【正文】 的，方向盤一定要在微微的晃動(dòng)中維持一個(gè)平衡才可以。工作也是這個(gè)道理。給領(lǐng)導(dǎo)多個(gè)選擇也是很重要的一步。培訓(xùn)的方法和工具都是有特點(diǎn)的，如果要做一個(gè)比喻，行政主管像什么？有人說像后廚房的大廚，弄好了菜給領(lǐng)導(dǎo)端上去吃。但如果老板也是后廚房的一員呢？其實(shí)，今天的大廚只負(fù)責(zé)非常少量的工作，比較有名的醫(yī)師特別是主刀的醫(yī)師負(fù)責(zé)的內(nèi)容也非常簡單，護(hù)士和助理醫(yī)生都準(zhǔn)備好了，主刀醫(yī)師只做最關(guān)鍵的手術(shù)環(huán)節(jié)。由此，在企業(yè)中，老板的角色像是后廚房的大廚或者主刀的醫(yī)師，行政主管是廚房的配菜工或者主刀醫(yī)師的助手。這是行政主管需要把握的度。有人說行政主管像領(lǐng)導(dǎo)指令的搬運(yùn)工，這個(gè)說法不恰當(dāng)。搬運(yùn)工起的是還原作用，但是做行政的人缺少分解工作的一種思維，大部分人停留在總裁思維的層面，不懂得分解老板的意圖。李嘉誠在《李嘉誠傳》里寫到關(guān)于成本控制的問題，無論行政主管的財(cái)政預(yù)算報(bào)多少，他都會(huì)砍掉20%。后來他的行政主管學(xué)聰明了，心想你不是每年都砍掉20%嗎？我今年多報(bào)20%，這叫道高一尺。結(jié)果李嘉誠看完了之后砍掉了40%，這叫魔高一丈。什么叫總裁思維？老板砍掉預(yù)算的20%，你還是按照原來的工作計(jì)劃做事，最后很多工作都沒有做好。怎樣分解老板意圖？就是在砍掉20%的預(yù)算之后要重新分解工作，有的工作需要多安排點(diǎn)錢，有的工作需要減少開支。行政管理者應(yīng)該像是一頭奶牛，吃進(jìn)的是糙糧，擠出的是有營養(yǎng)的牛奶。｛案例｝有個(gè)人在聽課的時(shí)候問老師：“老師，你能不能幫我解決一個(gè)問題？”老師說：“說說你的問題是什么。”他說：“我的前任老領(lǐng)導(dǎo)既是我的老師，又是我的老領(lǐng)導(dǎo)，現(xiàn)在他退居二線，我當(dāng)所長了，但是我所有的工作他都要做一些改動(dòng)，我都做不了主。院里覺得他是老同志，還支持他，我是一點(diǎn)招兒都沒有。”老師問：“你怎么跟老領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作的呢？”他說：“很簡單，我說我想這樣做，結(jié)果老領(lǐng)導(dǎo)聽完了之后說不行。”老師說：“你看，問題不就出來了嗎？你給老領(lǐng)導(dǎo)思考和選擇的余地了嗎？你給人家唯一標(biāo)準(zhǔn)答案，他的感覺肯定不爽。”老板說的每一句話都有意圖的。如果老板說“這件事別問我，你抓緊時(shí)間辦就行了”，他在告訴你要注重時(shí)間成本。如果老板說“我看都差不多吧，你們考慮一下，這個(gè)事我就不管了”，老板在告訴你要把這事干好、做穩(wěn)妥。這也是為什么行政管理者的情商要高的原因，你要理解老板說出來的話，判斷他的意圖。對(duì)于行政管理者來說成本永遠(yuǎn)重要。行政管理者一分錢都不掙，要凸顯自己的工作業(yè)績就應(yīng)該控制成本，少花就等于多掙。不管企業(yè)多么有錢，老板都會(huì)很在意花錢，有錢不代表著所有工作環(huán)節(jié)都可以隨便花錢。如果一個(gè)人不懂得尊重金錢，他也不會(huì)變得很有錢。你不但要把要點(diǎn)濃縮給老板的選擇，同時(shí)還要對(duì)選擇加以描述。給老板的決策留好接口才是最重要的。