【導(dǎo)讀】作安全及效率，降低產(chǎn)品不良率。日本制造業(yè)因為推行成效良好，使得日本商。品成為世界頂尖的代名詞，于是就有跨國大企業(yè)將5S推行到其它各地。若以羅馬拚音書寫，它的每個字都是以「S」為首字，因此稱為5S。與協(xié)調(diào)，所以推行5S運動，必須按部就班實施，才能獲得最后成果，因此，當(dāng)各項對象擺放的位置明確、清楚，使用時可立即取得，歸位時容易回復(fù)原位，要以整理、整頓、清掃、清潔4S為最后完成基本工作，并藉以養(yǎng)成良好習(xí)慣，也就是透過任何人都容易著手的4S來達(dá)成目標(biāo)。目視管理是利用視覺為方法，達(dá)到管理目的。予公司全員警告訊號，同時可防患于未然。因此如何活用信息，順利解決問題，是目視管理最重要關(guān)鍵。

　　

【正文】 5S 運動產(chǎn)生信心；如果檢核成效沒有達(dá)到預(yù)期效果，檢核表可以看出需要加強(qiáng)教育的地方。 四、 檢核表也可以做為互相檢核的工具。無論是那一種檢核行動，都要從本身工作單位開始，大家一起改善，可以看出改善事項明確化。也可以做為和其它單位檢核的比較表，檢核過程看到別人創(chuàng)意，可以做自己工作單位改善的模板。 五、 定期更新檢核表的項目。檢核表上的項 目要隨著 5S 運動執(zhí)行過程、工作單位現(xiàn)況等而改變，不可以同一套用到底，否則看不到需要改善的項目變動的歷程。 目視檢核 ── 定點攝影 推行 5S 運動時，有運用到目視管理，相同地，在執(zhí)行 5S 檢核過程，也可以運用目視管理，那就是定點攝影。 定點攝影是和檢核表一同使用，使用的時機(jī)是當(dāng)工作單位執(zhí)行過檢核后，為做為日后改善的依據(jù)，就可以進(jìn)行定點攝影。 所謂的定點攝影，是將自己工作現(xiàn)場中，生產(chǎn)流程工作站、工作設(shè)備、工作內(nèi)容、工作方式等，不想讓別人知道的缺點進(jìn)行拍攝，可以做為展示和自我檢討的題材。 在進(jìn)行定點攝影時，要對同一 地點、同一位置、同一高度、同一方向，對同一物體或工作站進(jìn)行連續(xù)性攝影。由于所有需要改善的項目及工作站，都拍照且張貼在顯眼的位置，會讓員工產(chǎn)生想要改善的意愿，經(jīng)過改善成果再拍照，可以比較改善前和改善后的差異。 檢核表可以落實 5S 運動，要彰顯檢核的效果，可以每月在工作現(xiàn)場實行的「現(xiàn)場日」活動。 企業(yè)為了要建立一個明朗而有秩序的職場，可以藉由實施「現(xiàn)場日」活動，進(jìn)行工作現(xiàn)場的巡回檢查，在活動中能夠深入各個工作現(xiàn)場，并了解工作現(xiàn)場的問題點，采取適當(dāng)?shù)囊驊?yīng)對策。 執(zhí)行「現(xiàn)場日」活動，首先要在企業(yè)組成 5S 巡回檢查委員會 ，企業(yè)各部門最高主管是委員會的成員，委員會組成后，要制定一套完整的計劃書及相關(guān)表格。 委員會規(guī)定每個月其中一天是「現(xiàn)場日」，當(dāng)天是 5S、安全衛(wèi)生巡回檢查日，因此「現(xiàn)場日」當(dāng)天，全公司上下都要放下手邊工作，配合活動進(jìn)行。在巡回結(jié)束后，立即召開委員會檢討會議，會議的內(nèi)容和改善項目都要制作成記錄。 「現(xiàn)場日」活動要配合執(zhí)行定點攝影，在檢討會議中，根據(jù)照片制作改善對策表，并訂定改善期限?！