【導讀】收文是指收進外部送達本單位的公務文件和材料。收文處理是辦公室工作的重要組成部分，任何單位都離不開這項工作。后要組織文件運行，直至閱辦完畢的全過程。擬辦、批辦、篩選、分送、傳閱、催辦、承辦和收集等。在較大的組織一般分為外接收和內(nèi)接收。接收是由收發(fā)室負責，主要接收普通信件。接收機要通信部門和專人送達的文件和材料。室接收，交秘書部門統(tǒng)一處理。目的是明確交接雙方的責任，保證文件運行的安全可靠。工作的人員承擔。如發(fā)現(xiàn)這類現(xiàn)象，要及時查明原。不簽收，待送文單位查明原因后再予簽收，以防出錯。拆封，應視各個單位的不同情況，根據(jù)授權辦理。封筒內(nèi)文件少時，可先將封筒立起，將文件順到一端，然后從上方。剪開；封筒內(nèi)文件多而不便在封口處剪的，可順著封筒的側(cè)面慢慢剪開。認真檢查，防止文件或附件、單頁遺留在封筒內(nèi)。如遇封筒內(nèi)未裝文件的情況，分類時可將直接上級單位的來文和直接下級單位的來文放在最突出的

　　

【正文】 其實在擬稿之后就已開始，文件草稿每經(jīng)一次負責人審閱，都是一次核稿。這里所說的核稿，則專指文件草稿在送交領導人最后審批簽 發(fā)之前，由辦公室對文稿的內(nèi)容、體式等所做的全面審核檢查工作。核稿工作的目的是保證文件的質(zhì)量，節(jié)省領導在審閱、修改文件時花費的時間和精力。 核稿是發(fā)文處理程序中的一個重要環(huán)節(jié)，是提高文件質(zhì)量的關鍵。核稿工作一般由專人負責。 (2)核稿程序 核稿程序，即核稿步驟，是保證核稿質(zhì)量的重要措施。按程度核稿，可以減少遺漏，因而可以最大限度地糾正文稿中的不足。 ①初步閱讀 核稿員收到文稿后，按照文稿送來的先后次序和輕重緩急，先粗看一兩遍，初步了解和弄清公文文稿的來龍去脈和基本精神，掌握其內(nèi)容大意。遇到不懂的地方或者有疑問 的地方，先在文稿旁邊用鉛筆輕輕做個記號，待正式審核后，一并提出查詢。如發(fā)現(xiàn)有明顯的錯別字或?qū)它c符號使用不當?shù)?，也可馬上糾正。初步閱覽如果發(fā)現(xiàn)問題較多需要會稿時，再約集有關人員會稿，認為沒必要會稿時，便可開始審稿。 ②審稿 公文的審稿內(nèi)容前面已經(jīng)敘述過了，這里要特別強調(diào)公文標題，結(jié)構格式及文內(nèi)數(shù)字、計量單位等。 公文標題一定要簡要、準確，使人一目了然，要符合規(guī)范。尤其是層層轉(zhuǎn)發(fā)的文件，可以用自擬摘要的辦法解決。 公文結(jié)構、格式一般要由核稿人核準。尤其是密級、緩急程度、主送單位、抄送單位、印刷份數(shù)、版記等，一 定要按照規(guī)定要求核準填好。公文中應用法定計量單位。 ③復核 公文稿經(jīng)領導簽發(fā) (有的經(jīng)有關會議討論 )后，核稿人員有必要在文字上做“順一順”的工作，這是公文工作必不可少的步驟。因為一些領導在審批文稿時，多注意文稿的內(nèi)容，修改、增刪之處，多屬于內(nèi)容方面的問題。至于文字技術方面，一般則不大注意精雕細刻。領導修改、增刪之處，文字是否順暢，上下是否銜接，語法是否嚴謹，標點是否妥當，作為擔負文稿審核工作的秘書部門，應當再“過一過”、“順一順”，需要調(diào)整的做些調(diào)整，需要加工潤色的作些加工潤色。