【正文】 ，從時間上講是指從規(guī)劃設計到工程竣工的全部工程技術維修資料；從空間上講是指物業(yè)構成的方方面面，大到建筑本體、公共設施，小到每項設備標牌都有詳細的資料收集。2. 資料分類整理收集后的所有信息，統(tǒng)一由專人集中整理。整理的重點是去偽存真，根據(jù)檔案的來源、信息的內容、信息的表現(xiàn)形式等特點進行細分，做到條理清晰、分類合理。3. 資料歸檔管理（1） 歸檔就是按照資料本身的內在規(guī)律、聯(lián)系進行科學地分類與保存。根據(jù)實際需要，本項目檔案管理擬采用原始檔案和電腦檔案雙軌制。采用多種形式的文檔儲存方式，便于原始檔案的保存，如錄像帶、膠卷、照片、圖景等。檔案組卷按不同業(yè)務性質、編號、造冊、編輯、并分柜保存，運用計算機等先進的管理手段，盡可能的把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存，便于查找和調用。（2） 檔案的查閱借用都應有嚴格的規(guī)定：必須由具備資格的人員經登記后方可借出；歸還時，須由專人進行檢查，如有破損，立即修復，追究有關人員的責任。檔案管理人員需及時收回在外文件，嚴防文件的流失。（3） 檔案的管理環(huán)境必須做到“三防”，即防火、防潮、防變質。4. 檔案資料的管理（1） 設備檔案資料的管理178。 設備設施檔案資料（竣工圖、說明書、合格證、許可證、協(xié)議書、批復、執(zhí)照等）齊全，建立設備臺賬、目錄清晰、項目齊全、管理完善、隨時查閱。178。 工程竣工后，專人負責檔案資料的索取、整理、分類、編目、歸檔、入庫。178。 建立標準化檔案資料庫，使檔案資料可靠、完整地保存。178。 運用現(xiàn)代化手段，檔案資料實現(xiàn)電腦化管理，檢索方便。178。 建立檔案管理制度，完善檔案收集、移交、歸案、查閱、歸類調閱手續(xù)，使檔案資料處于動態(tài)監(jiān)控中。178。 建立綜合設備臺賬制度，建立全壽命設備管理制度，把設備全壽命期內的設備本體、日常運行、日常維修、技術改造、報廢等工作建立完整的檔案庫。（2） 企業(yè)檔案資料的管理178。 對與管理質量有關的管理性文件、質量體系文件、技術性文件及資料等進行控制，使文件處于受控狀態(tài)，按《程序文件》的規(guī)定進行管理，保證相關場所使用有效版本的文件，作廢文件按一定的程序處理。178。 由行政部負責質量體系文件、管理性文件、技術性文件、相關外來文件、資料的發(fā)放、更改控制等管理。178。 建立一套完整的收發(fā)文管理制度，包括對外行文、內部行文管理辦法；對規(guī)定文件的編號、格式、打印、校對、發(fā)送、存檔等。對外來文件的登記、傳閱、批復、催辦等做出規(guī)定。178。 質量記錄保存完整，根據(jù)《程序文件》的規(guī)定分部門（工程、安保、環(huán)境、行政）、分期（日、周、月、季、年）保存。（3） 檔案資料的分類178。 接管移交資料a. 工程建筑產權資料——規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文——建筑許可證、投資許可證、開工許可證——拆遷安置資料b. 工程技術資料——紅線圖、總平面圖——地質勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告——工程合同、工程預決算——工程設計變更、通知及技術核算單——竣工圖：單體建筑、結構、設備竣工圖——消防、燃氣、智能化等工程及地下管網(wǎng)竣工圖——房屋、消防、燃氣竣工驗收證明書——鋼材、水泥等主要材料的質量保證書——新材料、構配件的鑒定合格證書——供水、供電、電梯、消防、智能化等設備的檢驗合格證書——砂漿、混凝土試塊、試壓報告——綠化工程竣工圖——其他技術資料178。 管理檔案資料a. 用戶資料b. 用戶室內維修檔案178。 