【正文】 相關(guān)文件表單1．“請購單”。2．“總務(wù)用品申請單”。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期2．2．2 采購預(yù)算管理辦法內(nèi)控制度名稱采購預(yù)算管理辦法執(zhí)行部門內(nèi)控制度編號監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)生效日期第1條 目的為了避免盲目采購，從總體上統(tǒng)籌使用資金，提高資金的使用效率，確保采購合理，特制定本辦法。第2條 采購預(yù)算管理的含義1．采購預(yù)算是采購部門為配合企業(yè)年度銷售預(yù)測或生產(chǎn)數(shù)量，對所需求的原料、物料、零件、勞務(wù)等的數(shù)量及成本編制的用貨幣形式進(jìn)行具體、系統(tǒng)反映的數(shù)量計劃，以利于公司整體目標(biāo)的實現(xiàn)及資源的合理配置。2．預(yù)算管理就是指公司內(nèi)部通過編制預(yù)算、執(zhí)行預(yù)算、預(yù)算差異的分析和預(yù)算考核來管理公司的經(jīng)濟(jì)活動，反映公司管理的成績，保證管理政策的落實和目標(biāo)的實現(xiàn)，促使公司不斷提高效率和效益。3．采購預(yù)算管理是公司預(yù)算管理的一個分支，應(yīng)與預(yù)算系統(tǒng)的其他項目相互協(xié)調(diào)。第3條 影響采購預(yù)算的因素1．年度營銷計劃。2．年度生產(chǎn)計劃。3．“采購物料清單”。4．存量管制卡。5．物料標(biāo)準(zhǔn)成本的設(shè)定。6．生產(chǎn)效率以及價格預(yù)期。第4條 編制采購預(yù)算編制采購預(yù)算是指根據(jù)公司經(jīng)營目標(biāo)確定采購預(yù)算項目、建立預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，采用一定的編制方法和程序，將公司在未來一定時期內(nèi)應(yīng)達(dá)到的具體采購目標(biāo)以數(shù)量和貨幣的形式表現(xiàn)出來。1．根據(jù)公司年度銷售計劃，由使用相關(guān)部門（生產(chǎn)部門、開發(fā)部門、管理部門等）填寫本部門的“采購預(yù)算申請單”，上交采購部。2．采購員匯總、整理各部門采購預(yù)算后，編制采購總預(yù)算，采購部經(jīng)理補(bǔ)充完善后，交財務(wù)部和預(yù)算管理委員會逐一核準(zhǔn)后，采購員調(diào)整、完善采購預(yù)算，上交總經(jīng)理審批。3．財務(wù)部負(fù)責(zé)提供年度材料單價、次年度匯率、利率等各項預(yù)算基準(zhǔn)。第5條 執(zhí)行采購預(yù)算1．將審批的各項采購預(yù)算指標(biāo)及時地下達(dá)給相關(guān)責(zé)任部門及人員。2．對預(yù)算執(zhí)行過程進(jìn)行監(jiān)控。第6條 分析和調(diào)整采購預(yù)算差異1．在預(yù)算執(zhí)行過程中，采購部要根據(jù)業(yè)務(wù)統(tǒng)計和財務(wù)部門核算的實際數(shù)據(jù)，即預(yù)算的實際執(zhí)行結(jié)果與預(yù)算數(shù)進(jìn)行比較，編制預(yù)決算分析報告。2．如果有差異，要分析差異產(chǎn)生的原因和責(zé)任歸屬，制定控制差異或調(diào)整預(yù)算的具體措施。第7條 采購預(yù)算資金控制1．在采購預(yù)算資金控制中，必須對采購預(yù)算資金實行限額審批制度。2．部門負(fù)責(zé)人只能在自己的限額內(nèi)進(jìn)行審批，限額以上的采購申請應(yīng)按企業(yè)請購審批制度辦理請購，嚴(yán)格控制無預(yù)算的資金支出。3．對于預(yù)算內(nèi)采購項目，請購部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)。