【正文】 草稿，絞盡腦汁地反復(fù)琢磨皇帝話語的含意，填補空白，組合句子。整理完畢，便交給拿破侖。此時，他若抖抖紙張，簽上名字，把文件往凡男爵的桌子上一扔，說一聲發(fā)出去!那么，口授記錄工作便算是大功告成了。更令秘書叫苦不堪的，是拿破侖那非凡的精力，那簡直是令人難以置信的。如有一次拿破侖想在楓丹白露籌建一所學(xué)校，曾一口氣口授了共計 517 項條款的詳細計劃。平時，拿破侖習(xí)慣于每天工作十五六個小時，而在每次戰(zhàn)役期間，他白天忙個不停地處理軍政大事，晚上稍稍休息一會兒，待到凌晨一兩點鐘，便起床閱讀戰(zhàn)報和情報，思考問題，并立即就當(dāng)天的軍事行動做出決定。據(jù)史載，1806 年秋對普魯士作戰(zhàn)期間。有一天，拿破侖除了外事活動外，竟連續(xù)口述了 102 項命令和指示。拿破侖如此工作，當(dāng)然忙壞了他身邊的秘書們。作為秘書，無論何時何地、在何種情況下，他們都必須隨時恭候在桌邊，等待命令，工作之辛苦是可想而知的。有時累得精疲力竭，即使累得連眼皮都睜不開，也得打起精神支撐住，小心翼翼地干，因為他們深知拿破侖的脾性。一天晚上——那是一場鏖戰(zhàn)之后——凡男爵干完活，兩眼睡意朦朧，一鉆進帳篷就倒下睡著了，自以為躺在行李袋上。醒后才知道，晚上枕的軟綿綿的東西，竟是剛剛死去的一具尸體。有一天，拿破侖的情緒很好，高興地捏捏秘書的耳朵，對他說：“你也會永垂不朽的?！钡拇_，拿破侖說得不錯，那些和他一起生活工作過的人，后來很多都由于他的緣故而名垂青史。當(dāng)拿破侖的秘書實在是一項可怕的差使，榮譽雖高，但是沒有多少人愿意并且能夠干到底的。 摘自中國新世紀讀書網(wǎng) 【課堂小結(jié)】 這節(jié)課主要分析了秘書人員與具體領(lǐng)導(dǎo)人相處的原則，即思想體系一致的原則、知識互補的原則、相互信任的原則、相互適應(yīng)的原則。秘書與領(lǐng)導(dǎo)者在思想體系上應(yīng)當(dāng)保持一致，不允許南轅北轍，這是最基本的要求，但秘書與領(lǐng)導(dǎo)者在知識構(gòu)成和知識面上卻可能是不一致的，有的甚至存在較大的差距，這就需要將秘書和領(lǐng)導(dǎo)的知識結(jié)合在一起，構(gòu)成領(lǐng)導(dǎo)者決策和處理工作所需要的較為全面的知識結(jié)構(gòu)，這對領(lǐng)導(dǎo)工作大為有利。同時，秘書是領(lǐng)導(dǎo)者的左右手，他們是工作中合作的伙伴，只有相互理解和信任，才能達到思想一致，步調(diào)一致，情感和諧，形成工作上同心協(xié)力、默契配合的關(guān)系。要做到這一點，秘書應(yīng)主動適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)者的個性特點、思維方式、生活習(xí)慣和工作方法，而領(lǐng)導(dǎo)者也應(yīng)該了解秘書的不同特點，在工作上善于揚長避短，充分發(fā)揮秘書的聰明才智?？傊?，秘書人員在處理與具體領(lǐng)導(dǎo)人之間的關(guān)系時，注意既要堅持原則性，又要注意靈活性，原則性是靈活性的靈魂，靈活性為原則性服務(wù)，以達到促進團結(jié)、促進工作的目的。 【課后練習(xí)】 論述題：秘書人員與具體的領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)怎樣相處？ 參考答案： 秘書如何處理好同具體領(lǐng)導(dǎo)人的關(guān)系，首先要明確秘書與領(lǐng)導(dǎo)人（指直接服務(wù)對象）之間是一種工作關(guān)系。這種工作關(guān)系，在職能上，秘書要為領(lǐng)導(dǎo)人服務(wù)，即做領(lǐng)導(dǎo)人工作上的助手和參謀，具體任務(wù)就是辦文、辦會和辦其他的事；在組織上，秘書與領(lǐng)導(dǎo)人是上下級關(guān)系，領(lǐng)導(dǎo)人領(lǐng)導(dǎo)秘書，秘書執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)人的指令。