【正文】 vices），員工可以在一個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議室里對(duì)相同的文件進(jìn)行討論和修改，還能夠建立文件檔案館和召開討論會(huì)。這樣做不僅能夠提高工作效率，還減少了由于文件的不同打印版本所造成的混亂。 提高工作效率(5)：好的工作習(xí)慣 　　一天的工作什么時(shí)候才算完成？對(duì)于許多小公司來說，答案是“永遠(yuǎn)沒完”。　　甚至許多管理人員手頭也有一大堆要做的事情。為了在工作和私人生活之間保持一種健康的平衡，員工要學(xué)會(huì)在工作時(shí)保持高效，從而得以在合理的時(shí)間離開辦公桌。如果做不到這點(diǎn)，就會(huì)精力不濟(jì)、創(chuàng)造力低下，最終危及健康。　　用以下10種方法，你可以認(rèn)清每天必須完成的工作并找到完成任務(wù)的策略。　　◆每天都以計(jì)劃開始　　在核對(duì)電子郵件或語(yǔ)音郵件之前，每個(gè)工作日的頭15分鐘用于寫下任務(wù)清單。寫出清單后，你就會(huì)清楚地知道，哪些工作是今天必須完成的，哪些工作是今后幾天內(nèi)要完成的，哪些是長(zhǎng)遠(yuǎn)的目標(biāo)。這樣你就會(huì)精確地找到需要優(yōu)先處理的問題，從而避免被那些不重要的事情分散精力。這樣，即使你決定在某個(gè)合適的時(shí)候停止工作，工作進(jìn)度也在你的掌握之中，不會(huì)受到影響。　　◆分派任務(wù)　　在寫出了任務(wù)清單后，認(rèn)真考慮一下，哪些任務(wù)是可以分派給團(tuán)隊(duì)中的別的成員的。每天早早就找出了這些任務(wù)，就會(huì)使團(tuán)隊(duì)成員能夠盡早開展工作，從而加快完成任務(wù)的速度。和你一樣，同事也希望對(duì)每天的事情早做安排，如果你是在一天的最后幾個(gè)小時(shí)才把任務(wù)分派給同事，同事會(huì)不高興的，因?yàn)槟阌锌赡艽騺y了他們的計(jì)劃。　　◆控制干擾　　不要讓料想不到的電子郵件、電話和會(huì)議打亂你的工作計(jì)劃，從而使你不得不加班。為控制干擾，可以這樣做：每隔幾個(gè)小時(shí)而不是每隔10分鐘查看一次電子郵件；將電話轉(zhuǎn)為語(yǔ)音郵件，只回復(fù)那些確有急事的電話；要求將會(huì)議安排在你方便的時(shí)候召開。　　◆早工作早離開　　加班加點(diǎn)工作到很晚可能會(huì)引發(fā)惡性循環(huán)——工作到很晚通常會(huì)使你起得晚，然后又導(dǎo)致你要工作到很晚，如此循環(huán)。在一個(gè)星期內(nèi)強(qiáng)迫自己早點(diǎn)開始工作，早一點(diǎn)離開。開始這樣做很困難，但你會(huì)很快發(fā)現(xiàn)，早點(diǎn)開始工作能夠使你每天有做計(jì)劃的時(shí)間，從而提高了你的工作效率。　　◆不要在工作時(shí)間干私事　　一些員工放任自己，在工作時(shí)間為私人事務(wù)分心。在工作時(shí)完全不考慮私人事務(wù)是不現(xiàn)實(shí)的，因此要對(duì)付賬單、寫感謝卡和其他影響工作效率的事情進(jìn)行統(tǒng)籌安排。這些小事情會(huì)影響你的工作，如果你將很多時(shí)間用于與工作無關(guān)的事情，那么晚上要加班就是不可避免的?！　　粝掳嘁恍r(shí)前才將電話鈴聲調(diào)響?yīng)ァ　≡谝惶斓恼９ぷ鹘Y(jié)束后，將打進(jìn)來的電話轉(zhuǎn)到你的語(yǔ)音郵件系統(tǒng)中。這樣做既可以保證你在正常工作時(shí)能夠?qū)Ｐ闹轮咎幚砭o急事務(wù)，又能夠使你不用工作到很晚的時(shí)間。　　◆依靠和信賴電子郵件　　許多日常的交流通過電子郵件就可以完成，不一定非得打電話。