【導讀】二、公司通訊管理的相關規(guī)定........

　　

【正文】 控制 辦公電話 話費； 3． 公司辦公室 要對每月各部門話費進行綜合的匯總分析，并 由各部門配合進行整體控制，力保節(jié)約。 4． 員工 不得利用公司電話 撥打私人電話； 5．員工的移動電話 ，必須保持 24小時開機 ，保證全天通訊暢通，否則因聯(lián)絡不上造成的工作延誤，責任由其個人承擔。 三、辦公室管理條例 （一）員工工作識別牌使用準則 為展 示公司形象和員工精神風貌，便于工作識別，要求員工佩戴工作標識牌，并作以下規(guī)定： 1． 員工工作時間必須佩戴工作識別牌，否則處以 10 元／人／次的罰款： 2．妥善保管工作識別牌， 注意愛護，禁止污損； 3． 如不慎丟失，當日必須及時向 公司辦公室 報失，作價賠償，并及時補辦。 （二 ）公司安全保衛(wèi)制度 為保守公司機密，保證辦公環(huán)境有序及員工工作安全，特 制定 本制度。 1． 本公司員工除上下班 時間外，若需出入公司，須經(jīng)主管部門領導批準，并在前臺做好登記， 留下聯(lián)系方式； 2． 外來人員（除公司重要客戶）進入公司，必須在前臺如實作訪客登記，禁止未經(jīng)許可進入公司辦公區(qū)域；外來人員離開公司時，前臺秘書需在訪客登記表上注明離開時間； 3． 本公司員工未經(jīng)允許不得將非公司員工隨意帶進辦公區(qū)域，請在會客室或會議室內(nèi)接待訪客，否則后果自負。 （三）前 臺接待管理規(guī)定 1． 前臺 接待人員上班應衣著整齊、著職業(yè)裝、化淡 妝，禁著休閑服飾 （ 如超短裙、牛仔裝等 ） ，禁梳怪異發(fā)型、濃妝艷抹。 2． 保證前 臺及客人等候區(qū)整潔，及時 清潔，不亂擺放與工作無關的物品。 3．前 臺接待人員每日提前 5分鐘到崗，檢查員工出勤情況。 4．對待客人應主動大方、熱情周到、問清是否有預約，并及時通知被訪人。若來客無禮，應及時通知相關人員或 公司辦公室 。 客人在會客室里等候，應主動遞送茶水，對于公司領導的客人進入辦公區(qū)后，應主動遞送茶水或委托他人遞送。 5． 如實做好訪客登記及員工出入登記。 6． 及時做好信件、報刊雜志的匯總、收發(fā)工作，盡量控制掛號信、特快專遞的使 用。 7．前 臺接待人員違反本制度或其他與本職工作相關的制度，視情節(jié)給予批評，或處以 50100 元的罰金 。 （四）辦公用品管理、領用規(guī)定 1． 辦公用品管理要做到清潔、保存完好、安全、防火防盜、分類擺放、落實責任人，辦公用品購買應及時、節(jié)約、品種對路、存量合理，辦公用品發(fā)放應準時、合理、熱情、周到； 2． 公司辦公室 庫存辦公用品每季度清點一次，并及時補充庫存；員工使用辦公用品，至 公司辦公室 直接領用；如不在庫存清單范圍內(nèi)的，請?zhí)崆爸辽?1天報公司辦公室 ， 經(jīng)批準后由 公司辦公室 統(tǒng)一購買； 3．對新進 員工的辦公用品，由辦公 用品管理人員按標準及時負責配發(fā)，保證其正常工作開展； 4． 做好各部門、各員工費用總額度控制，保證合理使用的前提下，盡量節(jié)約； 5． 負責購 買、分 發(fā)辦公用品的人員要建立清楚的帳務，及時辦好出入庫手續(xù)，保證帳、物準確無誤，對于不符合要求的，禁止入庫，否則出現(xiàn)的缺損、丟失或其他過失由管理人員自負責任、作價賠償，公司將不定期進行抽查。 （五） 文件管理制度 總則 1． 目的 為使公司文件管理制度化，以規(guī)范管理、提高工作效率，特制訂本制度。 