【導(dǎo)讀】收文是指收進(jìn)外部送達(dá)本單位的公務(wù)文件和材料。收文處理是辦公室工作的重要組成部分，任何單位都離不開這項(xiàng)工作。后要組織文件運(yùn)行，直至閱辦完畢的全過程。擬辦、批辦、篩選、分送、傳閱、催辦、承辦和收集等。在較大的組織一般分為外接收和內(nèi)接收。接收是由收發(fā)室負(fù)責(zé)，主要接收普通信件。接收機(jī)要通信部門和專人送達(dá)的文件和材料。室接收，交秘書部門統(tǒng)一處理。目的是明確交接雙方的責(zé)任，保證文件運(yùn)行的安全可靠。工作的人員承擔(dān)。如發(fā)現(xiàn)這類現(xiàn)象，要及時(shí)查明原。不簽收，待送文單位查明原因后再予簽收，以防出錯(cuò)。拆封，應(yīng)視各個(gè)單位的不同情況，根據(jù)授權(quán)辦理。封筒內(nèi)文件少時(shí)，可先將封筒立起，將文件順到一端，然后從上方。剪開；封筒內(nèi)文件多而不便在封口處剪的，可順著封筒的側(cè)面慢慢剪開。認(rèn)真檢查，防止文件或附件、單頁遺留在封筒內(nèi)。如遇封筒內(nèi)未裝文件的情況，分類時(shí)可將直接上級單位的來文和直接下級單位的來文放在最突出的

　　

【正文】 其實(shí)在擬稿之后就已開始，文件草稿每經(jīng)一次負(fù)責(zé)人審閱，都是一次核稿。這里所說的核稿，則專指文件草稿在送交領(lǐng)導(dǎo)人最后審批簽 發(fā)之前，由辦公室對文稿的內(nèi)容、體式等所做的全面審核檢查工作。核稿工作的目的是保證文件的質(zhì)量，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)在審閱、修改文件時(shí)花費(fèi)的時(shí)間和精力。 核稿是發(fā)文處理程序中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是提高文件質(zhì)量的關(guān)鍵。核稿工作一般由專人負(fù)責(zé)。 (2)核稿程序 核稿程序，即核稿步驟，是保證核稿質(zhì)量的重要措施。按程度核稿，可以減少遺漏，因而可以最大限度地糾正文稿中的不足。 ①初步閱讀 核稿員收到文稿后，按照文稿送來的先后次序和輕重緩急，先粗看一兩遍，初步了解和弄清公文文稿的來龍去脈和基本精神，掌握其內(nèi)容大意。遇到不懂的地方或者有疑問 的地方，先在文稿旁邊用鉛筆輕輕做個(gè)記號(hào)，待正式審核后，一并提出查詢。如發(fā)現(xiàn)有明顯的錯(cuò)別字或?qū)?biāo)點(diǎn)符號(hào)使用不當(dāng)?shù)模部神R上糾正。初步閱覽如果發(fā)現(xiàn)問題較多需要會(huì)稿時(shí)，再約集有關(guān)人員會(huì)稿，認(rèn)為沒必要會(huì)稿時(shí)，便可開始審稿。 ②審稿 公文的審稿內(nèi)容前面已經(jīng)敘述過了，這里要特別強(qiáng)調(diào)公文標(biāo)題，結(jié)構(gòu)格式及文內(nèi)數(shù)字、計(jì)量單位等。 公文標(biāo)題一定要簡要、準(zhǔn)確，使人一目了然，要符合規(guī)范。尤其是層層轉(zhuǎn)發(fā)的文件，可以用自擬摘要的辦法解決。 公文結(jié)構(gòu)、格式一般要由核稿人核準(zhǔn)。尤其是密級、緩急程度、主送單位、抄送單位、印刷份數(shù)、版記等，一 定要按照規(guī)定要求核準(zhǔn)填好。公文中應(yīng)用法定計(jì)量單位。 ③復(fù)核 公文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā) (有的經(jīng)有關(guān)會(huì)議討論 )后，核稿人員有必要在文字上做“順一順”的工作，這是公文工作必不可少的步驟。因?yàn)橐恍╊I(lǐng)導(dǎo)在審批文稿時(shí)，多注意文稿的內(nèi)容，修改、增刪之處，多屬于內(nèi)容方面的問題。至于文字技術(shù)方面，一般則不大注意精雕細(xì)刻。領(lǐng)導(dǎo)修改、增刪之處，文字是否順暢，上下是否銜接，語法是否嚴(yán)謹(jǐn)，標(biāo)點(diǎn)是否妥當(dāng)，作為擔(dān)負(fù)文稿審核工作的秘書部門，應(yīng)當(dāng)再“過一過”、“順一順”，需要調(diào)整的做些調(diào)整，需要加工潤色的作些加工潤色。