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秘書工作及其發(fā)展趨勢概述(留存版)

2024-07-31 17:22上一頁面

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【正文】 務(wù)性 2.怎樣理解秘書工作基本屬性中的輔助性? 引導(dǎo)學(xué)生看書并明確: 在我國,秘書工作與行政管理有著不可分割的關(guān)系。 【講授新課】 一、我國歷史上最早的秘書,是指人嗎? 引導(dǎo)學(xué)生看書并得出答案:指物而不是指人。在國際事務(wù)中則指一種外交官的職稱,如一等秘書、二等秘書、三等秘書等。 三、秘書工作的主要任務(wù)是什么? 明確:根據(jù)秘書工作的各項(xiàng)具體任務(wù)的性質(zhì),可分為政務(wù)和事務(wù)兩類主要任務(wù)。案件發(fā)生前四個(gè)月,該省政府領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)就收到有關(guān)部門發(fā)來的建議取消這筆交易的函電。辦公手段現(xiàn)代化趨勢(1)辦公手段現(xiàn)代化的含義是什么?辦公手段現(xiàn)代化也叫辦公室自動(dòng)化。秘書不能脫離領(lǐng)導(dǎo)而單獨(dú)存在,同樣秘書工作也不能脫離領(lǐng)導(dǎo)工作而單獨(dú)存在。 (3)作用客體——領(lǐng)導(dǎo)者與被領(lǐng)導(dǎo)者共同的工作對(duì)象。那么領(lǐng)導(dǎo)意圖指的是什么呢?又是怎樣形成的呢?這節(jié)課,我們一同來探討。 4.領(lǐng)導(dǎo)意圖是管理活動(dòng)規(guī)律與相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)律相結(jié)合的產(chǎn)物 領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng),多是對(duì)某一方面社會(huì)生產(chǎn)或業(yè)務(wù)活動(dòng)的管理。 2.秘書人員如何根據(jù)秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中的特點(diǎn),來做好自己的本職工作。領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行決策時(shí),秘書人員起一定的參謀作用,但不是參與領(lǐng)導(dǎo)決策。秘書的協(xié)調(diào)工作就是要縮小這種差異,找出這種差異的結(jié)合點(diǎn),及時(shí)加以疏通,化解上下級(jí)的矛盾,以求得認(rèn)識(shí)上的一致。凡是其他職能部門不管的事,領(lǐng)導(dǎo)都可以安排給秘書部門去做,內(nèi)容大致有以下四個(gè)方面: (1)圍繞中心工作產(chǎn)生的任務(wù),如文明禮貌月活動(dòng)、植樹節(jié)活動(dòng)等,這些工作無專門業(yè)務(wù)科室管理,需要秘書部門與其他部門配合去做。 政務(wù)類任務(wù)主要有: ① 文件的擬辦、承辦 ② 文件的起草、核稿 ③ 信息的收集、整理 ④ 調(diào)查研究、情況匯總 ⑤ 對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的批辦事項(xiàng)進(jìn)行催辦、查辦 ⑥ 處理來信來訪 事務(wù)類任務(wù)主要有: ① 文件的收發(fā)、傳遞與管理 ② 文書的繕印和校對(duì) ③ 文書的立卷和歸檔 ④ 文件的清繳和銷毀 ⑤ 機(jī)要通訊 ⑥ 承辦會(huì)務(wù) ⑦ 印信管理 ⑧ 公務(wù)接洽 (3)從秘書人員的素質(zhì)要求來看也具有明顯的綜合性特征。 【課后練習(xí)】 簡答題: 秘書接觸的機(jī)密主要有哪幾類? 參考答案: 秘書接觸的機(jī)密主要有: (1)文書管理和公文辦理中接觸到的機(jī)密。 二、課堂知識(shí)的延伸拓展:如何正確處理好秘書與領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)系? 對(duì)這個(gè)問題的理解應(yīng)從兩個(gè)方面來看: 1.秘書該如何正確處理好與領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)系。因此,秘書與領(lǐng)導(dǎo)人在人格上是平等的,不必卑躬屈膝,惟命是從。 具體來講: (1)在工作上要做到同等協(xié)助,對(duì)每位領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)都愉快地接受,以同等努力去完成; (2)在生活上同等照顧,如一時(shí)辦不到讓所有的領(lǐng)導(dǎo)成員都得到應(yīng)有的待遇,那么寧可緩辦,等條件具備了再辦; (3)在感情上同等尊重,切忌從個(gè)人好惡出發(fā),親近與自己關(guān)系深的領(lǐng)導(dǎo),疏遠(yuǎn)與自己交往淺的領(lǐng)導(dǎo)。 