí)間到了，立即通知所預(yù)約的工作人員； （ 6） 給來訪者發(fā)賓客卡，確保所有細(xì)節(jié)都是正確的，并提醒來訪者在離開前返還賓客卡； （ 7） 請來訪者在接待區(qū)等待，直到工作人員或秘書將訪客接走； 2檢查工作質(zhì)量的方法是什么？ 答：檢查工作質(zhì)量的方法一般分為兩種，一種方法是填寫質(zhì)量控制表，一種方法是直接觀察了解。 （ 1） 通過讓工作人員填寫質(zhì)量控制表來檢查工作質(zhì)量，這是由個(gè)別工作 人員檢查正在進(jìn)行的工作的質(zhì)量的一種方法。通常由辦公室主任給工作人員發(fā)放質(zhì)量控制表，專門用于檢查工作質(zhì)量的質(zhì)量控制表包括工作內(nèi)容、要求和指導(dǎo)，要求完成的期限，承擔(dān)工作人員的姓名及完成日期，以及發(fā)表人的意見和簽字等項(xiàng)目。發(fā)出人要判斷該工作是否滿意地執(zhí)行，并將完成的表格交給辦公室主任。 （ 2） 辦公室主任通過直接觀察了解的方式來檢查工作人員的工作質(zhì)量。在開放式的辦公室，辦公室主任可以很方便地觀察手下工作人員的工作，如果發(fā)現(xiàn)了問題，就可以及時(shí)著手解決。 辦公室檢查員的職責(zé)是什么？ 答：當(dāng)單位的外部或內(nèi)部情況發(fā)生了變化 時(shí)，工作的程序就需要改變。為了檢查程序和作必要的修正，單位應(yīng)安排一名辦公室工作檢查員，該檢查員應(yīng)注意： （ 1） 在進(jìn)行辦公室安全檢查評估后，從健康和安全方面考慮應(yīng)重新安排辦公室布局； （ 2） 制定新設(shè)備的程序手冊，可能會讓一名工作人員負(fù)責(zé)更新手冊； （ 3） 如果安裝了新設(shè)備，或是接到關(guān)于工作程序的投訴，則要對給工作人員進(jìn)行針對性的教育培訓(xùn)。 3預(yù)定表（預(yù)定時(shí)間）要包括哪幾項(xiàng)內(nèi)容和要點(diǎn)？ 答：單位應(yīng)根據(jù)所預(yù)定的設(shè)備不同來設(shè)計(jì)相應(yīng)的預(yù)定表格。例如，在許多單位中，通過預(yù)定會議室房間來開會，這種預(yù)定表格由想要預(yù)定房間開會或演示的行政人 員填寫。一般情況下，預(yù)定表應(yīng)包括以下幾項(xiàng)主要內(nèi)容： （ 1） 預(yù)定人； （ 2） 預(yù)定設(shè)備、項(xiàng)目或服務(wù)的內(nèi)容及要求使用的時(shí)間、地點(diǎn)； （ 3） 預(yù)定時(shí)間； （ 4） 審批人簽署。 3對員工未達(dá)到工作標(biāo)準(zhǔn)時(shí)怎樣處理？ 答：如果出現(xiàn)工作人員沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)和發(fā)現(xiàn)有漏洞的情況，應(yīng)根據(jù)質(zhì)量檢查發(fā)現(xiàn)的不同情況有針對地性進(jìn)行處理。具體處理步驟如下： （ 1） 應(yīng)由辦公室檢查員對員工未達(dá)到工作標(biāo)準(zhǔn)的情況進(jìn)行調(diào)查，調(diào)查問題所在。 （ 2） 如果是工作程序的原因，那么應(yīng)該對現(xiàn)有的程序進(jìn)行重新評估，必要的時(shí)候，應(yīng)該對現(xiàn)有程序做一些必要的修改或補(bǔ)充。 （ 3） 如果已經(jīng)明確斷定是由于工作人員的 個(gè)人原因沒有達(dá)到工作標(biāo)準(zhǔn)，那么部門經(jīng)理應(yīng)該首先處理這一情況，對工作人員進(jìn)行說服教育，并應(yīng)將這些問題視為員工評估內(nèi)容的一部分。 企業(yè)行政管理二級教材講授指南 第四單元 信息的管理 中心思想： 辦公室是信息接收、存儲、傳遞和應(yīng)用的中心，特別是現(xiàn)代企業(yè)行政管理，實(shí)際上是信息的管理。