【導讀】酒店經(jīng)理、品質(zhì)經(jīng)理、生產(chǎn)經(jīng)理、市場總監(jiān)、營銷策劃師等學習認證系列。辦公室工作是企業(yè)管理運作的中心，是企業(yè)對外的形象，成員要有較好的素質(zhì)，能承擔起相應的職責。負責對內(nèi)、對外聯(lián)系和處理緊急事務。負責信件、資料的歸類存檔。相互協(xié)作，彼此溝通。以某公司合同辦公室為例，其主要職責包括：。處理本部門收到的信件，并分發(fā)給相應的人員。接待從單位前臺轉(zhuǎn)來的，并已發(fā)放了來賓卡的來訪者。歸類保存在本辦公室的材料，并發(fā)送其余的給中心歸檔室職員歸檔。員工工作職責過于狹窄，工作單一。工作程序繁鎖，降低效率。打印與復印，要注意各部門所要求的復印數(shù)量，尺寸，顏色，是否需要放大，縮小等。如果需要高質(zhì)量的打印，打印室人員有責任與外部專業(yè)單位聯(lián)系。A、從外部供應商進貨，并按照交貨單據(jù)核對物品，任何短缺應該記錄，并提交會計部門；

　　

【正文】 標志顯示當聽到警報的情況下向何處去，這些標志通常用一個朝最近的安全出口方向奔跑的人的圖像來表示。在滅火器旁邊，應有標志顯示上次檢查的時間和人員以及特定滅火器能撲滅的火的種類，也應指出使用不 正確的滅火器類型反而造成的危害。 1為什么需要有效的庫存控制系統(tǒng)？ 答：因為： （ 1） 可以防止大量資金被庫存占用而難以周轉(zhuǎn)； （ 2） 可以防止大量占用空間而增加租金； （ 3） 存放的空間需要花費資金； （ 4） 保持適量的庫存，防止用光時緊急購買物品而延誤使用； （ 5） 庫存管理不嚴密而造成漏洞； （ 6） 為審計的需要，必須定期盤貨，做好庫存控制； （ 7） 了解各個部門的庫存水平，編制預算，以做好庫存控制。 1交付貨物應采取哪些交貨程序？ 答：交付貨物的程序有： （ 1） 交付貨物將有交貨單，應對照訂貨單和通知單核對； （ 2） 如果數(shù)量不對，應聯(lián)系供應商； （ 3） 任何數(shù)量出入應 通知采購部門，按真實數(shù)量支付貨款； （ 4） 每一類貨物的詳情，應輸入到辦公用品庫存卡的接收列中； （ 5） 及時更新庫存余額； （ 6）貨物應正確存放。 1庫存卡要包括哪些細節(jié)、要點？ 答：要維持最佳庫存，每項庫存最高和最低水平應考慮到以下各種因素后決定： （ 1）庫存最高水平應考慮的因素： A、 庫存占用的資金數(shù)量； B、 存儲可用的空間數(shù)量； C、 貨物的保質(zhì)期； D、 前１２個月貨物使用的數(shù)量； （ 2）庫存最低水平應考慮的因素： A、 追加訂購交貨的時間； B、 可能用于等待交貨的空間數(shù)量； C、 前１２個月貨物使用的數(shù)量； D、 注意：在庫存比最低水平稍高的時候開 始訂貨，因為定單發(fā)送給供應商需要時間。 （ 3）庫存卡應包括下列細節(jié)： A、 庫存貨物名稱； B、 最高庫存水平； C、 最低庫存水平； D、 物品接收和發(fā)放的日期； E、 供應商名稱； F、 從供應商處收到的數(shù)量及發(fā)票號； G、 發(fā)放的數(shù)量； H、 物品申請單編號； I、 庫存物品曾經(jīng)發(fā)給的部門； J、 保留的余額――定期更新。 1申領(lǐng)物品的手續(xù)是什么？ 答：發(fā)放物品應有下列手續(xù)： （ 1） 指定人員發(fā)放； （ 2） 按單位的有關(guān)制度規(guī)定發(fā)放時間； （ 3） 緊急需要物品時必須有相應的程序處理； （ 4） 必須填寫物品申請表，并由授權(quán)人簽字批準。 （ 5） 物品申請表包括下列細節(jié)：申請表編號、申領(lǐng)部門、物品名稱 （項目）、數(shù)量、特殊要求、發(fā)放人簽字、領(lǐng)取人簽字、授權(quán)批準人簽字、日期。 辦公室零用現(xiàn)金用于哪些項目的支付？ 答：辦公室零用現(xiàn)金的支付項目有： （ 1） 接待費：如辦公室的鮮花，給員工和來訪者的咖啡、茶、糖和小點心； （ 2） 交通費：如出租車費、停車費； （ 3） 郵費：如郵票或使用特殊郵件服務的費用； （ 4） 清潔費：如擦窗戶費； （ 5）其他在辦公室因應急而需要的少量現(xiàn)金。 2報銷零用現(xiàn)金要履行什么手續(xù)？ 答：報銷零用現(xiàn)金必須填寫零用現(xiàn)金憑單，寫清用款數(shù)量，用于什么項目，憑單上需要上級或經(jīng)理簽字并提交收據(jù)作為報銷的證據(jù)。 2 支付零用現(xiàn)金時要檢查哪些手續(xù)后方能予以支付？ 答：支付零用現(xiàn)金時要檢查的手續(xù)有： （ 1） 所有零用現(xiàn)金憑單領(lǐng)取者都簽字了； （ 2） 憑單上的錢數(shù)與收據(jù)上的一致； （ 3） 憑單由被授權(quán)的人簽字批準了。 2零用現(xiàn)金賬目要包括哪些細節(jié)？ 答：零用現(xiàn)金帳目要包括以下細節(jié)： （ 1） 收到現(xiàn)金類包括：日期、帳頁號、數(shù)量； （ 2） 支付現(xiàn)金類包括：日期、細節(jié)、憑單號； （ 3） 帳目分析包括：花銷項目、花銷數(shù)額、支付總額、余額、其他。 2申請報銷的手續(xù)是什么？ 答：申請報銷的手續(xù)是： （ 1） 報銷費用時首先要填寫“報銷申請表”。如果超支需要事先批準。將事先批準表和報銷申 請表一起提交。報銷申請表必須由高級人員簽署。所有要求報銷的款項，必須有票據(jù)對應。 （ 2） 報銷申請表包括以下細節(jié)：報銷人姓名、所在部們、工作場所、工資號、花費日期、花費原因、主管人員簽字、附上發(fā)票、報銷申請人簽字、報銷日期。 2對辦公室人員缺勤和休假怎樣處理？ 答：對辦公室人員缺勤和休假的處理方法有： （ 1） 要求員工事先請假并做好工作安排，有的工作可以回來后做； （ 2） 不能離人的崗位要安排人替崗，以保證單位的工作順利運轉(zhuǎn)； （ 3） 制定值班表以保證重要崗位總是有人； （ 4） 公布請假人員記錄表，表上記錄請假人員的姓名和請假日期等內(nèi)容； （ 5） 此信息記錄到工作日志里，或者記在記錄簿上或者計算機中，使員工能查詢到。 2怎樣限制以下設(shè)備的使用以控制開銷？ 復印機，傳真機，計算機，打印機，因特網(wǎng)，電話，移動電話。 答：節(jié)支方法有： （ 1） 復印機：申請復印時必須填寫有細節(jié)要求的申請表，并在復印前由主管人員簽字批準。還可以發(fā)復印卡以限制部門的使用。較昂貴的復印如彩色復印，一般不能自由使用，可由中心服務區(qū) 按部們根據(jù)需要復制，并由各個部門獨立核算成本。 （ 2） 傳真機：指定人員使用傳真機，做登記并保留所有發(fā)送記錄，其中包括日期、發(fā)送信息人的姓名和信息接收者的細節(jié) 。 （ 3） 計算計、打印計、因特網(wǎng)：很多單位已在工作中提供該類設(shè)備，但在使用中要注意： A、 昂貴的設(shè)備要限制使用； B、 彩色打印要集中管理并由各部門獨立核算成本； C、 嚴格監(jiān)督因特網(wǎng)的使用。 （ 4）電話、移動電話： A、 減少打私人電話； B、 控制國內(nèi)國際長途電話的使用； C、 按單位有關(guān)規(guī)定使用移動電話； D、 定期檢查并核對電話賬單以控制開銷。 2如何制定辦公室工作程序？ 答：為了幫助和保證單位工作的順利運轉(zhuǎn)，辦公室應設(shè)計或制定一定的工作程序，以便工作人員參考和遵照執(zhí)行。 