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2025-08-16 12:05本頁面
【正文】 經(jīng)常征詢經(jīng)理意圖以準(zhǔn)備好所需用品。（三）文件、資料的準(zhǔn)備首先要清楚哪些文件是要用的，如不明白，要詳細(xì)詢問，以便將可能會(huì)用的文件材料一并準(zhǔn)備齊全。然后畫一張文件明細(xì)表以方便使用。機(jī)密文件可以直接交經(jīng)理或是用封袋密封好后等待經(jīng)理的指示。第七條文件整理業(yè)務(wù)（一）為使經(jīng)理處理完畢或正在使用的文件不丟失、散亂，并且隨時(shí)可以提用，需要對(duì)這些文件進(jìn)行整理。整理工作首先要根據(jù)經(jīng)理意見將文件分類，并放入固定的裝具和容器內(nèi)，使用中還要經(jīng)常整理，做到很容易直到文件。（二）整理工作的關(guān)鍵是分類項(xiàng)目的確定，保管及整理文件用品的選擇和整理、借閱手續(xù)的完善。（三）業(yè)務(wù)用的文件分為正在處理的文件，正在運(yùn)行的現(xiàn)行文件和已處理完畢的文件，此外還有機(jī)密類文件。根據(jù)應(yīng)用情況還可以分為每日必用、常用和不常用三種。（四）經(jīng)過這樣的整理后，有必要對(duì)其進(jìn)行裝訂，并給每一個(gè)文件集合體以一定的戶頭名稱。應(yīng)在聽取經(jīng)理意見后再制一張文件分類的明細(xì)表，將表張貼在保管場(chǎng)所或保管人的桌子上便于參照。第八條整理、清掃工作此項(xiàng)工作應(yīng)由秘書督促事務(wù)員和勤雜工來完成。工作中須注意如下幾點(diǎn)：（一）清理桌面。臺(tái)歷和墻上掛的日歷要每天調(diào)整日期。桌子要擦抹干凈。墨水瓶、筆桿、筆盒、吸墨紙、剪刀、裁紙刀、印泥及其他規(guī)定的常用品及用紙要準(zhǔn)備好。墨水、筆尖、筆桿、糨糊、別針、印臺(tái)、鉛筆、活動(dòng)鉛筆、圓珠筆、裁切刀、釘書機(jī)、吸墨紙、橡皮等都要按要求備齊數(shù)量。將前一天取出的圖書、文件放回原處，有破損和污染的物品要清掃或更換。（二）室內(nèi)的雜物、家具如桌子、煙灰缸、椅子、煙盒等，都要放在固定的地方。（三）根據(jù)當(dāng)天的天氣情況隨時(shí)調(diào)整空調(diào)和窗簾。第九條代行業(yè)務(wù)秘書可以代行的事務(wù)主要有：（一）參加慶典、喪禮等儀式。這種場(chǎng)合要特別留心服裝和服飾品及行為儀表的得體，同時(shí)還要十分講究寒喧、應(yīng)酬的用語。因此，也可以平時(shí)將各種不同場(chǎng)合的范例及標(biāo)準(zhǔn)寒喧用語綜合歸納，以便查閱。（二）轉(zhuǎn)達(dá)經(jīng)理意見或命令。轉(zhuǎn)達(dá)是將經(jīng)理意見的原話轉(zhuǎn)達(dá)給對(duì)方，不能夾雜個(gè)人的感情和意見。表達(dá)經(jīng)理意見要完整準(zhǔn)確，一旦馬虎將會(huì)引起不一致的后果。針對(duì)工作的命令，在轉(zhuǎn)達(dá)時(shí)要注意簡潔、迅速。有時(shí)根據(jù)情況，還要將對(duì)方的答復(fù)向經(jīng)理匯報(bào)。
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