2． 文件范圍 公司與各主管機構(gòu)，外公司之間的文書往來 ，自收發(fā)文至歸檔的全部過程的辦 理與控制。 承辦部門 1． 總收發(fā)部門 公司與各主管機構(gòu)、外公司之間的文書往來，由公司辦公室 統(tǒng)一辦理收發(fā)。 2． 管理部門 ? 公司各 部門以公司名義與外界往來的文書，以 公司辦公室 作為管理部門； ? 市場部 的一般性文書，以 市場部 作為管理部門； ? 管理部門指定專人負責往來文書的 收發(fā)、擬稿、校對、監(jiān)印、檔案管理 事宜，文書處理不合規(guī)定者，管理部門禁止受理。 3． 主辦、會辦部門 文書涉及的 主辦部門作為該項文書的主辦部門，若涉及其他部門，其他部門為該項文書的會辦部門。 行文的相關規(guī)定 1． 行文類別 ? 套紅文件：公布公司規(guī)章制度、重大 決策、對外聯(lián)絡重要文書等 ，由 公司辦公室 統(tǒng)一管理； ? 內(nèi)部通知 ：公司向公眾或特定對象宣布時啟用，或部門需要宣布重要管理規(guī)定或重要事項時使用，由 公司辦公室 統(tǒng)一備案； ? 便函：公司內(nèi)部各部門間工作接洽時使用，重要便函報 公司辦公室 備案； ? 其他：會議記錄。 2． 行文名義、批示權限及印信適用 ? 套紅文件：以公司名義行文，由 公司辦公室 呈董事長或總經(jīng)理批示，蓋公司章； ? 內(nèi)部通知 ：以 公司辦公室 名義行文的，呈總經(jīng)理批示，蓋 公司辦公室 章；以部門名義行文的，呈總經(jīng)理批示，蓋部門章； ? 便函：由發(fā)文部門行文，部門經(jīng)理簽字， B類及以上重要便函 報 公司辦公室 備案，由 公司辦公室 呈總經(jīng)理批示； ? 會議記錄：由會議主持部門 行文， B類及以上會議記錄及時報公司辦公室備案，由 公司辦公室 報送總經(jīng)理 文書處理 規(guī)定 1． 分類 ? 機密類：專利、技術性資料、圖紙、業(yè)務性資料以及 涉及業(yè)務機密的文件； ? A類：足以影響公司利益、涉及公司重大決策的文件，須經(jīng)總經(jīng)理批示后辦理； ? B類：較重要文書、重要合同、重要業(yè)務往來文書，須經(jīng)總經(jīng)理批示后辦理； ? C 類：一般通知或普通備忘性質(zhì)文書、常規(guī)合同或其他無須呈批者，登 記后分文辦理、歸檔； ? 其他類：與公司業(yè)務無直接關系的報表、宣傳資料，直接 送相關部門參閱。 2． 收發(fā)文號編制 ? 公司行文： 堡子 酒業(yè) 總字第【 XXXX】 XXX 號， 【 XXXX】為年份標識， XXX 為文件流水號； ? 部門行文 : XX XX XX XXX 部門編號 年份 月份 流水號 公司辦公室 BGS 財務部 CW 營銷中心 YXZX 3． 關于套紅文件的擬定： 擬稿部門依照擬稿單擬妥文稿，無刪改，字跡清晰，由 公司辦公室 安排專人打印、校對， 呈總經(jīng)理批示； 4． 關于文件的發(fā)放： 各部門指派專人，進行文件收發(fā)管理 ，建立完整的文件收發(fā)記錄。發(fā) 至各部門需要傳閱的文檔，交由相關人員傳閱、簽字后由專人統(tǒng)一管理。 5． 關于文件的歸檔、借閱：見檔案管理制度 。 6． 關于文件的銷毀：對于多余、重復、已無保存價值的文件，參照檔案管理制度，經(jīng)審核由 公司辦公室 安排統(tǒng)一銷毀。 