為了提高行政管理效率，必須使辦公室人員掌握辦公信息的存儲、檢索、傳播的程序、系統(tǒng)和方法，并熟練的加以應(yīng)用。 分段內(nèi)容： 10 課時(shí) 一、 企業(yè)辦公室中信息處理的程序、標(biāo)準(zhǔn)和類型：（教材 ， ） 商務(wù)信息的 回應(yīng)周期（見思考題 1） 跟蹤工作進(jìn)展的方法（見思考題 2） 商務(wù)信息的類型（見思考題 3） 商務(wù)信息的有效呈現(xiàn)形式（見思考題 4） 教學(xué)方法： 教師講課、組織討論并實(shí)際操作。 二、 信息的存儲、檢索、分類的程序、系統(tǒng)和方法：（教材 ） 信息的存儲和有效檢索的必要性（見思考題 5） 辦公室常用信息及存儲方式（見思考題 6） 手工、計(jì)算機(jī)、縮微膠片存儲信息方式（見思考題 7， 8， 9） 集中歸檔或部門歸檔（見思考題 10） 文檔或文件跟蹤（見思考題 11） 確定適合的信息分類和索引的 方法：（見思考題 12） 按字母、數(shù)字、地理、日期、時(shí)間、作者的各種歸類方法（見思考題 13， 14， 15， 16） 教學(xué)方法：教師講課、組織討論并參觀各種信息存儲設(shè)備，學(xué)會計(jì)算機(jī)檢索和文檔檢索。 三、 信息的保密、安全及保存期（教材 、 ） 1。 5課時(shí) 信息保護(hù)的原則（見思考題 17） 保護(hù)計(jì)算機(jī)信息和文檔信息的措施（見思考題 18， 19） 人事檔案、財(cái)務(wù)信息、產(chǎn)品或服務(wù)信息、客戶信息的保密（見思考題 20， 21， 22， 23） 信息、文檔保存時(shí)間（見思考題 24） 教學(xué)方法：教師講課、 組織討論。 四、 信息傳播途徑和文檔保留期限（教材 ） 企業(yè)內(nèi)部信息的傳播途徑（見思考題 25） 教學(xué)方法：教師講課、組織討論。 單元復(fù)習(xí) ： 1 課時(shí) 用“企業(yè)行政管理二級習(xí)題集”中 4 單元的習(xí)題輔導(dǎo)學(xué)生復(fù)習(xí)。 思考題及答案： 簡述企業(yè)信息回應(yīng)周期的含義？ 答：企業(yè)信息回應(yīng)周期是指企業(yè)為了提高工作效率、樹立企業(yè)良好形象，在一般情況下正常處理某一個(gè)問題以及給客戶或查詢者“回應(yīng)”答復(fù)所需要的時(shí)間，如多少天內(nèi)定貨應(yīng)該發(fā)送，處理來電或客戶投訴的時(shí)間等，確定這些時(shí)間的標(biāo)準(zhǔn)意 味著時(shí)間對滿足最終期限的重要性。工作任務(wù)的類型不同，相應(yīng)地回應(yīng)周期也會不同，而且在緊急情況和日常情況下，處理某一問題的回應(yīng)周期會有所變化，工作人員必須能夠區(qū)分優(yōu)先次序，一般應(yīng)在處理常規(guī)任務(wù)之前優(yōu)先處理緊急事務(wù)。 簡述跟蹤工作進(jìn)展的方法？ 答：一般情況下，跟蹤工作進(jìn)展常用的有以下幾種方法： （ 1）觀察個(gè)人公文架上等待處理的工作數(shù)量； （ 2）詢問工作人員的工作進(jìn)展情況； （ 3）讓工作人員填寫質(zhì)量控制表，根據(jù)質(zhì)量控制表了解工作人員的工作情況 （ 4）如果任務(wù)被分成了幾個(gè)部分進(jìn)行，應(yīng)了解各部分的工作進(jìn)展情況是否 符合工作期限要求。 簡述企業(yè)辦公室工作中所處理的信息的主要類型？ 答：通常情況下企業(yè)辦公室工作處理的信息主要包括以下幾個(gè)方面的類型： （ 1）供應(yīng)商信息。企業(yè)作為客戶，會需要與有關(guān)商家聯(lián)系，以便得到某種服務(wù)或供應(yīng)。因此，辦公室應(yīng)該收集一些與企業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)的或日常需要的服務(wù)商或供應(yīng)商的信息，以便需要時(shí)可以及時(shí)方便地聯(lián)系，獲取所需要的商品或服務(wù)。 （