【導(dǎo)讀】二、公司通訊管理的相關(guān)規(guī)定........

　　

【正文】 控制 辦公電話 話費(fèi)； 3． 公司辦公室 要對(duì)每月各部門話費(fèi)進(jìn)行綜合的匯總分析，并 由各部門配合進(jìn)行整體控制，力保節(jié)約。 4． 員工 不得利用公司電話 撥打私人電話； 5．員工的移動(dòng)電話 ，必須保持 24小時(shí)開(kāi)機(jī) ，保證全天通訊暢通，否則因聯(lián)絡(luò)不上造成的工作延誤，責(zé)任由其個(gè)人承擔(dān)。 三、辦公室管理?xiàng)l例 （一）員工工作識(shí)別牌使用準(zhǔn)則 為展 示公司形象和員工精神風(fēng)貌，便于工作識(shí)別，要求員工佩戴工作標(biāo)識(shí)牌，并作以下規(guī)定： 1． 員工工作時(shí)間必須佩戴工作識(shí)別牌，否則處以 10 元／人／次的罰款： 2．妥善保管工作識(shí)別牌， 注意愛(ài)護(hù)，禁止污損； 3． 如不慎丟失，當(dāng)日必須及時(shí)向 公司辦公室 報(bào)失，作價(jià)賠償，并及時(shí)補(bǔ)辦。 （二 ）公司安全保衛(wèi)制度 為保守公司機(jī)密，保證辦公環(huán)境有序及員工工作安全，特 制定 本制度。 1． 本公司員工除上下班 時(shí)間外，若需出入公司，須經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在前臺(tái)做好登記， 留下聯(lián)系方式； 2． 外來(lái)人員（除公司重要客戶）進(jìn)入公司，必須在前臺(tái)如實(shí)作訪客登記，禁止未經(jīng)許可進(jìn)入公司辦公區(qū)域；外來(lái)人員離開(kāi)公司時(shí)，前臺(tái)秘書(shū)需在訪客登記表上注明離開(kāi)時(shí)間； 3． 本公司員工未經(jīng)允許不得將非公司員工隨意帶進(jìn)辦公區(qū)域，請(qǐng)?jiān)跁?huì)客室或會(huì)議室內(nèi)接待訪客，否則后果自負(fù)。 （三）前 臺(tái)接待管理規(guī)定 1． 前臺(tái) 接待人員上班應(yīng)衣著整齊、著職業(yè)裝、化淡 妝，禁著休閑服飾 （ 如超短裙、牛仔裝等 ） ，禁梳怪異發(fā)型、濃妝艷抹。 2． 保證前 臺(tái)及客人等候區(qū)整潔，及時(shí) 清潔，不亂擺放與工作無(wú)關(guān)的物品。 3．前 臺(tái)接待人員每日提前 5分鐘到崗，檢查員工出勤情況。 4．對(duì)待客人應(yīng)主動(dòng)大方、熱情周到、問(wèn)清是否有預(yù)約，并及時(shí)通知被訪人。若來(lái)客無(wú)禮，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員或 公司辦公室 。 客人在會(huì)客室里等候，應(yīng)主動(dòng)遞送茶水，對(duì)于公司領(lǐng)導(dǎo)的客人進(jìn)入辦公區(qū)后，應(yīng)主動(dòng)遞送茶水或委托他人遞送。 5． 如實(shí)做好訪客登記及員工出入登記。 6． 及時(shí)做好信件、報(bào)刊雜志的匯總、收發(fā)工作，盡量控制掛號(hào)信、特快專遞的使 用。 7．前 臺(tái)接待人員違反本制度或其他與本職工作相關(guān)的制度，視情節(jié)給予批評(píng)，或處以 50100 元的罰金 。 （四）辦公用品管理、領(lǐng)用規(guī)定 1． 辦公用品管理要做到清潔、保存完好、安全、防火防盜、分類擺放、落實(shí)責(zé)任人，辦公用品購(gòu)買應(yīng)及時(shí)、節(jié)約、品種對(duì)路、存量合理，辦公用品發(fā)放應(yīng)準(zhǔn)時(shí)、合理、熱情、周到； 2． 