基于此，秘書與具體的領(lǐng)導(dǎo)人在相處時，應(yīng)遵循以下四條原則： （1） 思想體系一致的原則 （2）知識互補的原則 （3）相互信任的原則 （4）相互適應(yīng)的原則 第三章 信息及其在秘書工作中的作用第一節(jié) 信息及其在秘書工作中的作用 教學(xué)目標(biāo) 知識目標(biāo)：理解信息及其在秘書工作中的作用 能力目標(biāo)： 1．能準(zhǔn)確識別不同類型的信息 2．能分清信息工作在秘書活動中的不同作用 3．能識別現(xiàn)代社會信息工作的基本特征 德育目標(biāo)：強化學(xué)生的信息意識，讓他們懂得信息工作在秘書活動中的重要性 教學(xué)重點： 1．信息的概念與特征 2．現(xiàn)代社會信息工作的基本特征 3．信息工作在秘書活動中的作用 教學(xué)難點：信息的特征及信息工作在秘書活動中的作用 教學(xué)方法：設(shè)問導(dǎo)疑、啟發(fā)分析 教具安排：投影儀 課時安排：一課時 教學(xué)過程 【導(dǎo)入新課】 由下面的一篇文章導(dǎo)入新課，向?qū)W生介紹這篇文章的要點。 信息時代 一、通訊的歷史 信息是很重要的，其價值甚至超過措施。缺乏信息會浪費很多的金錢，有時甚至?xí)奚S多人的生命。 新奧爾良戰(zhàn)役 這里的一個例子是發(fā)生在美國路易斯安那州新奧爾良市，當(dāng)時英國和美國正在打 1812年的戰(zhàn)爭。1815 年 1 月 8 日，美軍和英軍在新奧爾良附近打仗。新奧爾良戰(zhàn)役是一個著名的戰(zhàn)役，傷亡了數(shù)以百計的軍人。戰(zhàn)后，美國人和英國人才知道沒有必要打這一場戰(zhàn)役，因為美、英談判代表早在兩周前已經(jīng)在比利時根特市簽署了一項和平條約。遺憾的是美軍和英軍在新奧爾良遭遇前，這項和平條約的消息尚未傳到美國，戰(zhàn)斗造成了慘重的傷亡。古時候，傳遞信息只能靠帆船和戰(zhàn)馬，甚至人的步行。人們也曾試過用別的辦法傳遞信息，有人試著讓鴿子傳遞信息，但這樣的傳遞不是很可靠。更快的辦法是到了電報的發(fā)明，電報是最早使用電線和電能來傳遞信息的設(shè)備。十九世紀三十年代，英國人和美國人率先使用了電報。在兩地之間架起電報線，一頭發(fā)電報，另一頭收電報，就可以傳遞信息了。不過，每個字母和數(shù)字都得用電報鍵單獨發(fā)送，收電報一方邊收邊記，發(fā)電報聲聽起來就是“嘀??嘀??嘀 ” 莫爾斯電碼操作員（美國國會圖書館照片） 十九世紀五十年代，電報高手每分鐘可以發(fā)送 35 至 40 個單詞。遇到信息量大時，得發(fā)送好幾個小時。但是，電報還是讓生活在城市的人們大大地加快了通訊速度。電報線連接著各大城市，并很快就對日常生活產(chǎn)生了重大影響。政府、商行和個人使用電報發(fā)送信息，報社則使用電報獲取信息。有時，報紙一天要印刷 4～5 次，以快速報道新消息。無疑，電報是將信息從一個地方傳送到另一個地方的最快辦法。 【講授新課】 一、信息的概念與特征 1．信息的含義是什么？ 引導(dǎo)學(xué)生看書分析并明確： 信息是客觀世界中事物運動狀態(tài)的反映；信息又是客觀事物之間相互聯(lián)系、相互作用的直接或間接的表征；信息經(jīng)過傳遞再現(xiàn)客觀事物的狀態(tài)。一般所說的信息，都是經(jīng)過自然或人工的傳遞，能夠再現(xiàn)事物狀態(tài)的信息。 2．信息是多方面的、十分復(fù)雜的，人們可以從不同的角度對它進行分類，那么從不同的角度來看，信息有哪些種類呢？ 明確：（1）按信息源的性質(zhì) ：可分為兩大類，一類是自然信息，這是自然界自發(fā)產(chǎn)生的。另一類是社會信息，這是社會各界有目的、有意識地發(fā)出的信息，可分為政治信息、經(jīng)濟信息、文化信息、教育信息、軍事信息、科技信息、體育信息等。 （2）按信息的表現(xiàn)形式：可分為語言信息、文字信息、數(shù)據(jù)信息、圖象信息。 （3）按信息來源的方向 ：可分為橫向信息、縱向信息；外部信息、內(nèi)部信息。 （4）按信息的穩(wěn)定狀態(tài) ：可分為靜態(tài)信息、動態(tài)信息。 （5）按信息存在或作用時間 ：可分為長時信息、短時信息。就一般秘書部門來說，通常習(xí)慣將信息劃分為：綜合信息、專題信息；固定信息、流動信息；基本信息、派生信息；客觀信息、特殊信息。