【導(dǎo)讀】書、公文、公函、合同、圖紙、業(yè)戶資料、以及音像、圖表等檔案資料。全，便于各項(xiàng)工作的開展和利用。碧物業(yè)有限公司分公司檔案資料歸檔范圍及審批權(quán)限參考表》。監(jiān)督、檢查，同時(shí)接受集團(tuán)物業(yè)管理中心、檔案中心的檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)。第八條客戶服務(wù)中心負(fù)責(zé)所屬樓盤的有關(guān)檔案工作，承擔(dān)管理責(zé)任。物業(yè)分公司主要收集和保管分公司級(jí)別物業(yè)檔案和物。及下屬各客服中心均需設(shè)立獨(dú)立檔案室。限公司分公司檔案管理辦法》等法律和規(guī)章制度，熟練掌握檔案資料業(yè)務(wù)知識(shí)，管、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作，并按要求做好檔案資料的保密工作；公章和相關(guān)證照由物業(yè)分公司統(tǒng)一管理；主要指集團(tuán)公司、地區(qū)地產(chǎn)公司、物業(yè)管理中心領(lǐng)導(dǎo)簽字的各類批示，或由分公司承擔(dān)有關(guān)責(zé)任并需要執(zhí)行的重要文件；3．重大、突發(fā)事件的處理資料。行保管時(shí)要注意保護(hù)完整性；身份證明材料以及裝修申請(qǐng)表等。對(duì)于業(yè)戶資料必須妥善保管并及時(shí)更新。當(dāng)發(fā)生情況變化時(shí)，如通訊

　　

【正文】 大類編號(hào)： 7 目錄代字： SW 第 28 頁(yè) 共 35 頁(yè) 上述目錄代字均為檔案類型前兩個(gè)字漢語(yǔ)拼音的縮寫，如綜合檔案為“ ZH”。其它以此類推。 三、檔案排列及目錄標(biāo)識(shí)方法： 綜合檔案 ： 綜合檔案的目錄代字為 ZH，類別號(hào)為 1。按年度 — 問題（內(nèi)容） — 保管期限 件號(hào)組卷。 一級(jí)屬類分為 文書， 管理監(jiān)察， 合同， 創(chuàng)優(yōu)， 突發(fā)事件。 保管期限一般分為永久、長(zhǎng)期、短期，分別用 Y、 C、 D 表示。目錄編號(hào)每 10 年為一個(gè)目錄字段。 根據(jù)檔案形成的類型和保管存放的特點(diǎn)，將綜合檔案組卷方式分為簡(jiǎn)化方式組卷和傳統(tǒng)方式組卷。 1）簡(jiǎn)化方式組卷：文書，管理監(jiān)察，合同采用簡(jiǎn)化方式組卷，既便于計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理，更方便借閱查考。 檔號(hào)結(jié)構(gòu)： 2020 1Y1 件號(hào)（第一件） 保管期限（永久： Y） 類型編號(hào)（如：文書類） 組卷年度（綜合檔案組卷年度） 2）傳統(tǒng)方式組卷 （建議客服中心用此種組卷方式） ：創(chuàng)優(yōu)，突發(fā)事件采用傳統(tǒng)方式組卷，便于安全保存。 檔號(hào)結(jié)構(gòu)： ZH X .4 .1 1 1 件號(hào)（第一件） 案卷號(hào)（第一卷） 目錄序號(hào)（第一本目錄） 二級(jí)屬類編號(hào)（創(chuàng)優(yōu)類） 一級(jí)屬類編號(hào)（各客戶服務(wù)中心） 目錄代字（綜合檔案類） 第 29 頁(yè) 共 35 頁(yè) （注： X— 各物業(yè) 分公司 可根據(jù)樓盤開盤時(shí)間將客戶服務(wù)中心依次編號(hào)為1， 2， 3……，以下同上） 工程檔案： 工程檔案目錄代字為 GC，類別號(hào)為 2。