【導(dǎo)讀】（五）總經(jīng)理辦公室文員??????（一）編制酒店年度工作計劃，總結(jié)年度工作流程???????（三）酒店重要設(shè)備設(shè)施添置、更新和裝修改造的工作流程???（五）閱簽值班記錄和有關(guān)重要經(jīng)營報表制度?????????理的決策中心和控制中心。黨和政府的方針和有關(guān)法律、法規(guī)，堅持“以市場為導(dǎo)向，以效益為中心，向、縱向各方面關(guān)系，為提高酒店的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益服務(wù)。

　　

【正文】 、年度及時寫 出預(yù)算執(zhí)行情況的分析報告，報店領(lǐng)導(dǎo)審閱。 中國管理資訊 中國管理資訊 （十三）人事管理制度 人員調(diào)配管理 （ 1）辦公室員工調(diào)配和招聘，報請人力資源部負(fù)責(zé)辦理。 （ 2）因?qū)嶋H人員少于定編，需要增補(bǔ)時，應(yīng)填寫人力資源部統(tǒng)一印制的 “人員增補(bǔ)申請計劃”，報人力資源部辦理。 （ 3）專業(yè)人員調(diào)動和要害部位人員變動，均應(yīng)與人力資源部商議，報酒 店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 員工檔案管理 （ 1）員工檔案分人事檔案和工作檔案。員工檔案由人力資源部統(tǒng)一管理， 并負(fù)責(zé)資料搜集、鑒別、保管、利用和傳遞。辦公室員工必須按《員 工手冊》的規(guī)定，準(zhǔn)確填寫員工登記表和如實反映情況，員工家庭 地址和電話號碼變更，家庭人口和婚姻狀況變化等情況，均應(yīng)及時 向上級報告，并轉(zhuǎn)報人力資源部備案。 （ 2）員工工作檔案由辦公室負(fù)責(zé)管理。工作檔案記錄員工在為酒店服務(wù) 和工作中各個階段的個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)和獎懲等 情況，辦公室秘書應(yīng)做好材料搜集和登記工作，保證員工工作檔案 的完整和準(zhǔn)確。員工跨部門之間的調(diào)動，其工作檔案即隨之轉(zhuǎn)移。 員工因故離店，其工作檔案不作轉(zhuǎn)移，由人力資源部按 規(guī)定處理。 中國管理資訊 中國管理資訊 七、總經(jīng)理辦公室工作溝通與協(xié)作 （一） 在酒店總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，加強(qiáng)與本地區(qū)工商、稅務(wù)、銀行、公安、消防、勞動人事、教育衛(wèi)生、環(huán)境保護(hù)和市政建設(shè)等部門及轄區(qū)街道的溝通與聯(lián)系，主動接受這些部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查、審證工作，積極爭取這些部門對酒店工作的支持。酒店各職能部門應(yīng)按各自的職責(zé)分工具體抓好落實。 （二） 積極參與本地區(qū)有關(guān)行業(yè)協(xié)會和群眾團(tuán)體組織的活動，加強(qiáng)信息溝通，為酒店的經(jīng)營管理服務(wù)。 （三） 酒店有關(guān)職能部門應(yīng)保持與新聞媒體的密切聯(lián)系和合作，在總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo) 下，做好酒店的宣傳報導(dǎo)工作，擴(kuò)大酒店影響和知名度。 （四）總經(jīng)理辦公室應(yīng)發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)職能，加強(qiáng)與各部門的溝通與協(xié)調(diào)。 及時準(zhǔn)確地向各有關(guān)部門傳達(dá)總經(jīng)理的指令、指示和決定，并將落實情況反饋給總經(jīng)理。 經(jīng)常保持與各部門的信息溝通，及時掌握酒店活動情況，當(dāng)好總經(jīng)理的參謀和助手。 遇有重大接待任務(wù)和重要公務(wù)客人，按照總經(jīng)理的工作布置，及時溝通和協(xié)調(diào)好各部門之間的工作。 指導(dǎo)和協(xié)助各部門內(nèi)勤人員做好資料、信息的搜集和傳遞，以及文件、材料的處理和檔案資料的管理工作，及時交流工作經(jīng)驗。 