【正文】 4．5 編制原則為： a）應(yīng)參照質(zhì)量手冊的有關(guān)內(nèi)容，應(yīng)符合質(zhì)量方針、目標，并與質(zhì)量體系文件中的內(nèi)容協(xié)調(diào)一致； b）可引用已有的質(zhì)量文件中的相關(guān)內(nèi)容，并根據(jù)特殊的要求編制新的內(nèi)容； c）物業(yè)管理方案可以作為獨立的文件，也可以根據(jù)需要作為其他文件（如項目計劃等）的一部分。 d）編制的文件或物業(yè)管理方案應(yīng)具有可操作性、適宜性。 4．5物業(yè)管理方案的編制、審批和發(fā)放 4．5．1物業(yè)管理方案由物業(yè)部負責人組織編制，經(jīng)管理者代表審核，總經(jīng)理批準后，由物業(yè)部以受控文件形式發(fā)放到使用和相關(guān)部門（顧客有要求時，可發(fā)放給顧客），同時做好文件發(fā)放登記。 4．6物業(yè)管理方案的實施、監(jiān)督和修改 4．6．1各部門在執(zhí)行中應(yīng)按照物業(yè)管理方案的規(guī)定要求進行控制，并將物業(yè)管理方案的執(zhí)行情況及時反饋到物業(yè)部。 4．6．2物業(yè)部負責監(jiān)督各部門物業(yè)管理方案的實施，根據(jù)要求協(xié)調(diào)相應(yīng)部門之間的接口和資源配置，填寫《質(zhì)量策劃實施情況檢查表》以進行總體控制，并及時報告總經(jīng)理。 4．6．3物業(yè)管理方案的修改 當物業(yè)管理方案需要修改時，由修改部門填寫《文件更改申請》，經(jīng)總經(jīng)理批準后進行修改，按《文件控制程序》執(zhí)行。 4．7物業(yè)管理方案完成后，物業(yè)管理方案有關(guān)文件由物業(yè)部負責存檔保存。 5 相關(guān)文件 《文件控制程序》、《物業(yè)管理方案》。 6 質(zhì)量記錄 6．1《質(zhì)量策劃實施情況檢查表》。 6．2《文件更改申請》。 文 件 控 制 程 序 1 目的 對與公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進行控制，確保各相關(guān)場所使用文件為有效版本。 2 范圍 適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制。 3 職責 3．1總經(jīng)理負責批準發(fā)布質(zhì)量手冊和程序文件。 3．2副總經(jīng)理負責綜合部質(zhì)量手冊和程序文件的貫徹落實。 3．3管理者代表負責審核質(zhì)量手冊和程序文件。 3．4物業(yè)部是文件的主責部門并負責組織對現(xiàn)有體系文件的定期評審及修改和資源提供。 3．5各部門負責相關(guān)文件的編制、使用和保管。 3．6各部門資料員負責本部門與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的收集、整理和歸檔等。 4 程序 4．1 文件分類及保管 4．1．1 質(zhì)量手冊和程序文件由綜合部備案保存。 4．1．2 第三級文件可分為兩類： a）部門崗位職責，由各相關(guān)部門自行保存并報綜合部備案存檔； b）其他質(zhì)量文件：可以是針對特定產(chǎn)品、項目或合同編制的質(zhì)量計劃其他標準、規(guī)范等，文件的組成應(yīng)適合于其特有的活動方式。由各相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門保存、使用。 4．1．3 公司級管理性文件，如各種行政管理制度、部分外來的管理性文件，包括與質(zhì)量管理體系有關(guān)的政策，法規(guī)文件等及管理標準（部門管理制度等）部門質(zhì)量記錄文件等，由綜合部保存。 4．1．4 技術(shù)標準（國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準及作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗規(guī)范等），由工程科保存。 4．2 文件的編號 4．2．1 質(zhì)量管理體系文件的編號 a）質(zhì)量手冊： 質(zhì)量手冊縮寫代號：ZLSC一版次，手冊中各章以章節(jié)號區(qū)分。 例如：ZLSC一2001A，表示公司質(zhì)量手冊2001年第A版。 b）程序文件縮寫代號: CX一版次，程序中各章以章節(jié)號區(qū)分。 例如：CX41一2001A，表示公司第四章第一個程序文件2001年第A版。 c）質(zhì)量記錄：主要使用部門代碼一質(zhì)量手冊中的文件章節(jié)號一記錄編號 例如：BG一5．6一01，表示物業(yè)部在程序文件中第5．6章《管理評審控制程序》中的第1個質(zhì)量記錄文件。 c）各部門其他質(zhì)量文件：部門代碼－文件順序號－年號 例如：GC－05－2001，表示工程科于2001年發(fā)放的第5號文件。 4．2．2 各部門代號規(guī)定如下： 物業(yè)部：BG；工程科：GC；服務(wù)中心：FW。 4．