【正文】 同算管理工作。其工作職責包括下述內(nèi)容 ：1. 協(xié)助并參與招標過程中的商務合同談判至正式簽署的全過程；2. 了解其他部門對施工合同簽署進度的要求，為技術(shù)部門進行工程及時提供依據(jù)；3. 合同管理；4. 監(jiān)督合同的執(zhí)行，包括解答其他部門提出的與合同有關(guān)的問題；5. 準備和發(fā)放潛在變更通知、變更草案、變更通知和工作范圍變更以便報批和分發(fā)。和設(shè)計師、技術(shù)部一起，審核和批準所有的承包商遞交的變更請求；6. 處理承包商及材料供應商的索賠申請。材料采購部經(jīng)理向成本控制部經(jīng)理匯報，負責項目的材料采購管理工作。其工作職責包括下述內(nèi)容 ：1. 制 訂 并 監(jiān) 督 執(zhí) 行 材 料 設(shè) 備 采 購 工 作 程 序 ；2. 根 據(jù) 工 程 總 進 度 計 劃 確 定 采 購 工 作 的 進 度 計 劃 ， 確 保 材 料 設(shè) 備 適 時 進 場 ；3. 配 合 造 價 /預 決 算 部 制 訂 甲 供 材 料 設(shè) 備 的 成 本 預 算 ；4. 制 訂 甲 供 、 甲 指 乙 供 材 料 設(shè) 備 清 單 ；5. 制 訂 甲 供 材 料 設(shè) 備 產(chǎn) 地 清 單 ；6. 組 織 確 定 對 甲 供 材 料 設(shè) 備 的 技 術(shù) 要 求 ；7. 組 織 材 料 設(shè) 備 考 察 ；8. 配 合 招 投 標 部 、 造 價 /預 決 算 部 確 定 采 購 的 商 務 條 件 ；9. 負 責 進 行 采 購 詢 價 ；10. 配 合 造 價 /預 決 算 部 進 行 報 價 比 較 工 作 ；11. 配 合 招 投 標 部 、 造 價 /預 決 算 部 進 行 議 價 工 作 ；12. 配 合 造 價 /合 同 管 理 部 編 制 及 簽 訂 采 購 合 同 ；13. 采 購 合 同 的 執(zhí) 行 ；14. 負 責 進 口 材 料 設(shè) 備 的 報 批 、 運 輸 、 清 關(guān) 、 儲 存 、 進 場 。成本控制部文員向成本控制部經(jīng)理匯報，負責本部門的日常文書工作。其工作職責包括下述內(nèi)容 ：1. 負責文件的起草、打印、傳送；2. 負責建立和維護供應商資源庫；3. 負責招投標評標會議的組織和準備工作；(4) (3) 254. 整理和歸檔成本核算文件和招投標文件；5. 負責本部門日常辦公事務管理；6. 完成上級交給的其他工作。第三部分 項目編碼及文檔管理程序 引 言健全的項目編碼和文件檔案管理程序?qū)τ谔岣唔椖抗芾硇手陵P(guān)重要。建立完善的文件檔案調(diào)閱與收發(fā)程序能保證項目各項資訊通過正確渠道傳輸，且暢通無阻。然而，要使該程序充分發(fā)揮作用，還有賴于一個設(shè)計周全的文件檔案模式，即項目文件集中存儲以及目標明確的追蹤報告。下面各章節(jié)主要描述在高效的項目管理實際運作中常用的各類文件及其相關(guān)程序。由于篇幅有限，無法一一贅述，所以僅列出最常用的文件格式。在項目實際運作中，可能需要建立其他標準化的文件格式，屆時將由項目總監(jiān)負責設(shè)計相關(guān)范本及其使用程序。所有提及的文件均附后。 文 件 歸 檔 程 序 電子文件歸檔項目全部文件應集中存儲于一個在區(qū)域網(wǎng)絡(luò)（LAN）上建立的項目專用文件夾中，使項目管理團隊所有成員包括項目管理組均可調(diào)閱。這樣，即使文件作者不在，仍可保證快速及準確地找到該文件。這也有利于將項目所有相關(guān)數(shù)據(jù)單獨備份。