【正文】 同算管理工作。其工作職責(zé)包括下述內(nèi)容 ：1. 協(xié)助并參與招標(biāo)過(guò)程中的商務(wù)合同談判至正式簽署的全過(guò)程；2. 了解其他部門(mén)對(duì)施工合同簽署進(jìn)度的要求，為技術(shù)部門(mén)進(jìn)行工程及時(shí)提供依據(jù)；3. 合同管理；4. 監(jiān)督合同的執(zhí)行，包括解答其他部門(mén)提出的與合同有關(guān)的問(wèn)題；5. 準(zhǔn)備和發(fā)放潛在變更通知、變更草案、變更通知和工作范圍變更以便報(bào)批和分發(fā)。和設(shè)計(jì)師、技術(shù)部一起，審核和批準(zhǔn)所有的承包商遞交的變更請(qǐng)求；6. 處理承包商及材料供應(yīng)商的索賠申請(qǐng)。材料采購(gòu)部經(jīng)理向成本控制部經(jīng)理匯報(bào)，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的材料采購(gòu)管理工作。其工作職責(zé)包括下述內(nèi)容 ：1. 制 訂 并 監(jiān) 督 執(zhí) 行 材 料 設(shè) 備 采 購(gòu) 工 作 程 序 ；2. 根 據(jù) 工 程 總 進(jìn) 度 計(jì) 劃 確 定 采 購(gòu) 工 作 的 進(jìn) 度 計(jì) 劃 ， 確 保 材 料 設(shè) 備 適 時(shí) 進(jìn) 場(chǎng) ；3. 配 合 造 價(jià) /預(yù) 決 算 部 制 訂 甲 供 材 料 設(shè) 備 的 成 本 預(yù) 算 ；4. 制 訂 甲 供 、 甲 指 乙 供 材 料 設(shè) 備 清 單 ；5. 制 訂 甲 供 材 料 設(shè) 備 產(chǎn) 地 清 單 ；6. 組 織 確 定 對(duì) 甲 供 材 料 設(shè) 備 的 技 術(shù) 要 求 ；7. 組 織 材 料 設(shè) 備 考 察 ；8. 配 合 招 投 標(biāo) 部 、 造 價(jià) /預(yù) 決 算 部 確 定 采 購(gòu) 的 商 務(wù) 條 件 ；9. 負(fù) 責(zé) 進(jìn) 行 采 購(gòu) 詢 價(jià) ；10. 配 合 造 價(jià) /預(yù) 決 算 部 進(jìn) 行 報(bào) 價(jià) 比 較 工 作 ；11. 配 合 招 投 標(biāo) 部 、 造 價(jià) /預(yù) 決 算 部 進(jìn) 行 議 價(jià) 工 作 ；12. 配 合 造 價(jià) /合 同 管 理 部 編 制 及 簽 訂 采 購(gòu) 合 同 ；13. 采 購(gòu) 合 同 的 執(zhí) 行 ；14. 負(fù) 責(zé) 進(jìn) 口 材 料 設(shè) 備 的 報(bào) 批 、 運(yùn) 輸 、 清 關(guān) 、 儲(chǔ) 存 、 進(jìn) 場(chǎng) 。成本控制部文員向成本控制部經(jīng)理匯報(bào)，負(fù)責(zé)本部門(mén)的日常文書(shū)工作。其工作職責(zé)包括下述內(nèi)容 ：1. 負(fù)責(zé)文件的起草、打印、傳送；2. 負(fù)責(zé)建立和維護(hù)供應(yīng)商資源庫(kù)；3. 負(fù)責(zé)招投標(biāo)評(píng)標(biāo)會(huì)議的組織和準(zhǔn)備工作；(4) (3) 254. 整理和歸檔成本核算文件和招投標(biāo)文件；5. 負(fù)責(zé)本部門(mén)日常辦公事務(wù)管理；6. 完成上級(jí)交給的其他工作。第三部分 項(xiàng)目編碼及文檔管理程序 引 言健全的項(xiàng)目編碼和文件檔案管理程序?qū)τ谔岣唔?xiàng)目管理效率至關(guān)重要。建立完善的文件檔案調(diào)閱與收發(fā)程序能保證項(xiàng)目各項(xiàng)資訊通過(guò)正確渠道傳輸，且暢通無(wú)阻。