【正文】 的，方向盤一定要在微微的晃動中維持一個平衡才可以。工作也是這個道理。給領導多個選擇也是很重要的一步。培訓的方法和工具都是有特點的，如果要做一個比喻，行政主管像什么？有人說像后廚房的大廚，弄好了菜給領導端上去吃。但如果老板也是后廚房的一員呢？其實，今天的大廚只負責非常少量的工作，比較有名的醫(yī)師特別是主刀的醫(yī)師負責的內容也非常簡單，護士和助理醫(yī)生都準備好了，主刀醫(yī)師只做最關鍵的手術環(huán)節(jié)。由此，在企業(yè)中，老板的角色像是后廚房的大廚或者主刀的醫(yī)師，行政主管是廚房的配菜工或者主刀醫(yī)師的助手。這是行政主管需要把握的度。有人說行政主管像領導指令的搬運工，這個說法不恰當。搬運工起的是還原作用，但是做行政的人缺少分解工作的一種思維，大部分人停留在總裁思維的層面，不懂得分解老板的意圖。李嘉誠在《李嘉誠傳》里寫到關于成本控制的問題，無論行政主管的財政預算報多少，他都會砍掉20%。后來他的行政主管學聰明了，心想你不是每年都砍掉20%嗎？我今年多報20%，這叫道高一尺。結果李嘉誠看完了之后砍掉了40%，這叫魔高一丈。什么叫總裁思維？老板砍掉預算的20%，你還是按照原來的工作計劃做事，最后很多工作都沒有做好。怎樣分解老板意圖？就是在砍掉20%的預算之后要重新分解工作，有的工作需要多安排點錢，有的工作需要減少開支。行政管理者應該像是一頭奶牛，吃進的是糙糧，擠出的是有營養(yǎng)的牛奶。｛案例｝有個人在聽課的時候問老師：“老師，你能不能幫我解決一個問題？”老師說：“說說你的問題是什么。”他說：“我的前任老領導既是我的老師，又是我的老領導，現在他退居二線，我當所長了，但是我所有的工作他都要做一些改動，我都做不了主。院里覺得他是老同志，還支持他，我是一點招兒都沒有?！崩蠋焼枺骸澳阍趺锤项I導匯報工作的呢？”他說：“很簡單，我說我想這樣做，結果老領導聽完了之后說不行。”老師說：“你看，問題不就出來了嗎？你給老領導思考和選擇的余地了嗎？你給人家唯一標準答案，他的感覺肯定不爽?！崩习逭f的每一句話都有意圖的。如果老板說“這件事別問我，你抓緊時間辦就行了”，他在告訴你要注重時間成本。如果老板說“我看都差不多吧，你們考慮一下，這個事我就不管了”，老板在告訴你要把這事干好、做穩(wěn)妥。這也是為什么行政管理者的情商要高的原因，你要理解老板說出來的話，判斷他的意圖。對于行政管理者來說成本永遠重要。行政管理者一分錢都不掙，要凸顯自己的工作業(yè)績就應該控制成本，少花就等于多掙。不管企業(yè)多么有錢，老板都會很在意花錢，有錢不代表著所有工作環(huán)節(jié)都可以隨便花錢。如果一個人不懂得尊重金錢，他也不會變得很有錢。你不但要把要點濃縮給老板的選擇，同時還要對選擇加以描述。給老板的決策留好接口才是最重要的。假如公司現在有五家供應商，你向老板匯報的時候說挑出了三家，讓老板再從中挑一家作為最終決定，這樣做一定會挨罵。你應該這樣做：老板，我們經過供應商的篩選，如果不考慮成本，選擇第一家會做得最好。如果以成本為主，就選擇第二家比較好。如果您想折中一下，既注重質量又注重成本咱們有第三方案，您最后拿主意吧。這就叫給老板多個選擇，而且對選擇加了描述，留好了接口。行政管理者還要成為變壓器，要學會壓力的轉換。在行政工作當中要避免行政黑洞，例如你去采購，經過嚴格測算選擇了性價比最高的產品，當然價格不是便宜的，你一定無法杜絕背后的聲音“這破東西還這么貴呢”、“搞不好背后有什么貓膩呢”、“我知道有比這還便宜的”等言論。