在項目主文件夾下可根據(jù)不同功能或事業(yè)部門的劃分建立若干子文件夾，例如：? 行政? 設(shè)計? 進度? 合同? 施工管理每一子文件夾可作為一根目錄，并可以按需要擴建出更多子目錄。 書面文件歸檔建議采用與項目文件夾目錄一致的文件歸檔系統(tǒng)（見第九部分附件）。項目文件夾目錄、編號與文件存檔目錄一致，張貼于項目組文件柜，供各成員查閱文件索引。隨項目進展，文件存檔目錄應進行增補，完善。? 文 件 編 碼 系 統(tǒng)(4) (3) 26注意！以下縮寫編碼方式可靈活掌握，一旦各方協(xié)定，即為唯一編碼，不得隨意更改，必須嚴格遵守。 公函編號（編碼）系統(tǒng)? 本項目全部相關(guān)文件應遵照北京婦產(chǎn)醫(yī)院項目批準的格式書寫，并依據(jù)批準的編碼系統(tǒng)建立文件查閱編號。?? 文件類型 縮寫? 傳真 F? 信函 L? 傳送單 TRN? 備忘 MEM? 會議紀要 MTG? 報告 RPT?? 編號常用方式，例：BUCG04F001? “BUCG”為文件接收單位名稱縮寫，“04”為年的縮寫，“F”為文件類型，“001”為流水代碼。 專業(yè)編號（編碼）系統(tǒng)專業(yè)分類代碼以設(shè)計院施工圖編碼為準，編碼表見第九部分附件。 顧問編號（編碼）系統(tǒng)參與單位名稱縮寫HF 四川華佛國際婦產(chǎn)醫(yī)院有限公司HITS 普濟醫(yī)院管理有限公司BLL 普濟醫(yī)院籌備工程咨詢有限公司JPA 四川井上建筑設(shè)計事務所CSR 美國 TRO 建筑設(shè)計公司SP 美國翰凱國際建筑設(shè)計咨詢公司CEEDI 中國建筑西南設(shè)計院設(shè)計院PB 中國電子工業(yè)集團三公司MFT 邁進外墻技術(shù)有限公司PlaceM Place MediaCSLL 金寶聲學環(huán)保顧問有限公司BUCG 成都城建十二公司PUHCA 北京帕克國際工程咨詢有限公司GT 上海冠達爾鋼結(jié)構(gòu)有限公司JSH 深圳建升和鋼結(jié)構(gòu)公司BGI 成都市勘察設(shè)計研究院(4) (3) 27 文 件 收 發(fā) 程 序任何顧問方或承包商若未按規(guī)定之程序，格式或編碼系統(tǒng)來提交文件，則項目總監(jiān)有權(quán)要求其重新提交。 地址和郵件程序郵件和書面文件需寄往以下地址：四川華佛國際婦產(chǎn)醫(yī)院項目辦公室成都市新光路一號 郵編：610041傳真需發(fā)至以下號碼： （028） 85152499郵件上需明確注明相關(guān)收件人 – 總經(jīng)理，項目總監(jiān)，文檔控制員等 來件受理過程在項目管理的工作環(huán)境中，所有來件均由指定的秘書或文檔控制員收取，并蓋上日期和傳閱印戳。典型的傳閱印戳請參見第九部分附件。蓋戳后的文件交給項目總監(jiān)供其審閱。如文件為上報方案、變更等需要多方提意見的，文檔控制員需將內(nèi)部傳閱單附在首頁。項目總監(jiān)在快速瀏覽郵件之后，需按郵件主題給予相應的歸檔編號，并于日期印戳處及處理該郵件的合適人選旁注明“執(zhí)行”、“傳閱”或“抄送”。通常，來件由一人“Action——采取行動”，其余人員包括項目總監(jiān)只需“傳閱”或“抄送”。 然后放有經(jīng)過上述標注的郵件的文件夾將返還給文檔控制員，由其進行以下操作：1.1. 將 該 文 件 復 印 并 立 即 發(fā) 給 指 定 “執(zhí) 行 ”和 “抄 送 ”人 ；2. 如 文 件 上 有 一 個 或 多 個 “傳 閱 ”人 ， 文 件 應 作 一 份 復 印 件 。 