假如公司現(xiàn)在有五家供應(yīng)商，你向老板匯報(bào)的時(shí)候說挑出了三家，讓老板再從中挑一家作為最終決定，這樣做一定會(huì)挨罵。你應(yīng)該這樣做：老板，我們經(jīng)過供應(yīng)商的篩選，如果不考慮成本，選擇第一家會(huì)做得最好。如果以成本為主，就選擇第二家比較好。如果您想折中一下，既注重質(zhì)量又注重成本咱們有第三方案，您最后拿主意吧。這就叫給老板多個(gè)選擇，而且對(duì)選擇加了描述，留好了接口。行政管理者還要成為變壓器，要學(xué)會(huì)壓力的轉(zhuǎn)換。在行政工作當(dāng)中要避免行政黑洞，例如你去采購，經(jīng)過嚴(yán)格測算選擇了性價(jià)比最高的產(chǎn)品，當(dāng)然價(jià)格不是便宜的，你一定無法杜絕背后的聲音“這破東西還這么貴呢”、“搞不好背后有什么貓膩呢”、“我知道有比這還便宜的”等言論。因此，你經(jīng)常會(huì)面臨著實(shí)際工作結(jié)果和假設(shè)的對(duì)抗，你的結(jié)果是干出來的，別人的結(jié)果是想出來的，而且你沒有解釋的機(jī)會(huì)。你只有學(xué)會(huì)壓力的轉(zhuǎn)換。你可以把這個(gè)決定交給老板去做，避免背后的言論。筆者認(rèn)為行政管理者幫老板背黑鍋這一項(xiàng)可以寫到崗位職責(zé)說明書里了，行政人員就要踴躍、開心地幫老板背背黑鍋。但是人要有原則，要給自己設(shè)置三個(gè)底線，第一是法律底線，第二是道德底線，第三是尊嚴(yán)底線。當(dāng)然，每個(gè)人底線的高低各有不同，這就需要自己去衡量。大家要在關(guān)鍵環(huán)節(jié)上給自己一些保障，在工作當(dāng)中很少有人有記備忘錄的習(xí)慣，其實(shí)備忘錄很有必要，它在關(guān)鍵環(huán)節(jié)上會(huì)給你做為一種憑證，會(huì)給自己一種保護(hù)。知識(shí)要靈活運(yùn)用，曾經(jīng)有一個(gè)行政主管聽完某位老師的課之后就學(xué)會(huì)了記備忘錄，每一次跟老板交流都用一根錄音筆做記錄，后來把老板氣得不行，叫自己的秘書去找他說：“老板說讓你把你的錄音筆找個(gè)沒人地方砸了?！?. 優(yōu)化與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系九要決營造和諧的上下級(jí)關(guān)系對(duì)行政工作人員的職業(yè)發(fā)展和工作業(yè)績來說尤為重要。與上級(jí)搞好關(guān)系很重要，優(yōu)化與上司關(guān)系的八要訣如下：① 勇于承認(rèn)錯(cuò)誤。行政管理者的雜事比較多，行政人員一定要記住勇于承認(rèn)錯(cuò)誤，這叫特里法則。其實(shí)道理很簡單，什么樣的小孩挨打最多？死犟的小孩。脾氣越犟越挨揍。還有一種小孩基本不挨打，還沒等你說他自己立刻就反省“我錯(cuò)了，下回改?！?② 成為上司和下屬之間的橋梁。你要成為上司和下屬之間的橋梁和紐帶，不要成為上司和下屬之間的一堵墻。不要忘了管理的本質(zhì)是“可控”，要主動(dòng)把他們串聯(lián)在一起。③ 上司犯了錯(cuò)，不要做救世主。例如老板有了一個(gè)失誤被你彌補(bǔ)了，你立刻表現(xiàn)出一種救世主的姿態(tài)到處去宣揚(yáng)，“看看這工作幸虧有我才沒有搞砸”。如果你當(dāng)這樣的救世主，不但之前的那點(diǎn)功勞全部消失，你還會(huì)變得非常可恨。④ 出現(xiàn)了難以解決的矛盾時(shí)來一次建設(shè)性的沖突。當(dāng)解決方案的意見出現(xiàn)分歧，你不能只有憤怒，而是要說出一個(gè)更高明的做法，提出更合理的方案，這樣在老板那里才有價(jià)值。