因此，你經常會面臨著實際工作結果和假設的對抗，你的結果是干出來的，別人的結果是想出來的，而且你沒有解釋的機會。你只有學會壓力的轉換。你可以把這個決定交給老板去做，避免背后的言論。筆者認為行政管理者幫老板背黑鍋這一項可以寫到崗位職責說明書里了，行政人員就要踴躍、開心地幫老板背背黑鍋。但是人要有原則，要給自己設置三個底線，第一是法律底線，第二是道德底線，第三是尊嚴底線。當然，每個人底線的高低各有不同，這就需要自己去衡量。大家要在關鍵環(huán)節(jié)上給自己一些保障，在工作當中很少有人有記備忘錄的習慣，其實備忘錄很有必要，它在關鍵環(huán)節(jié)上會給你做為一種憑證，會給自己一種保護。知識要靈活運用，曾經有一個行政主管聽完某位老師的課之后就學會了記備忘錄，每一次跟老板交流都用一根錄音筆做記錄，后來把老板氣得不行，叫自己的秘書去找他說：“老板說讓你把你的錄音筆找個沒人地方砸了?！?. 優(yōu)化與領導關系九要決營造和諧的上下級關系對行政工作人員的職業(yè)發(fā)展和工作業(yè)績來說尤為重要。與上級搞好關系很重要，優(yōu)化與上司關系的八要訣如下：① 勇于承認錯誤。行政管理者的雜事比較多，行政人員一定要記住勇于承認錯誤，這叫特里法則。其實道理很簡單，什么樣的小孩挨打最多？死犟的小孩。脾氣越犟越挨揍。還有一種小孩基本不挨打，還沒等你說他自己立刻就反省“我錯了，下回改?！?② 成為上司和下屬之間的橋梁。你要成為上司和下屬之間的橋梁和紐帶，不要成為上司和下屬之間的一堵墻。不要忘了管理的本質是“可控”，要主動把他們串聯在一起。③ 上司犯了錯，不要做救世主。例如老板有了一個失誤被你彌補了，你立刻表現出一種救世主的姿態(tài)到處去宣揚，“看看這工作幸虧有我才沒有搞砸”。如果你當這樣的救世主，不但之前的那點功勞全部消失，你還會變得非?？珊?。④ 出現了難以解決的矛盾時來一次建設性的沖突。當解決方案的意見出現分歧，你不能只有憤怒，而是要說出一個更高明的做法，提出更合理的方案，這樣在老板那里才有價值。⑤ 要主動開放自己的資源：互惠定律。一個資源少的人和一個資源多的人一起開放互惠，前者的受益更大。面對比你資源多的人，面對你的老板主動跟他開放資源，你的受益會更大。⑥ 尊重資淺上司的權威。要尊重資淺上司的權威，特別是那種自己也知道自身資歷淺的上級，你更要加倍去呵護和尊重。因為人在這個時候的心理極為敏感，對他稍微有一點不尊重，他都會加以放大。⑦ 清除點燃不信任之火的因素?；鹈缫坏┤计鹁蜁綗酵?，有時候是撲滅不了的。所以，最好在源頭上把它清除掉。吳三桂立了蓋世奇功后擁兵自重，最后被康熙滅了。而曾國藩利用湘軍平定了天平天國，他做的第一件事不是邀功請賞，而是解散湘軍。后者的做法更為高明，主動清除這些不信任之火的因素，否則一旦燒起來后麻煩會變得很大。⑧ 原諒上司的錯誤。為什么八要訣后面加上第九個？⑨ 爭取你下屬的信任與擁護。因為它并不是直接作用于上級，而是可以反作用于上級，會讓你在上級面前的形象變得很完整。優(yōu)化與下屬關系的八要訣如下：① 勇于承認現實② 主動開啟自己的心扉：知己效應③ 下級犯了錯誤時，要出面解難④ 保持必要的距離⑤ 尊重資深員工的經驗⑥ 始終保持謙遜的態(tài)度⑦ 不要把職場變成情場⑧ 寬恕下屬的冒犯⑨ 爭取上司的全力支持，最后這點也是通過反作用力來實現你與下屬員工關系的優(yōu)化的。