但是，做這項工作必須仔細斟酌， 謹慎從事，不得損傷原意，無把握的還需請示領導。變動較大之處還應向領導匯報。在內(nèi)容上，領導修改、增刪之處，有時也會出現(xiàn)失誤的情況。遇到這種情況，辦公部門應及時將有關情況向領導反映，大膽而審慎地提出建議，在征得領導同意后，細心而負責地彌補漏誤。這樣做的目的，在于使發(fā)出的文件，內(nèi)容更準確、質(zhì)量更高。但是必須注意，未經(jīng)領導批準，不得擅自處理。 ④確定主題詞 所謂主題詞一般是指反映特定主題概念、規(guī)范化的名詞或名詞性詞組。主題詞是為了計算機存儲和檢索方便而設的。標注主題詞通常是選用主題詞表中規(guī)定的標準化詞匯。我國已出版 了含十萬條主題詞的《詞語主題詞表》。 ⑤發(fā)文前的檢查 文件經(jīng)簽發(fā)、復核、登記、打印后，在分發(fā)之前，核稿員或?qū)９苋诉€要再檢查一遍。檢查的內(nèi)容除文字外，還包括版面設計、紙張、印刷質(zhì)量、裝訂質(zhì)量等。這項工作可與收發(fā)員一起處理，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決，決不能敷衍了事，否則，文件一經(jīng)發(fā)出，出現(xiàn)問題就不好挽回了。 送審又稱呈批，即將經(jīng)過認真審核確認無誤的文稿報送有關領導審批簽發(fā)。送審時，應以簡要文字說明該稿中的重要情況和需要領導決斷的疑難問題。同時，附送原件和重要的征求意見清樣稿。文稿送出后，要隨時掌握批轉(zhuǎn)去向，適時催詢審批結(jié)果，以免貽誤工作。 (1)什舉是策發(fā) 簽發(fā)是指領導人對擬以本單位或本部門名義發(fā)出的文件送審稿簽署表示核準的意見。簽發(fā)是文件形成的最后一個關鍵性環(huán)節(jié)。文件經(jīng)過領導人核準簽發(fā)后即已生效，簽發(fā)人對文件負有完全責任。 審批權限的一般原則包括：涉及全局性的重要文件，由主要領導人簽發(fā)，或者經(jīng)過會議討論通過后，再由主要領導人簽發(fā)；涉及其中一方面問題的文件，由主管領導人簽發(fā)；對于一般事務性文 (函 )件，授權相關人員代簽發(fā)。 (2)策發(fā)注意亊項 領導人簽發(fā)公文應注意以下幾點： ①簽發(fā)人對文件負有完全的責 任，因此，必須對文稿從內(nèi)容到文字進行嚴格的審核和修改，確保準確無誤。 ②簽發(fā)意見要明確、具體。一般要在分文稿頭紙“簽發(fā)”一欄簽署“發(fā)”、“同意”、“速印發(fā)”、“限日內(nèi)發(fā)出”等字樣，并寫上自己的姓名全稱和年月日，以示負責。如果是經(jīng)過會議討論通過的，還應注明：“經(jīng)會議討論通過，同意印發(fā)”。如果認為文稿尚需其他領導人或主要領導人一閱時，還應注明“請閱后發(fā)”。 ③有些文件可簽在文件的落款處，即在本人職務名稱后空兩格書寫姓名，直接將此件發(fā)出。 ④不能用畫圈代替簽發(fā)意見，即使“請閱后發(fā)”的文稿也不能僅僅畫個圈。圈，誰都可以畫，往往分不清是誰畫的。因此，一定要簽署自己的姓名。 ⑤修改、簽發(fā)文稿時，應使用鋼筆或毛筆，并力求字跡清楚。修改意見要寫在裝訂線的右側(cè)，簽發(fā)位置應在規(guī)定的范圍內(nèi)。