4．對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，采購部及財務(wù)部對需求部門提出的申請進(jìn)行審核后，最終由總經(jīng)理審批后方能給予辦理。第8條 采購部負(fù)責(zé)本辦法的制定、修改、廢止的起草工作，總經(jīng)理負(fù)責(zé)本辦法的制定、修改、廢止的審批工作。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期2．3 采購與驗收管控規(guī)范2．3．1 采購管理制度內(nèi)控制度名稱采購管理制度執(zhí)行部門內(nèi)控制度編號監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)生效日期第1章 總則第1條 目的為規(guī)范本公司采購管理工作，明確采購方式、采購數(shù)量、采購訂單、供應(yīng)商選擇等各項規(guī)定，確保采購過程透明化以及所購商品數(shù)量和質(zhì)量符合公司要求，特制定本制度。第2條 要求1﹒采購對象要求采購前須對供應(yīng)商的商品質(zhì)量、性能、報價、交貨期限、售后服務(wù)等做出評價，以供選擇時參考。2．價格質(zhì)量要求以合理價格購取較高質(zhì)量的商品。3．采購期限要求按照使用部門的需要日期及需要數(shù)量，聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商即時供應(yīng)。第2章 采購方式的選擇第3條 采購部應(yīng)根據(jù)商品使用狀況、用量、采購頻率、市場供需狀況、交易習(xí)慣及價格穩(wěn)定性等因素，選擇最有利的采購方式辦理采購業(yè)務(wù)。第4條 采購方式的類型1．合同訂購方式（1）采購部與供應(yīng)商通過談判就采購商品的質(zhì)量、數(shù)量、價格水平、運(yùn)輸條件、結(jié)算方式等項內(nèi)容達(dá)成一致，并且以采購合同的形式確定下來。供應(yīng)商按采購合同提供商品并取得貨款，公司按合同驗收商品并支付款項。（2）合同訂購方式適用于經(jīng)常使用且生產(chǎn)過程中不可或缺的或經(jīng)常使用且市場價格穩(wěn)定的商品。2．訂單采購方式（1）采購部根據(jù)批準(zhǔn)的請購單簽發(fā)訂購單，訂購單上注明求購商品或勞務(wù)的具體項目、價格、數(shù)量、交貨時間等，送交供應(yīng)商并表明購買意愿；訂單在提交給供應(yīng)商之前還應(yīng)由財務(wù)部檢查訂單的合理性。（2）訂單采購方式適用于一般商品或勞務(wù)。3．特約廠商采購對于用量、費(fèi)用不太高的單項商品，可簡化采購作業(yè)，由采購部選定特約廠商，介紹使用部門直接向該廠洽購。但在付款前應(yīng)送采購部審核，不高于市價時予以付款。4．直接采購方式（1）不適用前述采購方式的采購者可按此方式采購。（2）采購部按請購部門提出的請購單，逐筆詢價、議價，并在了解交易條件后訂購。5．緊急采購指因緊急情況，需要以最快的速度使采購商品或勞務(wù)到位。緊急采購方式一般只有在臨時性、突發(fā)性需要時方可采用。第3章 采購期限的控制第5條 采購部應(yīng)按照請購部門提出的“需要日期”辦理采購。為達(dá)到這一要求，掌握適當(dāng)?shù)牟少彆r機(jī)，采購部應(yīng)召集相關(guān)部門按商品特性、采購地區(qū)及市場供需狀況等擬訂各項商品采購業(yè)務(wù)處理期限，呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后公布實施。第6條 采購期限包括請購單的報送審批時間、訂單處理時間、供應(yīng)商備貨時間、運(yùn)貨時間、驗收時間和入庫時間等。第7條 原訂采購業(yè)務(wù)處理期限變更時，采購部應(yīng)專函報告具體原因，呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，通知各有關(guān)部門，以利于存量管制及適時提出請購。