【正文】 ．唯一供應商或獨占市場的供應商，可直接列入“合格供應商名單”。第6章 訂單的控制第20條 選定合格的供應商后，采購員在合格的供應商名單內(nèi)找出合適的供應商進行采購。第21條 采購價格審核1．財務部、使用部門等相關部門負責審核采購價格，并報財務總監(jiān)、總裁審批。2．對所有超過規(guī)定價格的訂單必須經(jīng)過總裁特殊審批。第22條 條款審核財務部門對采購訂單進行審核，特殊條款必須由法律辦公室或專業(yè)法律顧問把關。第23條 合同審批根據(jù)《采購授權審批制度》的相關規(guī)定，報相關人員按權限進行審批。第24條 登記采購訂單1．采購員應該按編號編制采購訂單。一式四聯(lián)。（1）一聯(lián)提出請購部門，以便讓請購部門驗證訂單的內(nèi)容是否符合他們的要求。（2）一聯(lián)提交質(zhì)量管理部門，一聯(lián)提交倉庫保管部門，作為驗收的標準。（3）一聯(lián)提交財務部，作為入賬憑證。2．采購員要及時對采購訂單進行歸檔，在采購訂單每月存檔時應檢查已處理的采購汀單是否連續(xù)編號。3．定期匯總所有被取消和修改過的訂單，并編制報表。4．定期匯總所有未完成的采購申請，并編制報表。第7章 附則第25條 本制度經(jīng)總裁審批后，自頒布之日起執(zhí)行。第26條 本制度由采購部負責解釋。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期2．5 驗收管理制度制度名稱驗收管理制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條 質(zhì)量管理部門和相關使用部門對所購貨物或勞務等品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關內(nèi)容進行驗收，并出具驗收證明。第2條 驗收人員對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，應當立即向采購部或有關部門報告，采購部或有關部門應查明原因，及時處理。第3條 貨物的驗收由質(zhì)量管理部門主導，會同倉儲部門、使用部門和采購部共同驗收，對收到貨物的數(shù)量和質(zhì)量進行檢驗。第4條 收貨準備。1．貨物驗收人員在采購部門轉來已核準的“訂購單”時，按供應商、貨物交貨日期分別依序排列，并于交貨前安排存放的庫位以方便收貨作業(yè)。2．對于需要按重量、長度、體積等方面計量的物資，應借助稱重儀器、檢測工具、容器等進行試測驗收，不得虛估。第5條 待驗貨物處理。已經(jīng)到貨、等待驗收的貨物，必須在商品的外包裝上貼上貨物標簽并詳細注明貨號、品名、規(guī)格、數(shù)量及到貨日期，并且應與已驗收的貨物分開儲存，并規(guī)劃出“待驗區(qū)”以示區(qū)分。第6條 實施驗收。1．貨物到貨后，貨物驗收人員應會同使用部門根據(jù)“裝箱單”、“訂購單”、“合同”等采購文件核對貨物名稱、規(guī)格并清點數(shù)量或過磅、測量重量，并將到貨日期及實收數(shù)量填入“訂購單”。同時，驗收人員填寫驗收報告單并在上面簽字。2．質(zhì)量管理部門應當使用按順序編號的驗收報告，對那些沒有對應采購申請的商品或勞務，一律不得簽收。3．質(zhì)量管理部門驗收完畢后，對驗收合格的商品或勞務應當編制一式多聯(lián)、預先編號的驗收證明，內(nèi)容包括供應商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量和質(zhì)量以及運貨人名稱、原購貨訂單編號等，作為驗收商品或勞務的依據(jù)，并及時報告采購部門和財務部門。4．驗收過程中如發(fā)現(xiàn)所載的貨物與“裝箱單”、“訂購單”或合同所載內(nèi)容不符，應通知辦理采購的人員及相關部門進行處理。5．驗收過程發(fā)現(xiàn)貨物有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況而且達到一定程度時，驗收人員應及時通知采購人員聯(lián)絡公證處前來公證或通知供應商前來處理，并盡可能維持其狀態(tài)以利于公證作業(yè)。