使用電子郵件可以使你避免打電話聊天。當(dāng)然，也有一些公司必須直接與人交談才能有效運(yùn)作。但是，絕大多數(shù)員工能夠利用電子郵件處理更多的溝通交流事務(wù)。　　◆檢查你的技術(shù)設(shè)備　　“磨刀不誤砍柴工”，對(duì)電腦和辦公設(shè)備進(jìn)行升級(jí)可以使你更為有效地工作，使你可以按時(shí)回家。例如，一臺(tái)性能強(qiáng)大的電腦可以使你更快地進(jìn)行網(wǎng)頁(yè)搜索或是同時(shí)運(yùn)行多個(gè)應(yīng)用程序。　　◆利用自動(dòng)化手段　　充分利用辦公自動(dòng)化設(shè)備和應(yīng)用程序來完成工作任務(wù)，這樣會(huì)減少手工操作，使你獲得更多的時(shí)間。　　◆今日事，今日畢　　許多員工由于白天完成不了任務(wù)，養(yǎng)成了熬夜的習(xí)慣。熬夜會(huì)使你工作效率降低，直至危害你的健康。因此，員工要想方設(shè)法提高工作效率，做到“今日事，今日畢”。　　記住你不是超人，公司雇你也不是為了解決所有的問題。做好你職責(zé)范圍內(nèi)的重要工作就可以了，不要忙著給其它部門提建議，搞策劃。如果手上有太多的額外的事情，你自己的本職工作往往會(huì)得不到很好的完成。 提高工作效率(6)：簡(jiǎn)要途徑 　　不管是主動(dòng)還是被動(dòng)，管理與技術(shù)員工都試圖通過提高效率來緩解工作壓力。加之現(xiàn)代人力資源管理的導(dǎo)向?yàn)樾蕛?yōu)先，致使員工在完成工作指標(biāo)的同時(shí)，不得不時(shí)刻首先考慮提高工作效率。在績(jī)效管理的框架中，每個(gè)管理人員都必須是自己時(shí)間的管理者，以提高個(gè)人的績(jī)效。　　●制定適用的工作計(jì)劃。 　　對(duì)于技術(shù)與管理員工，制定計(jì)劃的周期可定為一個(gè)月。但應(yīng)將工作計(jì)劃分解為周計(jì)劃與日計(jì)劃。每個(gè)工作日結(jié)束的前半個(gè)小時(shí)，先盤點(diǎn)一下當(dāng)天計(jì)劃的完成情況，并整理一下第二天計(jì)劃內(nèi)容的工作思路與方法。聰明的管理者會(huì)盡力完成當(dāng)天的工作，因?yàn)楫?dāng)天完不成的工作將不得不延遲到下一天完成。這樣必將影響下一天仍至當(dāng)月的整個(gè)工作計(jì)劃，從而陷入明日復(fù)明日的被動(dòng)局面。在制定日計(jì)劃的時(shí)候，必須考慮計(jì)劃的彈性。不能將計(jì)劃制定在能力所能達(dá)到的100%，而應(yīng)該制定在能力所能達(dá)到的80%。這是由管理者工作性質(zhì)決定的。因?yàn)?，管理者每天都?huì)遇到一些意想不到的情況以及上級(jí)交辦的臨時(shí)任務(wù)。如果你每天的計(jì)劃都是100%，那么，在你完成臨時(shí)任務(wù)時(shí)，就必然會(huì)擠占你業(yè)已制定好的工作計(jì)劃，原計(jì)劃就不得不延期了。久而久之，你的計(jì)劃失去了嚴(yán)肅性，你的上級(jí)也會(huì)認(rèn)為你不是一個(gè)很精干的員工。　　●將工作分類?！　》诸惖脑瓌t主要包括輕重緩急的原則，相關(guān)性原則，工作屬地相同原則。輕重緩急包括時(shí)間與任務(wù)兩方面的內(nèi)容。很多時(shí)候管理者會(huì)忽略時(shí)間的要求，只看重任務(wù)的重要性，這樣理解是片面的。相關(guān)性主要指不要將某一件任務(wù)孤立地看待。因?yàn)楣芾肀旧硎且豁?xiàng)連續(xù)性的工作，任務(wù)可能是過去某項(xiàng)工作的延續(xù)，或者是未來某項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。