但是，做這項(xiàng)工作必須仔細(xì)斟酌， 謹(jǐn)慎從事，不得損傷原意，無把握的還需請示領(lǐng)導(dǎo)。變動(dòng)較大之處還應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。在內(nèi)容上，領(lǐng)導(dǎo)修改、增刪之處，有時(shí)也會(huì)出現(xiàn)失誤的情況。遇到這種情況，辦公部門應(yīng)及時(shí)將有關(guān)情況向領(lǐng)導(dǎo)反映，大膽而審慎地提出建議，在征得領(lǐng)導(dǎo)同意后，細(xì)心而負(fù)責(zé)地彌補(bǔ)漏誤。這樣做的目的，在于使發(fā)出的文件，內(nèi)容更準(zhǔn)確、質(zhì)量更高。但是必須注意，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自處理。 ④確定主題詞 所謂主題詞一般是指反映特定主題概念、規(guī)范化的名詞或名詞性詞組。主題詞是為了計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)和檢索方便而設(shè)的。標(biāo)注主題詞通常是選用主題詞表中規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)化詞匯。我國已出版 了含十萬條主題詞的《詞語主題詞表》。 ⑤發(fā)文前的檢查 文件經(jīng)簽發(fā)、復(fù)核、登記、打印后，在分發(fā)之前，核稿員或?qū)９苋诉€要再檢查一遍。檢查的內(nèi)容除文字外，還包括版面設(shè)計(jì)、紙張、印刷質(zhì)量、裝訂質(zhì)量等。這項(xiàng)工作可與收發(fā)員一起處理，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決，決不能敷衍了事，否則，文件一經(jīng)發(fā)出，出現(xiàn)問題就不好挽回了。 送審又稱呈批，即將經(jīng)過認(rèn)真審核確認(rèn)無誤的文稿報(bào)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。送審時(shí)，應(yīng)以簡要文字說明該稿中的重要情況和需要領(lǐng)導(dǎo)決斷的疑難問題。同時(shí)，附送原件和重要的征求意見清樣稿。文稿送出后，要隨時(shí)掌握批轉(zhuǎn)去向，適時(shí)催詢審批結(jié)果，以免貽誤工作。 (1)什舉是策發(fā) 簽發(fā)是指領(lǐng)導(dǎo)人對擬以本單位或本部門名義發(fā)出的文件送審稿簽署表示核準(zhǔn)的意見。簽發(fā)是文件形成的最后一個(gè)關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。文件經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)人核準(zhǔn)簽發(fā)后即已生效，簽發(fā)人對文件負(fù)有完全責(zé)任。 審批權(quán)限的一般原則包括：涉及全局性的重要文件，由主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，或者經(jīng)過會(huì)議討論通過后，再由主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)；涉及其中一方面問題的文件，由主管領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)；對于一般事務(wù)性文 (函 )件，授權(quán)相關(guān)人員代簽發(fā)。 (2)策發(fā)注意亊項(xiàng) 領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)公文應(yīng)注意以下幾點(diǎn)： ①簽發(fā)人對文件負(fù)有完全的責(zé) 任，因此，必須對文稿從內(nèi)容到文字進(jìn)行嚴(yán)格的審核和修改，確保準(zhǔn)確無誤。 ②簽發(fā)意見要明確、具體。一般要在分文稿頭紙“簽發(fā)”一欄簽署“發(fā)”、“同意”、“速印發(fā)”、“限日內(nèi)發(fā)出”等字樣，并寫上自己的姓名全稱和年月日，以示負(fù)責(zé)。如果是經(jīng)過會(huì)議討論通過的，還應(yīng)注明：“經(jīng)會(huì)議討論通過，同意印發(fā)”。