第4章 供應(yīng)商的選擇第8條 各項商品的供應(yīng)商至少應(yīng)有三家（獨(dú)家供應(yīng)或總代理等特殊情況下除外），各家背景及交易資料應(yīng)記載于“供應(yīng)商信息表”存檔備用。對于未達(dá)本公司標(biāo)準(zhǔn)的商品，采購部應(yīng)開發(fā)新供應(yīng)商，或報送主管部門擬訂開發(fā)計劃。第9條 新供應(yīng)商的開發(fā)，由生產(chǎn)管理部門會同采購人員實地考察生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等以后，填制供應(yīng)廠商資料卡（若由于采購時效而由采購人員自行開發(fā)，則由采購人員填制），呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，列為備選廠商。第10條 對于交貨質(zhì)量不良、無法按期交貨或停止?fàn)I業(yè)的供應(yīng)商應(yīng)予撤銷設(shè)定。屆時由采購部以簽呈方式說明原因，送生產(chǎn)管理部門復(fù)查，并呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，通知對方。第5章 詢價議價規(guī)定第11條 采購部收件人員收到“請購單”或“外購單”時，即加蓋收件章，轉(zhuǎn)采購經(jīng)辦人員辦理詢價業(yè)務(wù)。第12條 采購經(jīng)辦人員收到不需會簽或已會簽完成的詢價、報價資料時，應(yīng)結(jié)合會簽結(jié)果和各廠商報價，查閱以前訂購記錄及供應(yīng)商信息表、市場行情，經(jīng)過成本分析后，擬訂議價對象、議價策略及擬購底價（并報告有關(guān)主管），以供議價時用。第6章 采購實施第13條 采購經(jīng)辦人員在“請購單”上填寫訂購日及約定日，再填制采購聯(lián)絡(luò)函，寄送給供應(yīng)商。采購經(jīng)辦人員應(yīng)將“請購單”第二聯(lián)送倉庫以備收貨時用。第14條 預(yù)付定金或采購金額較大，或有附帶條件的采購項目，采購經(jīng)辦人員應(yīng)先與供應(yīng)商簽訂《采購合同》。合同書正本兩份，一份存采購部，一份存供應(yīng)商處；副本若干，分存請購部門、收料部門、財務(wù)部門及供應(yīng)商。第15條 特殊情況的處理1．請購項目的撤銷各采購經(jīng)辦人員收到原請購部門送來的撤銷請購單后按以下方式辦理。（1）若原請購項目尚未辦理，由采購經(jīng)辦人員在原請購單據(jù)上加蓋“撤銷”章，并將原“請購單”與“撤銷請購單”第二聯(lián)退回原請購部門，第一聯(lián)自存，按一般請購單據(jù)存檔方式處理。（2）若原請購項目已向供應(yīng)商訂購，由采購經(jīng)辦人員與供應(yīng)商接洽撤銷訂購，經(jīng)供應(yīng)商同意撤銷后，向供應(yīng)商取回采購聯(lián)絡(luò)函，依方式（1）辦理。若供應(yīng)廠商堅持不能撤銷，采購經(jīng)辦人員應(yīng)在“撤銷請購單”上注明原因，呈總經(jīng)理核簽后，將“撤銷請購單”退回原請購部門。2．緊急請購采購經(jīng)辦人員接到緊急請購?fù)ㄖ?，?yīng)即查明請購商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、請購單號及交貨地點(diǎn)等資料，并以電話詢價和議價，待收到正式“請購單”后，補(bǔ)入詢價和議價結(jié)果，按急件方式處理。3．交貨質(zhì)量異常各采購經(jīng)辦人員收到質(zhì)檢部門驗收不合格的《驗收報告》時，應(yīng)盡速與供應(yīng)廠商交涉扣款、退貨、換貨等事宜，并將交涉結(jié)果記錄于《驗收報告》的“采購處理結(jié)果”欄內(nèi)，并呈總經(jīng)理核簽后送回倉庫。