【導讀】 河南升龍置業(yè)有限公司規(guī)章制度及業(yè)務(wù)流程手冊 第1頁共44頁 芁蒅薄螅莃羋袃襖肅蒃蝿袃膅芆蚅袂莈蒂蟻袁肇莄薇袁腿薀裊袀節(jié)莃螁衿莄薈蚇羈肄莁薃羇膆薆葿羆羋荿螈羅肈薅螄羅膀蒈蝕羄芃蚃薆羃蒞蒆裊肅艿螁肁膇蒄蚆肀艿芇薂聿罿蒂蒈聿膁芅袇肈芃薁螃肇莆莄蠆肆肅蕿薅肅膈莂襖膄芀薇螀膃莂莀蚆膃肂薆薂蝿芄莈薈螈莇蚄袆螇肆蕆螂螇腿螞蚈螆芁蒅薄螅莃羋袃襖肅蒃蝿袃膅芆蚅袂莈蒂蟻袁肇莄薇袁腿薀裊袀節(jié)莃螁衿莄薈蚇羈肄莁薃羇膆薆葿羆羋荿螈羅肈薅螄羅膀蒈蝕羄芃蚃薆羃蒞蒆裊肅艿螁肁膇蒄蚆肀艿芇薂聿罿蒂蒈聿膁芅袇肈芃薁螃肇莆莄蠆肆肅蕿薅肅膈莂襖膄芀薇螀膃莂莀蚆膃肂薆薂蝿芄莈薈螈莇蚄袆螇肆蕆螂螇腿螞蚈螆芁蒅薄螅莃羋袃襖肅蒃蝿袃膅芆蚅袂莈蒂蟻袁肇莄薇袁腿薀裊袀節(jié)莃螁衿莄薈蚇羈肄莁薃羇膆薆葿羆羋荿螈羅肈薅螄羅膀蒈蝕羄芃蚃薆羃蒞蒆裊肅艿螁肁膇蒄蚆肀艿芇薂聿罿蒂蒈聿膁芅袇肈芃薁螃肇莆莄蠆肆肅蕿薅肅膈莂襖膄芀薇螀膃莂莀蚆膃肂薆薂蝿芄

　　

【正文】 上，一般小號在左，大號在右，自上而下。 河南升龍置業(yè)有限公司 規(guī)章制度及業(yè)務(wù)流程手冊 第 25 頁 共 44 頁 （五）檔案入庫前要進行嚴格的檢疫工作，特別注意檢查易于生蟲的部位；同時對檔案必須進行定期的防疫檢查，有計劃、分期分批地對檔案進行翻動。 （六）每月中旬定期對庫房進行清掃擦拭，包括擦洗密集架、地面、門窗等，特別是對一些小角落、縫隙要進行清潔消毒以防害蟲滋生。 （七）檔案員離開庫房時應隨手鎖門，并注意檢查庫房門窗的緊閉性。 （八）檔案按部室存放，檔案裝具的編號及檔案的存放順序為自門口起，從左自右，從上到下。 第十條 檔案上架入庫后，經(jīng)常處于使用的狀態(tài)中，因此須注意流動中的安全防護。 （一）檔案在庫房外未被使用時，不允許長時間攤放在桌子上，而應及時放入庫房或?qū)Ｓ玫墓褡又墟i好，更不準擅自帶離規(guī)定的使用場所。 （二）未經(jīng)許可，利用者不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人，以防泄密。 （三）未經(jīng)許可，利用者不得擅自拍照、抄錄、復印。 （四）盡量減少檔案原件在同一使用人手中的滯留時間，以防因檔案外借時間過長而出現(xiàn)的泄密現(xiàn)象。 第十一條 檔案保管有一定的保管期限。在我司，可分為永久和定期保管兩種。定期保管期限為3 年、 10 年。保管期限從移 交之日算起。 （詳見附件一《河南升龍置業(yè)有限公司檔案保管期限表》） 第五章 提供利用 第十二條 檔案室檔案員須提供多種利用途徑，為員工查檔創(chuàng)造條件。 （一）加強基礎(chǔ)工作： A、編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案用戶提供必要的檢索工具。 B、安裝使用快捷便利的檔案管理軟件，提高查檔效率。 C、開辟閱覽室，向檔案用戶提供檔案信息。 （二）開展查借服務(wù)： A、借閱： a)公司內(nèi)部人員借閱檔案時，須填寫《檔案借閱登記表》，閱畢及時歸還。 非公司人員借閱檔案時，須持有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門主管 和分管領(lǐng)導同 河南升龍置業(yè)有限公司 規(guī)章制度及業(yè)務(wù)流程手冊 第 26 頁 共 44 頁 意辦理借閱審批手續(xù)后方可借閱。 