6．公證單位或供應商確認后，驗收人員開立“索賠處理單”呈部門負責人核實后，送財務部門及采購部門辦理。第7條 超交處理。1．交貨數(shù)量超過訂購量的部分應退回供貨商。2．屬于自然溢余的，由物料管理部門在收貨時在備注欄注明自然溢余數(shù)量或重量，經(jīng)請購部門主管同意后進行收貨，并通知采購人員。第8條 短交處理。交貨數(shù)量末達到訂購數(shù)量，以要求補足為原則，由驗收人員通知采購部門聯(lián)絡供應商進行處理。第9條 急用品驗收。緊急貨物到貨后，若尚未收到“請購單”。驗收人員應先與采購部核對，確認無誤后，按收貨作業(yè)辦理。第10條 貨物驗收規(guī)范。質(zhì)量管理部門應當根據(jù)貨物的重要性及特性等，適時召集使用部門及其他有關部門，按照所需貨物制定“貨物驗收規(guī)范”作為采購及驗收的依據(jù)。第11條 貨物檢驗結果處理。根據(jù)不同檢驗結果可做以下兩個方面處理。1．檢驗合格的貨物，檢驗人員于外包裝上貼上合格標簽，倉庫人員再將合格品入庫定位。2．驗收不合標準的貨物，檢驗人員應貼上不合格標簽，并于“材料檢驗報告單”上注明不合格原因，經(jīng)負責人核實后通知采購部門送回貨物，辦理退貨。第12條 退換貨作業(yè)。1．檢驗不合格的貨物退貨時，采購員應開立“貨物交運單”并附有關“貨物檢驗報告單”呈采購經(jīng)理簽字確認后辦理退貨。2．貨物需要更換的要與供方協(xié)商解決，需要增減貨款的要在付款前或有效承付期內(nèi)通知財務部門。3．對于已付款但貨物在保修期或保質(zhì)期出現(xiàn)質(zhì)量問題的要負責聯(lián)系維修或索賠，索賠收入連同賠償物品清單及賠償原因說明等全部上繳財務部門。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期2．6 付款控制制度制度名稱付款控制制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章 總則第1條 為規(guī)范企業(yè)商品采購付款業(yè)務的內(nèi)部控制管理，特制定本制度。第2條 本制度由采購部制定、修改，報總裁審批后執(zhí)行。第3條 企業(yè)應當按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結算辦法》和《內(nèi)部會計控制規(guī)范資金（試行）》等規(guī)定辦理采購付款業(yè)務。第2章 付賬控制中單據(jù)的審核第4條 財務部門在辦理付款業(yè)務時，應當對采購發(fā)票、結算憑證、驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴格審核。第5條 真實性審核。1．應付賬款會計應確定原始憑證是否虛假，是否存在偽造或者涂改等情況。2．核實原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務是否發(fā)生過，是否反映了經(jīng)濟業(yè)務事項的本質(zhì)等。第6條 合法性審核。審核原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務事項是否符合國家有關法律、法規(guī)、政策和國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定等。第7條 合規(guī)性審核。審核原始憑證是否符合有關規(guī)定，如是否符合預算，是否符合有關合同，是否符合有關審批權限和手續(xù)，以及是否符合單位的有關規(guī)章制度，有無違章亂紀、弄虛作假現(xiàn)象等。第8條 完整性審核。根據(jù)原始憑證所反映的基本內(nèi)容的要求，審核原始憑證的內(nèi)容是否完整，手續(xù)是否齊備，應填寫的項目是否齊全，填寫方式、填寫形式是否正確，有關簽章是否具備等。