脯F(xiàn)場日」活動進(jìn)行時，必須對前一個月的問題點進(jìn)行確認(rèn)動作，確認(rèn)已完成改善對策。 ? ? ? ? ? ? ?? ?? ? ? ?? ????? ??? 回 TOP 經(jīng)營管理－ 5S 系列報導(dǎo)七： 辦公室 5S 「推行 5S 運動」的系列文章，在刊出之后，有讀者詢問：辦公室可 以推行 5S 運動嗎？答案是：可以。因此本篇以「推行辦公室 5S」為主題，說明辦公室推行 5S 運動的方法。 辦公室為什么也要推行 5S 運動？ 不論是那一行業(yè)，辦公室是公司行政作業(yè)最繁瑣的地方，辦公室部門的任務(wù)有以下兩項： 一、是生產(chǎn)工程的前期任務(wù)，包括設(shè)計、生產(chǎn)準(zhǔn)備及材料調(diào)配等； 二、是作為支持制造的任務(wù)，包括確保必要人員的教育、訓(xùn)練，以及構(gòu)筑快捷的信息體系?；谝陨蟽身椚蝿?wù)，辦公室是有必要推行 5S 運動。 除上述任務(wù)外，辦公室推行 5S 的必要性，還有以下三個原因： 一、大多數(shù)的企業(yè)都會產(chǎn)生文件、單據(jù)過多，而造成文 件、單據(jù)過多的原因，有鼓勵使用書面聯(lián)絡(luò)、書面報告和書面指示，同時多數(shù)文件不丟棄，答復(fù)其它部門的文件都整理成數(shù)據(jù)等原因。 二、必要的文件、單據(jù)卻沒有，公司外部、其它部門轉(zhuǎn)過來的文件不及時答復(fù)，而且下次制作同類的文件、數(shù)據(jù)時，又必須從頭開始制作，尋找數(shù)據(jù)和文件很費時間，不知道自己部門有些什么文件和單據(jù)。 三、在辦公室部門中，還經(jīng)常見到一些以上所述現(xiàn)場相反的現(xiàn)象，他們會使辦公室的同仁工作效率出現(xiàn)降低的傾向，在辦公室的從業(yè)員多數(shù)學(xué)歷較高，但卻經(jīng)常聽到有人對他們的工作提出「辦事延誤」、「錯誤率高」、「工作作得不好」、 「服務(wù)性不好」等批評。綜合結(jié)論上述三個原因，在辦公室推行 5S 是有其必要性。 辦公室推行 5S 運動的目的，有以下四點： 一、減少活頁夾、文件和單據(jù)的數(shù)量； 二、公司外部、其它部門的文件盡早做答送出； 三、擴(kuò)大辦公室的使用空間； 四、減少遺漏或送出的失誤。 接下來，簡略說明辦公室文件如何處理： 一、建立文件管理的流程。 （一）從前文件和單據(jù)由各個從業(yè)人員保管，沒有一定的保管基準(zhǔn)。因此，需先制定文件及單據(jù)管理流程是：保管 → 保存 → 廢棄。 （二）所謂的保管，就是將文件裝在活頁夾里，在工作職場的保管庫里放置一定期間 ，超過一定期間后，就做廢棄物處置或移往其它倉庫保存。 （三）所謂的保存，就是在倉庫里永久放置或放置一定期間，除永久保存的文件外，其余文件經(jīng)過一定期間后，就當(dāng)做廢棄物處置。 二、一個部門一套文件之規(guī)定。 各個從業(yè)員根據(jù)自己的需要進(jìn)行保管，出現(xiàn)同一部門的同一份文件和單據(jù)，在多個從業(yè)員處保管的現(xiàn)象發(fā)生，所以為了不增加不必要的文件，決定「一個部門一套文件」的制度，由從業(yè)人員個人保管的文件，全部集中到一個地方，可以做到「信息共享化」。 三、拆掉辦公桌側(cè)面的抽屜。 （一）實施一個部門一套文件的制度以后，信息變成共享 化，文件已經(jīng)集中管理，因此不需要有太多的抽屜，且需經(jīng)常發(fā)現(xiàn)側(cè)面的抽屜放置得亂七八糟的東西，所以可以建議辦公桌側(cè)面的抽屜拆掉，但切記要拆掉側(cè)面抽屜時，要先告知從業(yè)人員拆掉的原因。 （二）拆掉辦公桌側(cè)面抽屜的目的。 ?拆掉辦公桌側(cè)面抽屜以后，可以有效的利用有限的空間。 ?拆掉辦公桌側(cè)面抽屜以后，真正實施文件共享化。 四、改變文件的保管方式。 （一）從前文件都放在文件柜里保管，經(jīng)過一段期間沒有整理處置，等到發(fā)現(xiàn)文件柜不夠用時，又再購買文件柜的作法，一定要有所改變。 （二）文件的保管要采用以下兩種方式： ?公開文 件管理體系：采用文件共享化，所以文件柜長期呈現(xiàn)開放式的狀態(tài)，什么文件在什么地方可以一目了然。 ?非公開文件之體系：非公開文件管理體系主要是針對會計、人事等機(jī)密性文件，置于不能隨便取閱的文件柜里保管。 五、活頁夾的整理方法。 （一）對于活頁夾的管理方法，可以規(guī)定基準(zhǔn)來分類管理。建議采行的分類方式： ?按客戶分類。 ?按形式分類。 ?按一般文件分類。 ?按主題分類。 ?按標(biāo)題分類。 （二）活頁夾之管理應(yīng)該以顏色來分類管理。建議采行的分類方式： ?藍(lán)色：管理類。 ?綠色：制造、其它類。 ?黃色：藍(lán)圖類。 ?紅色 ：標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格類。 推動辦公室的 5S 運動： 在先前的文章提到： 5S 是改善工作環(huán)境的基本作法，在辦公室推行 5S運動，也可以改善辦公室的工作環(huán)境。辦公室工作主要目的，是使公司的利益得以清楚明白及對現(xiàn)場的服務(wù)，因此，只要按照事務(wù)處理要領(lǐng)及規(guī)定手冊處理，行政效率自然會提高。 推動辦公室的 5S 運動，有以下建議事項： 一、平常就要注意自己的桌子或柜子的清潔。 二、將用具貼上標(biāo)簽，知道它放了什么東西。 三、依使用頻率將數(shù)據(jù)、文件放入容易取用的地方。 四、將文件檔案加以整理，貼上標(biāo)簽以便能在需要時立即取用。 五、下班時將 文件、物品收好歸位，就不會有雜亂現(xiàn)象。 做到了「清掃、清潔、整理、整頓」等 4S，最重要的第 5S－「教養(yǎng)」，也不可忽略。在辦公室內(nèi)教養(yǎng)方式，與辦公室部門主管和部屬之間相處及工作交待有相關(guān)連性。 一、首先被傳喚時，先響應(yīng)一聲「是」，然后略微整理一下儀容，拿起紙筆向傳喚的方向去報到。 二、要把聽到東西記下來，而且要盡量詳細(xì)，如果只記下重點，以后辦起事情來可能在某些地方會有所出入，因此盡可能全部記下來，有疑問也要立刻提出詢問。 三、認(rèn)為有必要陳述自己的意見時，在指示結(jié)束后，仔細(xì)判斷再說。 四、確定在何時完成，然后 退出開始執(zhí)行交辦事項。 5S 運動說起來簡單，執(zhí)行時不會花很多時間，只要在日常管理之中做到就可以了，在推行時要依步驟順序?qū)嵭?，配合目視管理、?biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書、檢核表、查核行動等配合實行，相信 5S 就可以在工作場所中落實，推行其它的管理行為時，更能得心應(yīng)手。 ~~「推行 5S 運動」系列結(jié)束 ~~ ? ? ? ? ? ? ?? ?? ? ? ?? ????? ??? 回 TOP