3．作為一種客觀存在，信息有哪些特征呢？ 明確：信息具有四個主要特征： （1）開發(fā)性 ：信息是可開發(fā)、可再生，取之不竭的“資源”，能夠產(chǎn)生巨大的動力，推動物質(zhì)世界的發(fā)展與變革，人們研究信息，正是為了開發(fā)利用這一資源。 （2）共享性 ：信息不像一般的物質(zhì)那樣具有單一的歸屬性，它可以讓眾多的人共同享用。 （3）無限性 ：物質(zhì)世界是無限的，人們對物質(zhì)世界的認識也是無限的，所以無論從時間還是從空間范疇來說，信息都是無限的，是永不枯竭的資源。 （4）時效性 ：社會需求的瞬息萬變，帶來了信息強烈的時效性。這種時效性反映了信息的價值，過時的信息相對來說價值就小，甚至毫無價值。 二、現(xiàn)代社會信息工作的基本特征有哪些？ 引導(dǎo)學(xué)生看書明確： 1．信息載體多樣化 現(xiàn)代社會記錄和儲存信息的載體，一方面向多樣化發(fā)展，出現(xiàn)了非紙質(zhì)材料，如膠卷，磁帶，磁盤；另一方面日趨縮微化。 2．信息傳遞迅速化 現(xiàn)代科技高度發(fā)展，使信息傳遞越來越不受時空的限制。 3．信息社會化、全球化 世界上許多發(fā)達國家，已率先使越來越多的人共享信息的效益。 三、信息工作在秘書活動中的作用 1．秘書部門信息工作指的是什么？ 明確：秘書部門的信息工作，主要是根據(jù)上級與主管部門的要求，了解情況，掌握動態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題，然后進行篩選處理，綜合分析，提供信息資料給領(lǐng)導(dǎo)參考。 2．信息工作在秘書活動中的作用有哪些？ 明確：信息工作在秘書活動中的作用主要表現(xiàn)為以下幾個方面： （1）輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策，必須依靠信息。 （2）起草文件必須依靠信息。 （3）信訪咨詢工作需要依靠信息。 （4）做好日常管理工作必須依靠信息。 【課堂小結(jié)】 這節(jié)課的學(xué)習(xí)內(nèi)容包括信息的含義、信息的分類、信息的主要特征、現(xiàn)代社會信息工作的基本特征以及信息工作在秘書活動中的作用。在這些內(nèi)容中，要注意區(qū)分信息的主要特征與現(xiàn)代社會信息工作的基本特征，不要將這兩項內(nèi)容混為一談。通過這節(jié)課的學(xué)習(xí)，我們明白了：秘書工作的一切方面都離不開信息，新時期特別要求秘書強化信息意識，研究并掌握信息工作的規(guī)律，只有這樣，才能發(fā)揮好參謀助手的作用。 第二節(jié) 秘書信息工作的特點、原則和要求教學(xué)目標(biāo) 知識目標(biāo)：理解秘書信息工作的特點、原則和要求 能力目標(biāo)： 1．準(zhǔn)確辨別秘書信息工作的不同特點 2．運用秘書信息工作的原則來解決實際問題 3．按照秘書信息工作的基本要求來做好信息收集工作 德育目標(biāo)：培養(yǎng)學(xué)生樹立強烈的信息意識，為將來的工作打下堅實的基礎(chǔ) 教學(xué)重點： 1．秘書信息工作的特點 2．秘書信息工作的原則 3．秘書信息工作的基本要求 教學(xué)難點：對秘書信息工作的原則的理解 教學(xué)方法：設(shè)問導(dǎo)疑、啟發(fā)分析 教具安排：投影儀 課時安排：一課時 教學(xué)過程 【導(dǎo)入新課】 當(dāng)今世界，被稱之為“信息爆炸”的時代，信息已成為事業(yè)成功和經(jīng)濟發(fā)展不可或缺的重要戰(zhàn)略資源。信息工作滲透到了秘書工作的各個方面。作為知識經(jīng)濟時代的秘書，時時、事事、處處都要跟信息打交道。離開了信息，兩眼一摸黑，秘書工作是無法開展的，所以，秘書要想勝任自己的本質(zhì)工作，只有充分認識秘書信息工作的特點、原則和要求。 那么，秘書信息工作的特點、原則和要求到底是怎樣的呢？這節(jié)課我們來了解它們。 【講授新課】 一、秘書信息工作的特點 1．秘書信息工作的特點是什么？ 明確：（1）針對性 （2）綜合性 （3）時效性 （4）經(jīng)常性2．