⑤ 要主動(dòng)開放自己的資源：互惠定律。一個(gè)資源少的人和一個(gè)資源多的人一起開放互惠，前者的受益更大。面對(duì)比你資源多的人，面對(duì)你的老板主動(dòng)跟他開放資源，你的受益會(huì)更大。⑥ 尊重資淺上司的權(quán)威。要尊重資淺上司的權(quán)威，特別是那種自己也知道自身資歷淺的上級(jí)，你更要加倍去呵護(hù)和尊重。因?yàn)槿嗽谶@個(gè)時(shí)候的心理極為敏感，對(duì)他稍微有一點(diǎn)不尊重，他都會(huì)加以放大。⑦ 清除點(diǎn)燃不信任之火的因素。火苗一旦燃起就會(huì)越燒越旺，有時(shí)候是撲滅不了的。所以，最好在源頭上把它清除掉。吳三桂立了蓋世奇功后擁兵自重，最后被康熙滅了。而曾國藩利用湘軍平定了天平天國，他做的第一件事不是邀功請(qǐng)賞，而是解散湘軍。后者的做法更為高明，主動(dòng)清除這些不信任之火的因素，否則一旦燒起來后麻煩會(huì)變得很大。⑧ 原諒上司的錯(cuò)誤。為什么八要訣后面加上第九個(gè)？⑨ 爭取你下屬的信任與擁護(hù)。因?yàn)樗⒉皇侵苯幼饔糜谏霞?jí)，而是可以反作用于上級(jí)，會(huì)讓你在上級(jí)面前的形象變得很完整。優(yōu)化與下屬關(guān)系的八要訣如下：① 勇于承認(rèn)現(xiàn)實(shí)② 主動(dòng)開啟自己的心扉：知己效應(yīng)③ 下級(jí)犯了錯(cuò)誤時(shí)，要出面解難④ 保持必要的距離⑤ 尊重資深員工的經(jīng)驗(yàn)⑥ 始終保持謙遜的態(tài)度⑦ 不要把職場變成情場⑧ 寬恕下屬的冒犯⑨ 爭取上司的全力支持，最后這點(diǎn)也是通過反作用力來實(shí)現(xiàn)你與下屬員工關(guān)系的優(yōu)化的。第7講 企業(yè)關(guān)鍵行政崗位的管理（上）了解到如何優(yōu)化與上級(jí)的關(guān)系、與下屬的關(guān)系之后，在人際關(guān)系中還需要注意的一點(diǎn)就是如何處理好與自己的關(guān)系。每一個(gè)人的工作壓力都很大，處理與自己的關(guān)系的關(guān)鍵就是如何控制情緒，這里提供一些控制情緒的方法。1．控制情緒的十大方法人是不折不扣的情緒人，我們要學(xué)會(huì)控制情緒，當(dāng)你的情緒蔓延到無法控制的時(shí)候，做任何工作都將沒有好的結(jié)果。下面是一般人控制情緒需要做到的三個(gè)步驟：① 承認(rèn)某種情緒的存在，不愿承認(rèn)，將無法克服；② 找出產(chǎn)生該情緒的原因，發(fā)現(xiàn)真實(shí)原因，問題迎刃而解；③ 尋求適當(dāng)途徑去解決，思考之后，積極做出應(yīng)對(duì)。怎樣調(diào)節(jié)自己的心情和情緒對(duì)行政工作者來講很重要，有這樣的假設(shè)：一個(gè)快樂的人才會(huì)創(chuàng)造卓越的績效。下面教給大家控制情緒的10個(gè)驗(yàn)方。① 培養(yǎng)幽默感。千萬不要小看一個(gè)人講笑話的能力，你能夠駕馭玩笑就說明你的表達(dá)能力已經(jīng)很強(qiáng)了。幽默感大體上有三種類型，第一種是錯(cuò)位產(chǎn)生幽默，看起來沒關(guān)系的兩件事放在一起產(chǎn)生的幽默。第二種是夸張會(huì)產(chǎn)生幽默，就是把一個(gè)小事夸大到一定程度產(chǎn)生的幽默。第三種是轉(zhuǎn)折幽默法，就是一件事向前平鋪直敘，結(jié)尾的時(shí)候突然間斗轉(zhuǎn)產(chǎn)生意想不到的結(jié)局。② 增加愉快的生活體驗(yàn)。