【課后練習(xí)】(投影) 案例分析: 有個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)班子,一二把手之間關(guān)系有些緊張。秘書應(yīng)主動(dòng)適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)人的工作特點(diǎn)和生活習(xí)慣,比如,有的領(lǐng)導(dǎo)邏輯性較強(qiáng),凡事愛有個(gè)前因后果,對(duì)這樣的領(lǐng)導(dǎo)就要在談工作時(shí)要講事實(shí),擺觀點(diǎn),有分析有推理;而有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡單刀直入、開門見山,對(duì)此就要言簡意賅,直中問題的要害;而有的領(lǐng)導(dǎo)幽默風(fēng)趣,你也不妨與他(她)開開玩笑。過了約半小時(shí),突然,拿破侖大步流星地朝他走來,說:給我重述一遍。作為秘書,無論何時(shí)何地、在何種情況下,他們都必須隨時(shí)恭候在桌邊,等待命令,工作之辛苦是可想而知的。缺乏信息會(huì)浪費(fèi)很多的金錢,有時(shí)甚至?xí)奚S多人的生命。有時(shí),報(bào)紙一天要印刷 4~5 次,以快速報(bào)道新消息。 二、現(xiàn)代社會(huì)信息工作的基本特征有哪些? 引導(dǎo)學(xué)生看書明確: 1.信息載體多樣化 現(xiàn)代社會(huì)記錄和儲(chǔ)存信息的載體,一方面向多樣化發(fā)展,出現(xiàn)了非紙質(zhì)材料,如膠卷,磁帶,磁盤;另一方面日趨縮微化。 【講授新課】 一、秘書信息工作的特點(diǎn) 1.秘書信息工作的特點(diǎn)是什么? 明確:(1)針對(duì)性 (2)綜合性 (3)時(shí)效性 (4)經(jīng)常性2.秘書信息工作的針對(duì)性、綜合性、時(shí)效性、經(jīng)常性的具體內(nèi)容分別是什么? 引導(dǎo)學(xué)生看書思考并明確: 秘書信息工作的針對(duì)性,主要包括以下幾方面內(nèi)容: (1)結(jié)合業(yè)務(wù) 即注意信息工作的專業(yè)性 (2)圍繞中心 即圍繞政策的貫徹落實(shí)與中心工作進(jìn)行 第三節(jié) 信息的收集 教學(xué)目標(biāo) 知識(shí)目標(biāo):理解信息收集的內(nèi)容、收集的渠道和收集方法 能力目標(biāo): 1.了解秘書人員如何隨服務(wù)領(lǐng)域與目的的不同來收集信息 2.識(shí)別信息收集的渠道 3.如何收集信息 德育目標(biāo):培養(yǎng)學(xué)生敏銳的觀察能力,做生活的有心人,養(yǎng)成積極主動(dòng)地收集信息的好 習(xí)慣 。 2.根據(jù)獲取信息的來源,信息收集的渠道有; (1)外部渠道 :外部渠道包括國內(nèi)信息渠道和國外信息渠道。 (2)行政組織渠道 (3)科研渠道 :科研渠道即從科研機(jī)關(guān)或科研成果中獲得信息。信息工作滲透到了秘書工作的各個(gè)方面。 (2)共享性 :信息不像一般的物質(zhì)那樣具有單一的歸屬性,它可以讓眾多的人共同享用。遇到信息量大時(shí),得發(fā)送好幾個(gè)小時(shí)。 【課后練習(xí)】 論述題:秘書人員與具體的領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)怎樣相處? 參考答案: 秘書如何處理好同具體領(lǐng)導(dǎo)人的關(guān)系,首先要明確秘書與領(lǐng)導(dǎo)人(指直接服務(wù)對(duì)象)之間是一種工作關(guān)系。平時(shí),拿破侖習(xí)慣于每天工作十五六個(gè)小時(shí),而在每次戰(zhàn)役期間,他白天忙個(gè)不停地處理軍政大事,晚上稍稍休息一會(huì)兒,待到凌晨一兩點(diǎn)鐘,便起床閱讀戰(zhàn)報(bào)和情報(bào),思考問題,并立即就當(dāng)天的軍事行動(dòng)做出決定。送走了 S 先生后,大家對(duì)他的飛黃騰達(dá)羨慕不已,尚在談?wù)撝H,辦公室的門突然被人撞開了,S 先生喪魂落魄地出現(xiàn)在大家面前,帽子丟了,手套不見了,頭發(fā)亂七八糟,四肢直打哆嗦。所以,領(lǐng)導(dǎo)人與秘書應(yīng)共同努力建立互相信任的關(guān)系,彼此成為互相關(guān)心、互相幫助的良師益友。 (5)如兩位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)某文件的起草觀點(diǎn)不一致,若此文可寫可不寫,則可求大同,存小異,從更高的層次上使二者統(tǒng)一起來。 (3)在事情緊迫時(shí),可先辦完事再報(bào)告給分管此項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo),并說明原因。 【課后練習(xí)】(投影) 秘書應(yīng)如何與領(lǐng)導(dǎo)處好關(guān)系,這是每一個(gè)秘書從業(yè)人員十分關(guān)心并力求解決好的問題。 