第9條 除對上述8條審核外，還應對原始憑證的正確性進行審核，即審核原始憑證的摘要和數(shù)字是否填寫清楚、正確，數(shù)量、單價、金額的計算有無錯誤，大小寫金額是否相符等。第3章 付賬控制中的現(xiàn)金使用第10條 現(xiàn)金使用范圍。1．向個人收購農(nóng)副產(chǎn)品和其他物資的價款。2．結算起點以下的零星采購支出價款。第11條 現(xiàn)金使用方法。1．采購付款中零星的采購需要支付現(xiàn)金的，采購員向財務部提出申請。2．財務部根據(jù)企業(yè)現(xiàn)金使用規(guī)定從庫存現(xiàn)金限額中支付或者從開戶銀行提取后支付。3．財務人員不得從企業(yè)的現(xiàn)金收入中直接支付（即坐支），需要坐支現(xiàn)金的需報經(jīng)開戶銀行批準。4．因采購地點不確定、交通不便等特殊情況，辦理轉賬結算不便，必須使用現(xiàn)金支付時，應向開戶銀行提出書面申請，由企業(yè)財務部門負責人簽字蓋章，開戶銀行審批后，予以支付現(xiàn)金。第4章 付賬控制第12條 采購員在付款時，應得到采購經(jīng)理、驗收儲存、財務部門等部門負責人的相應確認或批準。第13條 一切購貨業(yè)務應編制購貨訂單，購貨訂單應通過有關部門（如采購部、生產(chǎn)部、銷售部、總裁等）簽單批準。訂單副本應及時提交財務部門。第14條 收到貨物并驗收后，驗收員應編制驗收報告，驗收報告必須按順序編號，驗收報告副本應及時送交采購部和財務部。第15條 收到供應商發(fā)票后，采購員將供應商發(fā)票與購貨訂單及驗收報告進行比較，確認貨物種類、數(shù)量、價格、折扣條件、付款金額及方式等是否相符，核對無誤后交財務部。第16條 財務部將收到購貨發(fā)票、驗收證明、結算憑證與購貨訂單、購貨合同等進行復核，檢查其真實性、合法性、合規(guī)性和正確性。第17條 采購付款實行付款憑單制。有關現(xiàn)金支付須經(jīng)采購部門填制應付憑單，并經(jīng)財務經(jīng)理審核，財務總監(jiān)和總裁按權限審批。第18條 已確認的負債應及時支付，以便按規(guī)定獲得現(xiàn)金折扣，加強與供應商的良好關系，并維持企業(yè)信用。第19條 財務部應該按照應付賬款總分類賬和明細分類賬按月結賬，并且互相核對，出現(xiàn)差異時應編制調(diào)節(jié)表進行調(diào)節(jié)。第20條 財務部按月從供應商處取得對賬單，將其與應付賬款明細賬或未付憑單明細表互相核對，并查明發(fā)生差異的原因。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期2．7 退貨管理制度制度名稱退貨管理制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條 目的。明確退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨回收等規(guī)定，及時收回退貨款項。第2條 退貨條件。驗收人員應該嚴格按照企業(yè)的驗收標準進行驗收，不符合企業(yè)驗收標準的貨物視為不合格貨物。不合格貨物應辦理退貨。1．對于數(shù)量上的短缺，采購員應該與供應商聯(lián)系，要求供應商予以補足，或價款上予以扣減。2．對于質(zhì)量上的問題，采購員應該首先通知使用部門不能使用該批貨物，然后與使用部門、質(zhì)量管理部門、相關管理部門聯(lián)系，決定是退貨還是要求供應商給予適當?shù)恼劭邸?．經(jīng)采購部經(jīng)理審閱、財務總監(jiān)審核、總裁審批后與供應商聯(lián)系退貨事宜。第3條 退貨手續(xù)。檢驗人員應在檢驗不合格的貨物上貼“不合格”標簽，并在“貨物檢收報告”上注明不合格的原因，經(jīng)負責人審核后轉給采購部門處理，同時通知請購單位。第4條 貨物出庫。當決定退貨時，采購員編制退貨通知單，并授權運輸部門將貨物退回，同時，將退貨通知單副本寄給供應商。運輸部門應于貨物退回后，通知采購部和財務部。第5條 退貨款項回收。1．