（1）對于需退料、換料或補(bǔ)交的，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于《驗收報告》的“采購處理結(jié)果”欄內(nèi)注明廠商電話及預(yù)定的處理日期。（2）因質(zhì)量不合格而退貨換料，可按逾期交貨處理。而逾期日數(shù)應(yīng)從采購經(jīng)辦人員通知供應(yīng)商換貨之次日起計算。（3）采購經(jīng)辦人員如未能按請購部門意見處理時，應(yīng)將與供應(yīng)商交涉結(jié)果記入“采購處理結(jié)果”欄，送原請購部門簽注意見，或會同原請購部門共同處理。（4）交期延誤罰扣處理。采購經(jīng)辦人員收到交貨延誤（本地供應(yīng)商延交5日、外埠廠商延交10日以內(nèi)可不按延誤論）或統(tǒng)一發(fā)票逾期未送財務(wù)部時，應(yīng)按下列方式處理。① 予計算逾期罰扣金額（定期合同采購按每天5‰計扣，訂有買賣合同者按合約所訂比例計扣，其余按每天3‰計扣），并通知供應(yīng)商罰扣原因與金額。② 在供應(yīng)商同意扣款或補(bǔ)足發(fā)票時，由采購經(jīng)辦人員在收貨單及發(fā)票上填寫實付金額或發(fā)票號碼，呈總經(jīng)理核簽后，連同原“請購單”第二聯(lián)、“收貨單”、《驗收報告》等資料送財務(wù)部整理付款。③ 如廠方不同意按第①項方式扣款，采購經(jīng)辦人員應(yīng)繼續(xù)與供應(yīng)商交涉并呈董事會核準(zhǔn)后按第②項方式處理。第7章 采購業(yè)務(wù)進(jìn)度控制第16條 采購經(jīng)辦人員對于每一個采購項目均應(yīng)根據(jù)需要確定作業(yè)進(jìn)度管制點(diǎn)，預(yù)定采購業(yè)務(wù)進(jìn)度。第17條 預(yù)定采購業(yè)務(wù)進(jìn)度應(yīng)能配合請購項目的緩急，且各業(yè)務(wù)進(jìn)度須在預(yù)定日期前完成。第18條 對于未能在預(yù)定日期前完成的采購項目，采購經(jīng)辦人員應(yīng)會同請購部門研究處理對策。第8章 附則第19條 本制度由采購部會同公司其他有關(guān)部門解釋。第20條 本制度自 年 月 日起開始實施。第21條 相關(guān)文件表單1．“供應(yīng)商信息表”。2．“請購單”、“外購單”。3．《驗收報告》、“收貨單”。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期2．3．2 驗收管理制度內(nèi)控制度名稱驗收管理制度執(zhí)行部門內(nèi)控制度編號監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)生效日期第1章 總則第1條 目的為規(guī)范本公司的驗收管理工作，確保所購商品符合公司生產(chǎn)需要，特制定本制度。第2條 責(zé)任部門商品的驗收工作由質(zhì)檢部門主導(dǎo)，會同倉儲部門、使用部門和采購部共同驗收，對收到商品的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行檢驗。第2章 驗收前的準(zhǔn)備工作第3條 收貨準(zhǔn)備1．驗收人員在收到采購部門轉(zhuǎn)來已核準(zhǔn)的“采購訂單”時，按供應(yīng)商、交貨日期分別依序排列，并于交貨前安排存放的庫位，以方便收貨。2．對于需要按重量、長度、體積等方面計量的商品，應(yīng)借助稱重儀器、檢測工具、容器等進(jìn)行試測驗收，不得虛估。第4條 待驗商品處理已經(jīng)到貨等待驗收的商品，必須在商品的外包裝上貼上商品標(biāo)簽并詳細(xì)注明貨號、品名、規(guī)格、數(shù)量及到貨日期，并且應(yīng)與已驗收的分開儲存，并規(guī)劃“待驗區(qū)”，以示區(qū)分。