收、發(fā)傳真管理規(guī)定 傳真文件為公司內(nèi)外往來文件，由 公司辦公室 秘書負責收發(fā)，重要傳真要復印存 檔 。 為 規(guī)范傳真文件的 管理，現(xiàn)作如下規(guī)定： 1．編號：重要的傳真件需按 檔案類別編號。 編號格式為：年 /月 /日 +發(fā)出傳真編號 2． 做好發(fā)出文件的核查、反饋記錄。 3． 收發(fā)傳真文件要 求： 1）接收傳真 ? 在聽到傳真機響后，立即進行接收傳真件處理； ? 接到傳真后，要在《接收傳真登記薄》上 登記 ，登記 項目包括日期、接收部門、接收人、內(nèi)容摘要、對方單位、姓名、頁數(shù)及簽收等； ? 按接到傳真件上所寫要求，立即 轉(zhuǎn)到接收人手中，由接收人在《接收傳真登記薄》 上進行簽收； ? 公司辦公室秘書要做好 每份重要的傳真件 的 備份，由 公司辦公室 檔案管理負責人 歸檔管理。 2）發(fā)出傳真 ? 個人發(fā)出傳真必須要在《發(fā)出傳真登記薄》 上進行登記； ? 《發(fā)出傳真登記薄》上 登記 的 項目包括日期、致送單位、收件人、內(nèi)容摘要、發(fā)件人、部門、頁數(shù)、抄報； ? 發(fā)出傳真后，立即將傳真件返還到發(fā)件人手中 。 3）保存方法 重要的傳真件，原件需歸檔，復印件交至收、發(fā)件人手中，由收件人或發(fā)件人在《接收傳真登記薄》或《發(fā)出傳真登記簿》上進行簽收、登記。每月底進行傳真 件的整理工作。 4． 保存期限 傳真件保存以月為一流程，每月底做整理，一定重要級以上的傳真件要做到長期保存，至少一年以上。 第四部 分 通用管理制度 第一章 檔案管理制度 一、 總則 1． 為加強公司文書立卷工作，特制訂本制度； 2． 公司文書按年度立卷。 二 、檔案的收集部門 1． 公司文件、檔案實行 公司辦公室 統(tǒng)一管理 制度，即公司 對外、對內(nèi)收發(fā) 的文件檔案，其原件 的 歸檔保管、編號、查閱統(tǒng)一由 公司辦公室 人事行政專員 管理。 1） 本公司（包括公司各部門員工）收到來自外部的一切正式文件，應保留復印件 作為 業(yè)務處理依據(jù)，同時須將原件交 公司辦公室 人事行政專員 ，按文件級別、類別和檔案管理規(guī)定編號、收檔； 2） 以公司名義（或公司各部門，因工作需要）對外發(fā)文的公函，一律交 公司辦公室 人事行政專員 ，按照文件級別、類別統(tǒng)一編號，并加蓋公章、合同章或財務章，并由公司 辦公室 統(tǒng)一對外發(fā)文。發(fā)文原件歸檔保管 ，業(yè)務部門留存復印件，以作為 業(yè)務 處理依據(jù)。 2． 公 司規(guī)定級別以下的文件、資料的檔案管理部門： 1） 以部門為單位進行文書收集：參照公司《文件管理制度》的相關規(guī)定，由文書的管理部門指定專人負責管理本部門的文件材料； 2） 對于由多部門參與形成的文件，由主辦部門收集歸卷； 3） 會議文件由會議主辦部門收集歸卷； 4）公司外派參加會議、學習等公務活動形成的文件資料，必須在公司辦公室辦理歸檔手續(xù)后，由公司辦公室 簽字確認，財務部門方可報銷相關學習費、差旅費、會議費。 三 、 歸檔文書類別 1． 政府機關批文，公司與有關單位的往來文書； 2． 公司正式發(fā)文、重要文件，反映公司經(jīng)營活 動的報告、總結(jié)，公司及各部門的發(fā)展規(guī)劃、工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、報表、工作簡報； 3． 