采購員在貨物退回后編制借項憑單，其內(nèi)容包括退貨的數(shù)量、價格、日期、供應商名稱以及貸款金額等。2．采購部經(jīng)理審批借項憑單后，交財務部相關人員審核，由財務總監(jiān)或總裁按權限審批。3．財務部應根據(jù)借項憑單調(diào)整應付賬款或辦理退貨貨款的回收手續(xù)。第6條 折扣事宜。1．采購員因對購貨質(zhì)量不滿意而向供應商提出的折扣，需要同供應商談判來最終確定。2．折扣金額必須由財務部審核，財務總監(jiān)審核后交總裁批準。3．折扣金額審批后，采購部應編制借項憑單。4．財務部門根據(jù)借項憑證來調(diào)整應付賬款。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期2．8 應付賬款管理制度制度名稱應付賬款管理制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條 應付賬款是企業(yè)因購買原材料、商品、物資或接受勞務等而應付給供應商的款項。第2條 應付賬款必須由財務部應付賬款會計管理1．應付賬款的管理和記錄必須由獨立于請購、采購、驗收付款職能以外的財務部的應付賬款會計專門負責。2．按付款日期、折扣條件等項規(guī)定管理應付賬款，以保證采購付款內(nèi)部控制的有效實施。第3條 應付賬款的確認和計量應真實和可靠1．應付賬款的確認和計量必須根據(jù)審核無誤的各種必要的原始憑證。這些憑證主要是供應商開具的發(fā)票、質(zhì)量管理部門的驗收證明、銀行轉來的結算憑證等。3．應付賬款會計須審核這些原始憑證的真實性、合法性、完整性、合規(guī)性及正確性。第4條 應付賬款必須及時登記到應付賬款賬簿1．應付賬款會計應當根據(jù)審核無誤的原始憑證及時登記應付賬款明細賬。2．應付賬款明細賬應該分別按照供應商進行明細核算，在此基礎上還可以進一步按購貨合同進行明細核算。第5條 及時沖抵預付賬款財務部收到供應商開具的發(fā)票以后，應該及時沖抵預付賬款。第6條 正確確認、計量和記錄折扣財務部將可享受的折扣按規(guī)定條件加以確認、計量和記錄，以確定實際支付的款項。第7條 應付賬款的授權支付財務部接到已到期的應付賬款應及時支付，經(jīng)財務部經(jīng)理審核、總裁按權限審批后才能辦理結算與支付。第8條 應付賬款的結轉財務部應該按照應付賬款總分類賬和明細分類賬按月結賬，并相互核對，出現(xiàn)差異時，應編制調(diào)節(jié)表進行調(diào)節(jié)。第9條 應付賬款的檢查1．財物部按月從供應方取得對賬單、與應付賬款明細賬或未付憑單明細表互相核對，若有差異應查明差異產(chǎn)生的原因。2．如果追查結果表明無會計記錄錯誤，則應及時與債權人取得聯(lián)系，以便調(diào)整差異。3．財務部相關負責人應定期從供應商處取得對賬單，并進行核對、調(diào)節(jié)工作。第10條 同應付賬款相關的應付票據(jù)的簽發(fā)必須經(jīng)財務部審核，由財務總監(jiān)和總裁按權限批準。第11條 財務部設置應付票據(jù)賬簿，并認真做好應付票據(jù)的核算工作，票據(jù)的登記人員不得兼管票據(jù)的簽發(fā)。第12條 財務部門應付賬款會計管理空白、作廢的、已付訖退回的商業(yè)匯票。第13條 財務部應該定期核對應付票據(jù)，并復核票據(jù)的利息核算。第14條 應付票據(jù)要定期與訂貨單、驗收單、發(fā)票進行核對。第15條 應付票據(jù)要按照號碼順序及時進行保存。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期第3章 企業(yè)內(nèi)部控制——存貨3．1 存貨授權審批制度制度名稱存貨授權審批制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章 總則第1條 為了明確企業(yè)各部門和相關崗位在存貨管理中的職責和權限，確定授權審批的流程、責任、權限、方式及相關控制措施，特制定本制度。第2條 本制度適用于企