其實(shí)我們要感謝生活中經(jīng)常帶來歡聲笑語的人，因?yàn)橛辛怂麄兩钭兊秘S富多彩。我們要成為那樣的人，成為一個(gè)別人喜歡的人。③ 使情緒獲得適當(dāng)表現(xiàn)的機(jī)會(huì)。人必須要找到發(fā)泄情緒的機(jī)會(huì)，否則不僅是影響心情的問題，你的健康可能也會(huì)因此受到影響。今天，職場上的壓力很大，在有情緒的時(shí)候選擇購物、睡覺、旅游、找朋友傾訴等方式發(fā)泄一下是很有必要的。有很多一線營銷類的企業(yè)都給員工建立了發(fā)泄屋，在企業(yè)里專門開設(shè)一個(gè)房間，里面放置的都是抗砸的東西，當(dāng)銷售人員辛苦工作了一天，被客戶拒絕了一天，心情煩悶的時(shí)候可以到發(fā)泄屋里面一頓狂砸，出口惡氣。還有更極端的發(fā)泄方式，有一些日本企業(yè)在發(fā)泄屋里放了老板的膠質(zhì)雕像，員工進(jìn)去照著老板的臉一頓狂打，發(fā)泄夠了之后下班走人。這些都是很聰明的做法，一定要有這種適當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)機(jī)會(huì)，找到情緒疏通的渠道。④ 學(xué)會(huì)正面思維。⑤ 把目光聚焦于自己的目標(biāo)上。⑥ 積極參與社會(huì)交往。⑦ 養(yǎng)成樂觀愉快的習(xí)慣。⑧ 對(duì)問題當(dāng)機(jī)立斷。其實(shí)人生和職業(yè)最大的痛苦不是在于沒有選擇，而是在于選擇太多。不要跟過去過不去，人要學(xué)會(huì)釋然，要學(xué)會(huì)要用時(shí)間去沖淡一切。時(shí)間是調(diào)節(jié)情緒非常重要的元素。⑨ 設(shè)身處地的對(duì)待自慰式傷害?！、?防止蝴蝶效應(yīng)。在這樣一個(gè)浮躁的社會(huì)，來自各種各樣的干擾有很多。人在做事的時(shí)候心要靜、心要定，否則你無法面對(duì)很多工作，以及由此帶來的壓力。有一種方法，叫“瑞克呼吸法”是調(diào)節(jié)情緒的好方法，即用鼻子呼吸，然后用嘴把壞處都哈出去。或者晚上躺在床上把腿蜷起來，雙手放開，可以說點(diǎn)話，例如說“我太累了”或者“我們領(lǐng)導(dǎo)太可恨了”這些話，說出來大概堅(jiān)持三五分鐘整個(gè)人會(huì)覺得好很多?，F(xiàn)在，很多人處于亞健康狀態(tài)，容易在精神上得抑郁癥。抑郁癥有幾種表象，其中一種表象就是內(nèi)心空空蕩蕩，無欲無求，沒什么事讓你特興奮，也沒什么事讓你特別難受。這是非常危險(xiǎn)的一個(gè)階段，再往前走一步就容易有自殺的危險(xiǎn)。在心理學(xué)檢測中有一種方法可以檢測你的心理是否健康，具體做法就是你不帶有任何笑容地注視對(duì)方的眼睛三十秒鐘，如果你的內(nèi)心一點(diǎn)都不痛苦，說明你的心理基本是健康的。◇自檢31◇簡要回答如何優(yōu)化與上司的關(guān)系？見參考答案312．行政部門的角色分工進(jìn)行企業(yè)關(guān)鍵行政崗位的管理，首先需要明確行政部門的角色分工。崗位角色的分工有三個(gè)需要滿足的基本規(guī)則。1. 人員精簡原則行政部門不創(chuàng)造業(yè)績，更多的是一個(gè)成本單位。因此，行政人員的成本意識(shí)要非常強(qiáng)。行政成本最大的浪費(fèi)來自于人力的浪費(fèi)，是人的才能沒有發(fā)揮到最大化的浪費(fèi)。所以，我們要高喊精簡，把一分錢變成三分錢花，把一個(gè)人變成三個(gè)人用。即使不能真正做到這樣，也能夠營造一種精簡原則的氛圍。2. 優(yōu)化組合原則選擇合適的人做合適的事是這個(gè)原則的具體體現(xiàn)。