然而，要使該程序充分發(fā)揮作用，還有賴于一個(gè)設(shè)計(jì)周全的文件檔案模式，即項(xiàng)目文件集中存儲(chǔ)以及目標(biāo)明確的追蹤報(bào)告。下面各章節(jié)主要描述在高效的項(xiàng)目管理實(shí)際運(yùn)作中常用的各類(lèi)文件及其相關(guān)程序。由于篇幅有限，無(wú)法一一贅述，所以僅列出最常用的文件格式。在項(xiàng)目實(shí)際運(yùn)作中，可能需要建立其他標(biāo)準(zhǔn)化的文件格式，屆時(shí)將由項(xiàng)目總監(jiān)負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)相關(guān)范本及其使用程序。所有提及的文件均附后。 文 件 歸 檔 程 序 電子文件歸檔項(xiàng)目全部文件應(yīng)集中存儲(chǔ)于一個(gè)在區(qū)域網(wǎng)絡(luò)（LAN）上建立的項(xiàng)目專用文件夾中，使項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)所有成員包括項(xiàng)目管理組均可調(diào)閱。這樣，即使文件作者不在，仍可保證快速及準(zhǔn)確地找到該文件。這也有利于將項(xiàng)目所有相關(guān)數(shù)據(jù)單獨(dú)備份。在項(xiàng)目主文件夾下可根據(jù)不同功能或事業(yè)部門(mén)的劃分建立若干子文件夾，例如：? 行政? 設(shè)計(jì)? 進(jìn)度? 合同? 施工管理每一子文件夾可作為一根目錄，并可以按需要擴(kuò)建出更多子目錄。 書(shū)面文件歸檔建議采用與項(xiàng)目文件夾目錄一致的文件歸檔系統(tǒng)（見(jiàn)第九部分附件）。項(xiàng)目文件夾目錄、編號(hào)與文件存檔目錄一致，張貼于項(xiàng)目組文件柜，供各成員查閱文件索引。隨項(xiàng)目進(jìn)展，文件存檔目錄應(yīng)進(jìn)行增補(bǔ)，完善。? 文 件 編 碼 系 統(tǒng)(4) (3) 26注意！以下縮寫(xiě)編碼方式可靈活掌握，一旦各方協(xié)定，即為唯一編碼，不得隨意更改，必須嚴(yán)格遵守。 公函編號(hào)（編碼）系統(tǒng)? 本項(xiàng)目全部相關(guān)文件應(yīng)遵照北京婦產(chǎn)醫(yī)院項(xiàng)目批準(zhǔn)的格式書(shū)寫(xiě)，并依據(jù)批準(zhǔn)的編碼系統(tǒng)建立文件查閱編號(hào)。?? 文件類(lèi)型 縮寫(xiě)? 傳真 F? 信函 L? 傳送單 TRN? 備忘 MEM? 會(huì)議紀(jì)要 MTG? 報(bào)告 RPT?? 編號(hào)常用方式，例：BUCG04F001? “BUCG”為文件接收單位名稱縮寫(xiě)，“04”為年的縮寫(xiě)，“F”為文件類(lèi)型，“001”為流水代碼。 專業(yè)編號(hào)（編碼）系統(tǒng)專業(yè)分類(lèi)代碼以設(shè)計(jì)院施工圖編碼為準(zhǔn)，編碼表見(jiàn)第九部分附件。 顧問(wèn)編號(hào)（編碼）系統(tǒng)參與單位名稱縮寫(xiě)HF 四川華佛國(guó)際婦產(chǎn)醫(yī)院有限公司HITS 普濟(jì)醫(yī)院管理有限公司BLL 普濟(jì)醫(yī)院籌備工程咨詢有限公司JPA 四川井上建筑設(shè)計(jì)事務(wù)所CSR 美國(guó) TRO 建筑設(shè)計(jì)公司SP 美國(guó)翰凱國(guó)際建筑設(shè)計(jì)咨詢公司CEEDI 中國(guó)建筑西南設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)院PB 中國(guó)電子工業(yè)集團(tuán)三公司MFT 邁進(jìn)外墻技術(shù)有限公司PlaceM