黨政機(jī)關(guān)、國家企事業(yè)單位,領(lǐng)導(dǎo)與秘書的關(guān)系可歸納為以下三點(diǎn): 1.在組織上是上下級(jí)關(guān)系,要遵守組織紀(jì)律,嚴(yán)格維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威,為領(lǐng)導(dǎo)提供各方面良好的服務(wù)。秘書人員在輔助領(lǐng)導(dǎo)辦理的各項(xiàng)事務(wù)中,如處理各種文書、撰寫文稿、接待來訪中,都會(huì)涉及如何依照黨和國家的政策、法律、法令貫徹執(zhí)行的問題。機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和各類公司的黨委、行政領(lǐng)導(dǎo)以及私人秘書的雇主,他們擁有決策、組織和指揮的職責(zé)和權(quán)力,而秘書和秘書部門卻不承擔(dān)任何權(quán)力職責(zé),他們只是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé),協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作,為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。另外,辦公室還要承擔(dān)許多臨時(shí)的突擊性任務(wù),還有許多領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)。這節(jié)課我們重點(diǎn)分析秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中的輔助協(xié)調(diào)作用、“不管部”作用和“窗口”作用?!鳖I(lǐng)導(dǎo)者要把自己的工作做好,必定需要助手來幫助他們了解情況,收集材料,分析問題,提供解決問題的方案,以及處理日常事務(wù),使他們能夠集中精力和時(shí)間,去對(duì)重大的問題進(jìn)行研究、決策和組織、指揮,保證領(lǐng)導(dǎo)作用的充分發(fā)揮。 【課后練習(xí)】 問答:為什么說貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖是秘書工作的核心? 參考答案: 領(lǐng)導(dǎo)意圖指領(lǐng)導(dǎo)者(領(lǐng)導(dǎo)人、領(lǐng)導(dǎo)班子、領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān))領(lǐng)導(dǎo)社會(huì)組織實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所提出的確定意見。另一方面,一個(gè)具體單位的種種實(shí)際情況,是該單位的領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行管理活動(dòng)的實(shí)踐基礎(chǔ),這是領(lǐng)導(dǎo)者貫徹上級(jí)指示時(shí),要考慮的客觀實(shí)際。市長的作用不能完全被市場取代,因?yàn)槭虚L作用的核心是決策,而市場作用的核心是控制,是領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的體現(xiàn)。 3.領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的規(guī)律是怎樣的? 明確:領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)是人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的一種形式,其規(guī)律也像所有實(shí)踐活動(dòng)一樣,是穩(wěn)定性與多變性的統(tǒng)一,是矛盾的特殊性與普遍性的統(tǒng)一。具體來說, 在當(dāng)前高科技時(shí)代,秘書工作的變化有:從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧崔k文辦事又出謀獻(xiàn)策;從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息;從單憑經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理;從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。在社會(huì)主義計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下,經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)單一,領(lǐng)導(dǎo)憑經(jīng)驗(yàn)處理工作的情況較多。 