第7講 企業(yè)關鍵行政崗位的管理（上）了解到如何優(yōu)化與上級的關系、與下屬的關系之后，在人際關系中還需要注意的一點就是如何處理好與自己的關系。每一個人的工作壓力都很大，處理與自己的關系的關鍵就是如何控制情緒，這里提供一些控制情緒的方法。1．控制情緒的十大方法人是不折不扣的情緒人，我們要學會控制情緒，當你的情緒蔓延到無法控制的時候，做任何工作都將沒有好的結果。下面是一般人控制情緒需要做到的三個步驟：① 承認某種情緒的存在，不愿承認，將無法克服；② 找出產生該情緒的原因，發(fā)現真實原因，問題迎刃而解；③ 尋求適當途徑去解決，思考之后，積極做出應對。怎樣調節(jié)自己的心情和情緒對行政工作者來講很重要，有這樣的假設：一個快樂的人才會創(chuàng)造卓越的績效。下面教給大家控制情緒的10個驗方。① 培養(yǎng)幽默感。千萬不要小看一個人講笑話的能力，你能夠駕馭玩笑就說明你的表達能力已經很強了。幽默感大體上有三種類型，第一種是錯位產生幽默，看起來沒關系的兩件事放在一起產生的幽默。第二種是夸張會產生幽默，就是把一個小事夸大到一定程度產生的幽默。第三種是轉折幽默法，就是一件事向前平鋪直敘，結尾的時候突然間斗轉產生意想不到的結局。② 增加愉快的生活體驗。其實我們要感謝生活中經常帶來歡聲笑語的人，因為有了他們生活變得豐富多彩。我們要成為那樣的人，成為一個別人喜歡的人。③ 使情緒獲得適當表現的機會。人必須要找到發(fā)泄情緒的機會，否則不僅是影響心情的問題，你的健康可能也會因此受到影響。今天，職場上的壓力很大，在有情緒的時候選擇購物、睡覺、旅游、找朋友傾訴等方式發(fā)泄一下是很有必要的。有很多一線營銷類的企業(yè)都給員工建立了發(fā)泄屋，在企業(yè)里專門開設一個房間，里面放置的都是抗砸的東西，當銷售人員辛苦工作了一天，被客戶拒絕了一天，心情煩悶的時候可以到發(fā)泄屋里面一頓狂砸，出口惡氣。還有更極端的發(fā)泄方式，有一些日本企業(yè)在發(fā)泄屋里放了老板的膠質雕像，員工進去照著老板的臉一頓狂打，發(fā)泄夠了之后下班走人。這些都是很聰明的做法，一定要有這種適當的表現機會，找到情緒疏通的渠道。④ 學會正面思維。⑤ 把目光聚焦于自己的目標上。⑥ 積極參與社會交往。⑦ 養(yǎng)成樂觀愉快的習慣。⑧ 對問題當機立斷。其實人生和職業(yè)最大的痛苦不是在于沒有選擇，而是在于選擇太多。不要跟過去過不去，人要學會釋然，要學會要用時間去沖淡一切。時間是調節(jié)情緒非常重要的元素。⑨ 設身處地的對待自慰式傷害?！、?防止蝴蝶效應。在這樣一個浮躁的社會，來自各種各樣的干擾有很多。人在做事的時候心要靜、心要定，否則你無法面對很多工作，以及由此帶來的壓力。有一種方法，叫“瑞克呼吸法”是調節(jié)情緒的好方法，即用鼻子呼吸，然后用嘴把壞處都哈出去?；蛘咄砩咸稍诖采习淹闰槠饋?，雙手放開，可以說點話，例如說“我太累了”或者“我們領導太可恨了”這些話，說出來大概堅持三五分鐘整個人會覺得好很多?，F在，很多人處于亞健康狀態(tài)，容易在精神上得抑郁癥。抑郁癥有幾種表象，其中一種表象就是內心空空蕩蕩，無欲無求，沒什么事讓你特興奮，也沒什么事讓你特別難受。這是非常危險的一個階段，再往前走一步就容易有自殺的危險。在心理學檢測中有一種方法可以檢測你的心理是否健康，具體做法就是你不帶有任何笑容地注視對方的眼睛三十秒鐘，如果你的內心一點都不痛苦，說明你的心理基本是健康的?！