【正文】 6．4《文件銷毀申請》。 6．2《部門受控文件清單》。 5 相關文件 5．1《質量記錄控制程序》。 4．10 對承載媒體不是紙張的文件的控制，也應參照上述規(guī)定執(zhí)行。 4．8．3 各部門要把上述標準及其他與質量管理體系有關的外來文件填入“部門受控文件清單”，并報物業(yè)部備案。 4．8 外來文件的控制 4．8．1 收到外來文件的部門，需識別其適用性，并控制分發(fā)以確保其有效。 4．7．3文件的復制 復制與質量管理體系有關的文件，由相關部門負責人按規(guī)定權限審批后向資料管理人復制。每三個月應將清單副本報綜合部備案，如內容沒有變化，應通知物業(yè)部； d》任何人不得在受控文件上亂涂畫改，不準私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。綜合部每季度對各部門文件保管情況進行檢查。 b》因破損而重新領用的新文件，分發(fā)號不變，并收回相應舊文件；因丟失而補發(fā)的文件，應給予新的分發(fā)號，并注明已丟失的文件的分發(fā)號失效；發(fā)放部門作好相應發(fā)放簽收記錄。 d》應能識別所有文件的修訂狀態(tài)，如采用控制清單、修訂一覽表及標識的方式等。物業(yè)部應保留文件更改內容的記錄； b）其他文件的更改由各相應主管部門填寫《文件更改申請單》，經(jīng)原審批部門審批，再由各相應部門指定人員進行更改、發(fā)放、處理。所有受控文件必須在該文件封面右上角加蓋表明其受控狀態(tài)的印章，并注明分發(fā)號。文件的發(fā)放、回收要填寫《文件發(fā)放、回收記錄》。 4．2．2 各部門代號規(guī)定如下： 物業(yè)部：BG；工程科：GC；服務中心：FW。 c）質量記錄：主要使用部門代碼一質量手冊中的文件章節(jié)號一記錄編號 例如：BG一5．6一01，表示物業(yè)部在程序文件中第5．6章《管理評審控制程序》中的第1個質量記錄文件。 b）程序文件縮寫代號: CX一版次，程序中各章以章節(jié)號區(qū)分。 4．2 文件的編號 4．2．1 質量管理體系文件的編號 a）質量手冊： 質量手冊縮寫代號：ZLSC一版次，手冊中各章以章節(jié)號區(qū)分。 4．1．3 公司級管理性文件，如各種行政管理制度、部分外來的管理性文件，包括與質量管理體系有關的政策，法規(guī)文件等及管理標準（部門管理制度等）部門質量記錄文件等，由綜合部保存。 4．1．2 第三級文件可分為兩類： a）部門崗位職責，由各相關部門自行保存并報綜合部備案存檔； b）其他質量文件：可以是針對特定產(chǎn)品、項目或合同編制的質量計劃其他標準、規(guī)范等，文件的組成應適合于其特有的活動方式。 3．6各部門資料員負責本部門與質量管理體系有關的文件的收集、整理和歸檔等。 3．4物業(yè)部是文件的主責部門并負責組織對現(xiàn)有體系文件的定期評審及修改和資源提供。 3．2副總經(jīng)理負責綜合部質量手冊和程序文件的貫徹落實。 2 范圍 適用于與質量管理體系有關的文件控制。 6．2《文件更改申請》。 5 相關文件 《文件控制程序》、《物業(yè)管理方案》。 4．6．3物業(yè)管理方案的修改 當物業(yè)管理方案需要修改時，由修改部門填寫《文件更改申請》，經(jīng)總經(jīng)理批準后進行修改，按《文件控制程序》執(zhí)行。 4．6物業(yè)管理方案的實施、監(jiān)督和修改 4．6．1各部門在執(zhí)行中應按照物業(yè)管理方案的規(guī)定要求進行控制，并將物業(yè)管理方案的執(zhí)行情況及時反饋到物業(yè)部。 d）編制的文件或物業(yè)管理方案應具有可操作性、適宜性。 4．4 在編制物業(yè)管理方案時應根據(jù)以下要求編制： a）針對特定項目或合同確定的質量目標； b）針對特定項目或合同所需建立的過程和子過程，應識別關鍵的過程和活動；對過程或涉及的活動規(guī)定途徑，并對這些途徑進行評審和形成文件； c）識別并提供上述過程所需的資源配置、運作階段的劃分、人員的職責權限和相互關系； d）確定過程涉及的驗證和確認活動及驗收準則；對過程和產(chǎn)品的重要或關鍵特性，應安排測量和監(jiān)控活動；對其中某些特殊過程的輸出應按輸入的要求進行驗證并確認； e）確定為過程和產(chǎn)品的符合性提供證據(jù)的質量記錄。 