【導(dǎo)讀】系的子體系，適用于公司的行政事務(wù)管理和信息管理。行政事務(wù)管理是公司各項工作的基礎(chǔ)保障，是公司管理水平的直接體現(xiàn)。信息管理是公司企業(yè)管理的重要方面。加強信息流管理，有利于信息的傳遞和共?！案鞑块T”是公司下設(shè)的綜合管理部、財務(wù)管理部等職能或業(yè)務(wù)部門；“本地項目公司”是指公司直屬的、不具有獨立法人資格的本地項目組織；“分管領(lǐng)導(dǎo)”是指公司高層管理層中分管或主管某項工作的人員；“部門負責(zé)人”除了另有說明外僅指各部門經(jīng)理；手冊的印發(fā)、保管、編制、修訂。將手冊提供給公司以外人員。手冊持有者離開本公司時，須將手冊交還綜合管理部，辦理核。末20日前反饋到綜合管理部，由綜合管理部組織有關(guān)部門進行修訂。

　　

【正文】 案情況，主動了解 公司 各項工作對利用檔案的需求，積極做好提供利用工作，為 公司 各項業(yè)務(wù)的開展提供依據(jù)性資料。 第十條 綜合管理部 要嚴格按照“八防”（防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲蛀、防強光、防過度干燥、防失密）的要求做好檔案的技術(shù)保護并定期檢查檔案保管情況。 第十一條 檔案柜內(nèi)不得存放與檔案無關(guān)的物品。 GMS 管理體系文件 行政 管理手冊 37 第四章 檔案的借閱和保密 第十二條 檔案資料一般不外借。需要外借的檔案，借閱人應(yīng)辦理借閱審批和登記手續(xù)。借閱、復(fù)印一般檔案，應(yīng)經(jīng) 綜合管理部 經(jīng)理批準；重要檔案（機密文件、證照等），需經(jīng) 公司 總經(jīng)理批準。 第十三條 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經(jīng) 綜合管理部 經(jīng)理和原形成檔案的部門經(jīng)理批準，方可借閱。 第十四條 借閱人員在抄寫、查閱檔案時，檔案管理員應(yīng)積極配合、協(xié)助，嚴禁擅離崗位。 第十五條 借閱人員要愛護檔案，按期歸還。借閱人員不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標注證，不得轉(zhuǎn)借、涂改和私自復(fù)印。私自復(fù)印者， 公司 經(jīng)查證屬實后給予“嚴重警告處分”。預(yù)期歸還者，檔案管理人員應(yīng)及時催收。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。 第十六條 檔案的保密 ㈠檔案管 理人員必須有嚴格的保密觀念，保證 公司 檔案的絕對安全。 ㈡檔案室要堅固，保管設(shè)備要符合保密要求。 ㈢合理劃分并調(diào)整檔案密級，嚴格履行借閱手續(xù)， 涉及 公司 重要信息的檔案 必須由 副 總經(jīng)理 以上領(lǐng)導(dǎo) 簽字后方可借閱， 涉及本部業(yè)務(wù)的 由部門負責(zé)人簽字后方可借閱， 涉及其它部門的由本部門負責(zé)人及相關(guān)部門負責(zé)人簽字方可借閱 。 ㈣經(jīng)常對員工進行保密教育，不斷增強保密觀念。檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。 ㈤企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借 檔案，檔案室審 第五章 檔案鑒定和移交 第十七條 公司 綜合管理部 檔案管理員、各部門、 項目公司 檔案管理員應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，定期對檔案進行鑒定，準確確定檔案的存毀。 第十八條 檔案的鑒定工作應(yīng)在 公司 主管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，由 公司 綜合管理部 和有關(guān)業(yè)務(wù)人員共同鑒定。