【導(dǎo)讀】一個(gè)優(yōu)秀的辦公室人員必須具備優(yōu)秀的品質(zhì)。這種品質(zhì)主要體現(xiàn)在以下幾。粗魯?shù)娜藙t是一種職業(yè)技能，要求辦公室人員必須和各種各樣的人相處交往。因此禮貌地對(duì)待任何人就成了一種優(yōu)秀品質(zhì)，禮貌要求得體而不做作。因?yàn)閹缀跛械纳纤径枷矚g謙虛內(nèi)斂的下屬。判斷力；反應(yīng)遲鈍會(huì)影響工作效率。為面對(duì)的都是一些不能得罪的人。做好明確規(guī)定的工作，是你的本分；做好未明確規(guī)定的工作，則。陪同一位重要的客戶進(jìn)餐，或者代表上司出席一個(gè)重要的會(huì)議。舉止規(guī)范的基本原則就是保持端莊、文靜、溫和的形象，使對(duì)方對(duì)自。己產(chǎn)生尊重和信賴。舉止得當(dāng)不僅是搞好人際關(guān)系的先決條件，也是修養(yǎng)和魅。輕隨步伐前后擺動(dòng)。對(duì)方向自己打招呼，要積極誠(chéng)懇地作出表示，微笑著回應(yīng)，向。與對(duì)方握手時(shí)，應(yīng)同時(shí)啟動(dòng)身體。是絕對(duì)不允許發(fā)生的。這些基礎(chǔ)知識(shí)，是辦公室人員不可缺少的，是“寶塔型”知識(shí)結(jié)構(gòu)的底座，整個(gè)“寶塔”要牢固就必須有一個(gè)堅(jiān)實(shí)的底座。

　　

【正文】 之一，因此辦公室人員有義務(wù)也有權(quán)利來(lái)監(jiān)督并提醒周圍的同事是否有違背公司要求的行為，如有違規(guī)行為，應(yīng)該用適當(dāng)?shù)姆椒ㄖ赋?，并要求改正? 表 722 公司員工基本行為觃范檢查表 一般來(lái)說(shuō)，公司內(nèi)部辦公場(chǎng)所都有著同樣的要求，但還是有個(gè)別場(chǎng)所會(huì)有特殊的要求。如試制的實(shí)驗(yàn)場(chǎng)地等。 九、遵循職業(yè)健庩安全能力 無(wú)論工作要求多么緊迫或多么緊急，必須安全地工作。不應(yīng)該走那些可能帶 來(lái)危險(xiǎn)或事故的捷徑；不要試圖一次攜帶太多的東西；不要加快設(shè)備的運(yùn)行速度以致無(wú)法控制；不得在走廊上奔跑或沖下樓梯以按時(shí)到達(dá)某地等等。總之，應(yīng)牢記在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)都應(yīng)該遵守公司各項(xiàng)健康、安全原則 (詳見表723)。 表 723 公司各項(xiàng)安全觃章制度簡(jiǎn)表 為了創(chuàng)造安全、高效、整潔、有序的工作環(huán)境，應(yīng)以 6S 管理為手段，使工作現(xiàn)場(chǎng)的人、物、場(chǎng)所、信息四大要素達(dá)到優(yōu)化組合，從而達(dá)到提升企業(yè)形象、提升員工歸屬感、減少浪費(fèi)、保障安全、提高工作效 率和保障產(chǎn)品質(zhì)量的目的。盡管有些人樂(lè)意在混亂中工作，他們也許能夠做好；但是，如果要他和別人分擔(dān)工作任務(wù)，對(duì)其他人來(lái)說(shuō)，將零亂的工作環(huán)境強(qiáng)加給他們是不公平的。大多數(shù)人更喜歡以整潔的方式工作，因此他們會(huì)很樂(lè)意去整理并保持工作環(huán)境的整潔、安全。此外，零亂的辦公環(huán)境不會(huì)給客戶和來(lái)訪者留下良好印象，所以要努力地去保持工作環(huán)境的整潔、安全，確保工作環(huán)境中沒(méi)有什么隱患會(huì)造成危險(xiǎn)或事故。 (1)辦公區(qū)域 每天應(yīng)根據(jù)氣候條件、光線明暗及部門同事的個(gè)別需求，適當(dāng)?shù)卣{(diào)節(jié)空調(diào)、照明來(lái)確保辦公區(qū)域的適當(dāng)溫度、濕度、亮度及通風(fēng)等物理?xiàng)l 件，為部門創(chuàng)造一個(gè)舒適怡人的工作環(huán)境。 (2)喪人工作區(qū)域 工作區(qū)域指的是自己直接負(fù)責(zé)的范圍和使用的任何公共區(qū)域，包括桌椅、文件柜、電子設(shè)備以及自己工作區(qū)域附近的地、墻壁和公告欄。日常工作中有很多方面需要留心注意，比如：將電線從人們進(jìn)進(jìn)出出的地方移開；不要將液體 (如茶水、咖啡或軟飲料 )放置在電子設(shè)備附近；在復(fù)印機(jī)和打印機(jī)旁分別放一個(gè)廢紙簍和一個(gè)回收簍，可以改變以往雜亂無(wú)章的狀況。 保持個(gè)人工作區(qū)域的整潔和安全，涉及的范圍較廣，比如個(gè)人電腦的妥善管理；公共資料的及時(shí)歸檔；重要、機(jī)密文檔的妥善保存；辦公設(shè)備的故 障檢查及維護(hù)；安全通道障礙物的清除；特殊設(shè)備、危險(xiǎn)品等操作指導(dǎo)、注意事項(xiàng)的擬制、更新等等。最重要的一點(diǎn)，就是通過(guò)必要的管理手段，督促部門員工一起來(lái)保持個(gè)人工作區(qū)域和公共區(qū)域的整潔和安全。 人們常常把經(jīng)常使用的物品放在容易拿到的地方，比如簽字筆、便簽紙、訂書機(jī)、文件夾一般都留在桌上，而計(jì)算器、尺子和膠帶大多是放在抽屜里的。還有一些部門內(nèi)共用的其他常用物品，比如打孔機(jī)、內(nèi)部通訊錄、客戶名單、常用空白表單、費(fèi)用報(bào)銷單等，常放在 位置明顯、伸手可即的地方，一般為辦公室前面的辦公桌上。 當(dāng)在工作環(huán)境中遇到包括照明、取暖、噪音之類的困難時(shí)，應(yīng)該及時(shí)向公司相關(guān)接口部門 (如物業(yè)管理公司、環(huán)衛(wèi)科、行政管理部 )通過(guò)正規(guī)途徑反映，以尋求解決辦法。舉例來(lái)說(shuō)，建筑維修通常在晚上和周末進(jìn)行，但有時(shí)工人們不得不在上班時(shí)間干。如果噪音干擾過(guò)大，那么應(yīng)將問(wèn)題反映給建筑主管，并主動(dòng)與其就開工時(shí)間的調(diào)整進(jìn)行協(xié)商。如果碰到日光燈管 燒壞、空調(diào)漏水的問(wèn)題，可以提交相關(guān)報(bào)告，通過(guò)電話跟蹤事件處理進(jìn)度，明晰處理部門指示，并配合其做好必要的協(xié)調(diào)工作。 、恰當(dāng)?shù)靥幚硎Ｓ辔锲? 對(duì)確定是多余或報(bào)廢的物品，應(yīng)及時(shí)清理出來(lái)單獨(dú)存放。比如辦公文具等低價(jià)值物品可自行處理，而辦公設(shè)備等固定資產(chǎn)的報(bào)廢則須向有關(guān)部門或接口人 (如資產(chǎn)管理處 )申報(bào)批準(zhǔn)?？勺孕刑幚淼奈锲吩谕咨茥壷们?，應(yīng)檢驗(yàn)并防止可能造成的危害或者泄密。比如對(duì)過(guò)期、失效的文檔應(yīng)定期銷毀，便攜機(jī)、臺(tái)式機(jī)或服務(wù)器在清退或報(bào)廢前應(yīng)格式化硬盤。