重要的會議材料，公司例會材料，含會議通知、紀要、總結(jié)報告等； 4． 本公司與相關單位簽訂的合同、協(xié)議； 5． 公司枝術文檔、資料、圖紙； 6． 人員任免、重要職務變動及獎懲等的文件； 7． 員工勞動薪酬福利的相關紀錄資料； 8． 公司大事記、反映公司重要活動的簡報、剪報、照片、錄音錄像等。 注：公司重要級別以外各項資料的歸檔、整理和保管由各部門派專人負責。 四 、歸卷方式及周期 1． 公司應建立健全平時歸檔制度，對處理完畢的文件材料， 公司辦公室 人事行政專員 集中統(tǒng)一保管； 2． 各部門對管 理規(guī)定重要級別以下的檔案資料應根據(jù)本部門業(yè)務范圍，編制案卷類目， 并設立收發(fā)文登記薄，要求類目確切、記錄完整、條款清晰； 3． 公司辦公室 和各部門每季度進行一次歸檔工作。 五 、立卷要求 1． 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，由公司人事行政專員負責組卷、編目，各部門負責文書管理的人員與人事行政專員 配合做好本部門案卷編目工作； 2． 立卷的文書，以文件形成的順序及特點歸檔，以保證文件的連 續(xù)性，文書要求以原件歸檔，頁數(shù)完整，傳真件復印后再簽批、歸檔； 3． 文件的正本與附 件、稿件與印件、請示與批復、原件與轉(zhuǎn)發(fā)文件應放在一起歸檔， 正件在前附件在后，印件在前稿件在后，批復在前請示在后，原件在前轉(zhuǎn)發(fā)文件在后； 4． 跨年文件分為兩卷，但跨年批復的，立在復文年；跨年會議文件，立在會議開幕年； 5． 保存年限不同的文件應分短期、中期、長期、永久保存分別立卷； 6． 對重要文書、技術、財務檔案，半年刻錄一次光盤，光盤隨文書資料一同歸檔； 7． 公司技術文擋、資料、圖紙的立卷要求按公司相應的制度執(zhí)行。 六 、檔案借閱 公司重要文件、 合同、協(xié)議、資料、財務檔案、技術檔案等的借閱，由部門上級主管 批準方可借閱， 當日借閱、當日歸還。除經(jīng)總經(jīng)理特別批示，不得復印，不得帶離公司 。 七 、檔案銷毀 1． 短期檔案：工作參考類的一般性文件，保存期一年； 2． 中、長期檔案：公司文件、財務檔案等，按國家相關規(guī)定及公司發(fā)展要求，保存期一年以上； 3． 水久保存檔策：反映公司歷史沿革的文書、光盤、技術資料、圖紙。 八 、附則 本制度自 發(fā)布之日起執(zhí)行 。 第二章 保密制度 一、總則 1． 維護公司利益、保守公司機密，特制定本制度； 2． 公司秘密是指關 系公司權利和利益，依照特定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員悉知的事項； 3． 公司全體員工都有保守公司機密的責任與義務； 4． 公司保密工作，實行既確保秘密又便利工作的方針； 5． 將公司機密告知或因過失而使機密被不應知悉者知悉的，視為泄密。 二、保密范圍 1． 公司重大決策中禁止公開或尚未公開的秘密事項； 2． 公司禁止公開或尚未實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目、經(jīng)營決策； 3． 公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書、可行性報告、生產(chǎn)及技術資料、重要會議紀要等； 4． 公司財務預決算報告、報表； 5． 公 司所掌握的各類