失去保存價值的檔案，須由鑒定人員提出意見并登記造冊，經(jīng) 公司 主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由專人進行監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。 GMS 管理體系文件 行政 管理手冊 38 第十八條 檔案的移交工作需嚴格按照檔案館的規(guī)定，定期向檔案館移交。移交的檔案應(yīng)保留一份復(fù)印件以備查考。 第六章 附 則 第十九條 本 公司 人員 調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方可離開崗位。 第二十條 檔案人員應(yīng)積極開展檔案編研工作，積極配合 公司 有關(guān)部門編寫大事記、組織機構(gòu)沿革等，為 公司 品牌建設(shè)服務(wù)。 第二十一條 公司 所屬的各 項目公司 的檔案管理工作遵照本辦法執(zhí)行。 第二十二條 本辦法有七個附件，附件文件是本辦法的組成部分。 附件一：文書檔案管理細則 附件二：人事檔案管理細則 附件三：經(jīng)營檔案管理細則 附件四：會計檔案管理細則 附件五：工程技術(shù)檔案管理細則 附件六：影像檔案管理細則 附件七：實物檔案管理細則 第二十三條 本辦法有 綜合管理部 負責(zé)解釋 。 第二十四條 本辦法自頒布之日起施行。 GMS 管理體系文件 行政 管理手冊 39 附件一 文書檔案管理細則 第一條 為了進一步加強對文書檔案的管理，特制定本細則。 第二條 本細則適用于 公司 在工作活動中形成的全部文書檔案的管理。 第三條 職責(zé) ㈠ 綜合管理部 負責(zé) 公司 文書檔案的管理。 ㈡各職能部門、 項目公司 負責(zé)本單位文書檔案的立卷、歸檔、移交工作，并指定專人（秘書）負責(zé)保管 公司 下發(fā)的文書檔案。 ㈢各 項目公司 負責(zé)本 項目公司 文書檔案的管理工作，并指定專人（秘書）負責(zé)保管 公司下發(fā)的文書檔案。 第四條 文件材料的歸檔范圍 ㈠外單位來的文 件材料 .： 政府有關(guān)機構(gòu)召開的重要會議的紀要、決議等。 政府有關(guān)機構(gòu)頒發(fā)的、針對本單位的或必須貫徹執(zhí)行的決議、決定、通知、指示、命令等。 政府有關(guān)機構(gòu)對本 公司 及下屬 項目公司 檢查工作形成的文件材料。 ㈡ 公司 在工作中形成的文件、資料： 公司 重要會議的會議紀要、記錄、決議、公告、年報、重要事件公告、重要的匯報材料、審計報告等。 公司 總經(jīng)理辦公會、各種專題會議的通知、報告、總結(jié)、總經(jīng)理講話、紀要、重要的簡報及會議記錄等。 公司 頒發(fā)的決定、決議、制度、規(guī)定、通報、通知等文件材料。 公司 及各 部門、 項目公司 的年度工作總結(jié)、計劃及報告、簡報。 公司 編制的各種計劃、統(tǒng)計報表等。 已經(jīng)履行完成的 公司 對外簽訂的各種合同、協(xié)議書等。 關(guān)于人事任免的文件材料。 公司 合作、考察、培訓(xùn)活動中形成的請示、批復(fù)、報告、計劃、總結(jié)、重要簡報等。 ㈢ 相關(guān) 單位（物業(yè)管理 公司 ）報來的專題報告、典型材料、請示等文件材料。 第五條 文件材料的歸檔時間 GMS 管理體系文件 行政 管理手冊 40 ㈠ 公司 各部門、 項目公司 形成的檔案應(yīng)在文件處理完七日內(nèi)向 公司 綜合管理部 移交。 ㈡各 項目公司 形成的文件檔案應(yīng)于項目結(jié)束前每季度末向 綜合管理部 移交一次。 第六條 歸檔文 件的系統(tǒng)性要求 ㈠應(yīng)歸檔的文件材料一定要收集齊全，凡屬于歸檔范圍的各種形式的檔案以及和檔案有關(guān)的資料都要收集。 ㈡歸 檔要遵循文件的自然形成規(guī)律，按照文件之間的歷史聯(lián)系、 依據(jù)發(fā)文機關(guān)、問題、時間、名稱等特征準確分類立卷，使案卷能正確反映企業(yè)活動的基本面貌。一個部門產(chǎn)生的文件應(yīng)盡可能集中在一起組卷。上級和下級機關(guān)的文件除與本單位文件有密切聯(lián)系的外，一般不和本單位文件一起組卷。需要長久保管的文件和短期保管的文件應(yīng)分開立卷。 第七條 歸檔文件在技術(shù)加工方面的要求 ㈠案卷封面的各個項目均應(yīng)填寫清楚、準確，要根據(jù)“檔案 材料保管期限規(guī)定”注明案卷的保管期限。 ㈡卷內(nèi)文件應(yīng)按一定次序排列，重要的排在前面，一般的排在后面；正文在前定稿在后；批復(fù)在前請示在后。 ㈢歸檔文件一般應(yīng)按年度立卷。請示、報告、規(guī)定按簽發(fā)年；年度計劃按開始年；多年總結(jié)按最后年；批轉(zhuǎn)、批復(fù)按批轉(zhuǎn)、批復(fù)時間立卷。 ㈣整理好的案卷要逐張編號，填寫“ 卷內(nèi)文件目錄 ”和“卷內(nèi)備考表”，以上需用打印機或鋼筆字跡填寫。 ㈤擬寫案卷標題要做到正確反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，標題的三要素（文件作者、內(nèi)容、名稱）要完整、準確。文字要簡練通順，概括準確，合乎文法，標點要正確，避免文不對題、詞不達意，避免過于抽象籠統(tǒng)或單純堆砌文件標題，一般標題不要超過二、三十字，特殊情況最多不能超過五十字。 ㈥案卷的裝訂要做到：裝訂前修整文件，對于破損文件材料要進行修補，裝訂線上有文字的要進行裱糊。修補文件用防蟲漿糊，以防蟲蛀。文件紙型大小不一時，要做必要的補貼或折疊。字跡不清楚的重要文件材料要設(shè)法復(fù)制清楚。文件分類要反復(fù)推敲，確保無疑時再裝訂，以避免因分類不準確造成返工。案卷裝訂要使用線繩或麻繩，去掉原有金屬釘，嚴防裝訂中有損文件字跡現(xiàn)象，裝訂后的案卷應(yīng)整齊美觀。 ㈦向檔案室歸檔的所有案卷，都要根據(jù)案卷重要 程度，按照一定次序進行系統(tǒng)的排列，編寫案卷順序號，填寫案卷目錄一式兩份，交接人雙方清點無誤后由有關(guān)人員在案卷目錄上簽字，雙方各存一份。 GMS 管理體系文件 行政 管理手冊 41 第八條 文書檔案的保管期限 文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久為十年以上，長期為五年至十年，短期為五年以下。 ㈠凡是反映 公司 重 要職能活動和基本歷史面貌的，需要經(jīng)常利用，具有長遠查考利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。 ㈡凡是反映 公司 工作活動的，在相當長時間內(nèi)需要查考的檔案，應(yīng)列為長期保管。 ㈢凡是在較短時間內(nèi) 公司 需要查考的各種文件材料均應(yīng)列為短期保管。 歸檔范圍和 保管期限詳見下表： 文書檔案歸檔范圍和保管期限一覽表 序號 歸檔范圍 保管期限 1 與本 公司 業(yè)務(wù)有關(guān)的政府主管單位頒發(fā)的指示、命令、條例、規(guī)定等重要的文件材料 永久 2 公司 重要會議的會議紀要、記錄、決議、公告、年報、重要事件公告、重要的匯報材料、審計報告等 永久或長期 3 公司 總經(jīng)理辦公會、各種專業(yè)會議的通知、報告、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、紀要、重要的簡報及會議記錄等 永久或長期 4 公司 頒發(fā)的決定、決議、制度、規(guī)定、通報、通知等文件 永久或長期 5 政府有關(guān)的主管部門來我 公司 檢查工作形成的文件材料 短期 6 公司 對外簽訂的各種合同、協(xié)議書等 長期 7 公司 及各部門、 項目公司 的年度工作總結(jié)、計劃及報告、簡報 短期 8 公司 編制的各種計劃、統(tǒng)計報表等 短期 9 公司 大事記及反映 公司 重要活動的簡報等文件材料 長期 10 公司 外事、合作、考察、培訓(xùn)活動中形成的請示、批復(fù)、報告、計劃、總結(jié)、重要簡報等 長期 11 有關(guān)干部任免、人事獎懲的文件材料 長期 第九條 未盡事宜，由 公司 綜合管理部 負責(zé)解釋。 