【正文】 務(wù)性 2．怎樣理解秘書工作基本屬性中的輔助性？ 引導學生看書并明確： 在我國，秘書工作與行政管理有著不可分割的關(guān)系。 【講授新課】 一、我國歷史上最早的秘書，是指人嗎？ 引導學生看書并得出答案：指物而不是指人。在國際事務(wù)中則指一種外交官的職稱，如一等秘書、二等秘書、三等秘書等。 三、秘書工作的主要任務(wù)是什么？ 明確：根據(jù)秘書工作的各項具體任務(wù)的性質(zhì)，可分為政務(wù)和事務(wù)兩類主要任務(wù)。案件發(fā)生前四個月，該省政府領(lǐng)導機關(guān)就收到有關(guān)部門發(fā)來的建議取消這筆交易的函電。辦公手段現(xiàn)代化趨勢（1）辦公手段現(xiàn)代化的含義是什么？辦公手段現(xiàn)代化也叫辦公室自動化。秘書不能脫離領(lǐng)導而單獨存在，同樣秘書工作也不能脫離領(lǐng)導工作而單獨存在。 （3）作用客體——領(lǐng)導者與被領(lǐng)導者共同的工作對象。那么領(lǐng)導意圖指的是什么呢？又是怎樣形成的呢？這節(jié)課，我們一同來探討。 4．領(lǐng)導意圖是管理活動規(guī)律與相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)律相結(jié)合的產(chǎn)物 領(lǐng)導活動，多是對某一方面社會生產(chǎn)或業(yè)務(wù)活動的管理。 2．秘書人員如何根據(jù)秘書工作在領(lǐng)導活動中的特點，來做好自己的本職工作。領(lǐng)導在進行決策時，秘書人員起一定的參謀作用，但不是參與領(lǐng)導決策。秘書的協(xié)調(diào)工作就是要縮小這種差異，找出這種差異的結(jié)合點，及時加以疏通，化解上下級的矛盾，以求得認識上的一致。凡是其他職能部門不管的事，領(lǐng)導都可以安排給秘書部門去做，內(nèi)容大致有以下四個方面： （1）圍繞中心工作產(chǎn)生的任務(wù)，如文明禮貌月活動、植樹節(jié)活動等，這些工作無專門業(yè)務(wù)科室管理，需要秘書部門與其他部門配合去做。 政務(wù)類任務(wù)主要有： ① 文件的擬辦、承辦 ② 文件的起草、核稿 ③ 信息的收集、整理 ④ 調(diào)查研究、情況匯總 ⑤ 對領(lǐng)導的批辦事項進行催辦、查辦 ⑥ 處理來信來訪 事務(wù)類任務(wù)主要有： ① 文件的收發(fā)、傳遞與管理 ② 文書的繕印和校對 ③ 文書的立卷和歸檔 ④ 文件的清繳和銷毀 ⑤ 機要通訊 ⑥ 承辦會務(wù) ⑦ 印信管理 ⑧ 公務(wù)接洽 （3）從秘書人員的素質(zhì)要求來看也具有明顯的綜合性特征。 【課后練習】 簡答題： 秘書接觸的機密主要有哪幾類？ 參考答案： 秘書接觸的機密主要有： （1）文書管理和公文辦理中接觸到的機密。 二、課堂知識的延伸拓展：如何正確處理好秘書與領(lǐng)導者的關(guān)系？ 對這個問題的理解應(yīng)從兩個方面來看： 1．秘書該如何正確處理好與領(lǐng)導者的關(guān)系。因此，秘書與領(lǐng)導人在人格上是平等的，不必卑躬屈膝，惟命是從。 具體來講： （1）在工作上要做到同等協(xié)助，對每位領(lǐng)導交辦的事項都愉快地接受，以同等努力去完成； （2）在生活上同等照顧，如一時辦不到讓所有的領(lǐng)導成員都得到應(yīng)有的待遇，那么寧可緩辦，等條件具備了再辦； （3）在感情上同等尊重，切忌從個人好惡出發(fā)，親近與自己關(guān)系深的領(lǐng)導，疏遠與自己交往淺的領(lǐng)導。 