如果認(rèn)為文稿尚需其他領(lǐng)導(dǎo)人或主要領(lǐng)導(dǎo)人一閱時(shí)，還應(yīng)注明“請閱后發(fā)”。 ③有些文件可簽在文件的落款處，即在本人職務(wù)名稱后空兩格書寫姓名，直接將此件發(fā)出。 ④不能用畫圈代替簽發(fā)意見，即使“請閱后發(fā)”的文稿也不能僅僅畫個(gè)圈。圈，誰都可以畫，往往分不清是誰畫的。因此，一定要簽署自己的姓名。 ⑤修改、簽發(fā)文稿時(shí)，應(yīng)使用鋼筆或毛筆，并力求字跡清楚。修改意見要寫在裝訂線的右側(cè)，簽發(fā)位置應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)。不要把修改意見和簽發(fā)意見寫在文稿左側(cè)裝訂線以外或裝訂線上。 ⑥除非特別緊急，領(lǐng)導(dǎo)人一般不要接收和簽發(fā)未經(jīng)辦公部門核稿并提出送審意見的文稿。 定稿也稱為原稿 (件 )，是經(jīng)過審閱，負(fù)責(zé)人簽發(fā)或會(huì)議正式討論通過的完成稿。定稿是文件的標(biāo)準(zhǔn)稿本，是進(jìn)行發(fā)文登記和繕印的依據(jù)。經(jīng)過多次草擬形成的文件最后一稿并有領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)的才為定稿。已 經(jīng)正式發(fā)布的文件，日后又重新修改時(shí)，須保留原來的定稿，不可將原來的定稿作為草稿而在上面修改?？梢岳脧?fù)制件作為草稿，進(jìn)行修改補(bǔ)充，并重新報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。 文件在簽發(fā)之后、發(fā)出之前必須進(jìn)行登記，編發(fā)文號(hào)、記載發(fā)文范圍、印制數(shù)量、發(fā)出方法等，對有些不需編正式文號(hào)的文，也應(yīng)予以登記，以備查找。 發(fā)文登記有卡片式、活頁式、賬簿式等形式。各單位可以根據(jù)自己的具體情況和工作習(xí)慣采用適當(dāng)?shù)牡怯浶问?。從發(fā)文處理的實(shí)踐看采用簿式登記比較適用，既方便查找又利于保存，因此這種形式用得比較多。在簿式登記中，又有“ 一文一賬式”和“一賬多文式”之分。 (1)“一文一賬”式登讓簿 由《發(fā)文目錄》和《發(fā)文明細(xì)賬》兩個(gè)部分組成。項(xiàng)目包括文件號(hào)、文件標(biāo)題、簽發(fā)人、擬稿部門、密級、發(fā)文范圍、份數(shù)、登記日期、發(fā)出日期、封套號(hào)等。在《發(fā)文明細(xì)賬》上除上述項(xiàng)目外，還可將經(jīng)常發(fā)給文件的本單位領(lǐng)導(dǎo)的姓名、直屬部門和下級單位的名稱一并印好。不經(jīng)常發(fā)給文件的單位，可留下空格隨時(shí)填寫。在進(jìn)行登記時(shí)，一般先在發(fā)文目錄上登記。發(fā)往單位不多，如只報(bào)上級單位或發(fā)往某一單位時(shí)，只在發(fā)文簿目錄的發(fā)放范圍中標(biāo)明即可。發(fā)往單位較多時(shí)，則要在《發(fā)文明細(xì)賬》中一一 寫明，并在目錄中“發(fā)文賬頁碼”欄內(nèi)標(biāo)明發(fā)文明細(xì)賬頁數(shù)。發(fā)文賬項(xiàng)目比較復(fù)雜，要準(zhǔn)確掌握其含義和要求認(rèn)真填寫。現(xiàn)做說明如下： ①“文件號(hào)”。是指所發(fā)文件的正式編號(hào)，每年從一號(hào)開始，按發(fā)文順序，依次編號(hào)。 ②“文件標(biāo)題”。文件如有標(biāo)題，可將標(biāo)題直接填入，盡量不要簡化。無標(biāo)題文件，要做一簡短的摘要填入。 ③“簽發(fā)人”。是指所發(fā)文件由哪位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的。要填寫姓名全稱，不要只填寫姓名或姓與職務(wù)的合稱。如屬會(huì)議或集體討論議定的，也要做一說明。 ④“擬稿部門”。是指所發(fā)文件的起草單位。 ⑤“密級”。是指所發(fā)文件的密級，沒有密 級的不填。 ⑥“發(fā)放范圍”。指發(fā)文的發(fā)至界限或受文圈。如該文按級限下發(fā)，可填作“發(fā)至級”。上報(bào)文件，可簡單寫明上報(bào)范圍，具體發(fā)往單位和所發(fā)份數(shù)，寫在分發(fā)明細(xì)賬頁中。