4．2進行質量策劃的時機 公司在下列情況下應進行質量策劃： a）對承接新的住宅小區(qū)或物業(yè)管理項目； b）現(xiàn)有體系文件未能涵蓋的特殊事項； c）對剛承接的物業(yè)管理項目的實施過程進行策劃。 4 程序 4．1對特定的項目和合同應進行質量策劃。 3．2物業(yè)部負責對各部門質量策劃的實施情況進行監(jiān)督檢查。 2 適用范圍 適用于與特定產(chǎn)品、項目及合同有關的質量策劃的控制及相應的質量計劃的編制、實施和控制。 5．15《人力資源控制程序》 5．16《公用設施設備管理制度》 5．17《采購控制程序》 6 質量記錄 6．1《巡邏日記》 6．2《小區(qū)保安部日工作交接表》 6．3《小區(qū)治安巡邏工作月報表》 6．4《停車證登記表》 6．5《小區(qū)報修、約修登記表》 6．6《小區(qū)房屋及公共部分維修任務（領料）單》 6．7《入住登記表》 6．8《業(yè)主戶籍卡》 6．9《領料單》 6．10《物料標識卡》 6．12《糾正和預防措施記錄表》。 5．13《綠化管理制度》。 5．11《消防管理制度》。 5．9 《環(huán)境管理制度》。 5．7 《水電使用管理制度》。 5．5 《重大案件及防范責任查究制度》。 5．3《設施和工作環(huán)境控制程序》。 5 相關文件 5．1《與顧客有關的過程控制程序》。 4．7．3．4倉管員憑單發(fā)貨。 4．7．3．2不能擠壓的物品要用貨架分層放置，對有有效期要求的物品，由倉管員在物品登記卡上注明有效期期限，同時采取保護措施，防止產(chǎn)品損壞或變質。確保帳、卡、物三相符。 4．7．2．3物資在儲存期內，須按季進行定期盤點和檢查。 4．7．2儲存 4．7．2．1綜合部對不同類型的物資，設立倉庫分類儲存。 4．7．1．2物資在入庫前，應進行質量驗證。 4．6．5公司的驗證，不能免除顧客按要求提供合格產(chǎn)品的責任。 4．6．4 對進入小區(qū)車輛的管理 a）顧客自備車進入小區(qū)，符合保管條件的車輛須在保安部門《停車證登記表》上登記車牌號、顧客簽字，核發(fā)停車證。安裝后，由顧客在《小區(qū)房屋及公共部分維修任務（領料）單》上簽字認可。如不符合，由顧客自行處理。驗證須當顧客面進行，內容包括生產(chǎn)企業(yè)名稱、商標、合格證，產(chǎn)品外觀及說明書上說明的技術要求、參數(shù)。在生產(chǎn)現(xiàn)場以標牌作為標識。產(chǎn)品標識采用采購產(chǎn)品本身的標識（如原標識不清，倉庫保管員應掛上《物料標識卡》）、《領料單》。 4．5．3．6為實現(xiàn)服務過程的有效追溯性，各員工須認真、仔細地填好各類工作記錄。 4．5．3．4服飾：各部門職員按物業(yè)公司儀表內容之規(guī)定著裝，并佩戴工作證。如消防栓、滅火機、水帶及噴頭、指路牌、限速標識等。 b)標牌：停頓狀態(tài)的物資用標牌作標識，標牌需作內容說明。做到可根據(jù)質量記錄追溯其供應廠商的日期。 4．5．2各相關部門負責所屬區(qū)域內產(chǎn)品的標識，負責將不同狀態(tài)的產(chǎn)品分區(qū)擺放，負責對所有標識的維護。 4．4對服務運作實施監(jiān)控配置適用的測量與監(jiān)控裝置，執(zhí)行《測量和監(jiān)控裝置的控制程序》。同時對工程維修人員的資格進行鑒定，有些特殊工種除上崗證外，還應通過特定的項目測驗，執(zhí)行《人力資源控制程序》； c）物業(yè)部負責組織學習、實施各項管理制度，并定期進行監(jiān)督、檢查該過程； d）對治安和消防監(jiān)控及設施設備嚴格進行記錄； e）過程的再確認：按規(guī)定的時間間隔或當生產(chǎn)條件發(fā)生變化時（如設施、人員的變化等），應對上述過程進行再確認，確保對影響過程能力的變化及時作出反應；根據(jù)需要對相應的管理制度進行更改，執(zhí)行《文件控制程序》關于文件更改的有關規(guī)定。適用時，