笞詸z31◇簡要回答如何優(yōu)化與上司的關系？見參考答案312．行政部門的角色分工進行企業(yè)關鍵行政崗位的管理，首先需要明確行政部門的角色分工。崗位角色的分工有三個需要滿足的基本規(guī)則。1. 人員精簡原則行政部門不創(chuàng)造業(yè)績，更多的是一個成本單位。因此，行政人員的成本意識要非常強。行政成本最大的浪費來自于人力的浪費，是人的才能沒有發(fā)揮到最大化的浪費。所以，我們要高喊精簡，把一分錢變成三分錢花，把一個人變成三個人用。即使不能真正做到這樣，也能夠營造一種精簡原則的氛圍。2. 優(yōu)化組合原則選擇合適的人做合適的事是這個原則的具體體現。我們通常都以為找個合適的人很容易，其實一個人干好一件工作一定要具有先天潛質，找到天生就適合干這件事的人之后你會發(fā)現對他的管理非常容易，因為他的標準遠遠高于你的標準。例如，你請了一個家政服務公司的阿姨來家里打掃衛(wèi)生，你對她做的工作不滿意，覺得打掃得不干凈。但是阿姨可能會覺得很委屈，認為自己已經做得很好了。其實雙方都沒有錯，只是你們兩個人內心訂的標準不一樣。這種痛苦源自于沒有選擇到位，每一個人在選擇的時候內心都有一個衡量標準。例如，讓你去選擇一個保安，首先他看起來要比較威猛，第二個是要誠實，心眼很多的人給人的感覺不踏實，也做不好保安的工作。管理中有一句話叫做“理智君子，法制小人”。一個人高度自覺、高度自律之后就沒有任何制度可以制約你。如果一個人在企業(yè)里覺得特別難受，處處受制，一定要先問問是不是對自己要求標準太低了。｛案例：｝有一家美發(fā)類的企業(yè)，這個企業(yè)在全國有一百多家美發(fā)門店，擁有自己的美發(fā)學校，在東莞還代理了法國洗護產品品牌的生產。有一次，它們委托一家咨詢公司給為他們招聘全國各地美發(fā)店的店長。咨詢公司采取了雙考制，前面坐了一排面試的考官，其中有幾個考官其實是應聘者，坐在其他面試官中間默默地給其他應聘者打分。經統(tǒng)計發(fā)現來面試的有兩種人。一種人來面試的時候往位置上一坐，滿臉堆笑，口若懸河，說得特別好。說完之后在他轉身要走的一剎那，臉上的笑容“唰”地就沒有了，剛才的笑容不能完全說是裝出來的，至少是有意做出來給你看的，不是自然流露。一個美發(fā)店的店長可不是剪頭發(fā)的，他負責管理和服務，整合資源，這樣的人明顯沒有服務的潛質。另外一種人雖然坐在下面等著面試，但是他特別關注于別人的感受，跟著別人一起微笑，神情專注，注重跟別人交流。這種人更適合當服務者。人一定有先天屬性，工作的過程中如果你不懂得辨別人的先天屬性，你可能會招一個學歷、長相、心態(tài)、能力各方面都不錯的人，但是他就一個缺點：討厭跟陌生人說話。這樣的一個人你要付出相當大的努力才可以把他培養(yǎng)成一個好的服務者。因此，選擇合適的人做合適的事比選擇努力的人更重要。在企業(yè)里不要讓一個人獨攬行政資源，無論是內部還是外部，都要注重監(jiān)督和輪崗制度。因為一個人在一個崗位上干久了，就會習慣偷懶，而且會很有經驗。農村趕車的車夫都懂得這個道理，三匹馬拉著一駕馬車上坡，車夫的鞭子一定要抽那匹老馬，為什么呢？車夫說：“老馬在上坡的時候使的勁兒很小，剛好把繩拉直?！毙姓芾碚叩耐祽薪涷灪喼笔菍映霾桓F，表面上看起來忙忙碌碌，其實只有你自己知道是在偷懶。因此，企業(yè)要不斷地