公司辦公室 庫(kù)存辦公用品每季度清點(diǎn)一次，并及時(shí)補(bǔ)充庫(kù)存；員工使用辦公用品，至 公司辦公室 直接領(lǐng)用；如不在庫(kù)存清單范圍內(nèi)的，請(qǐng)?zhí)崆爸辽?1天報(bào)公司辦公室 ， 經(jīng)批準(zhǔn)后由 公司辦公室 統(tǒng)一購(gòu)買； 3．對(duì)新進(jìn) 員工的辦公用品，由辦公 用品管理人員按標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)負(fù)責(zé)配發(fā)，保證其正常工作開(kāi)展； 4． 做好各部門、各員工費(fèi)用總額度控制，保證合理使用的前提下，盡量節(jié)約； 5． 負(fù)責(zé)購(gòu) 買、分 發(fā)辦公用品的人員要建立清楚的帳務(wù)，及時(shí)辦好出入庫(kù)手續(xù)，保證帳、物準(zhǔn)確無(wú)誤，對(duì)于不符合要求的，禁止入庫(kù)，否則出現(xiàn)的缺損、丟失或其他過(guò)失由管理人員自負(fù)責(zé)任、作價(jià)賠償，公司將不定期進(jìn)行抽查。 （五） 文件管理制度 總則 1． 目的 為使公司文件管理制度化，以規(guī)范管理、提高工作效率，特制訂本制度。 2． 文件范圍 公司與各主管機(jī)構(gòu)，外公司之間的文書(shū)往來(lái) ，自收發(fā)文至歸檔的全部過(guò)程的辦 理與控制。 承辦部門 1． 總收發(fā)部門 公司與各主管機(jī)構(gòu)、外公司之間的文書(shū)往來(lái)，由公司辦公室 統(tǒng)一辦理收發(fā)。 2． 管理部門 ? 公司各 部門以公司名義與外界往來(lái)的文書(shū)，以 公司辦公室 作為管理部門； ? 市場(chǎng)部 的一般性文書(shū)，以 市場(chǎng)部 作為管理部門； ? 管理部門指定專人負(fù)責(zé)往來(lái)文書(shū)的 收發(fā)、擬稿、校對(duì)、監(jiān)印、檔案管理 事宜，文書(shū)處理不合規(guī)定者，管理部門禁止受理。 3． 主辦、會(huì)辦部門 文書(shū)涉及的 主辦部門作為該項(xiàng)文書(shū)的主辦部門，若涉及其他部門，其他部門為該項(xiàng)文書(shū)的會(huì)辦部門。 行文的相關(guān)規(guī)定 1． 行文類別 ? 套紅文件：公布公司規(guī)章制度、重大 決策、對(duì)外聯(lián)絡(luò)重要文書(shū)等 ，由 公司辦公室 統(tǒng)一管理； ? 內(nèi)部通知 ：公司向公眾或特定對(duì)象宣布時(shí)啟用，或部門需要宣布重要管理規(guī)定或重要事項(xiàng)時(shí)使用，由 公司辦公室 統(tǒng)一備案； ? 便函：公司內(nèi)部各部門間工作接洽時(shí)使用，重要便函報(bào) 公司辦公室 備案； ? 其他：會(huì)議記錄。 2． 行文名義、批示權(quán)限及印信適用 ? 套紅文件：以公司名義行文，由 公司辦公室 呈董事長(zhǎng)或總經(jīng)理批示，蓋公司章； ? 內(nèi)部通知 ：以 公司辦公室 名義行文的，呈總經(jīng)理批示，蓋 公司辦公室 章；以部門名義行文的，呈總經(jīng)理批示，蓋部門章； ? 便函：由發(fā)文部門行文，部門經(jīng)理簽字， B類及以上重要便函 報(bào) 公司辦公室 備案，由 公司辦公室 呈總經(jīng)理批示； ? 會(huì)議記錄：由會(huì)議主持部門 行文， B類及以上會(huì)議記錄及時(shí)報(bào)公司辦公室備案，由 公司辦公室 報(bào)送總經(jīng)理 文書(shū)處理 規(guī)定 1． 