教學(xué)難點(diǎn):辦公手段現(xiàn)代化趨勢的含義及手段 教學(xué)方法:設(shè)問導(dǎo)疑、案例分析 教具安排:投影儀 課時(shí)安排:一課時(shí) 教學(xué)過程 【導(dǎo)入新課】 在改革開放的時(shí)代,各項(xiàng)工作都處于深刻的變革之中。 (2)秘書工作具有廣泛的服務(wù)領(lǐng)域。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)綜合情況,研究政策,密方面工作的聯(lián)系,辦理文書、檔案、人民來信以及其他日常行政事務(wù)和 交辦事項(xiàng)?,F(xiàn)在的秘書是一種職稱或職務(wù)。 秘書工作的政治性,主要取決于什么?主要體現(xiàn)在哪些方面? 明確:秘書工作的政治性,主要取決于領(lǐng)導(dǎo)工作的政治性。 參考答案:起草報(bào)告、從網(wǎng)上查找與本公司有關(guān)的信息資料屬于政務(wù)類任務(wù),其他都是事務(wù)類任務(wù)。要對(duì)各種復(fù)雜的社會(huì)現(xiàn)象及時(shí)地、準(zhǔn)確地作出判斷和反饋,需要進(jìn)行一系列的加工處理工作,以便去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里,掌握事物發(fā)展的規(guī)律,從而準(zhǔn)確地指導(dǎo)工作,進(jìn)行科學(xué)決策。接著,趙校長叫來了辦公室錢秘書,交待了當(dāng)天工作要求,就到市教委參加有關(guān)會(huì)議去了。 作為名詞,它指擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的個(gè)人或群體,可以是領(lǐng)導(dǎo)人,可以是領(lǐng)導(dǎo)班子,也可以是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān);作為動(dòng)詞,它是指率領(lǐng)、引導(dǎo)、指揮人們實(shí)現(xiàn)某一特定目標(biāo)的行為過程。 【課堂小結(jié)】 這節(jié)課我們重點(diǎn)學(xué)習(xí)了秘書工作的環(huán)境——領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng),主要講解了幾個(gè)概念,即領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)以及領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的三要素,這些概念與秘書工作有何內(nèi)在的聯(lián)系呢?因?yàn)槊貢ぷ鞯幕韭毮苁禽o助領(lǐng)導(dǎo)開展領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng),所以,秘書人員必須了解領(lǐng)導(dǎo)、領(lǐng)導(dǎo)者、被領(lǐng)導(dǎo)者、領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)等基礎(chǔ)知識(shí),才能適應(yīng)秘書工作的需要。 2.領(lǐng)導(dǎo)意圖是上級(jí)指示與本組織的具體情況相結(jié)合的產(chǎn)物任何行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位都必須接受黨和國家的方針、政策的指導(dǎo),服從上級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)。秘書和秘書部門不應(yīng)該迎合領(lǐng)導(dǎo)者片面的或錯(cuò)誤的決斷,為維護(hù)小集體利益而損害國家和人民的利益;更不能為了個(gè)人的私利而領(lǐng)導(dǎo)出“餿主意”,而應(yīng)該成為領(lǐng)導(dǎo)的諍友,堅(jiān)持黨性原則,大公無私,這樣才能正常、有效地發(fā)揮參謀作用。領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)深入實(shí)際,深入群眾,調(diào)查研究,自己動(dòng)手解決問題。 A.參謀 B.樞紐 C.助手 D.輔助協(xié)調(diào) 二、簡答題:秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中有哪些作用? 參考答案: 秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中的作用有:樞紐作用、 助手作用、參謀作用、 輔助協(xié)調(diào)作用、 “不管部”作用、“窗口”作用。不說年終大忙了,單講每年三月份,就有學(xué)雷鋒活動(dòng)、植樹節(jié)活動(dòng)、三八節(jié)紀(jì)念活動(dòng)、三一五消費(fèi)者權(quán)益日活動(dòng)等等,而人民代表換屆改選,黨代表換屆改選,清明節(jié)祭掃烈士墓的準(zhǔn)備,‘五四39。 【課后練習(xí)】 單選題 “不管部”之稱,下列屬于“不管部”作用內(nèi)容的是( ) A.文書處理 B.選舉人民代表的工作 C.文字把關(guān) D.