制定工作程序程序應遵循以下幾點： （ 1） 容易遵守 用簡單的語言按步驟寫 出指導； （ 2） 信息應細致、清楚明了，不需要其他人解釋就很容易理解； （ 3） 指出應采取的行動和參與的人員，并說明應怎樣進行和何時進行； （ 4） 標明在執(zhí)行程序中如果發(fā)生問題應采取的措施，確定一名應聯(lián)系的高級工作人員。 通常情況下，辦公室會把相近內(nèi)容的工作程序合并放在一起，形成程序手冊，便于工作人員查找和參考。程序手冊將清楚的、按步驟的給予工作人員系列指導，作為處理特定任務的方法。 2接待區(qū)接待預約來訪者的程序是什么？ 答：接待預約來訪者的一般程序如下： （ 1） 以愉快的態(tài)度微笑并問候來訪者； （ 2） 搞清來訪者約定的工作人員； （ 3） 請來訪者在 來訪登記簿上簽字，保證填寫清楚所有細節(jié)； （ 4） 如果來訪者比約定時間來得早，需要等待，應確保來訪者在等待中感到舒適，并提前 510 分鐘通知預約人員； （ 5） 如果來訪者在約定時間到了，立即通知所預約的工作人員； （ 6） 給來訪者發(fā)賓客卡，確保所有細節(jié)都是正確的，并提醒來訪者在離開前返還賓客卡； （ 7） 請來訪者在接待區(qū)等待，直到工作人員或秘書將訪客接走； 2檢查工作質(zhì)量的方法是什么？ 答：檢查工作質(zhì)量的方法一般分為兩種，一種方法是填寫質(zhì)量控制表，一種方法是直接觀察了解。 （ 1） 通過讓工作人員填寫質(zhì)量控制表來檢查工作質(zhì)量，這是由個別工作 人員檢查正在進行的工作的質(zhì)量的一種方法。通常由辦公室主任給工作人員發(fā)放質(zhì)量控制表，專門用于檢查工作質(zhì)量的質(zhì)量控制表包括工作內(nèi)容、要求和指導，要求完成的期限，承擔工作人員的姓名及完成日期，以及發(fā)表人的意見和簽字等項目。發(fā)出人要判斷該工作是否滿意地執(zhí)行，并將完成的表格交給辦公室主任。 （ 2） 辦公室主任通過直接觀察了解的方式來檢查工作人員的工作質(zhì)量。在開放式的辦公室，辦公室主任可以很方便地觀察手下工作人員的工作，如果發(fā)現(xiàn)了問題，就可以及時著手解決。 辦公室檢查員的職責是什么？ 答：當單位的外部或內(nèi)部情況發(fā)生了變化 時，工作的程序就需要改變。為了檢查程序和作必要的修正，單位應安排一名辦公室工作檢查員，該檢查員應注意： （ 1） 在進行辦公室安全檢查評估后，從健康和安全方面考慮應重新安排辦公室布局； （ 2） 制定新設(shè)備的程序手冊，可能會讓一名工作人員負責更新手冊； （ 3） 如果安裝了新設(shè)備，或是接到關(guān)于工作程序的投訴，則要對給工作人員進行針對性的教育培訓。 3預定表（預定時間）要包括哪幾項內(nèi)容和要點？ 答：單位應根據(jù)所預定的設(shè)備不同來設(shè)計相應的預定表格。例如，在許多單位中，通過預定會議室房間來開會，這種預定表格由想要預定房間開會或演示的行政人 員填寫。一般情況下，預定表應包括以下幾項主要內(nèi)容： （ 1） 預定人； （ 2） 預定設(shè)備、項目或服務的內(nèi)容及要求使用的時間、地點； （ 3） 預定時間； （ 4） 審批人簽署。 3對員工未達到工作標準時怎樣處理？ 答：如果出現(xiàn)工作人員沒有達到標準和發(fā)現(xiàn)有漏洞的情況，應根據(jù)質(zhì)量檢查發(fā)現(xiàn)的不同情況有針對地性進行處理。具體處理步驟如下： （ 1） 應由辦公室檢查員對員工未達到工作標準的情況進行調(diào)查，調(diào)查問題所在。 （ 2） 如果是工作程序的原因，那么應該對現(xiàn)有的程序進行重新評估，必要的時候，應該對現(xiàn)有程序做一些必要的修改或補充。 （ 3） 如果已經(jīng)明確斷定是由于工作人員的 個人原因沒有達到工作標準，那么部門經(jīng)理應該首先處理這一情況，對工作人員進行說服教育，并應將這些問題視為員工評估內(nèi)容的一部分。 企業(yè)行政管理二級教材講授指南 第四單元 信息的管理 中心思想： 辦公室是信息接收、存儲、傳遞和應用的中心，特別是現(xiàn)代企業(yè)行政管理，實際上是信息的管理。為了提高行政管理效率，必須使辦公室人員掌握辦公信息的存儲、檢索、傳播的程序、系統(tǒng)和方法，并熟練的加以應用。 分段內(nèi)容： 10 課時 一、 企業(yè)辦公室中信息處理的程序、標準和類型：（教材 ， ） 商務信息的 回應周期（見思考題 1） 跟蹤工作進展的方法（見思考題 2） 商務信息的類型（見思考題 3） 商務信息的有效呈現(xiàn)形式（見思考題 4） 教學方法： 教師講課、組織討論并實際操作。 二、 信息的存儲、檢索、分類的程序、系統(tǒng)和方法：（教材 ） 信息的存儲和有效檢索的必要性（見思考題 5） 辦公室常用信息及存儲方式（見思考題 6） 手工、計算機、縮微膠片存儲信息方式（見思考題 7， 8， 9） 集中歸檔或部門歸檔（見思考題 10） 文檔或文件跟蹤（見思考題 11） 確定適合的信息分類和索引的 方法：（見思考題 12） 按字母、數(shù)字、地理、日期、時間、作者的各種歸類方法（見思考題 13， 14， 15， 16） 教學方法：教師講課、組織討論并參觀各種信息存儲設(shè)備，學會計算機檢索和文檔檢索。 三、 信息的保密、安全及保存期（教材 、 ） 1。 5課時 信息保護的原則（見思考題 17） 保護計算機信息和文檔信息的措施（見思考題 18， 19） 人事檔案、財務信息、產(chǎn)品或服務信息、客戶信息的保密（見思考題 20， 21， 22， 23） 信息、文檔保存時間（見思考題 24） 教學方法：教師講課、 組織討論。 四、 信息傳播途徑和文檔保留期限（教材 ） 企業(yè)內(nèi)部信息的傳播途徑（見思考題 25） 教學方法：教師講課、組織討論。 單元復習 ： 1 課時 用“企業(yè)行政管理二級習題集”中 4 單元的習題輔導學生復習。 思考題及答案： 簡述企業(yè)信息回應周期的含義？ 答：企業(yè)信息回應周期是指企業(yè)為了提高工作效率、樹立企業(yè)良好形象，在一般情況下正常處理某一個問題以及給客戶或查詢者“回應”答復所需要的時間，如多少天內(nèi)定貨應該發(fā)送，處理來電或客戶投訴的時間等，確定這些時間的標準意 味著時間對滿足最終期限的重要性。工作任務的類型不同，相應地回應周期也會不同，而且在緊急情況和日常情況下，處理某一問題的回應周期會有所變化，工作人員必須能夠區(qū)分優(yōu)先次序，一般應在處理常規(guī)任務之前優(yōu)先處理緊急事務。 簡述跟蹤工作進展的方法？ 答：一般情況下，跟蹤工作進展常用的有以下幾種方法： （ 1）觀察個人公文架上等待處理的工作數(shù)量； （ 2）詢問工作人員的工作進展情況； （ 3）讓工作人員填寫質(zhì)量控制表，根據(jù)質(zhì)量控制表了解工作人員的工作情況 （ 4）如果任務被分成了幾個部分進行，應了解各部分的工作進展情況是否 符合工作期限要求。 簡述企業(yè)辦公室工作中所處理的信息的主要類型？ 答：通常情況下企業(yè)辦公室工作處理的信息主要包括以下幾個方面的類型： （ 1）供應商信息。企業(yè)作為客戶，會需要與有關(guān)商家聯(lián)系，以便得到某種服務或供應。因此，辦公室應該收集一些與企業(yè)業(yè)務相關(guān)的或日常需要的服務商或供應商的信息，以便需要時可以及時方便地聯(lián)系，獲取所需要的商品或服務。 （