Place MediaCSLL 金寶聲學(xué)環(huán)保顧問(wèn)有限公司BUCG 成都城建十二公司PUHCA 北京帕克國(guó)際工程咨詢有限公司GT 上海冠達(dá)爾鋼結(jié)構(gòu)有限公司JSH 深圳建升和鋼結(jié)構(gòu)公司BGI 成都市勘察設(shè)計(jì)研究院(4) (3) 27 文 件 收 發(fā) 程 序任何顧問(wèn)方或承包商若未按規(guī)定之程序，格式或編碼系統(tǒng)來(lái)提交文件，則項(xiàng)目總監(jiān)有權(quán)要求其重新提交。 地址和郵件程序郵件和書(shū)面文件需寄往以下地址：四川華佛國(guó)際婦產(chǎn)醫(yī)院項(xiàng)目辦公室成都市新光路一號(hào) 郵編：610041傳真需發(fā)至以下號(hào)碼： （028） 85152499郵件上需明確注明相關(guān)收件人 – 總經(jīng)理，項(xiàng)目總監(jiān)，文檔控制員等 來(lái)件受理過(guò)程在項(xiàng)目管理的工作環(huán)境中，所有來(lái)件均由指定的秘書(shū)或文檔控制員收取，并蓋上日期和傳閱印戳。典型的傳閱印戳請(qǐng)參見(jiàn)第九部分附件。蓋戳后的文件交給項(xiàng)目總監(jiān)供其審閱。如文件為上報(bào)方案、變更等需要多方提意見(jiàn)的，文檔控制員需將內(nèi)部傳閱單附在首頁(yè)。項(xiàng)目總監(jiān)在快速瀏覽郵件之后，需按郵件主題給予相應(yīng)的歸檔編號(hào)，并于日期印戳處及處理該郵件的合適人選旁注明“執(zhí)行”、“傳閱”或“抄送”。通常，來(lái)件由一人“Action——采取行動(dòng)”，其余人員包括項(xiàng)目總監(jiān)只需“傳閱”或“抄送”。 然后放有經(jīng)過(guò)上述標(biāo)注的郵件的文件夾將返還給文檔控制員，由其進(jìn)行以下操作：1.1. 將 該 文 件 復(fù) 印 并 立 即 發(fā) 給 指 定 “執(zhí) 行 ”和 “抄 送 ”人 ；2. 如 文 件 上 有 一 個(gè) 或 多 個(gè) “傳 閱 ”人 ， 文 件 應(yīng) 作 一 份 復(fù) 印 件 。 該 文 件 將 每天 在 項(xiàng) 目 管 理 組 成 員 中 傳 閱 ， “傳 閱 ”人 將 仔 細(xì) 閱 讀 任 何 條 款 ， 將 意 見(jiàn) 填入 文 件 內(nèi) 部 傳 閱 單 內(nèi) （ 見(jiàn) 第 九 部 分 附 錄 ） 或 傳 閱 文 件 上 。 當(dāng) 他 們 看 完 傳閱 文 件 的 內(nèi) 容 后 ， 閱 件 人 將 把 文 件 傳 遞 給 下 一 個(gè) 項(xiàng) 目 組 成 員 。 如 閱 件 人想 保 留 該 文 件 供 今 后 參 考 ， 他 們 應(yīng) 自 己 作 一 份 復(fù) 印 。 所 有 的 項(xiàng) 目 組 成 員應(yīng) 在 文 件 發(fā) 出 的 當(dāng) 天 閱 讀 該 文 件 ， 并 在 當(dāng) 日 結(jié) 束 前 歸 還 文 件 管 理 員 。 然后 文 件 管 理 員 將 填 寫(xiě) 了 各 “傳 閱 ”人 意 見(jiàn) 的 傳 閱 單 抄 送 “執(zhí) 行 ”人 和 項(xiàng) 目總 監(jiān) 。3. 將 原 文 件 根 據(jù) 項(xiàng) 目 總 監(jiān) 標(biāo) 注 或 項(xiàng) 目 文 件 目 錄 歸 檔 編 號(hào) 進(jìn) 行 歸 檔 。2.注意！項(xiàng)目承包商除可向其自己的分包商發(fā)送文件外無(wú)權(quán)向業(yè)主的其他部門(mén)、項(xiàng)目顧問(wèn)或其他承包商直接發(fā)送文件。3.如果條件許可，文檔控制員需使用登記本來(lái)記錄每天收到的郵件，以供查詢。4.(4) (3) 28 發(fā)函過(guò)程1. 