3 文件的編寫、審核、批準、發(fā)放 文件發(fā)布前應(yīng)得到批準，以確保文件是適宜的和充分的： 質(zhì)量手冊由物業(yè)部負責組織編寫，由管理者代表審核，上報總經(jīng)理批準發(fā)布，由綜合部負責登記、發(fā)放； 程序文件由各部門負責組織編寫，由管理者代表審核，上報總經(jīng)理批準發(fā)布，由綜合部負責登記、發(fā)放； 各部門崗位質(zhì)量職責由各部門經(jīng)理組織編寫、匯總，由管理者代表審核，報總經(jīng)理批準，綜合部負責登記、發(fā)放； 應(yīng)確保文件使用的各場所都得到相應(yīng)文件的適用版本。文件的發(fā)放、回收要填寫《文件發(fā)放、回收記錄》。 4．4文件的受控狀況 文件分為‘受控”和“非受拄”兩大類，凡與質(zhì)量體系運行緊密相關(guān)的文件應(yīng)為受控文件，由各主管部門按規(guī)定執(zhí)行。所有受控文件必須在該文件封面右上角加蓋表明其受控狀態(tài)的印章，并注明分發(fā)號。 4．5文件的更改 a）質(zhì)量手冊由物業(yè)部組織更改，填寫《文件更改申請》，經(jīng)管理者代表審核，上報總經(jīng)理批準后更改，由綜合部發(fā)放。物業(yè)部應(yīng)保留文件更改內(nèi)容的記錄； b）其他文件的更改由各相應(yīng)主管部門填寫《文件更改申請單》，經(jīng)原審批部門審批，再由各相應(yīng)部門指定人員進行更改、發(fā)放、處理。如果指定其他部門審批時，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料； c）所有被更改的原文件必須由相應(yīng)主管部門收回，以確保有效文件的唯一性。 d》應(yīng)能識別所有文件的修訂狀態(tài)，如采用控制清單、修訂一覽表及標識的方式等。 4．6文件的領(lǐng)用 a》文件使用者應(yīng)填寫《文件發(fā)放、回收記錄》，經(jīng)相應(yīng)主管部門負責人審批方可領(lǐng)用。 b》因破損而重新領(lǐng)用的新文件，分發(fā)號不變，并收回相應(yīng)舊文件；因丟失而補發(fā)的文件，應(yīng)給予新的分發(fā)號，并注明已丟失的文件的分發(fā)號失效；發(fā)放部門作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。 4．7文件的保存、作廢與銷毀 4．7．1 文件的保存 a》與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件都必須易于識別、清晰可辯、分類存放在干燥通風，安全的地方； b》各部門文件由本部門資料員保管。綜合部每季度對各部門文件保管情況進行檢查。 c》對受控文件，各部門資料員應(yīng)及時填寫本部門使用文件的《部門受控文件清單》。每三個月應(yīng)將清單副本報綜合部備案，如內(nèi)容沒有變化，應(yīng)通知物業(yè)部； d》任何人不得在受控文件上亂涂畫改，不準私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。 4．7．2文件的作廢與銷毀 a》所有失效或作廢文件由相關(guān)部門資料員及時從所有發(fā)放或使用場所撤出，并標注“作廢”字樣，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用； b》為某種原因需保留的任何已作廢的文件，都應(yīng)進行適當?shù)臉俗R； c》對要銷毀的作廢文件，由相關(guān)部門填寫《文件銷毀申請》，經(jīng)管理者代表批準后，由物業(yè)部授權(quán)相關(guān)部門銷毀。 4．7．3文件的復(fù)制 復(fù)制與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件，由相關(guān)部門負責人按規(guī)定權(quán)限審批后向資料管理人復(fù)制。復(fù)制的受控文件必須由資料管理人登記編號。 4．8 外來文件的控制 4．8．1 收到外來文件的部門，需識別其適用性，并控制分發(fā)以確保其有效。 4．8．2 工程科負責收集相關(guān)國家、行業(yè)、國際標準的最新版本，統(tǒng)一編號、加蓋受空印章，分發(fā)到相關(guān)部門使用，并把舊標準收回。 4．8．3 各部門要把上述標準及其他與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來文件填入“部門受控文件清單”，并報物業(yè)部備案。 4．9 每年半年由物業(yè)部組織對現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件進行定期評審，各部門結(jié)合平時使用情況進行適時評審，必要時予以修改，執(zhí)行4．5條款規(guī)定。 4．10 對承載媒體不是紙張的文件的控制，也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。 4．11 作為質(zhì)量記錄的文件應(yīng)執(zhí)行《質(zhì)量記錄控制程序》。 5 相關(guān)文件 5．1《質(zhì)量記錄控制程序》。 6 質(zhì)量記錄 6．1《文件發(fā)放、回收記錄》。 6．2《部門受控文件清單》。 6．3《文件更改申請》。 6．4《文件銷毀申請》。34 / 34