行政文件資料a. 管理處與發(fā)展商往來函b. 政府部門文件c. 物業(yè)公司及主管領導部門文件d. 管理處規(guī)章制度、通知、通報等文件e. 管理處榮譽一覽表f. 管理處接待來訪參觀記錄表g. 總值班記錄表h. 日常巡視記錄178。 質量記錄a. 管理處質量記錄b. 工程部質量記錄c. 安保部質量記錄d. 環(huán)境部質量記錄178。 員工管理資料a. 員工個人資料、聘用表b. 員工業(yè)績考核及獎罰記錄c. 員工培訓計劃及實施記錄d. 員工培訓考核記錄e. 員工外出考評及參加演練記錄178。 用戶反饋資料服務質量回訪記錄表a. 用戶意見調查、統(tǒng)計記錄b. 用戶投訴及處理記錄表第七章：豐富社區(qū)文化，加強業(yè)主相互溝通的具體措施物業(yè)公司應把社區(qū)文化活動作為“面向二十一世紀的人性化英式管家服務”的重要組成部分，統(tǒng)一策劃，根據(jù)業(yè)主或住戶的實際需要，制定完善的規(guī)章制度，擬定年度活動計劃。每年每月定時、定期開展不同形式、不同對象、不同規(guī)模的社區(qū)活動，這些活動既可從物業(yè)管理費列支（若有贏余），也可以在每一次舉辦活動時單獨向有興趣的業(yè)主收費，物業(yè)應如何安排，將完全視乎物業(yè)管理的收支狀況及活動的普遍性而定。通過這些社區(qū)文化活動，我們將有能力將結合創(chuàng)立一個精神文明優(yōu)秀社區(qū)，內容以培養(yǎng)精神文明、倡導高品位居住氛圍的目標開展。一、場地物業(yè)內的配套設施齊全是一個重要的條件，因應社區(qū)內的有關設施，如游樂場、會所等等，物業(yè)公司將與發(fā)展商配合把這些場地始終堅持充分利用、精心養(yǎng)護、以合理收費和會員制服務為原則，為廣大的業(yè)主或住戶提供最合理的服務。其中包括用以舉行各種大型、小型、有償或無償?shù)纳鐓^(qū)活動，以增進彼此的感情。二、活動1. 藝術活動：綜合文娛晚會、攝影書畫展、文化沙龍、卡拉OK歌唱比賽等。2. 體育活動：短池游泳比賽、網(wǎng)球培訓班和比賽、排球、籃球、足球、羽毛球、乒乓球比賽等。3. 節(jié)日活動：元旦新春聯(lián)歡會、六一少兒歌舞會、中秋賞月會、重陽節(jié)老年人聯(lián)誼會等。4. 興趣小組：可舉辦各種興趣小組班，如音樂班、繪畫班、烹飪班、工藝品制作班或各種補習班等。5. 集體旅行：管理處可為業(yè)戶組織到附近郊區(qū)旅游的各種活動，以增進彼此的感情。6. 產品展銷：管理處可定期為業(yè)戶安排一些大家都有興趣的產品進行展銷，為業(yè)戶提供最大的方便。三、效果1. 制造一種高尚的社區(qū)文化氛圍，形成安定、和諧、溫馨的社區(qū)環(huán)境，向公眾推介、傳播精神文明建設成果，樹立起社區(qū)的良好社會形象。2. 通過文化活動這種形式，加強管理處人員與住戶的交流，加深彼此的感情， 爭取住戶對物業(yè)管理工作的參與及支持。3. 豐富業(yè)主的業(yè)余文化生活，激發(fā)業(yè)主的主人翁意識和愛護社區(qū)的責任感，增強社區(qū)凝聚力。4. 通過為業(yè)戶提供更多的文化活動，讓業(yè)戶感受到物業(yè)管理處為豐富他們的生活做了大量工作，他們的生活素質也因為物業(yè)的介入產生了質的飛躍。這樣不但會讓物業(yè)與住戶的距離拉近，更可為物業(yè)管理處在日后收取物業(yè)管理費方面創(chuàng)造一個良好的基礎。5. 通過安排一些活動，為社區(qū)內的青少年安排一些發(fā)泄過剩精力的機會，可望為社區(qū)的公共設施減少一些破壞而換取一些和諧。6. 通過活動的安排，可增進業(yè)戶與業(yè)戶之間的了解及溝通。日后若他們彼此產生一些爭執(zhí)，也可以妥善化解，減少物業(yè)在日后的排解糾紛上可能出現(xiàn)的困難。