分類 ? 機(jī)密類：專利、技術(shù)性資料、圖紙、業(yè)務(wù)性資料以及 涉及業(yè)務(wù)機(jī)密的文件； ? A類：足以影響公司利益、涉及公司重大決策的文件，須經(jīng)總經(jīng)理批示后辦理； ? B類：較重要文書(shū)、重要合同、重要業(yè)務(wù)往來(lái)文書(shū)，須經(jīng)總經(jīng)理批示后辦理； ? C 類：一般通知或普通備忘性質(zhì)文書(shū)、常規(guī)合同或其他無(wú)須呈批者，登 記后分文辦理、歸檔； ? 其他類：與公司業(yè)務(wù)無(wú)直接關(guān)系的報(bào)表、宣傳資料，直接 送相關(guān)部門參閱。 2． 收發(fā)文號(hào)編制 ? 公司行文： 堡子 酒業(yè) 總字第【 XXXX】 XXX 號(hào)， 【 XXXX】為年份標(biāo)識(shí)， XXX 為文件流水號(hào)； ? 部門行文 : XX XX XX XXX 部門編號(hào) 年份 月份 流水號(hào) 公司辦公室 BGS 財(cái)務(wù)部 CW 營(yíng)銷中心 YXZX 3． 關(guān)于套紅文件的擬定： 擬稿部門依照擬稿單擬妥文稿，無(wú)刪改，字跡清晰，由 公司辦公室 安排專人打印、校對(duì)， 呈總經(jīng)理批示； 4． 關(guān)于文件的發(fā)放： 各部門指派專人，進(jìn)行文件收發(fā)管理 ，建立完整的文件收發(fā)記錄。發(fā) 至各部門需要傳閱的文檔，交由相關(guān)人員傳閱、簽字后由專人統(tǒng)一管理。 5． 關(guān)于文件的歸檔、借閱：見(jiàn)檔案管理制度 。 6． 關(guān)于文件的銷毀：對(duì)于多余、重復(fù)、已無(wú)保存價(jià)值的文件，參照檔案管理制度，經(jīng)審核由 公司辦公室 安排統(tǒng)一銷毀。 收、發(fā)傳真管理規(guī)定 傳真文件為公司內(nèi)外往來(lái)文件，由 公司辦公室 秘書(shū)負(fù)責(zé)收發(fā)，重要傳真要復(fù)印存 檔 。 為 規(guī)范傳真文件的 管理，現(xiàn)作如下規(guī)定： 1．編號(hào)：重要的傳真件需按 檔案類別編號(hào)。 編號(hào)格式為：年 /月 /日 +發(fā)出傳真編號(hào) 2． 做好發(fā)出文件的核查、反饋記錄。 3． 收發(fā)傳真文件要 求： 1）接收傳真 ? 在聽(tīng)到傳真機(jī)響后，立即進(jìn)行接收傳真件處理； ? 接到傳真后，要在《接收傳真登記薄》上 登記 ，登記 項(xiàng)目包括日期、接收部門、接收人、內(nèi)容摘要、對(duì)方單位、姓名、頁(yè)數(shù)及簽收等； ? 按接到傳真件上所寫要求，立即 轉(zhuǎn)到接收人手中，由接收人在《接收傳真登記薄》 上進(jìn)行簽收； ? 公司辦公室秘書(shū)要做好 每份重要的傳真件 的 備份，由 公司辦公室 檔案管理負(fù)責(zé)人 歸檔管理。 2）發(fā)出傳真 ? 個(gè)人發(fā)出傳真必須要在《發(fā)出傳真登記薄》 上進(jìn)行登記； ? 《發(fā)出傳真登記薄》上 登記 的 項(xiàng)目包括日期、致送單位、收件人、內(nèi)容摘要、發(fā)件人、部門、頁(yè)數(shù)、抄報(bào)； ? 發(fā)出傳真后，立即將傳真件返還到發(fā)件人手中 。 3）保存方法 重要的傳真件，原件需歸檔，復(fù)印件交至收、發(fā)件人手中，由收件人或發(fā)件人在《接收傳真登記薄》或《發(fā)出傳真登記簿》上進(jìn)行簽收、登記。每月底進(jìn)行傳真 件的整理工作。 4． 保存期限 傳真件保存以月為一流程，每月底做整理，一定重要級(jí)以上的傳真件要做到長(zhǎng)期保存，至少一年以上。 