不要把修改意見和簽發(fā)意見寫在文稿左側(cè)裝訂線以外或裝訂線上。 ⑥除非特別緊急，領導人一般不要接收和簽發(fā)未經(jīng)辦公部門核稿并提出送審意見的文稿。 定稿也稱為原稿 (件 )，是經(jīng)過審閱，負責人簽發(fā)或會議正式討論通過的完成稿。定稿是文件的標準稿本，是進行發(fā)文登記和繕印的依據(jù)。經(jīng)過多次草擬形成的文件最后一稿并有領導審批簽發(fā)的才為定稿。已 經(jīng)正式發(fā)布的文件，日后又重新修改時，須保留原來的定稿，不可將原來的定稿作為草稿而在上面修改?？梢岳脧椭萍鳛椴莞?，進行修改補充，并重新報有關領導審批簽發(fā)。 文件在簽發(fā)之后、發(fā)出之前必須進行登記，編發(fā)文號、記載發(fā)文范圍、印制數(shù)量、發(fā)出方法等，對有些不需編正式文號的文，也應予以登記，以備查找。 發(fā)文登記有卡片式、活頁式、賬簿式等形式。各單位可以根據(jù)自己的具體情況和工作習慣采用適當?shù)牡怯浶问?。從發(fā)文處理的實踐看采用簿式登記比較適用，既方便查找又利于保存，因此這種形式用得比較多。在簿式登記中，又有“ 一文一賬式”和“一賬多文式”之分。 (1)“一文一賬”式登讓簿 由《發(fā)文目錄》和《發(fā)文明細賬》兩個部分組成。項目包括文件號、文件標題、簽發(fā)人、擬稿部門、密級、發(fā)文范圍、份數(shù)、登記日期、發(fā)出日期、封套號等。在《發(fā)文明細賬》上除上述項目外，還可將經(jīng)常發(fā)給文件的本單位領導的姓名、直屬部門和下級單位的名稱一并印好。不經(jīng)常發(fā)給文件的單位，可留下空格隨時填寫。在進行登記時，一般先在發(fā)文目錄上登記。發(fā)往單位不多，如只報上級單位或發(fā)往某一單位時，只在發(fā)文簿目錄的發(fā)放范圍中標明即可。發(fā)往單位較多時，則要在《發(fā)文明細賬》中一一 寫明，并在目錄中“發(fā)文賬頁碼”欄內(nèi)標明發(fā)文明細賬頁數(shù)。發(fā)文賬項目比較復雜，要準確掌握其含義和要求認真填寫?，F(xiàn)做說明如下： ①“文件號”。是指所發(fā)文件的正式編號，每年從一號開始，按發(fā)文順序，依次編號。 ②“文件標題”。文件如有標題，可將標題直接填入，盡量不要簡化。無標題文件，要做一簡短的摘要填入。 ③“簽發(fā)人”。是指所發(fā)文件由哪位領導簽發(fā)的。要填寫姓名全稱，不要只填寫姓名或姓與職務的合稱。如屬會議或集體討論議定的，也要做一說明。 ④“擬稿部門”。是指所發(fā)文件的起草單位。 ⑤“密級”。是指所發(fā)文件的密級，沒有密 級的不填。 ⑥“發(fā)放范圍”。指發(fā)文的發(fā)至界限或受文圈。如該文按級限下發(fā)，可填作“發(fā)至級”。上報文件，可簡單寫明上報范圍，具體發(fā)往單位和所發(fā)份數(shù)，寫在分發(fā)明細賬頁中。如發(fā)往單位很少，只在“發(fā)放范圍”一欄中注明即可。 ⑦“封套號”。是指所發(fā)文件裝封后在封皮上編的號。 ⑧“登記日期”。是指文件發(fā)出的時間。填上發(fā)出時間，即表明該文已經(jīng)發(fā)出。 (2)“一賬多文”式登讓簿 “一賬多文”式登記簿的主要項目包括文件號、文件標題、簽發(fā)人、擬稿部門、密級、總印數(shù)、分發(fā)情況、歸檔、余存、發(fā)出日期、封套號、備注等。 