b)借閱者必須愛護所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點或做其他各種標記；不得撕去檔案內(nèi)頁。 c)借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。 B、借出： a)檔案 使用人 如需借出檔案，一般檔案須填寫《檔案借出登記表》，并按規(guī)定于 1個月內(nèi)歸還，不能及時歸還的，經(jīng)檔案員同意可辦理續(xù)借手續(xù)。重要檔案的借閱需經(jīng)公司相關(guān)部門主管和分管領(lǐng)導同意辦理借閱審批手續(xù)后方可借閱。 b)非公司人員若需借出檔案，須持有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門主管和分管領(lǐng)導同意辦理借閱審批手續(xù)后方 可借閱。 c)借出人員須妥善保管好檔案，不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉(zhuǎn)借，并負有保密的完全責任。 C、復印： a) 檔案使用人若需復印檔案資料，須經(jīng)檔案員同意。 b) 圖紙資料若需借出復印，須經(jīng)檔案員同意并嚴格控制復印 份數(shù)。 第六章 銷毀 第十三條 對已到保管期限的檔案，檔案室檔案員可根據(jù)其實際利用情況組織銷毀。其具體流程如下： 檔案室檔案員每兩年對已到保管期限的檔案資料進行復查 復查結(jié)果上報公司相關(guān)領(lǐng)導經(jīng)理審批 檔案 室檔案員將確認銷毀的檔案材料登記在《檔案銷毀清冊》上，并組織銷毀 河南升龍置業(yè)有限公司 規(guī)章制度及業(yè)務(wù)流程手冊 第 27 頁 共 44 頁 第十四條 檔案銷毀時，應注意如下要求： A、準備銷毀的檔案 材料在未批準前應單獨保管。 B、批準銷毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機銷毀，嚴禁將需要銷毀的檔案作其他用途，更不允許出賣。 C、檔案銷毀時，須有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字以示負責。 第七章 附則 第十五條 本辦法解釋權(quán)歸檔案室。 第十六條 本辦法自頒布之日起施行。 河南升龍置業(yè)有限公司 檔案保管期限表 序號 檔案名稱 使用部門 保管部門 暫定保管期限 1 會議性文件 各部室 檔案室 10年 2 外來文件 各部室 檔案室 10年 3 外送文件 各部室 檔案室 10年 4 部門之間往來文書 各部室 檔案室 10年 5 制度文件 各部室 檔案室 永久 6 請示單 各部室 檔案室 3年 7 音像檔案 各部室 檔案室 永久 8 董事會文件 董事會 檔案室 永久 9 各登記表單 各部室 各部室 3年 10 訴訟文書 綜合管理部 檔案室 執(zhí)行完結(jié)后 5年 11 企業(yè)設(shè)立與登記材料 綜合管理部 檔案室 永久 12 企業(yè)年檢資料 綜合管理部 檔案室 永久 13 員工檔案 綜合管理部 綜合管理部 員工離開公司后 3年 14 培訓資料 綜合管理部 檔案室 員工離開公司后 3年 15 職工編制表 綜合管理部 檔案室 10年 16 工資單 綜合管理 部 /財務(wù)部 檔案室 10年 17 財產(chǎn)領(lǐng)用登記表 綜合管理部 綜合管理部 10年 18 公司刊物 綜合管理部 檔案室 永久 附件 河南升龍置業(yè)有限公司 規(guī)章制度及業(yè)務(wù)流程手冊 