該 文 件 將 每天 在 項 目 管 理 組 成 員 中 傳 閱 ， “傳 閱 ”人 將 仔 細 閱 讀 任 何 條 款 ， 將 意 見 填入 文 件 內(nèi) 部 傳 閱 單 內(nèi) （ 見 第 九 部 分 附 錄 ） 或 傳 閱 文 件 上 。 當 他 們 看 完 傳閱 文 件 的 內(nèi) 容 后 ， 閱 件 人 將 把 文 件 傳 遞 給 下 一 個 項 目 組 成 員 。 如 閱 件 人想 保 留 該 文 件 供 今 后 參 考 ， 他 們 應 自 己 作 一 份 復 印 。 所 有 的 項 目 組 成 員應 在 文 件 發(fā) 出 的 當 天 閱 讀 該 文 件 ， 并 在 當 日 結(jié) 束 前 歸 還 文 件 管 理 員 。 然后 文 件 管 理 員 將 填 寫 了 各 “傳 閱 ”人 意 見 的 傳 閱 單 抄 送 “執(zhí) 行 ”人 和 項 目總 監(jiān) 。3. 將 原 文 件 根 據(jù) 項 目 總 監(jiān) 標 注 或 項 目 文 件 目 錄 歸 檔 編 號 進 行 歸 檔 。2.注意！項目承包商除可向其自己的分包商發(fā)送文件外無權(quán)向業(yè)主的其他部門、項目顧問或其他承包商直接發(fā)送文件。3.如果條件許可，文檔控制員需使用登記本來記錄每天收到的郵件，以供查詢。4.(4) (3) 28 發(fā)函過程1. 項目組成員在發(fā)文前，應先向文檔控制員查詢文件存檔統(tǒng)一編號，將擬好的文件交授權(quán)的簽發(fā)人簽署。2. 已簽字的文件交由文檔控制員統(tǒng)一發(fā)出，并同時將電子版文件存入項目電子版文件夾中。3. 如文件為對外發(fā)給承包商的文件，應先將文件傳真至承包商指定號碼，然后將原件放入項目文件發(fā)放柜對應的承包商文件發(fā)放格中，由承包商專人于每天上午 10：00 前來將原件取走，并在文件發(fā)放登記單（見第九部分附錄）上登記簽字。文檔控制員將發(fā)出文件的復印件交給文件指定項目組傳閱人傳閱后，按項目文檔目錄存檔。項目組人員在傳閱文件時應及時處理，小心保管，避免傳閱滯后或文件遺失。4. 如文件為內(nèi)部信件，則由文檔控制員統(tǒng)一復印、分發(fā)，原件存檔；如為內(nèi)部審批報告，則需附上公司內(nèi)部報告審批單（見第九部分附錄），交由相關(guān)領(lǐng)導審核簽字后，將審批單復印交給經(jīng)辦人處理，原文件存檔。 承包商文件提交程序 承包商應按照規(guī)定的程序和格式提交文件。? 承包商應將需要審批的文件、方案、圖紙和樣本等同時分別提交給項目管理組和監(jiān)理。? 對項目管理組的提交數(shù)量必須是方案一式三份、文件兩份、圖紙按要求。? 對監(jiān)理的提交數(shù)量可與監(jiān)理商定。? 送審時間應為周一至周五晚 6 點以前。? 審批回復周期通常情況一般為 3 個工作日。 圖 紙 管 理 圖紙分類1. 建筑師、室內(nèi)設(shè)計師提交概念設(shè)計階段過程圖（SD）2. 建筑師、室內(nèi)設(shè)計師提交擴初設(shè)計階段過程圖（DD）3. 國內(nèi)設(shè)計院提交各類專業(yè)報審圖4. 國內(nèi)設(shè)計院提交施工圖（地下、地上部分按專業(yè)提交）5. 承包商提交施工深化圖6. 承包商提交竣工圖7. 供應商提交設(shè)備/材料制造圖8. 其它 圖紙接收1. 設(shè)計院、承包商需按業(yè)主要求時間、需要份數(shù)提交圖紙及電子文件2. 正式發(fā)行的圖紙需有簽字、蓋章及發(fā)行版次和日期3. 圖紙?zhí)峤恍栌袀魉蛦魏蛨D紙目錄(4) (3) 294. 文檔控制員需確認圖紙份數(shù)、圖紙版次、張數(shù)是否與圖紙目錄標注一致后，方可簽字接收 圖紙發(fā)放1. 