做好發(fā)文登 記工作，還注意以下幾點：一是對收到的發(fā)文稿，登記前要仔細檢查領導是否簽發(fā)，有無密級，發(fā)放范圍是否明確，主、附件是否齊備。沒有領導簽發(fā)的不予登記，有不清楚之處要及時弄清。二是要認真填寫登記項目，字跡清晰，內(nèi)容完整，不要隨意漏項或草率行事。三是登記要分類，不能不同種類的文件混合登記在一起。 (1)繕印的要求 繕印是指對外發(fā)出的文件，根據(jù)領導簽發(fā)的定稿，經(jīng)過繕寫、打字或印刷而制成正式文本。 經(jīng)過繕印的文件是發(fā)文處理的最后成品。它將代表本單位的意見對外發(fā)生效力。因此，繕印工作必須認真、細致，保證質(zhì)量。不僅 要文字準確、字跡清晰，而且要做到規(guī)范化，符合公文體式，還要頁面整潔、美觀大方，字體大小疏密相宜等，以便閱讀和管理。 (2)繕印工作應注意的亊項 ①忠實于原稿 繕印文件必須以經(jīng)領導人簽發(fā)的定稿為依據(jù)，要忠實于原稿，不得隨意改動。須注意字體工整、標點清楚，使用規(guī)定的標準簡化字，不要寫怪字、草字、自創(chuàng)的簡筆字等。同一份文件中的數(shù)目字，繕印時應前后統(tǒng)一使用一種書寫字體，不要有時用阿拉伯數(shù)字，有時又用小寫的漢字。 ②注意保密 機密文件一律由機要打字員和單位印刷廠 (室 )負責，沒有印刷廠 (室 )的，要送有機要車間的印刷廠印 刷，不準到一般印刷廠、謄印社、照像館、繕印或復制。文稿與印制的文件和未裝訂的單頁均應注意安全保管，并須對底版、蠟紙、廢頁、清樣等嚴格管理、及時監(jiān)銷，防止失密泄密。 ③卷面整潔完整 繕印文件要注意保護原稿，不得涂抹污損，更不得丟失。 ④裝訂得法 多頁文件的裝訂，須注意檢查有無缺頁、倒置頁等，并盡量采用膠粘法，避免使用書釘裝訂，以免日后立卷歸檔時拆掉金屬釘?shù)穆闊┗蛟斐蓳p壞文件。采用書釘裝訂時，應注意頁邊對齊，上下兩個書釘?shù)奈恢脩谕恢本€上，既要裝釘牢固，又要方便翻頁和閱讀。 ⑤文件緊湊 為了防止正文與落款，印 章脫節(jié)，盡可能避免大塊空頁，如有空頁，要在空白處注明“此頁無正文”。 (1)用印的定丿 用印也稱“蓋印”。是指在制成的公文上加蓋單位印章。單位印章是代表單位職權的一種憑證和標志，公文上加蓋了印章，才能產(chǎn)生相應的效力。蓋印多用于一般的文件信函和文據(jù)憑證。單位的印章應指定專人負責保管，叫作監(jiān)印。 (2)用印時要注意的亊項 ①首先檢查原稿上有無領導人簽字。有領導人簽字并確認符合規(guī)定的，才能在制成的公文上加蓋單位印章。 ②加蓋印章的公文份數(shù)要與原稿標明印刷份數(shù)相同，多余份數(shù)可不蓋章。 ③用印位置應在落款 正中央，上不壓正文，下要壓日期。即印章下沿要稍稍壓蓋在落款年月之上，稱之謂“齊年蓋月”。 ④印章必須端正、清晰。蓋印時要穩(wěn)當，對好方位，切勿歪斜或顛倒。同時注意沾印泥不要過多，沾一次印泥也不要連續(xù)多次蓋印，以免印章字跡模糊不清。 ⑤以單位領導人名義行文時，應在本人職務名稱后空二字簽署姓名并加蓋個人圖章。 分裝，是指文件印成后按發(fā)文登記的范圍進行分發(fā)和裝封。分裝工作是發(fā)文處理工作的重要環(huán)節(jié)，要求準確迅速。 