所以，任務(wù)開始以前，先向后看一看，再往前想一想，以避免前后矛盾造成的返工。工作屬地相同原則指將工作地點(diǎn)相同的業(yè)務(wù)盡量歸并到一塊完成，這樣可以減少因?yàn)楣ぷ鞯攸c(diǎn)變化造成的時(shí)間浪費(fèi)。這一點(diǎn)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)工作員工猶為重要。如果這一點(diǎn)處理的好，可避免在現(xiàn)場(chǎng)、自己的辦公室、物資部、監(jiān)理、業(yè)主及其它部門之間頻繁接觸。既節(jié)約了時(shí)間，又少走了路程，還提高了工作效率，何樂而不為呢？　　●在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成約定的工作。　　管理人員在接收工作任務(wù)的同時(shí)，都被要求在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成。時(shí)刻將時(shí)間與質(zhì)量?jī)蓚€(gè)要求貫穿在完成任務(wù)的過程當(dāng)中，并盡可能提前。將任務(wù)完成的時(shí)間定在提交任務(wù)成果的最后一刻是很不明智的，這與上面提到的計(jì)劃的彈性是一脈相承的。因?yàn)椋虑椴⒎鞘且晃兜匕磦€(gè)人主觀設(shè)定前進(jìn)。當(dāng)應(yīng)當(dāng)提交的任務(wù)與臨時(shí)的事項(xiàng)沖突時(shí)，就陷入了魚與熊掌的被動(dòng)狀態(tài)。一個(gè)每次都能按期完成工作任務(wù)的員工，即使不天天加班加點(diǎn)，即使不顯得終日忙忙碌碌，也會(huì)讓主管覺得你是一個(gè)讓人放心的人，而不是天天追問你工作的進(jìn)度如何了。　　●敦促過程管理者?！　∫?yàn)槟稠?xiàng)工作會(huì)涉及多個(gè)部門或是崗位，假如讓你來組織這項(xiàng)工作，你會(huì)怎么辦？由于這項(xiàng)特定的工作有很多中間環(huán)節(jié)，所以增加了協(xié)調(diào)的難度。管理人員在組織某項(xiàng)工作時(shí)往往只偏重于自己本身所應(yīng)完成的職責(zé)，將工作傳遞到相關(guān)工作部門與工作崗位之后便聽之任之了。這樣，你會(huì)發(fā)現(xiàn)工作總是不能按時(shí)完成。在檢查工作結(jié)果的時(shí)候，所在的中間環(huán)節(jié)又各自抱怨給予他的時(shí)間太短了，或者是某個(gè)中間環(huán)節(jié)耽誤的時(shí)間太久了等等。而工作結(jié)果只有一個(gè)，那就是你沒有按期并且保證質(zhì)量地完成工作，你的業(yè)績(jī)等級(jí)被打了折扣。所以作為一名管理者，要把握工作的完整性。在事先給定各個(gè)中間環(huán)節(jié)完成工作時(shí)間的同時(shí)，要經(jīng)常關(guān)注他完成的質(zhì)量與進(jìn)度，以免其中的某個(gè)或是某些環(huán)節(jié)影響整體工作進(jìn)度。所以，作為一名組織者，你的職責(zé)不僅僅是將文件傳遞出去，更重要的是敦促你的中間環(huán)節(jié)處理者按你的要求及時(shí)完成分管職責(zé)。　　有效地管理時(shí)間可以大大提高工作效率，所以對(duì)于時(shí)間管理的方法研究是永恒的，因?yàn)槊總€(gè)人只有有效地管理自己的時(shí)間才能有效地提高自己的績(jī)效。 提高工作效率(7)：管理好時(shí)間 　　要提高工作效率，就要掌握好時(shí)間，利用好時(shí)間，管理好時(shí)間。要掌握時(shí)間最好的方法，就是要先從避免時(shí)間的浪費(fèi)做起。人生的每一件事情都跟時(shí)間有關(guān)。