第十條 本細則與《檔案管理辦法》一并頒布施行。 GMS 管理體系文件 行政 管理手冊 42 附件二 人事檔 案管理細則 第一條 為了進一步加強對人事檔案的管理，為 考察了解和正確選拔使用管理人才提供重要依據(jù) ，特制定本細則。 第二條 本細則適用于 公司 所有員工人事檔案及相關(guān)信息檔案的管理。 第三條 職責(zé) ㈠ 綜合管理部 負責(zé) 公司 人事檔案的統(tǒng)一管理。 ㈡各職能部門、 項目公司 負責(zé)人負責(zé)向 綜合管理部 提供本單位員工的信息。 第四條 人事檔案管理的范圍 ㈠政府人事管理部門規(guī)定的有關(guān)資料； ㈡ 員工 在 公司 工作期間 的各項信息（包括員工招聘信息、專業(yè)技術(shù)職稱聘任信息、員工績效管理信息、考勤管理信息、工資調(diào)整信息、合同管理信息、培訓(xùn)管理信息、 解聘信息、社會保險信息及其他有關(guān)信息）的建立、分類、更新、維護、處理、調(diào)用、統(tǒng)計分析等方面的管理。 第五條 人事檔案的歸檔 ㈠重要的人事信息，包括任免文件、升降級文件、獎懲文件等，由 綜合管理部 負責(zé)歸檔。 ㈡一般信息的歸檔 每季度末，員工所在 部門 的負責(zé)人 負責(zé)按要求把應(yīng)錄入信息庫的材料送交 綜合管理部 。 人力資源主管 要經(jīng)常了解和掌握形成信息材料源的信息，溝通渠道，建立聯(lián)系制度并提供規(guī)范的信息統(tǒng)計報表文件，不定期或定期地向形成信息的部門收集應(yīng)收集錄入的材料。 人力資源主管 對送交的需錄入信息庫的材料，核對 信息，剔除無用信息和重復(fù)信息，并對不符合錄入信息庫要求的材料，要及時通知形成信息材料的部門，補送材料。形成信息材料的部門，要按規(guī)定認真、及時辦理。 人力資源主管 對各崗位的員工基本信息、崗位變動信息、績效考核信息、獎懲和晉升信息、薪資及其變動信息、福利費用信息、人力資源成本信息、招聘信息、培訓(xùn)信息、考勤和合同信息、辭職和辭退的變動信息進行相應(yīng)的處理，并定期出臺人力資源統(tǒng)計報表和分析報告。 GMS 管理體系文件 行政 管理手冊 43 人力資源主管 在收到外部信息材料后，一星期內(nèi)須將材料錄入員工檔案。 第六條 人事檔案 信息的鑒別和錄入制度 ㈠ 對收集的 信息源，必須經(jīng)過認真的鑒別，屬于錄入員工檔案的材料應(yīng)真實、完整、對象明確，方能錄入信息庫。 ㈡ 屬于錄入信息庫范圍的材料不得擅自錄入，應(yīng)經(jīng)過鑒別，分類予以處理。 第七條 人事檔案的保密 ㈠除了 公司 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門負責(zé)人及員工的直接上級可以查閱員工的檔案外，其他人員應(yīng)經(jīng) 綜合管理部 經(jīng)理同意后方可查閱。 ㈡任何人 不得 在 人事檔案資料中作任何涂改。 ㈢ 人事檔案資料 不得外借。需要復(fù)印的， 應(yīng)經(jīng) 綜合管理部 經(jīng)理同意；必須外借的，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意。 外借的人事檔案資料必須在一個星期內(nèi)歸還。 第八條 未盡事宜，由 公司 綜合管理部 負 責(zé)解釋。 第九條 本細則與《檔案管理辦法》一并頒布施行。 GMS 管理體系文件 行政 管理手冊 44 附件三