篩選文件 “管部”作用包括的內(nèi)容有( ) A.圍繞中心工作產(chǎn)生的任務(wù) B.臨時(shí)發(fā)生的突擊任務(wù)C.帶全面性的任務(wù)或活動(dòng) D.為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的其他事項(xiàng) 第三課時(shí) 教學(xué)要點(diǎn):秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中的特點(diǎn)。 (4)承理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者電話中的機(jī)密。 【講授新課】 一、秘書與領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)系是怎樣的? 引導(dǎo)學(xué)生看書并歸納總結(jié): 在封建社會(huì),領(lǐng)導(dǎo)者與秘書的關(guān)系是主仆關(guān)系。秘書們既把他當(dāng)領(lǐng)導(dǎo),又把他當(dāng)成兄長。在實(shí)際工作中,以下幾種情況特別要引起注意: (1)遇到綜合性的、涉及多方面工作的事項(xiàng),應(yīng)請(qǐng)示主持全面工作的領(lǐng)導(dǎo)并向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)通報(bào)情況。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)之間的分歧,絕不外傳,更不能添油加醋,搬弄是非,應(yīng)盡力予以緩和調(diào)解。另一方面,領(lǐng)導(dǎo)人的政治素養(yǎng)好,思想水平高,組織能力強(qiáng),知識(shí)較淵博,作為這樣的領(lǐng)導(dǎo)人身邊的工作人員,應(yīng)該不失時(shí)機(jī)地向領(lǐng)導(dǎo)人學(xué)習(xí),在長期潛移默化的工作過程中能力提高自身的素養(yǎng)。一次,拿破侖的一名私人秘書身染重病離職休息,需臨時(shí)招募一名書寫漂亮的秘書以做幫補(bǔ),消息傳出,人們展開激烈的競爭。此時(shí),他若抖抖紙張,簽上名字,把文件往凡男爵的桌子上一扔,說一聲發(fā)出去!那么,口授記錄工作便算是大功告成了。同時(shí),秘書是領(lǐng)導(dǎo)者的左右手,他們是工作中合作的伙伴,只有相互理解和信任,才能達(dá)到思想一致,步調(diào)一致,情感和諧,形成工作上同心協(xié)力、默契配合的關(guān)系。十九世紀(jì)三十年代,英國人和美國人率先使用了電報(bào)。 (5)按信息存在或作用時(shí)間 :可分為長時(shí)信息、短時(shí)信息。在這些內(nèi)容中,要注意區(qū)分信息的主要特征與現(xiàn)代社會(huì)信息工作的基本特征,不要將這兩項(xiàng)內(nèi)容混為一談。 5. 歷史信息: 與本單位的工作和主管業(yè)務(wù)有關(guān)的一切歷史檔案資料。 是觀察法 觀察法也稱直接考察法,是收集、獲取信息的最基本方法。那么信息收集的內(nèi)容有哪些呢?信息收集的渠道又有哪些呢?這節(jié)課我們來了解這些內(nèi)容。 三、信息工作在秘書活動(dòng)中的作用 1.秘書部門信息工作指的是什么? 明確:秘書部門的信息工作,主要是根據(jù)上級(jí)與主管部門的要求,了解情況,掌握動(dòng)態(tài),發(fā)現(xiàn)問題,然后進(jìn)行篩選處理,綜合分析,提供信息資料給領(lǐng)導(dǎo)參考。一般所說的信息,都是經(jīng)過自然或人工的傳遞,能夠再現(xiàn)事物狀態(tài)的信息。新奧爾良戰(zhàn)役是一個(gè)著名的戰(zhàn)役,傷亡了數(shù)以百計(jì)的軍人。醒后才知道,晚上枕的軟綿綿的東西,竟是剛剛死去的一具尸體。年輕的 S 先生被嚇破了膽,連秘書的椅子還沒坐熱,就連滾帶爬地逃離了杜伊勒利宮??傊p方共同貫徹相互適應(yīng)的原則,將對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的順利開展起積極作用。所以秘書人員要加強(qiáng)自身修養(yǎng),提高自身水平,使自己能與領(lǐng)導(dǎo)人保持思想、行動(dòng)上的一致,彼此配合默契。 (6)值得注意的是,有些秘書自恃資深而冷落新進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)班子的年輕領(lǐng)導(dǎo),這對(duì)工作有害無益。在不違法違紀(jì)的前提下,秘書要絕對(duì)按經(jīng)理、老板的意圖辦事。從禰衡身上,我們可以看出:秘書要處理好與領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)系,建立起有利于自己職能活動(dòng)的良好環(huán)境,就要講究藝術(shù)和技巧,要切實(shí)做到以
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