我們通常都以為找個(gè)合適的人很容易，其實(shí)一個(gè)人干好一件工作一定要具有先天潛質(zhì)，找到天生就適合干這件事的人之后你會(huì)發(fā)現(xiàn)對(duì)他的管理非常容易，因?yàn)樗臉?biāo)準(zhǔn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于你的標(biāo)準(zhǔn)。例如，你請(qǐng)了一個(gè)家政服務(wù)公司的阿姨來家里打掃衛(wèi)生，你對(duì)她做的工作不滿意，覺得打掃得不干凈。但是阿姨可能會(huì)覺得很委屈，認(rèn)為自己已經(jīng)做得很好了。其實(shí)雙方都沒有錯(cuò)，只是你們兩個(gè)人內(nèi)心訂的標(biāo)準(zhǔn)不一樣。這種痛苦源自于沒有選擇到位，每一個(gè)人在選擇的時(shí)候內(nèi)心都有一個(gè)衡量標(biāo)準(zhǔn)。例如，讓你去選擇一個(gè)保安，首先他看起來要比較威猛，第二個(gè)是要誠實(shí)，心眼很多的人給人的感覺不踏實(shí)，也做不好保安的工作。管理中有一句話叫做“理智君子，法制小人”。一個(gè)人高度自覺、高度自律之后就沒有任何制度可以制約你。如果一個(gè)人在企業(yè)里覺得特別難受，處處受制，一定要先問問是不是對(duì)自己要求標(biāo)準(zhǔn)太低了。｛案例：｝有一家美發(fā)類的企業(yè)，這個(gè)企業(yè)在全國有一百多家美發(fā)門店，擁有自己的美發(fā)學(xué)校，在東莞還代理了法國洗護(hù)產(chǎn)品品牌的生產(chǎn)。有一次，它們委托一家咨詢公司給為他們招聘全國各地美發(fā)店的店長。咨詢公司采取了雙考制，前面坐了一排面試的考官，其中有幾個(gè)考官其實(shí)是應(yīng)聘者，坐在其他面試官中間默默地給其他應(yīng)聘者打分。經(jīng)統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)來面試的有兩種人。一種人來面試的時(shí)候往位置上一坐，滿臉堆笑，口若懸河，說得特別好。說完之后在他轉(zhuǎn)身要走的一剎那，臉上的笑容“唰”地就沒有了，剛才的笑容不能完全說是裝出來的，至少是有意做出來給你看的，不是自然流露。一個(gè)美發(fā)店的店長可不是剪頭發(fā)的，他負(fù)責(zé)管理和服務(wù)，整合資源，這樣的人明顯沒有服務(wù)的潛質(zhì)。另外一種人雖然坐在下面等著面試，但是他特別關(guān)注于別人的感受，跟著別人一起微笑，神情專注，注重跟別人交流。這種人更適合當(dāng)服務(wù)者。人一定有先天屬性，工作的過程中如果你不懂得辨別人的先天屬性，你可能會(huì)招一個(gè)學(xué)歷、長相、心態(tài)、能力各方面都不錯(cuò)的人，但是他就一個(gè)缺點(diǎn)：討厭跟陌生人說話。這樣的一個(gè)人你要付出相當(dāng)大的努力才可以把他培養(yǎng)成一個(gè)好的服務(wù)者。因此，選擇合適的人做合適的事比選擇努力的人更重要。在企業(yè)里不要讓一個(gè)人獨(dú)攬行政資源，無論是內(nèi)部還是外部，都要注重監(jiān)督和輪崗制度。因?yàn)橐粋€(gè)人在一個(gè)崗位上干久了，就會(huì)習(xí)慣偷懶，而且會(huì)很有經(jīng)驗(yàn)。農(nóng)村趕車的車夫都懂得這個(gè)道理，三匹馬拉著一駕馬車上坡，車夫的鞭子一定要抽那匹老馬，為什么呢？車夫說：“老馬在上坡的時(shí)候使的勁兒很小，剛好把繩拉直?！毙姓芾碚叩耐祽薪?jīng)驗(yàn)簡直是層出不窮，表面上看起來忙忙碌碌，其實(shí)只有你自己知道是在偷懶。因此，企業(yè)要不斷地