經(jīng)理人對(duì)時(shí)間管理這個(gè)工具在自己走向成功的歷程中，應(yīng)扮演什么角色是明白的。　　一談到時(shí)間管理，多數(shù)人都會(huì)想到：一是在工作上如何有效地利用時(shí)間。這方面有很多相關(guān)書籍及專家的建議，比如寫工作計(jì)劃，用ABCD列出每天要做的事的優(yōu)先次序然后遵照?qǐng)?zhí)行；運(yùn)用80∶20原則；提高工作效率等。二是在業(yè)余時(shí)如何有效地利用時(shí)間用于學(xué)習(xí)或工作。　　其實(shí)，這樣理解時(shí)間管理這個(gè)工具是錯(cuò)誤的。你進(jìn)行時(shí)間管理，應(yīng)該涉及人生的8大領(lǐng)域，而不僅是某一兩個(gè)領(lǐng)域。這8大領(lǐng)域是：健康、工作、心智、人際關(guān)系、理財(cái)、家庭、心靈思考、休閑。　　時(shí)間管理就是耕耘你自己。時(shí)間管理實(shí)際上是你把有效的時(shí)間投資于你要成為的人或你想做成的事。你對(duì)什么進(jìn)行投資會(huì)收獲什么，你投資于健康就會(huì)在健康上收獲，你投資于人際關(guān)系，你就會(huì)在人際關(guān)系上有收獲。盡管我們總覺得時(shí)間管理應(yīng)該主要是與工作相關(guān)，但你的時(shí)間分配還是必須涉及到八大領(lǐng)域，這才是對(duì)你最好的結(jié)果。比如在休息日，你也許該在家庭、健康、休閑上有更多的時(shí)間分配，而不是用于工作。　　關(guān)于如何在工作、學(xué)習(xí)這兩個(gè)領(lǐng)域上進(jìn)行時(shí)間管理，你可以輕而易舉地找到非常有參照作用的原則和建議，你不妨根據(jù)這些步驟執(zhí)行或反思自己的時(shí)間管理，你將會(huì)取得一定的成效。　　然而，經(jīng)理人在時(shí)間管理上的最大誤區(qū)是對(duì)時(shí)間管理目的性不清楚。時(shí)間是過去、現(xiàn)在、未來的一條連續(xù)線，構(gòu)成時(shí)間的要素是事件，時(shí)間管理的目的是對(duì)事件的控制。所以，你要有效地進(jìn)行時(shí)間管理，你首先必須有一套明確的遠(yuǎn)期、中期、近期目標(biāo)；其次是有一個(gè)價(jià)值觀和信念；第三是根據(jù)目標(biāo)制定你的長(zhǎng)期計(jì)劃和短期計(jì)劃，然后分解為年計(jì)劃、月計(jì)劃、周計(jì)劃、日計(jì)劃；第四是相應(yīng)的日結(jié)果、月結(jié)果、年結(jié)果，及每個(gè)結(jié)果的反饋和計(jì)劃的修正。這個(gè)過程實(shí)際上是一個(gè)循環(huán)，即PDCA循環(huán)。　　你在進(jìn)行時(shí)間管理時(shí)，要特別注意以下5點(diǎn)：　　時(shí)間管理與目標(biāo)設(shè)定、目標(biāo)執(zhí)行有相輔相成的關(guān)系，時(shí)間管理與目標(biāo)管理是不可分的。你的工作、事業(yè)、生活等目標(biāo)中，每個(gè)小目標(biāo)的完成，會(huì)讓你清楚地知道你與大目標(biāo)的遠(yuǎn)近，你的每日計(jì)劃是你的壓力和激勵(lì)，每日的行動(dòng)計(jì)劃都必須結(jié)合你的目標(biāo)。　　在時(shí)間管理中，必須學(xué)會(huì)運(yùn)用80∶20原則，要讓20%的投入產(chǎn)生80%的效益。從個(gè)人角度看，要把握一天中的20%的經(jīng)典時(shí)間用于你的關(guān)鍵的思考和準(zhǔn)備，這你可以根據(jù)你的生活狀態(tài)、生物鐘來確定你的20%經(jīng)典時(shí)間是哪個(gè)時(shí)候。　　