第3章 實施驗收第5條 商品到貨后，驗收人員應(yīng)會同使用部門依“裝箱單”、“采購訂單”、采購合同等采購文件核對商品名稱、規(guī)格并清點(diǎn)數(shù)量或過磅、測量重量，并將到貨日期及實收數(shù)量填入“訂購單”，同時驗收人員填寫《驗收報告》并在上面簽字。第6條 質(zhì)檢部門應(yīng)當(dāng)使用按順序編號的《驗收報告》，對于那些沒有對應(yīng)采購申請的商品，一律不得簽收。第7條 質(zhì)檢部門驗收完畢后，對驗收合格的商品應(yīng)當(dāng)編制一式多聯(lián)、預(yù)先編號的驗收證明，內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、收貨日期、商品名稱、數(shù)量和質(zhì)量以及運(yùn)貨人名稱、原購貨訂單編號等，作為驗收商品的依據(jù)，并及時報告采購部門和財務(wù)部門。第8條 驗收過程中如發(fā)現(xiàn)所載的商品與“裝箱單”、“采購訂單”或采購合同所載內(nèi)容不符，應(yīng)通知辦理采購的人員及相關(guān)部門進(jìn)行處理。第9條 驗收過程中發(fā)現(xiàn)商品有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況且達(dá)到一定程度時，驗收人員應(yīng)及時通知采購人員聯(lián)絡(luò)公證處前來公證或通知供應(yīng)商前來處理，并盡可能維持其狀態(tài)以便于公證作業(yè)。第10條 公證單位或供應(yīng)商確認(rèn)后，驗收人員開立“索賠處理單”呈部門負(fù)責(zé)人核實后，送財務(wù)部門及采購部門督促辦理。第11條 超交處理交貨數(shù)量超過“訂購量”部分應(yīng)予退回，但屬買賣慣例，以重量或長度計算的商品，其超交量在3%（含）以下，由倉儲部門于收貨時，在備欄內(nèi)注明超交數(shù)量，經(jīng)請購部門經(jīng)理同意后進(jìn)行收貨，并通知采購人員。第12條 短交處理1．交貨數(shù)量未達(dá)訂購數(shù)量時，以補(bǔ)足為原則，但經(jīng)請購部門經(jīng)理同意后，可免予補(bǔ)交。2．短交如需補(bǔ)足時，倉儲部門應(yīng)通知采購部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商處理。第13條 急用品處理供應(yīng)商交貨時，若倉儲部尚未收到“請購單”時，驗收人員應(yīng)先詢問采購部，確認(rèn)無誤后，開始按照驗收程序辦理。第14條 商品驗收規(guī)范為利于商品檢驗收貨的業(yè)務(wù)，質(zhì)檢部門就商品重要性及特性等，適時召集使用部門及其他有關(guān)部門，依所需的商品質(zhì)量制定《商品驗收規(guī)范》，呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后公布實施，以此作為采購及驗收的依據(jù)。第15條 商品檢驗結(jié)果處理根據(jù)不同檢驗結(jié)果可做以下兩個方面處理。1．檢驗合格的商品，檢驗人員于外包裝上貼上合格標(biāo)簽。倉庫人員再將合格品入庫定位。2．驗收不合標(biāo)準(zhǔn)的商品，檢驗人員應(yīng)貼上不合格標(biāo)簽，并于《驗收報告》上注明不良原因，經(jīng)負(fù)責(zé)人核實后通知采購部處理。第16條 退換貨作業(yè)1．對于檢驗不合格的商品退貨時，采購員應(yīng)開立“商品交運(yùn)單”并附有關(guān)《驗收報告》，呈采購部經(jīng)理簽字確認(rèn)后辦理退貨。2．如為需要更換的商品，采購人員需要與供應(yīng)商協(xié)商解決；如需要增減貨款，要在付款前或有效承付期內(nèi)通知財務(wù)部門。3．對于已付款但在保修期或保質(zhì)期出現(xiàn)質(zhì)量問題的商品，采購人員需要負(fù)責(zé)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行維修或賠償，索賠收入