文檔控制員需按項目組要求準確發(fā)放圖紙給指定承包商和監(jiān)理公司等相關(guān)單位，需要份數(shù)以合同規(guī)定或項目組負責人授權(quán)為準2. 正式發(fā)行的圖紙需有圖紙繪制單位的簽字、蓋章及發(fā)行版次和日期3. 圖紙發(fā)放需配有傳送單和圖紙目錄，承包商簽字接收后方可取走4. 機電專業(yè)分包施工圖報審程序見后附 舊圖存檔一旦有新圖紙發(fā)行，文檔控制員需按照圖紙目錄將已升版的圖紙放入整套圖紙中，并將被替代的圖紙蓋上“作廢”標記（見第九部分附錄），從圖紙中取出，將舊圖紙存檔?？倛D紙目錄的電子文件也應做相應修改。項目完工后，這些文件需存離現(xiàn)場工地，并可通過縮微攝影儲存。最后，所有設(shè)計圖紙的電子拷貝都應做在光盤上，供項目組參考及歸檔。(4) (3) 30附錄 文件收進流程表開始指定的文檔資料控制員收到外部單位提交文件過程 A文件外是否注明為密件、私人信件或標書過程 B直接送交收件人過程 C是完否文件是否合乎程序要求過程 D否 通知該單位修正并再提交過程 E是登記文件amp。蓋傳閱印章過程 F送項目總監(jiān)審閱amp。批注有關(guān)人員 過程 G文檔控制員按批注分發(fā)原件按編號歸檔 過程 H文檔收進過程結(jié)束(4) (3) 31 附 錄 文 件 收 進 過 程 過 程 A過 程 B過 程 C過 程 D過 程 E過 程 F過 程 G過 程 H所 有 送 交 本 項 目 的 書 信 文 件 ,包 括 郵 遞 ,手 送 ,傳 真 等 , 將 全 部 統(tǒng) 一 由 文 檔 資 料 控 制 員 收 納 .如 文 件 外 未 注 明 為 39。私 人 39。,密 件 39?；? 39。標 書 39。, 則 進 入 過 程 D. 如 文 件 外 注 明 為 39。私 人 39。,密 件 39。, 文 件 將 直 接 送 交 予 收 件 人 . 如 文 件 外 注 明 為 39。標 書 39。, 文 件 將 直 接 送 交 予 本 項 目 招 標 負 責 人 . 資 料 控 制 員 將 不 拆 封 及 不 登 記 該 類 文 件 .文 檔 資 料 控 制 員 將 拆 開 文 件 , 并 即 在 每 頁 蓋 上 收 到 日 期 . 同 時 審 察 來 件 內(nèi) 容 是 否 按 規(guī) 定 格 式 提 交 及 是 否 齊 全 . 所 有 設(shè) 計 及 顧 問 單 位 , 監(jiān) 理 單 位 和 承 包 商 單 位 須 按 本 項 目 規(guī) 定 的 程 序 ,格 式 和 編 碼 來 提 交 文 件 . 如 未 合 乎 規(guī) 定 , 項 目 經(jīng) 理 有 權(quán) 要 求 其 從 新 提 交 .該 有 關(guān) 單 位 將 按 規(guī) 定 修 正 提 交 文 件 內(nèi) 容 ,從 新 送 交 予 文 檔 資 料 控 制 員 .文 檔 資 料 控 制 員 將 按 規(guī) 定 格 式 登 記 該 來 件 , 并 在 已 蓋 的 日 期 章 上 簽 名 , 以 示 該 文 件 已 被 登 記 .項 目 總 監(jiān) 將 按 文 件 主 題 給 予 相 應 的 歸 擋 編 號 , 并 在 傳 閱 印 章 上 注 明 處 理 人 員 和 傳 閱 人 員 的 名 字 ， 及 “執(zhí) 行 ”或 “傳 閱 ”的 批 示 。 . 文 檔 資 料 控 制 員 將 復 印 副 本 按 批 示 分 發(fā) , 并 按 統(tǒng) 一 的 歸 檔 編 碼 系 統(tǒng) 將 原 件 歸 檔 .(8)(7) 32附錄 文件發(fā)放流程表過 程 A過 程 B 過 程 B過 程 C 過 程 C 過 程 D過