如發(fā)往單位很少，只在“發(fā)放范圍”一欄中注明即可。 ⑦“封套號(hào)”。是指所發(fā)文件裝封后在封皮上編的號(hào)。 ⑧“登記日期”。是指文件發(fā)出的時(shí)間。填上發(fā)出時(shí)間，即表明該文已經(jīng)發(fā)出。 (2)“一賬多文”式登讓簿 “一賬多文”式登記簿的主要項(xiàng)目包括文件號(hào)、文件標(biāo)題、簽發(fā)人、擬稿部門、密級、總印數(shù)、分發(fā)情況、歸檔、余存、發(fā)出日期、封套號(hào)、備注等。 做好發(fā)文登 記工作，還注意以下幾點(diǎn)：一是對收到的發(fā)文稿，登記前要仔細(xì)檢查領(lǐng)導(dǎo)是否簽發(fā)，有無密級，發(fā)放范圍是否明確，主、附件是否齊備。沒有領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的不予登記，有不清楚之處要及時(shí)弄清。二是要認(rèn)真填寫登記項(xiàng)目，字跡清晰，內(nèi)容完整，不要隨意漏項(xiàng)或草率行事。三是登記要分類，不能不同種類的文件混合登記在一起。 (1)繕印的要求 繕印是指對外發(fā)出的文件，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的定稿，經(jīng)過繕寫、打字或印刷而制成正式文本。 經(jīng)過繕印的文件是發(fā)文處理的最后成品。它將代表本單位的意見對外發(fā)生效力。因此，繕印工作必須認(rèn)真、細(xì)致，保證質(zhì)量。不僅 要文字準(zhǔn)確、字跡清晰，而且要做到規(guī)范化，符合公文體式，還要頁面整潔、美觀大方，字體大小疏密相宜等，以便閱讀和管理。 (2)繕印工作應(yīng)注意的亊項(xiàng) ①忠實(shí)于原稿 繕印文件必須以經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的定稿為依據(jù)，要忠實(shí)于原稿，不得隨意改動(dòng)。須注意字體工整、標(biāo)點(diǎn)清楚，使用規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)簡化字，不要寫怪字、草字、自創(chuàng)的簡筆字等。同一份文件中的數(shù)目字，繕印時(shí)應(yīng)前后統(tǒng)一使用一種書寫字體，不要有時(shí)用阿拉伯?dāng)?shù)字，有時(shí)又用小寫的漢字。 ②注意保密 機(jī)密文件一律由機(jī)要打字員和單位印刷廠 (室 )負(fù)責(zé)，沒有印刷廠 (室 )的，要送有機(jī)要車間的印刷廠印 刷，不準(zhǔn)到一般印刷廠、謄印社、照像館、繕印或復(fù)制。文稿與印制的文件和未裝訂的單頁均應(yīng)注意安全保管，并須對底版、蠟紙、廢頁、清樣等嚴(yán)格管理、及時(shí)監(jiān)銷，防止失密泄密。 ③卷面整潔完整 繕印文件要注意保護(hù)原稿，不得涂抹污損，更不得丟失。 ④裝訂得法 多頁文件的裝訂，須注意檢查有無缺頁、倒置頁等，并盡量采用膠粘法，避免使用書釘裝訂，以免日后立卷歸檔時(shí)拆掉金屬釘?shù)穆闊┗蛟斐蓳p壞文件。采用書釘裝訂時(shí)，應(yīng)注意頁邊對齊，上下兩個(gè)書釘?shù)奈恢脩?yīng)在同一直線上，既要裝釘牢固，又要方便翻頁和閱讀。 ⑤文件緊湊 為了防止正文與落款，印 章脫節(jié)，盡可能避免大塊空頁，如有空頁，要在空白處注明“此頁無正文”。 (1)用印的定丿 用印也稱“蓋印”。是指在制成的公文上加蓋單位印章。單位印章是代表單位職權(quán)的一種憑證和標(biāo)志，公文上加蓋了印章，才能產(chǎn)生相應(yīng)的效力。蓋印多用于一般的文件信函和文據(jù)憑證。單位的印章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，叫作監(jiān)印。 (2)用印時(shí)要注意的亊項(xiàng) ①首先檢查原稿上有無領(lǐng)導(dǎo)人簽字。有領(lǐng)導(dǎo)人簽字并確認(rèn)符合規(guī)定的，才能在制成的公文上加蓋單位印章。 ②加蓋印章的公文份數(shù)要與原稿標(biāo)明印刷份數(shù)相同，多余份數(shù)可不蓋章。 ③用印位置應(yīng)在落款 正中央，上不壓正文，下要壓日期。即印章下沿要稍稍壓蓋在落款年月之上，稱之謂“齊年蓋月”。 ④印章必須端正、清晰。