項(xiàng)目組成員在發(fā)文前，應(yīng)先向文檔控制員查詢文件存檔統(tǒng)一編號(hào)，將擬好的文件交授權(quán)的簽發(fā)人簽署。2. 已簽字的文件交由文檔控制員統(tǒng)一發(fā)出，并同時(shí)將電子版文件存入項(xiàng)目電子版文件夾中。3. 如文件為對(duì)外發(fā)給承包商的文件，應(yīng)先將文件傳真至承包商指定號(hào)碼，然后將原件放入項(xiàng)目文件發(fā)放柜對(duì)應(yīng)的承包商文件發(fā)放格中，由承包商專人于每天上午 10：00 前來(lái)將原件取走，并在文件發(fā)放登記單（見(jiàn)第九部分附錄）上登記簽字。文檔控制員將發(fā)出文件的復(fù)印件交給文件指定項(xiàng)目組傳閱人傳閱后，按項(xiàng)目文檔目錄存檔。項(xiàng)目組人員在傳閱文件時(shí)應(yīng)及時(shí)處理，小心保管，避免傳閱滯后或文件遺失。4. 如文件為內(nèi)部信件，則由文檔控制員統(tǒng)一復(fù)印、分發(fā)，原件存檔；如為內(nèi)部審批報(bào)告，則需附上公司內(nèi)部報(bào)告審批單（見(jiàn)第九部分附錄），交由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，將審批單復(fù)印交給經(jīng)辦人處理，原文件存檔。 承包商文件提交程序 承包商應(yīng)按照規(guī)定的程序和格式提交文件。? 承包商應(yīng)將需要審批的文件、方案、圖紙和樣本等同時(shí)分別提交給項(xiàng)目管理組和監(jiān)理。? 對(duì)項(xiàng)目管理組的提交數(shù)量必須是方案一式三份、文件兩份、圖紙按要求。? 對(duì)監(jiān)理的提交數(shù)量可與監(jiān)理商定。? 送審時(shí)間應(yīng)為周一至周五晚 6 點(diǎn)以前。? 審批回復(fù)周期通常情況一般為 3 個(gè)工作日。 圖 紙 管 理 圖紙分類(lèi)1. 建筑師、室內(nèi)設(shè)計(jì)師提交概念設(shè)計(jì)階段過(guò)程圖（SD）2. 建筑師、室內(nèi)設(shè)計(jì)師提交擴(kuò)初設(shè)計(jì)階段過(guò)程圖（DD）3. 國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)院提交各類(lèi)專業(yè)報(bào)審圖4. 國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)院提交施工圖（地下、地上部分按專業(yè)提交）5. 承包商提交施工深化圖6. 承包商提交竣工圖7. 供應(yīng)商提交設(shè)備/材料制造圖8. 其它 圖紙接收1. 設(shè)計(jì)院、承包商需按業(yè)主要求時(shí)間、需要份數(shù)提交圖紙及電子文件2. 正式發(fā)行的圖紙需有簽字、蓋章及發(fā)行版次和日期3. 圖紙?zhí)峤恍栌袀魉蛦魏蛨D紙目錄(4) (3) 294. 文檔控制員需確認(rèn)圖紙份數(shù)、圖紙版次、張數(shù)是否與圖紙目錄標(biāo)注一致后，方可簽字接收 圖紙發(fā)放1. 文檔控制員需按項(xiàng)目組要求準(zhǔn)確發(fā)放圖紙給指定承包商和監(jiān)理公司等相關(guān)單位，需要份數(shù)以合同規(guī)定或項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人授權(quán)為準(zhǔn)2. 正式發(fā)行的圖紙需有圖紙繪制單位的簽字、蓋章及發(fā)行版次和日期3. 圖紙發(fā)放需配有傳送單和圖紙目錄，承包商簽字接收后方可取走4. 機(jī)電專業(yè)分包施工圖報(bào)審程序見(jiàn)后附 舊圖存檔一旦有新圖紙發(fā)行，文檔控制員需按照?qǐng)D紙目錄將已升版的圖紙放入整套圖紙中，并將被替代的圖紙蓋上“作廢”標(biāo)記（見(jiàn)第九部分附錄），從圖紙中取出，將舊圖紙存檔。