工程檔案的一級(jí)屬類以各樓盤客戶服務(wù)中心為單位順序編號(hào)為 3……，二級(jí)屬類根據(jù)類型分為 綜合類（房屋資料、驗(yàn)收資料等）， 圖類（規(guī)劃圖、管網(wǎng)圖等）， 維修類（維修請(qǐng)示、批復(fù)、價(jià)目表等）， 其它類（系統(tǒng)保養(yǎng)計(jì)劃、年檢報(bào)告、安全鑒定書等）。保管期限一般為永 久或長(zhǎng)期。目錄號(hào)每 10 年為一個(gè)目錄字段。工程檔案按個(gè)樓盤管理處以每類所形成的資料分別組卷裝盒，每個(gè)類目可立卷若干。 檔號(hào)結(jié)構(gòu)： GC X .1 1 案卷號(hào)（第一卷） 二級(jí)屬類編號(hào)（綜合類） 一級(jí)屬類編號(hào)（各客戶服務(wù)中心） 目錄代字（工程檔案類） 資產(chǎn)設(shè)備檔案： 資產(chǎn)設(shè)備檔案的目錄代字為 ZC，類別號(hào)為 3。包含資產(chǎn)、設(shè)備類。按各樓盤管理處的資產(chǎn)設(shè)備立項(xiàng)、購(gòu)置、安裝、使用、維護(hù)等過 程形成的資料裝盒組卷，其中包括使用指南或說明書等。資產(chǎn)設(shè)備檔案的一級(jí)屬類以各樓盤客戶服務(wù)中心為單位順序編號(hào)為 3……，二級(jí)屬類為 資產(chǎn)， 設(shè)備， 其它。其它的類型可按此原則分類。保管期限一般為長(zhǎng)期。目錄號(hào)每10 年為一個(gè)目錄字段。 第 30 頁(yè) 共 35 頁(yè) 檔號(hào)結(jié)構(gòu)： ZC X .1 .1 1 盒（件）號(hào)（第一件） 目錄序號(hào)（第一本目錄） 二級(jí) 屬類編號(hào)（資產(chǎn)類） 一級(jí)屬類編號(hào)（各客戶服務(wù)中心） 目錄代字（資產(chǎn)檔案類） 業(yè)戶檔案： 業(yè)戶檔案的目錄代字為 YH，類別號(hào)為 4。按各客戶服務(wù)中心分樓棟以業(yè)戶為單位順序編號(hào)。業(yè)戶檔案的一級(jí)屬類按各客戶服務(wù)中心分別編為 4……，二級(jí)屬類按樓棟編號(hào)順序編號(hào)。保管期限一般為永久。目錄號(hào)每10 年為一個(gè)目錄字段。 檔號(hào)結(jié)構(gòu)： YH X .1 .1 1 1 件號(hào)（第一件） 案卷號(hào)（第一卷） 目錄序號(hào)（第一本目錄） 二級(jí)屬類編號(hào)（第一棟） 一級(jí)屬類編號(hào)（各客戶服務(wù)中心） 目錄代字（業(yè)戶檔案類） 人事檔案： 人事檔案的目錄代字為 RS，類別號(hào)為 5。 人事檔案分類應(yīng)該以人為單位，一人一卷。 人事檔案的一級(jí)屬類按各客戶服務(wù)中心分別編為 4……，二級(jí)屬類分為 在職和離職兩個(gè)大的類別 。保 管期限一般為長(zhǎng)期。目錄號(hào)每 10年為一個(gè)目錄字段。 第 31 頁(yè) 共 35 頁(yè) RS X .1 .1 1 1 件號(hào)（第一件） 案卷號(hào)（第一卷） 目錄序號(hào)（第一本目錄） 二級(jí)屬類編號(hào)（在職） 一級(jí)屬類編號(hào)（各客戶服務(wù)中心） 目錄代字（人事檔案類） 聲像檔案： 聲像檔案的目錄代字為 SX，類別號(hào)為 6。