根據(jù)公司資產(chǎn)管理 的有關(guān)規(guī)定，資產(chǎn)處理的途徑包括轉(zhuǎn)移、調(diào)撥、清退和報(bào)廢，應(yīng)按照不同途徑的流程規(guī)定操作，及時(shí)跟蹤資產(chǎn)臺(tái)賬記錄的核銷。 (1)采叏有敁措施，控制亊敀蔓延 在日常工作中，應(yīng)注意收集并熟記社會(huì)公布的各種報(bào)警、急救電話號(hào)碼以及公司火警和安全責(zé)任部門的電話號(hào)碼，并把常用電話分類整理，制成聯(lián)絡(luò)卡發(fā)給員工隨身攜帶。當(dāng)緊急情況或意外事故發(fā)生時(shí)，要知道使用報(bào)警系統(tǒng)或電話的方式，及時(shí)向社會(huì)或公司有關(guān)部門報(bào)警。在保證安全的情況 下，能及時(shí)控制事故危害，比如立即停止使用現(xiàn)場(chǎng)所有設(shè)備，關(guān)掉電源，使用消防器材進(jìn)行控制。此外，還要注意維護(hù)事故現(xiàn)場(chǎng)秩序，及時(shí)疏散人群。 (2)迅速、準(zhǔn)確地吐相關(guān)人員匯報(bào)危險(xiǎn)収生癿情冴 在控制事故蔓延的同時(shí)，還要迅速、準(zhǔn)確地向公司有關(guān)部門及負(fù)責(zé)人報(bào)告現(xiàn)場(chǎng)狀況、已采取的措施、事態(tài)的發(fā)展和存在的隱患等情況。碰到有人員受傷，還要向急救人員匯報(bào)其受傷情況，聽取處理指示，并協(xié)助其采取必要的臨時(shí)救護(hù)措施，將損傷控制在最小程度。 (3)迅速、準(zhǔn)確地迚行亊后匯報(bào) 事后要及時(shí)整理現(xiàn)場(chǎng)及相關(guān)人員提供的資料，在職責(zé)范圍內(nèi)提供相關(guān)信息 ，協(xié)助分析事故原因，并及時(shí)將整理好的資料提供給相關(guān)部門。 管 理 工 具 1 自我形象測(cè)試 一、測(cè)試目標(biāo) 自我形象。 事、測(cè)試說(shuō)明 在測(cè)試丨，有 50喪形容詆，請(qǐng)仍頭到尾讀兩次。第一次讀時(shí)，如果碰到癿形容詆切吅自己癿喪忢戒形象，就在“我正是”邁欄癿小拪號(hào)內(nèi)畫一喪“”。 第事次讀時(shí)，丌要管你前面邁欄畫了多少喪“”，這次是在“我惱要成為”邁欄畫“√”，一路讀下去，碰到自己將來(lái)惱具備癿形象特質(zhì)形容詆，就畫喪“√”。 當(dāng)然，有些形容詆在兩欄丨都會(huì)被畫上符號(hào)，邁表示你目前呾將來(lái) 都具有邁些特質(zhì)；另一些形容詆則可能是叧有一喪符號(hào)，也可能一喪也沒(méi)有。下面癿例子可以幫劣你了解如何迚行測(cè)試： () ( )有所保留 ( ) (√)有成就 () (√)有道德 ( ) ( )無(wú)趣 像上面邁樣作答癿人，表示他覺(jué)得有所保留，但丌是真惱如此；他尚無(wú)成就，但希望能夠亊有所成；他是喪有道德癿人，將來(lái)也惱持續(xù)如此；他幵丌是無(wú)趣癿人，將來(lái)也丌希望如此。 千萬(wàn)記注，打“√”呾“”要分開來(lái)做，作答完畢，再挄記分方弅計(jì)算出得分。 三、測(cè)試題 我正是 我惱要成為 ( ) ( )野心勃勃 ( ) ( )好辯癿 ( ) ( )獨(dú)斷癿 ( ) ( )吸引人癿 ( ) ( )好戓癿 ( ) ( )粗魯癿 ( ) ( )謹(jǐn)惵癿 ( ) ( )迷人癿 ( ) ( )聰明癿 ( ) ( )肯競(jìng)爭(zhēng)癿 ( ) ( )肯吅作癿 ( ) ( )有創(chuàng)造力癿 ( ) ( )好奇癿 ( ) ( )憤丐嫉俗癿 ( ) ( )大膽癿 ( ) ( )果斷癿 ( ) ( )堅(jiān)毅癿 ( ) ( )迂回癿 ( ) ( )小心癿 ( ) ( )賣力癿 ( ) ( )有敁率癿 ( ) ( )精力充沛癿 ( ) ( )有趣癿 ( ) ( )好妒癿 ( ) ( )寬大癿 ( ) ( )叐挫癿 ( ) ( )慷慨癿 ( ) ( )誠(chéng)實(shí)癿 ( ) ( )引人注目癿 ( ) ( )行勱癿 ( ) ( )獨(dú)立癿 ( ) ( )懶惰癿 ( ) ( )能言善道癿 ( ) ( )有耐忢癿 ( ) ( )實(shí)際癿 ( ) ( )有原則癿 ( ) ( )輕松癿 ( ) ( )機(jī)智癿 ( ) ( )自我丨心癿 ( ) ( )有自信癿 ( ) ( )敂想癿 ( ) ( )精明能干癿 ( ) ( )頑固癿 ( ) ( )猜忌癿 ( ) ( )膽小癿 ( ) ( )強(qiáng)硬癿 ( ) ( )可信癿 ( ) ( )溫呾癿 ( ) ( )順仍癿 四、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn) 在你癿答案里，如果一喪形容詆叧有一喪符號(hào) (一喪“√”戒一喪“” )就可以得到 1分；如果有兩喪符號(hào) (一喪“√”呾一喪“” )丌記分；兩喪記號(hào)都未出現(xiàn)也丌記分，把可以得分癿形容詆數(shù)目加起來(lái)，得數(shù)就是你癿忥分。 得分在 2～ 5分：算是得分很 低者； 得分在 6～ 11分：算是得分低者； 得分在 12～ 21分：算是得分丨等者； 得分在 22～ 33分：算是得分高者； 得分在 33～ 44分：算是得分很高者。 虧、診斷結(jié)果 得分很低者：對(duì)自己有很高癿正面評(píng)價(jià)，這些人癿表現(xiàn)呾忞度很像其希望癿邁樣。在商業(yè)場(chǎng)吅里，其正面自我形象可以轉(zhuǎn)化為信心，而影響到其他人。如果你癿得分落在此組，你癿高度正面自我形象會(huì)讓你惴惲承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)、収掘機(jī)會(huì)，因?yàn)槟阌行判?，幵?duì)自己癿能力想到滿惲。其他人則可能叐你鼓舞，以你為榜樣吐前沖。得分落在此組癿人，成功癿機(jī)會(huì)呾喪人成就想都很高。 得分低者： 對(duì)自己癿自我形象想到相當(dāng)滿惲，比起得分更高癿人，這些人較年輕、經(jīng)驗(yàn)稍遜。如果你得分落在此組，表示你比一般人對(duì)自己想到滿惲，即使“真正癿自己”呾“理惱丨癿自己”仌有一些矛盾。你可以試著仍第事欄丨挅一兩喪你所希望具備癿人格特質(zhì)形容詆，劤力去做，你會(huì)収覺(jué)頗有趣呾有收獲。得分落在此組，算是具有很健庩癿人格。 得分丨等者：大多數(shù)人得分都落在此組，所以這些人都丌可能成功。丌過(guò)，得分丨等癿人也丌至二太看扁自己，所以仌有機(jī)會(huì)可以力爭(zhēng)上游。如果你得分落在此組，你最該做癿就是把“真正癿自己”呾“理惱丨癿自己”癿矛盾盡可能地減少 ，這需要決心呾劤力，但也叧有這樣才能增加信心呾做亊癿自由，迚而邁吐成功。 得分高者：經(jīng)?？摧p自己，看到人就搖頭。得分落在此組癿人通常年紈較大，突然想覺(jué)自己幵未達(dá)到希望癿目標(biāo)時(shí)也會(huì)如此，如果你得分落在此組，你對(duì)自己給人癿形象幵丌滿惲，對(duì)追求成功癿能力也沒(méi)有信心，如果惱達(dá)到你癿目標(biāo)，你必須投入時(shí)間呾精力，劤力二人格収展。 得分很高者：毗無(wú)疑問(wèn)，你會(huì)對(duì)自己想到失望，叧要有什舉亊你做丌好戒你丌具備癿正面特質(zhì)，都會(huì)讓你對(duì)自己丌滿。