分裝工作看起來很簡單，但也有其內(nèi)在的規(guī)律性。分裝工作是否科學，將直接影響分裝的效率和質(zhì)量。科 學的分裝程序應當是：填寫發(fā)文通知單、揀配信封、檢查文件、裝封、封口等。 (1)填寫發(fā)文通知單 發(fā)文通知單是指發(fā)文時填寫的發(fā)文清單。收文單位可以按照發(fā)文通知單核對所收到的文件，便于發(fā)現(xiàn)問題，及時與發(fā)文單位聯(lián)系。發(fā)文通知單主要有兩種類型： ①雙聯(lián)式發(fā)文通知單 這種通知單一式兩聯(lián)，第一聯(lián)作存根，由發(fā)文單位保存；第二聯(lián)是發(fā)文回執(zhí)，要求收文單位核對簽收后及時退給發(fā)文單位。使用雙聯(lián)式發(fā)文通知單，能對文件在發(fā) — 收過程中的安全準確，起到重要的保證作用，應當認真運用。 ②單聯(lián)式發(fā)文通知單 這種通知單和雙聯(lián)式發(fā)文通知單的項目相 同，所不同的是它只有一聯(lián)，發(fā)文單位不留底，只將發(fā)出的文件情況通知收文單位，不要求收文單位退回通知單。收文單位可以按通知單核對文件，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與發(fā)文單位聯(lián)系，以采取必要的補救措施。單聯(lián)式發(fā)文通知單所起的作用和雙聯(lián)式發(fā)文通知單是一樣的，好處是省去了收文單位退回執(zhí)的手續(xù)，不足是發(fā)文單位很難掌握發(fā)文中存在的問題。 從發(fā)文工作實踐看，這兩種方式，各單位均可酌情選用。但無論采用哪種方式，都要保證通知單的準確無誤。填寫發(fā)文通知單最好在文件印出前完成。這樣可以節(jié)省時間，提高分發(fā)效率。通知單是要隨同文件一并裝入封筒內(nèi) ，如同時發(fā)出幾個文件，就將所發(fā)的文件全寫在同一通知單上。遇有無文號的文件，應將文件標題或內(nèi)容摘要寫在通知單上，以便核對。 (2)揀封 揀封是指發(fā)文前按文件發(fā)放范圍揀配封筒的工作。 ①封筒書寫方法 封筒的書寫方法同一般書信封皮的書寫方法相同。 橫著書寫時，收文單位名稱要寫在上邊靠左側(cè)，收文單位辦公部門的名稱寫中間，發(fā)文單位名稱寫在下面靠右側(cè)。豎著書寫時，收文單位名稱寫在右側(cè)靠上，收文單位辦公部門的名稱寫在中間，發(fā)文單位名稱寫在左側(cè)靠下。 ②書寫封皮時應注意事項 、毛筆或標準圓珠筆，不能使 用鉛筆。字跡要工整、清晰，不要亂用簡化字、同音字。 “親啟”件外，一般應寫受文單位或單位辦公室收，以便對方及時處理。因為寫具體領導人名字，秘書人員不能開拆，可能由于領導不在而誤事。書寫收文單位要寫全稱，并標明所在地點。不能隨意簡化，以防錯郵錯投。 ，不要寫得靠近封口，防止粘封時將收文單位的前一、二字折到封筒后面去。 ③封皮蓋戳 封筒揀齊配套后，要在封皮左上角蓋上密級戳記，并寫明封套號，如屬急件還應在封皮上加蓋急件戳記。 (3)檢查 為保證發(fā)文分裝準確迅速，秘書人員在分裝前 應對所發(fā)文件進行認真檢查。檢查的內(nèi)容主要有： ①查文件份數(shù) 對于待發(fā)的文件要按確定的印數(shù)進行清點，檢查總印