【課后練習】（投影） 案例分析： 有個單位的領(lǐng)導班子，一二把手之間關(guān)系有些緊張。秘書應(yīng)主動適應(yīng)領(lǐng)導人的工作特點和生活習慣，比如，有的領(lǐng)導邏輯性較強，凡事愛有個前因后果，對這樣的領(lǐng)導就要在談工作時要講事實，擺觀點，有分析有推理；而有的領(lǐng)導喜歡單刀直入、開門見山，對此就要言簡意賅，直中問題的要害；而有的領(lǐng)導幽默風趣，你也不妨與他（她）開開玩笑。過了約半小時，突然，拿破侖大步流星地朝他走來，說：給我重述一遍。作為秘書，無論何時何地、在何種情況下，他們都必須隨時恭候在桌邊，等待命令，工作之辛苦是可想而知的。缺乏信息會浪費很多的金錢，有時甚至會犧牲許多人的生命。有時，報紙一天要印刷 4～5 次，以快速報道新消息。 二、現(xiàn)代社會信息工作的基本特征有哪些？ 引導學生看書明確： 1．信息載體多樣化 現(xiàn)代社會記錄和儲存信息的載體，一方面向多樣化發(fā)展，出現(xiàn)了非紙質(zhì)材料，如膠卷，磁帶，磁盤；另一方面日趨縮微化。 【講授新課】 一、秘書信息工作的特點 1．秘書信息工作的特點是什么？ 明確：（1）針對性 （2）綜合性 （3）時效性 （4）經(jīng)常性2．秘書信息工作的針對性、綜合性、時效性、經(jīng)常性的具體內(nèi)容分別是什么？ 引導學生看書思考并明確： 秘書信息工作的針對性，主要包括以下幾方面內(nèi)容： （1）結(jié)合業(yè)務(wù) 即注意信息工作的專業(yè)性 （2）圍繞中心 即圍繞政策的貫徹落實與中心工作進行 第三節(jié) 信息的收集 教學目標 知識目標：理解信息收集的內(nèi)容、收集的渠道和收集方法 能力目標： 1．了解秘書人員如何隨服務(wù)領(lǐng)域與目的的不同來收集信息 2．識別信息收集的渠道 3．如何收集信息 德育目標：培養(yǎng)學生敏銳的觀察能力，做生活的有心人，養(yǎng)成積極主動地收集信息的好 習慣 。 2．根據(jù)獲取信息的來源，信息收集的渠道有； （1）外部渠道 ：外部渠道包括國內(nèi)信息渠道和國外信息渠道。 （2）行政組織渠道 （3）科研渠道 ：科研渠道即從科研機關(guān)或科研成果中獲得信息。信息工作滲透到了秘書工作的各個方面。 （2）共享性 ：信息不像一般的物質(zhì)那樣具有單一的歸屬性，它可以讓眾多的人共同享用。遇到信息量大時，得發(fā)送好幾個小時。 【課后練習】 論述題：秘書人員與具體的領(lǐng)導人應(yīng)怎樣相處？ 參考答案： 秘書如何處理好同具體領(lǐng)導人的關(guān)系，首先要明確秘書與領(lǐng)導人（指直接服務(wù)對象）之間是一種工作關(guān)系。平時，拿破侖習慣于每天工作十五六個小時，而在每次戰(zhàn)役期間，他白天忙個不停地處理軍政大事，晚上稍稍休息一會兒，待到凌晨一兩點鐘，便起床閱讀戰(zhàn)報和情報，思考問題，并立即就當天的軍事行動做出決定。送走了 S 先生后，大家對他的飛黃騰達羨慕不已，尚在談?wù)撝H，辦公室的門突然被人撞開了，S 先生喪魂落魄地出現(xiàn)在大家面前，帽子丟了，手套不見了，頭發(fā)亂七八糟，四肢直打哆嗦。所以，領(lǐng)導人與秘書應(yīng)共同努力建立互相信任的關(guān)系，彼此成為互相關(guān)心、互相幫助的良師益友。 （5）如兩位領(lǐng)導對某文件的起草觀點不一致，若此文可寫可不寫，則可求大同，存小異，從更高的層次上使二者統(tǒng)一起來。 （3）在事情緊迫時，可先辦完事再報告給分管此項工作的領(lǐng)導，并說明原因。 【課后練習】（投影） 秘書應(yīng)如何與領(lǐng)導處好關(guān)系，這是每一個秘書從業(yè)人員十分關(guān)心并力求解決好的問題。 黨政機關(guān)、國家企事業(yè)單位，領(lǐng)導與秘書的關(guān)系可歸納為以下三點： 1．在組織上是上下級關(guān)系，要遵守組織紀律，嚴格維護領(lǐng)導的權(quán)威，為領(lǐng)導提供各方面良好的服務(wù)。秘書人員在輔助領(lǐng)導辦理的各項事務(wù)中，如處理各種文書、撰寫文稿、接待來訪中，都會涉及如何依照黨和國家的政策、法律、法令貫徹執(zhí)行的問題。機關(guān)、企事業(yè)單位和各類公司的黨委、行政領(lǐng)導以及私人秘書的雇主，他們擁有決策、組織和指揮的職責和權(quán)力，而秘書和秘書部門卻不承擔任何權(quán)力職責，他們只是對領(lǐng)導負責，協(xié)助領(lǐng)導工作，為領(lǐng)導服務(wù)。另外，辦公室還要承擔許多臨時的突擊性任務(wù)，還有許多領(lǐng)導交辦的事務(wù)。這節(jié)課我們重點分析秘書工作在領(lǐng)導活動中的輔助協(xié)調(diào)作用、“不管部”作用和“窗口”作用?！鳖I(lǐng)導者要把自己的工作做好，必定需要助手來幫助他們了解情況，收集材料，分析問題，提供解決問題的方案，以及處理日常事務(wù)，使他們能夠集中精力和時間，去對重大的問題進行研究、決策和組織、指揮，保證領(lǐng)導作用的充分發(fā)揮。 【課后練習】 問答：為什么說貫徹領(lǐng)導意圖是秘書工作的核心？ 參考答案： 領(lǐng)導意圖指領(lǐng)導者（領(lǐng)導人、領(lǐng)導班子、領(lǐng)導機關(guān)）領(lǐng)導社會組織實現(xiàn)目標所提出的確定意見。另一方面，一個具體單位的種種實際情況，是該單位的領(lǐng)導者進行管理活動的實踐基礎(chǔ)，這是領(lǐng)導者貫徹上級指示時，要考慮的客觀實際。市長的作用不能完全被市場取代，因為市長作用的核心是決策，而市場作用的核心是控制，是領(lǐng)導活動的體現(xiàn)。 3．領(lǐng)導活動的規(guī)律是怎樣的？ 明確：領(lǐng)導活動是人類社會實踐活動的一種形式，其規(guī)律也像所有實踐活動一樣，是穩(wěn)定性與多變性的統(tǒng)一，是矛盾的特殊性與普遍性的統(tǒng)一。具體來說， 在當前高科技時代，秘書工作的變化有：從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧崔k文辦事又出謀獻策；從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；從單憑經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵭锌茖W化管理；從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)。在社會主義計劃經(jīng)濟體制下，經(jīng)濟結(jié)構(gòu)單一，領(lǐng)導憑經(jīng)驗處理工作的情況較多。 教學難點：辦公手段現(xiàn)代化趨勢的含義及手段 教學方法：設(shè)問導疑、案例分析 教具安排：投影儀 課時安排：一課時 教學過程 【導入新課】 在改革開放的時代，各項工作都處于深刻的變革之中。 （2）秘書工作具有廣泛的服務(wù)領(lǐng)域。協(xié)助領(lǐng)導綜合情況，研究政策，密方面工作的聯(lián)系，辦理文書、檔案、人民來信以及其他日常行政事務(wù)和 交辦事項?，F(xiàn)在的秘書是一種職稱或職務(wù)。 秘書工作的政治性，主要取決于什么？主要體現(xiàn)在哪些方面？ 明確：秘書工作的政治性，主要取決于領(lǐng)導工作的政治性。 參考答案：起草報告、從網(wǎng)上查找與本公司有關(guān)的信息資料屬于政務(wù)類任務(wù)，其他都是事務(wù)類任務(wù)。要對各種復雜的社會現(xiàn)象及時地、準確地作出判斷和反饋，需要進行一系列的加工處理工作，以便去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里，掌握事物發(fā)展的規(guī)律，從而準確地指導工作，進行科學決策。接著，趙校長叫來了辦公室錢秘書，交待了當天工作要求，就到市教委參加有關(guān)會議去了。 作為名詞，它指擔任領(lǐng)導職務(wù)的個人或群體，可以是領(lǐng)導人，可以是領(lǐng)導班子，也可以是領(lǐng)導機關(guān)；作為動詞，它是指率領(lǐng)、引導、指揮人們實現(xiàn)某一特定目標的行為過程。 【課堂小結(jié)】 這節(jié)課我們重點學習了秘書工作的環(huán)境——領(lǐng)導活動，主要講解了幾個概念，即領(lǐng)導和領(lǐng)導活動以及領(lǐng)導活動的三要素，這些概念與秘書工作有何內(nèi)在的聯(lián)系呢？因為秘書工作的基本職能是輔助領(lǐng)導開展領(lǐng)導活動，所以，秘書人員必須了解領(lǐng)導、領(lǐng)導者、被領(lǐng)導者、領(lǐng)導活動等基礎(chǔ)知識，才能適應(yīng)秘書工作的需要。 2．領(lǐng)導意圖是上級指示與本組織的具體情況相結(jié)合的產(chǎn)物任何行政機關(guān)、企事業(yè)單位都必須接受黨和國家的方針、政策的指導，服從上級的領(lǐng)導。秘書和秘書部門不應(yīng)該迎合領(lǐng)導者片面的或錯誤的決斷，為維護小集體利益而損害國家和人民的利益；更不能為了個人的私利而領(lǐng)導出“餿主意”，而應(yīng)該成為領(lǐng)導的諍友，堅持黨性原則，大公無私，這樣才能正常、有效地發(fā)揮參謀作用。領(lǐng)導者應(yīng)當深入實際，深入群眾，調(diào)查研究，自己動手解決問題。 A．參謀 B．樞紐 C．助手 D．輔助協(xié)調(diào) 二、簡答題：秘書工作在領(lǐng)導活動中有哪些作用？ 參考答案： 秘書工作在領(lǐng)導活動中的作用有：樞紐作用、 助手作用、參謀作用、 輔助協(xié)調(diào)作用、 “不管部”作用、“窗口”作用。不說年終大忙了，單講每年三月份，就有學雷鋒活動、植樹節(jié)活動、三八節(jié)紀念活動、三一五消費者權(quán)益日活動等等，而人民代表換屆改選，黨代表換屆改選，清明節(jié)祭掃烈士墓的準備，‘五四39。 【課后練習】 單選題 “不管部”之稱，下列屬于“不管部”作用內(nèi)容的是（ ） A．文書處理 B．選舉人民代表的工作 C．文字把關(guān) D．篩選文件 “管部”作用包括的內(nèi)容有（ ） A．圍繞中心工作產(chǎn)生的任務(wù) B．臨時發(fā)生的突擊任務(wù)C．帶全面性的任務(wù)或活動 D．