特別推薦的是：每一天，你要強(qiáng)迫自己執(zhí)行或做6件對(duì)你未來有影響的事情。這6件事不包括基本的工作、基本的雜事，要盡量涉及到8個(gè)領(lǐng)域。時(shí)間管理是一種心態(tài)，時(shí)間管理不能說安排事情妥當(dāng)或把事做好了就行，你應(yīng)該是更長(zhǎng)遠(yuǎn)和更系統(tǒng)地考慮你的時(shí)間分配和使用效率。　　在工作和生活中要學(xué)會(huì)授權(quán)。　　要分析浪費(fèi)時(shí)間的原因，學(xué)會(huì)珍惜時(shí)間。　　有計(jì)劃，才有效率和成功。評(píng)估時(shí)間管理是否有效，主要是看你的目標(biāo)達(dá)成的程度。時(shí)間管理最為關(guān)鍵的要素是目標(biāo)設(shè)定和價(jià)值觀；時(shí)間管理的關(guān)鍵技巧是習(xí)慣，你運(yùn)用時(shí)間管理工具變成習(xí)慣了，什么就變得有序了，有效了；時(shí)間管理最大的難題是習(xí)慣，一個(gè)人的習(xí)慣太難改了！　　人的生活不能像工廠，你可以在工作中幽默，也可以在生活中浪漫，時(shí)間管理絕不是讓你變得機(jī)械化。但人們?cè)谌诵曰ぷ鳌⑸钪?，往往?huì)迷失時(shí)間管理。這時(shí)關(guān)鍵是學(xué)會(huì)說“不”，對(duì)浪費(fèi)時(shí)間的事情、不良習(xí)慣說“不”！ 情緒(1)：掌控情緒 掌控健康 　　情緒這個(gè)東西，從我們出生以來就跟隨至今。似乎，除了表達(dá)它或者隱藏它，我們不能再有別的什么處理它的方法。不過，現(xiàn)在，專家在進(jìn)行了許多的研究之后，告訴我們，情緒對(duì)我們生理和心理健康上有許多的作用。所以，不時(shí)地審視你自己的情緒，對(duì)健康不無裨益?！　≌瓶厍榫w 掌控健康　　有個(gè)簡(jiǎn)單的實(shí)驗(yàn)研究情緒對(duì)健康的影響。美國(guó)生理學(xué)家艾爾瑪將一支支玻璃管插在攝氏零度、冰和水混合的容器里，借以搜集人們不同情緒時(shí)呼出來的“汽水”。結(jié)果發(fā)現(xiàn)，心平氣和時(shí)呼出的氣凝成的水澄清透明、無色、無雜質(zhì)。如果生氣，則會(huì)出現(xiàn)紫色的沉淀，研究者將這“生氣水”注射到白老鼠身上，幾分鐘后，老鼠居然死了。　　在很多時(shí)候，我們樂觀、愉快，但是傷心憤怒的情緒也時(shí)常伴隨著我們。這是日常生活中的家常便飯，我們?cè)缫蚜?xí)慣。有些時(shí)候，我們能控制它們，但有些時(shí)候，我們卻對(duì)它無可奈何。那么，我們能學(xué)著去了解、去應(yīng)對(duì)我們的情緒嗎？　　專家認(rèn)為我們能做到。而且，專家們也建議我們要做到這一點(diǎn)。面對(duì)生活中的挫折，度過情緒的低氣壓，回到協(xié)調(diào)的生活，能給我們帶來健康生活。情緒和人們賦予事件、事物、環(huán)境、人以及經(jīng)驗(yàn)的意義密切相關(guān)，所以，情緒是可以掌控的。　　我們都有著基本的情感需要，例如和人交往、對(duì)人表達(dá)的需要。有醫(yī)學(xué)研究認(rèn)為，情緒和情感就是我們身體的一種生物反應(yīng)。這5種情緒：痛苦、憤怒、恐懼、快樂以及愛是和我們的身體直接相關(guān)的。前三種情緒通常被認(rèn)為屬于“危險(xiǎn)”的情緒，它們意味著發(fā)生或即將發(fā)生危險(xiǎn)；而后兩者則屬于“令人愉快”的情緒，快樂和愛告訴我們，可以放松和享受，需要可以得到滿足。　　當(dāng)人們面對(duì)那些“危險(xiǎn)”情緒時(shí)，如果不能及時(shí)緩解的話，這些情緒可能變成絕望，而所有的這些情緒都和癌癥以及其他危險(xiǎn)疾病相關(guān)。如果這些情