秘書信息工作的針對性、綜合性、時效性、經(jīng)常性的具體內(nèi)容分別是什么？ 引導(dǎo)學(xué)生看書思考并明確： 秘書信息工作的針對性，主要包括以下幾方面內(nèi)容： （1）結(jié)合業(yè)務(wù) 即注意信息工作的專業(yè)性 （2）圍繞中心 即圍繞政策的貫徹落實與中心工作進行 第三節(jié) 信息的收集 教學(xué)目標(biāo) 知識目標(biāo)：理解信息收集的內(nèi)容、收集的渠道和收集方法 能力目標(biāo)： 1．了解秘書人員如何隨服務(wù)領(lǐng)域與目的的不同來收集信息 2．識別信息收集的渠道 3．如何收集信息 德育目標(biāo)：培養(yǎng)學(xué)生敏銳的觀察能力，做生活的有心人，養(yǎng)成積極主動地收集信息的好 習(xí)慣 。 教學(xué)重點： 1．信息收集的內(nèi)容 2．信息收集的渠道 3．信息收集的方法 教學(xué)難點：信息收集的內(nèi)容、渠道、方法三者之間的區(qū)別 教學(xué)方法：設(shè)問導(dǎo)疑、啟發(fā)分析 教具安排：投影儀 課時安排：一課時 教學(xué)過程 教學(xué)要點：信息收集的內(nèi)容、信息收集的渠道 【導(dǎo)入新課】 信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的基礎(chǔ)和依據(jù)。領(lǐng)導(dǎo)的決策，從某種意義上講，就是對信息的掌握和處理，這就需要秘書和秘書部門十分重視信息收集工作。那么信息收集的內(nèi)容有哪些呢？信息收集的渠道又有哪些呢？這節(jié)課我們來了解這些內(nèi)容。 【講授新課】 一、信息收集的內(nèi)容有哪些？ 引導(dǎo)學(xué)生看書思考并明確： 秘書部門是綜合辦公部門，收集信息是為了領(lǐng)導(dǎo)決策和各項管理工作服務(wù)的，其收集信息的范圍十分廣泛，既有綜合性的，也有技術(shù)業(yè)務(wù)性的。秘書人員信息收集內(nèi)容隨服務(wù)領(lǐng)域與目的的不同而有差異，一般應(yīng)包括： 1．系統(tǒng)內(nèi)信息： 這是機關(guān)單位所管轄和隸屬系統(tǒng)內(nèi)的信息。 2．上級信息： 上級信息是上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)下達的信息，是各級機關(guān)工作的依據(jù)。3．平行信息： 不相隸屬的機關(guān)單位的相關(guān)信息。4．社會信息： 社會上具有普遍性、傾向性的信息。 5. 歷史信息： 與本單位的工作和主管業(yè)務(wù)有關(guān)的一切歷史檔案資料。 6. 國際信息： 來自國際社會的信息。（板書以上加著重號的文字） 二、信息收集的渠道有哪些？ 組織學(xué)生討論并歸納總結(jié)： 1．根據(jù)獲取信息的方式，信息收集的渠道有： （1）信息網(wǎng)絡(luò)渠道 ：信息網(wǎng)絡(luò)是專門負責(zé)信息的收集、加工和處理的系統(tǒng)，包括信息組織、信息工作人員和信息工具等。 （2）行政組織渠道 （3）科研渠道 ：科研渠道即從科研機關(guān)或科研成果中獲得信息。 （4）社會團體渠道 ：社會團體渠道是指通過對各種社會團體召開的會議、組織的社會活動、編印的文字資料進行收集，以拓寬信息收集的覆蓋面。 （5）調(diào)查渠道 ：帶著某個專題，深入到基層，廣泛收集多種資料。 （6）媒體渠道 ：主要指通過各種印刷品取得信息的渠道。 2．根據(jù)獲取信息的來源，信息收集的渠道有； （1）外部渠道 ：外部渠道包括國內(nèi)信息渠道和國外信息渠道。（2）內(nèi)部渠道 ：內(nèi)部渠道是指組織內(nèi)部的各個部門。三、信息收集的方法有哪些？ 引導(dǎo)學(xué)生看書并明確： 根據(jù)信息收集的具體目的和所在組織的業(yè)務(wù)內(nèi)容，以及環(huán)境條件的不同，信息收集的方法多種多樣，常用的信息收集方法有：觀察法、問卷法、閱讀法、收聽法、詢訪法、索取法、網(wǎng)絡(luò)法、量表法、交換法。 是觀察法 觀察法也稱直接考察法，是收集、獲取信息的最基本方法。觀察法最顯著的特點是所獲信息具有直接性。 2．問卷