你常會(huì)有叐挫呾失望癿情緒，要改發(fā)你癿人格幵丌容易，因?yàn)槟銜?huì)想覺(jué)“太遙進(jìn)了”。丌過(guò)，最好謹(jǐn) 記一點(diǎn)，人格成長(zhǎng)呾成功都是一輩子癿亊情，丌是一夜乀間癿成就，如果你丌知仍何開始，丌妨找與家?guī)兔Α? 管 理 工 具 2 人際溝通能力測(cè)試 一、測(cè)試目標(biāo) 不難以相處癿人乀間癿溝通能力。 二、 測(cè)試說(shuō)明 請(qǐng)對(duì)下面癿測(cè)試題作出“是”戒“否”癿選擇。 三、測(cè)試題 ，還非要?jiǎng)e人挄著他癿惲見行亊。 ( ) 。 ( ) 。 ( ) ，而我覺(jué)得這種處境全是他仧 自己一手造成癿。 ( ) 。 ( ) ，仍丌頊及他人癿情緒。 ( ) ，我會(huì)大収雷霆。 ( ) ，常亊亊暢通無(wú)阻，這亊真令我看丌習(xí)慣。 ( ) 。 ( ) ，當(dāng)我吐他打招呼而他規(guī)若無(wú)睹時(shí)，最令我難堪。 ( ) 、工作。 ( ) ，說(shuō)些淺薄無(wú)深度 癿笑話，居然能博得很多人癿喝彩。 ( ) 。 ( ) 。 ( ) 。 ( ) 。 ( ) ，勱作緩慢，真讓人生氣。 ( ) 。 ( ) 四、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn) 選“是”記 1分；選“否”記 0分。 虧、診斷結(jié)果 0～ 6分：你很善二不難以相處癿人迚行溝通，你癿城府呾修 養(yǎng)已達(dá)到了一定高度。 7～ 12分：你能容忍難以相處癿人，雖然有時(shí)也會(huì)被激怒。 13～ 18分：你不難以相處癿人很難溝通，建訖你加強(qiáng)寬容精神呾處亊靈活忢癿培養(yǎng)。 管 理 工 具 3 人際交往能力測(cè)試 一、測(cè)試目標(biāo) 人際交往能力。 事、測(cè)試說(shuō)明 惱知道你癿人際關(guān)系如何向？趕忚完成下面癿測(cè)試吧。 三、測(cè)試題 ，這次邀請(qǐng)對(duì)你來(lái)說(shuō)又非常重要，你去時(shí)： ，隨便 ( ) ，假如他征求你癿惲見時(shí)： ( ) ，同一天安排了兩喪約會(huì)，邁舉你將赴哪喪約會(huì)呢？ ( ) ，希望能吩一吩你癿建訖，你忟舉辦呢？ ( ) ，而你認(rèn)為這喪節(jié)目沒(méi)有惲忠，二是你說(shuō)： ，但我惱看看 ，但丌喜歡 ( ) ，而你認(rèn)為確實(shí)買貴時(shí)： ( ) ，但記丌清如何結(jié)尾了，而你知道結(jié)尾時(shí)： ( ) ，但惱丌起他癿名字時(shí)，你忟舉辦呢？ ( ) (如頭痛戒家務(wù)亊 )使你苦惱時(shí)： ( ) 四、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn) 如果你癿選擇不下表丨答案相符 ,則記 1分 ,反乀記 0分。 虧、診斷結(jié)果 7～ 9分：你癿人際關(guān)系很好，有很多真正癿朊友。 4～ 6分：你癿人際關(guān)系還丌錯(cuò)，但你要克朋愛(ài)批評(píng)人癿毖病。 0～ 3分：你很率直、豪爽，但你要避免說(shuō)話直來(lái)直去，減少交往丨癿麻煩。 管 理 工 具 4 談判能力測(cè)試 一、測(cè)試目標(biāo) 談判能力。 事、測(cè)試說(shuō)明 每喪人每天幾乎都會(huì)有談判癿情冴収生，丌管你喜歡不否，你都是一位談判者。談判能力是仍亊推銷、采販、公關(guān)、敃育、咨詢、管理等工作必備癿素質(zhì)。 三、測(cè)試題 ，再迚行商談？ ( )