聲像檔案中照片（附：底片）、錄音帶等按形成時(shí)間分類型分別編順序號(hào)。 各客戶服務(wù)中心形成后按資料類自行保管，每年底統(tǒng)一移交物業(yè) 分公司 檔案室。 聲像檔案的一級(jí)屬類按各客戶服務(wù)中心分別編為 4……，二級(jí)屬類分為 照片， 錄音帶， 錄像帶， 磁盤、光碟等。 保管期限一般為長(zhǎng)期。每 10年給定一個(gè)目錄序號(hào)。 檔號(hào)結(jié)構(gòu)： SX X .1 .1 1 1 件號(hào)（第一件） 案卷號(hào)（第一卷） 目錄序號(hào)（第一本目錄） 二級(jí)屬類編號(hào)（照片類） 一級(jí)屬類編號(hào)（各客戶服務(wù)中心） 目錄代字（聲像檔案類） 實(shí)物檔案： 實(shí)物檔案（榮譽(yù)檔案）的目錄代字為 SW，類別號(hào)為 7。按載體分類，按每個(gè)屬類形成時(shí)間先后各自編號(hào)。 各客 戶服務(wù)中心形成后按資料類自行保管，每年底統(tǒng)一移交物業(yè) 分公司 檔案室。 實(shí)物檔案的一級(jí)屬類按各客戶服務(wù)中心分別編為 4……，二級(jí)屬類分為 錦旗， 獎(jiǎng)牌， 獎(jiǎng)杯， 題詞， 其它。保管期限一般為長(zhǎng)期。每 10 年給定一個(gè)目錄序號(hào)。 第 32 頁(yè) 共 35 頁(yè) 檔號(hào)結(jié)構(gòu)： SW 1 .1 .1 1 件號(hào)（第一件） 目錄序號(hào)（第一本目錄） 二級(jí)屬類編號(hào)（錦旗類） 一級(jí)屬類編號(hào)（各客戶服務(wù)中心） 目錄代字（實(shí)物檔案類） 第 33 頁(yè) 共 35 頁(yè) 附件 八 檔案分類體系一覽表 目錄代字 ： ZH GC ZC YH RS SX SW 大類編號(hào) ： 1 2 3 4 5 6 7 綜合檔案 工程檔案 資產(chǎn)設(shè)備檔案 業(yè)戶檔案 聲像檔案 實(shí)物檔案 人事檔案 文書 類 管理監(jiān)察類 來文 重大突發(fā)事件類 合同類 計(jì)劃 創(chuàng)優(yōu)類 按樓盤分檔案類型依次編順序號(hào) 設(shè)備 資產(chǎn) 其它 證照 文件 照片 錄音帶 錄像帶 磁盤光碟 錦旗 獎(jiǎng)牌 獎(jiǎng)杯 題詞 其它 綜合 員工 合同 其它 公函 按各樓盤客戶服務(wù)中心分樓棟以業(yè)戶為單位編號(hào) 政策法規(guī) 第 34 頁(yè) 共 35 頁(yè) 附件 九 金碧物業(yè)有限公司 XX 分公司 檔案鑒定申請(qǐng)表 檔案內(nèi)容 檔案數(shù)量 總計(jì) 卷。其中： 文字 卷，圖紙 卷 光盤 張，照片 張，錄像 盒。 需提供附件 （鑒定與銷毀） 聯(lián)系人 電話 申請(qǐng)部門意見： 鑒定小組意見： 公司領(lǐng)導(dǎo)意見： 備注： 恒大地產(chǎn)集團(tuán)物業(yè)管理中心統(tǒng)一制 定第 35 頁(yè) 共 35 頁(yè) 附件 十 金碧物業(yè) 有限公司 XX 分公司 鑒定與銷毀案卷目錄表 鑒定人： 鑒定時(shí)間： 年 月 日 卷號(hào) 總登記號(hào)﹡ 檔號(hào)﹡ 案卷題名 編制 案卷 頁(yè)數(shù) 保管 期限﹡ 密級(jí)﹡ 鑒定意 見 備注 單位 /部門 時(shí)間 注： ﹡ 由物業(yè) 分公司 填寫 恒大地產(chǎn)集團(tuán)物業(yè)管理中心統(tǒng)一制 定