為領(lǐng)導服務(wù)的其他事項 第三課時 教學要點：秘書工作在領(lǐng)導活動中的特點。 （4）承理領(lǐng)導機關(guān)和領(lǐng)導者電話中的機密。 【講授新課】 一、秘書與領(lǐng)導者的關(guān)系是怎樣的？ 引導學生看書并歸納總結(jié)： 在封建社會，領(lǐng)導者與秘書的關(guān)系是主仆關(guān)系。秘書們既把他當領(lǐng)導，又把他當成兄長。在實際工作中，以下幾種情況特別要引起注意： （1）遇到綜合性的、涉及多方面工作的事項，應(yīng)請示主持全面工作的領(lǐng)導并向有關(guān)領(lǐng)導通報情況。對領(lǐng)導之間的分歧，絕不外傳，更不能添油加醋，搬弄是非，應(yīng)盡力予以緩和調(diào)解。另一方面，領(lǐng)導人的政治素養(yǎng)好，思想水平高，組織能力強，知識較淵博，作為這樣的領(lǐng)導人身邊的工作人員，應(yīng)該不失時機地向領(lǐng)導人學習，在長期潛移默化的工作過程中能力提高自身的素養(yǎng)。一次，拿破侖的一名私人秘書身染重病離職休息，需臨時招募一名書寫漂亮的秘書以做幫補，消息傳出，人們展開激烈的競爭。此時，他若抖抖紙張，簽上名字，把文件往凡男爵的桌子上一扔，說一聲發(fā)出去!那么，口授記錄工作便算是大功告成了。同時，秘書是領(lǐng)導者的左右手，他們是工作中合作的伙伴，只有相互理解和信任，才能達到思想一致，步調(diào)一致，情感和諧，形成工作上同心協(xié)力、默契配合的關(guān)系。十九世紀三十年代，英國人和美國人率先使用了電報。 （5）按信息存在或作用時間 ：可分為長時信息、短時信息。在這些內(nèi)容中，要注意區(qū)分信息的主要特征與現(xiàn)代社會信息工作的基本特征，不要將這兩項內(nèi)容混為一談。 5. 歷史信息： 與本單位的工作和主管業(yè)務(wù)有關(guān)的一切歷史檔案資料。 是觀察法 觀察法也稱直接考察法，是收集、獲取信息的最基本方法。那么信息收集的內(nèi)容有哪些呢？信息收集的渠道又有哪些呢？這節(jié)課我們來了解這些內(nèi)容。 三、信息工作在秘書活動中的作用 1．秘書部門信息工作指的是什么？ 明確：秘書部門的信息工作，主要是根據(jù)上級與主管部門的要求，了解情況，掌握動態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題，然后進行篩選處理，綜合分析，提供信息資料給領(lǐng)導參考。一般所說的信息，都是經(jīng)過自然或人工的傳遞，能夠再現(xiàn)事物狀態(tài)的信息。新奧爾良戰(zhàn)役是一個著名的戰(zhàn)役，傷亡了數(shù)以百計的軍人。醒后才知道，晚上枕的軟綿綿的東西，竟是剛剛死去的一具尸體。年輕的 S 先生被嚇破了膽，連秘書的椅子還沒坐熱，就連滾帶爬地逃離了杜伊勒利宮?？傊?，雙方共同貫徹相互適應(yīng)的原則，將對領(lǐng)導工作的順利開展起積極作用。所以秘書人員要加強自身修養(yǎng)，提高自身水平，使自己能與領(lǐng)導人保持思想、行動上的一致，彼此配合默契。 （6）值得注意的是，有些秘書自恃資深而冷落新進領(lǐng)導班子的年輕領(lǐng)導，這對工作有害無益。在不違法違紀的前提下，秘書要絕對按經(jīng)理、老板的意圖辦事。從禰衡身上，我們可以看出：秘書要處理好與領(lǐng)導者的關(guān)系，建立起有利于自己職能活動的良好環(huán)境，就要講究藝術(shù)和技巧，要切實做到以