積極支持和配合人力資源部、保衛(wèi)部和 工程部組織的各項宣傳教育和培 中國管理資訊 中國管理資訊 訓(xùn)活動，在確保日常管理工作的同時，組織本室員工主動接受和參加。 配合財務(wù)部做好本室財產(chǎn)設(shè)備管理，做好交通工具、辦公設(shè)備添置和維修，以及物料耗用和公關(guān)交際等各項費用的預(yù)算，落實以部門為成本中心的費用控制管理。 協(xié)同人力資源部做好本室員工的考勤統(tǒng)計，以及專業(yè)職稱和技術(shù)等級的評定考核工作。 主動配合工程部做好辦公設(shè)備的管理和計劃檢修工作，并與工程部密切合作，搞好具體的維護(hù)保養(yǎng)，確保各種設(shè)備完好有效。 八、業(yè)務(wù)報表 編號： 1 名稱：電話記錄單 填表人：接聽電話的秘書或值班人員 用途：記錄和處理來電交辦的 聯(lián)數(shù)：一式一聯(lián) 事項時使用 金海灣酒店 電 話 記 錄 單 來電人姓名 來電時間 年 月 日 時 分 工作單位 電 話 被尋人 接聽人 留言內(nèi)容 中國管理資訊 中國管理資訊 處理意見 編號 ： 2 名稱：訪客來訪記錄單 填表人：秘書 用途：記錄和處理來訪事項時使用 聯(lián)數(shù)：一式一聯(lián) 金海灣酒店 訪客來訪記錄單 訪客姓名 來訪時間 年 月 日 時 分 工作單位 身 份 被 訪 人 接 待 人 留言內(nèi)容 中國管理資訊 中國管理資訊 處理意見 編號： 3 名稱：收文登記簿 填表 人：文員 用途：記錄收文情況 金海灣酒店 訪客來訪記錄單 收文 收文號 來文字號 來文單位 事由 密級 承辦單位 運轉(zhuǎn)簽收 歸入卷號 月 日 1 2 3 4 中國管理資訊 中國管理資訊 編號： 4 名稱：收文四聯(lián)單 填表人：文員 用途：按四聯(lián)分別使用：第一聯(lián)收文處理單； 第二聯(lián)收文登記單；第三聯(lián)收文分送 單；第四聯(lián)收文催辦單 第一聯(lián) 附公文之前 金海灣酒店 收 文 四 聯(lián) 單 收文處理單 收文（ ）第 號 收文日期 年 月 日 來文單位： 來文編號： 號 來文日期： 年 月 日 擬辦意見： 中國管理資訊 中國管理資訊 領(lǐng)導(dǎo)批示： 辦理結(jié)果： 歸檔： 年 月 日 文書處理號： 第二聯(lián) 順號裝訂為總收文簿 金海灣酒店 收 文 四 聯(lián) 單 收文登記單 收文（ ）第 號 收文日期 年 月 日 來文單位： 來文編號： 號 來文日期： 年 月 日 來文標(biāo)題： 收到份數(shù)： 已送： 主辦： 備注： 運轉(zhuǎn)過程： 送文 受文者 簽收 退 文 歸檔： 年 月 日 文書處理號 第三聯(lián) 由經(jīng)辦部門保存?zhèn)洳? 金海灣酒店 中國管理資訊 中國管理資訊 收 文 四 聯(lián) 單 收文分送單 收文（ ）第 號 收文日期 年 月 日 來文單位： 來文編號： 號 來文日期： 年 月 日 來文標(biāo)題： 收到份數(shù)： 已送： 主辦： 備注： 運轉(zhuǎn)過程： 送文 受文者 簽收 退文 歸檔： 年 月 日 文書處理號 第四聯(lián) （作催辦單，辦畢作分戶卡） 第四聯(lián) 用作收文催辦 金海灣酒店 收 文 四 聯(lián) 單 收文催辦單 收文（ ）第 號 收文日期 年 月 日 來文單位： 來文編號： 號 來文日期： 年 月 日 來文標(biāo)題： 收到份數(shù)： 已送： 主辦： 中國管理資訊 中國管理資訊 催辦情況： 歸檔： 年 月 日 文書自理號 編號 ： 5 名稱：公文處理單 填表人：秘書或秘書 用途：辦文時使用 聯(lián)數(shù)：一式一聯(lián) 金海灣酒店 公 文 處 理 單 編 號 收文日期 年 月 日 來文機(jī)關(guān) 文件編號 來文份數(shù) 文件名稱 中國管理資訊 中國管理資訊 擬 辦 意 見 領(lǐng) 導(dǎo) 批 示 辦 文 情 況 部門負(fù)責(zé)人簽字 退 文 時 間 備 注 月 日 月 日 月 日 月 日 月 日 月 日 編號： 6 名稱：傳閱文件處理單 填表人：秘書或文員 用途：傳閱文件時使用 聯(lián)數(shù)：一式一聯(lián) 金海灣酒店 傳閱文件處理單 來文機(jī)關(guān) 來文時間 來文字號 文件名稱 份 數(shù) 登記編號 呈辦 意見 中國管理資訊 中國管理資訊 閱文人簽字 閱文時間 送文時間 退文時間 領(lǐng)導(dǎo) 批示 意見 處理 結(jié)果 編號： 7