第 28 頁 共 44 頁 19 人事發(fā)文 綜合管理部 檔案室 10年 20 合同類文件 各部室 財務(wù)部 永久 21 工程技術(shù)檔案 工程部 檔案室 永久 22 財會檔案 財務(wù)部 存放于財務(wù)部 見《會計檔案管理辦法》 23 結(jié)算資料 審計部 檔案室 永久 24 材料定價單 材料部 檔案室 10年 25 廣告宣傳資料 營銷部 檔案室 永久 26 客戶資料 營銷部 檔案室 永久 文件資料歸檔、借閱程序 河南升龍置業(yè)有限公司 公司文件資料歸檔、借閱程序 目的和范圍 :為了確保公司文件資料的機密性和完整性，避免文件資料的丟失和損壞，根據(jù)公司《檔案管理辦法》及《合同管理制度》，特制訂本程序。本程序所指文件資料包括合同、紅頭文件及公司在經(jīng)營過程中所形成的具有保存價值的相關(guān)材料。 職責： 經(jīng)辦人員負責本 部門文件及合同的報批工作。 部門資料員負責將領(lǐng)導手稿、《用章審批單》或《合同會簽單》并文檔原件同時收集。 印章管理人員負責對 文件資料加蓋公章或合同 專用章及法人章。 檔案管理員負責對公司擬定的重要文件的整理、歸類、保管及借用。 文件資料使用人員負責保障所用文件資料的完好無損，并嚴格遵守公司保密制度， 嚴守機密，妥善保管 。 河南升龍置業(yè)有限公司 規(guī)章制度及業(yè)務(wù)流程手冊 第 29 頁 共 44 頁 工作流程： 文件資料歸檔程序： 經(jīng)辦人將審批過后的文件資料交印章管理人員蓋章 印章管理人員將收回的文件資料，于 1 個工作日內(nèi)送交檔案室留存，并在《合同歸檔登記表》上登記 （若有多份原件時，須注明去向用途），留 復印件供相關(guān)部門使用；對于在蓋章時未能及時收回的文件資料，印章管理 人員于 1 個工作日內(nèi)將《用章審批單》送交檔案專員。 對于在蓋公司章時未能留存的文件資料，經(jīng)辦人在完成使用后于 1 個工作日內(nèi)，將文件資料全部原件送交檔案室留存并在《檔案交接表》上登記，留復印件供相關(guān)部門查閱。 、檔案專員對未能及時收回的文件資料可根據(jù)《用章審批表》進行催要。 、文件資料查閱流程： 紅頭文件（未涉及公司機密類）： 使用者可根據(jù)工作需要，到檔案室辦理相關(guān)查閱手續(xù)后即可查閱。 涉及公司機密類文件： 查閱者需 填寫《檔案借閱登記表》，并 經(jīng)本部門經(jīng)理、經(jīng)辦 部門經(jīng)理、分管領(lǐng)導、總經(jīng)理審批后方可查閱。 公司各類證件（營業(yè)執(zhí)照及公司土地使用證等） 借閱者經(jīng)本部門經(jīng)理同意，報分管領(lǐng)導、總經(jīng)理審批后方可借閱。 公司合同： 公司合同根據(jù)簽訂部門及相關(guān)內(nèi)容分為三類： 本部門簽訂合同： 河南升龍置業(yè)有限公司 規(guī)章制度及業(yè)務(wù)流程手冊 第 30 頁 共 44 頁 查閱者需填 寫《檔案借閱登記表》，報部門 經(jīng)理審批后即可查閱。 其它部門簽訂合同： 查閱者需 填寫《檔案使用審批單》，經(jīng)本 部門經(jīng)理審批后，報經(jīng)辦部門經(jīng)理審批完成后即可查閱。 重大合同（合作、征地等涉及公司機密類合同）： 查閱者需填 寫《 檔案借閱登記表》經(jīng)本 部門經(jīng)理、經(jīng)辦部門經(jīng)理、分管領(lǐng)導、總經(jīng)理審批后方可查閱。 查閱檔案應