第四部 分 通用管理制度 第一章 檔案管理制度 一、 總則 1． 為加強(qiáng)公司文書(shū)立卷工作，特制訂本制度； 2． 公司文書(shū)按年度立卷。 二 、檔案的收集部門 1． 公司文件、檔案實(shí)行 公司辦公室 統(tǒng)一管理 制度，即公司 對(duì)外、對(duì)內(nèi)收發(fā) 的文件檔案，其原件 的 歸檔保管、編號(hào)、查閱統(tǒng)一由 公司辦公室 人事行政專員 管理。 1） 本公司（包括公司各部門員工）收到來(lái)自外部的一切正式文件，應(yīng)保留復(fù)印件 作為 業(yè)務(wù)處理依據(jù)，同時(shí)須將原件交 公司辦公室 人事行政專員 ，按文件級(jí)別、類別和檔案管理規(guī)定編號(hào)、收檔； 2） 以公司名義（或公司各部門，因工作需要）對(duì)外發(fā)文的公函，一律交 公司辦公室 人事行政專員 ，按照文件級(jí)別、類別統(tǒng)一編號(hào)，并加蓋公章、合同章或財(cái)務(wù)章，并由公司 辦公室 統(tǒng)一對(duì)外發(fā)文。發(fā)文原件歸檔保管 ，業(yè)務(wù)部門留存復(fù)印件，以作為 業(yè)務(wù) 處理依據(jù)。 2． 公 司規(guī)定級(jí)別以下的文件、資料的檔案管理部門： 1） 以部門為單位進(jìn)行文書(shū)收集：參照公司《文件管理制度》的相關(guān)規(guī)定，由文書(shū)的管理部門指定專人負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料； 2） 對(duì)于由多部門參與形成的文件，由主辦部門收集歸卷； 3） 會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷； 4）公司外派參加會(huì)議、學(xué)習(xí)等公務(wù)活動(dòng)形成的文件資料，必須在公司辦公室辦理歸檔手續(xù)后，由公司辦公室 簽字確認(rèn)，財(cái)務(wù)部門方可報(bào)銷相關(guān)學(xué)習(xí)費(fèi)、差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)。 三 、 歸檔文書(shū)類別 1． 政府機(jī)關(guān)批文，公司與有關(guān)單位的往來(lái)文書(shū)； 2． 公司正式發(fā)文、重要文件，反映公司經(jīng)營(yíng)活 動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)，公司及各部門的發(fā)展規(guī)劃、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)表、工作簡(jiǎn)報(bào)； 3． 重要的會(huì)議材料，公司例會(huì)材料，含會(huì)議通知、紀(jì)要、總結(jié)報(bào)告等； 4． 本公司與相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議； 5． 公司枝術(shù)文檔、資料、圖紙； 6． 人員任免、重要職務(wù)變動(dòng)及獎(jiǎng)懲等的文件； 7． 員工勞動(dòng)薪酬福利的相關(guān)紀(jì)錄資料； 8． 公司大事記、反映公司重要活動(dòng)的簡(jiǎn)報(bào)、剪報(bào)、照片、錄音錄像等。 注：公司重要級(jí)別以外各項(xiàng)資料的歸檔、整理和保管由各部門派專人負(fù)責(zé)。 四 、歸卷方式及周期 1． 公司應(yīng)建立健全平時(shí)歸檔制度，對(duì)處理完畢的文件材料， 公司辦公室 人事行政專員 集中統(tǒng)一保管； 2． 