蓋印時(shí)要穩(wěn)當(dāng)，對好方位，切勿歪斜或顛倒。同時(shí)注意沾印泥不要過多，沾一次印泥也不要連續(xù)多次蓋印，以免印章字跡模糊不清。 ⑤以單位領(lǐng)導(dǎo)人名義行文時(shí)，應(yīng)在本人職務(wù)名稱后空二字簽署姓名并加蓋個(gè)人圖章。 分裝，是指文件印成后按發(fā)文登記的范圍進(jìn)行分發(fā)和裝封。分裝工作是發(fā)文處理工作的重要環(huán)節(jié)，要求準(zhǔn)確迅速。 分裝工作看起來很簡單，但也有其內(nèi)在的規(guī)律性。分裝工作是否科學(xué)，將直接影響分裝的效率和質(zhì)量。科 學(xué)的分裝程序應(yīng)當(dāng)是：填寫發(fā)文通知單、揀配信封、檢查文件、裝封、封口等。 (1)填寫發(fā)文通知單 發(fā)文通知單是指發(fā)文時(shí)填寫的發(fā)文清單。收文單位可以按照發(fā)文通知單核對所收到的文件，便于發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與發(fā)文單位聯(lián)系。發(fā)文通知單主要有兩種類型： ①雙聯(lián)式發(fā)文通知單 這種通知單一式兩聯(lián)，第一聯(lián)作存根，由發(fā)文單位保存；第二聯(lián)是發(fā)文回執(zhí)，要求收文單位核對簽收后及時(shí)退給發(fā)文單位。使用雙聯(lián)式發(fā)文通知單，能對文件在發(fā) — 收過程中的安全準(zhǔn)確，起到重要的保證作用，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真運(yùn)用。 ②單聯(lián)式發(fā)文通知單 這種通知單和雙聯(lián)式發(fā)文通知單的項(xiàng)目相 同，所不同的是它只有一聯(lián)，發(fā)文單位不留底，只將發(fā)出的文件情況通知收文單位，不要求收文單位退回通知單。收文單位可以按通知單核對文件，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與發(fā)文單位聯(lián)系，以采取必要的補(bǔ)救措施。單聯(lián)式發(fā)文通知單所起的作用和雙聯(lián)式發(fā)文通知單是一樣的，好處是省去了收文單位退回執(zhí)的手續(xù)，不足是發(fā)文單位很難掌握發(fā)文中存在的問題。 從發(fā)文工作實(shí)踐看，這兩種方式，各單位均可酌情選用。但無論采用哪種方式，都要保證通知單的準(zhǔn)確無誤。填寫發(fā)文通知單最好在文件印出前完成。這樣可以節(jié)省時(shí)間，提高分發(fā)效率。通知單是要隨同文件一并裝入封筒內(nèi) ，如同時(shí)發(fā)出幾個(gè)文件，就將所發(fā)的文件全寫在同一通知單上。遇有無文號(hào)的文件，應(yīng)將文件標(biāo)題或內(nèi)容摘要寫在通知單上，以便核對。 (2)揀封 揀封是指發(fā)文前按文件發(fā)放范圍揀配封筒的工作。 ①封筒書寫方法 封筒的書寫方法同一般書信封皮的書寫方法相同。 橫著書寫時(shí)，收文單位名稱要寫在上邊靠左側(cè)，收文單位辦公部門的名稱寫中間，發(fā)文單位名稱寫在下面靠右側(cè)。豎著書寫時(shí)，收文單位名稱寫在右側(cè)靠上，收文單位辦公部門的名稱寫在中間，發(fā)文單位名稱寫在左側(cè)靠下。 ②書寫封皮時(shí)應(yīng)注意事項(xiàng) 、毛筆或標(biāo)準(zhǔn)圓珠筆，不能使 用鉛筆。字跡要工整、清晰，不要亂用簡化字、同音字。 “親啟”件外，一般應(yīng)寫受文單位或單位辦公室收，以便對方及時(shí)處理。因?yàn)閷懢唧w領(lǐng)導(dǎo)人名字，秘書人員不能開拆，可能由于領(lǐng)導(dǎo)不在而誤事。書寫收文單位要寫全稱，并標(biāo)明所在地點(diǎn)。不能隨意簡化，以防錯(cuò)郵錯(cuò)投。 ，不要寫得靠近封口，防止粘封時(shí)將收文單位的前一、二字折到封筒后面去。 ③封皮蓋戳 封筒揀齊配套后，要在封皮左上角蓋上密級戳記，并寫明封套號(hào)，如屬急件還應(yīng)在封皮上加蓋急件戳記。 (3)檢查 為保證發(fā)文分裝準(zhǔn)確迅速，秘書人員在分裝前 應(yīng)對所發(fā)文件進(jìn)行認(rèn)真檢查。檢查的內(nèi)容主要有： ①查文件份數(shù) 對于待發(fā)的文件要按確定的印數(shù)進(jìn)行清點(diǎn)，檢查總印