各部門對(duì)管 理規(guī)定重要級(jí)別以下的檔案資料應(yīng)根據(jù)本部門業(yè)務(wù)范圍，編制案卷類目， 并設(shè)立收發(fā)文登記薄，要求類目確切、記錄完整、條款清晰； 3． 公司辦公室 和各部門每季度進(jìn)行一次歸檔工作。 五 、立卷要求 1． 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，由公司人事行政專員負(fù)責(zé)組卷、編目，各部門負(fù)責(zé)文書(shū)管理的人員與人事行政專員 配合做好本部門案卷編目工作； 2． 立卷的文書(shū)，以文件形成的順序及特點(diǎn)歸檔，以保證文件的連 續(xù)性，文書(shū)要求以原件歸檔，頁(yè)數(shù)完整，傳真件復(fù)印后再簽批、歸檔； 3． 文件的正本與附 件、稿件與印件、請(qǐng)示與批復(fù)、原件與轉(zhuǎn)發(fā)文件應(yīng)放在一起歸檔， 正件在前附件在后，印件在前稿件在后，批復(fù)在前請(qǐng)示在后，原件在前轉(zhuǎn)發(fā)文件在后； 4． 跨年文件分為兩卷，但跨年批復(fù)的，立在復(fù)文年；跨年會(huì)議文件，立在會(huì)議開(kāi)幕年； 5． 保存年限不同的文件應(yīng)分短期、中期、長(zhǎng)期、永久保存分別立卷； 6． 對(duì)重要文書(shū)、技術(shù)、財(cái)務(wù)檔案，半年刻錄一次光盤，光盤隨文書(shū)資料一同歸檔； 7． 公司技術(shù)文擋、資料、圖紙的立卷要求按公司相應(yīng)的制度執(zhí)行。 六 、檔案借閱 公司重要文件、 合同、協(xié)議、資料、財(cái)務(wù)檔案、技術(shù)檔案等的借閱，由部門上級(jí)主管 批準(zhǔn)方可借閱， 當(dāng)日借閱、當(dāng)日歸還。除經(jīng)總經(jīng)理特別批示，不得復(fù)印，不得帶離公司 。 七 、檔案銷毀 1． 短期檔案：工作參考類的一般性文件，保存期一年； 2． 中、長(zhǎng)期檔案：公司文件、財(cái)務(wù)檔案等，按國(guó)家相關(guān)規(guī)定及公司發(fā)展要求，保存期一年以上； 3． 水久保存檔策：反映公司歷史沿革的文書(shū)、光盤、技術(shù)資料、圖紙。 八 、附則 本制度自 發(fā)布之日起執(zhí)行 。 第二章 保密制度 一、總則 1． 維護(hù)公司利益、保守公司機(jī)密，特制定本制度； 2． 公司秘密是指關(guān) 系公司權(quán)利和利益，依照特定程序確定，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員悉知的事項(xiàng)； 3． 公司全體員工都有保守公司機(jī)密的責(zé)任與義務(wù)； 4． 公司保密工作，實(shí)行既確保秘密又便利工作的方針； 5． 將公司機(jī)密告知或因過(guò)失而使機(jī)密被不應(yīng)知悉者知悉的，視為泄密。 二、保密范圍 1． 公司重大決策中禁止公開(kāi)或尚未公開(kāi)的秘密事項(xiàng)； 2． 公司禁止公開(kāi)或尚未實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目、經(jīng)營(yíng)決策； 3． 公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書(shū)、可行性報(bào)告、生產(chǎn)及技術(shù)資料、重要會(huì)議紀(jì)要等； 4． 公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告、報(bào)表； 5． 公 司所掌握的各類