總圖紙目錄的電子文件也應(yīng)做相應(yīng)修改。項(xiàng)目完工后，這些文件需存離現(xiàn)場(chǎng)工地，并可通過(guò)縮微攝影儲(chǔ)存。最后，所有設(shè)計(jì)圖紙的電子拷貝都應(yīng)做在光盤(pán)上，供項(xiàng)目組參考及歸檔。(4) (3) 30附錄 文件收進(jìn)流程表開(kāi)始指定的文檔資料控制員收到外部單位提交文件過(guò)程 A文件外是否注明為密件、私人信件或標(biāo)書(shū)過(guò)程 B直接送交收件人過(guò)程 C是完否文件是否合乎程序要求過(guò)程 D否 通知該單位修正并再提交過(guò)程 E是登記文件amp。蓋傳閱印章過(guò)程 F送項(xiàng)目總監(jiān)審閱amp。批注有關(guān)人員 過(guò)程 G文檔控制員按批注分發(fā)原件按編號(hào)歸檔 過(guò)程 H文檔收進(jìn)過(guò)程結(jié)束(4) (3) 31 附 錄 文 件 收 進(jìn) 過(guò) 程 過(guò) 程 A過(guò) 程 B過(guò) 程 C過(guò) 程 D過(guò) 程 E過(guò) 程 F過(guò) 程 G過(guò) 程 H所 有 送 交 本 項(xiàng) 目 的 書(shū) 信 文 件 ,包 括 郵 遞 ,手 送 ,傳 真 等 , 將 全 部 統(tǒng) 一 由 文 檔 資 料 控 制 員 收 納 .如 文 件 外 未 注 明 為 39。私 人 39。,密 件 39?；? 39。標(biāo) 書(shū) 39。, 則 進(jìn) 入 過(guò) 程 D. 如 文 件 外 注 明 為 39。私 人 39。,密 件 39。, 文 件 將 直 接 送 交 予 收 件 人 . 如 文 件 外 注 明 為 39。標(biāo) 書(shū) 39。, 文 件 將 直 接 送 交 予 本 項(xiàng) 目 招 標(biāo) 負(fù) 責(zé) 人 . 資 料 控 制 員 將 不 拆 封 及 不 登 記 該 類(lèi) 文 件 .文 檔 資 料 控 制 員 將 拆 開(kāi) 文 件 , 并 即 在 每 頁(yè) 蓋 上 收 到 日 期 . 同 時(shí) 審 察 來(lái) 件 內(nèi) 容 是 否 按 規(guī) 定 格 式 提 交 及 是 否 齊 全 . 所 有 設(shè) 計(jì) 及 顧 問(wèn) 單 位 , 監(jiān) 理 單 位 和 承 包 商 單 位 須 按 本 項(xiàng) 目 規(guī) 定 的 程 序 ,格 式 和 編 碼 來(lái) 提 交 文 件 . 如 未 合 乎 規(guī) 定 , 項(xiàng) 目 經(jīng) 理 有 權(quán) 要 求 其 從 新 提 交 .該 有 關(guān) 單 位 將 按 規(guī) 定 修 正 提 交 文 件 內(nèi) 容 ,從 新 送 交 予 文 檔 資 料 控 制 員 .文 檔 資 料 控 制 員 將 按 規(guī) 定 格 式 登 記 該 來(lái) 件 , 并 在 已 蓋 的 日 期 章 上 簽 名 , 以 示 該 文 件 已 被 登 記 .項(xiàng) 目 總 監(jiān) 將 按 文 件 主 題 給 予 相 應(yīng) 的 歸 擋 編 號(hào) , 并 在 傳 閱 印 章 上 注 明 處 理 人 員 和 傳 閱 人 員 的 名 字 ， 及 “執(zhí) 行 ”或 “傳 閱 ”的 批 示 。 . 文 檔 資 料 控 制 員 將 復(fù) 印 副 本 按 批 示 分 發(fā) , 并 按 統(tǒng) 一 的 歸 檔 編 碼 系 統(tǒng) 將 原 件 歸 檔 .(8)(7) 32附錄 文件發(fā)放流程表過(guò) 程 A過(guò) 程 B 過(guò) 程 B過(guò) 程 C 過(guò) 程 C 過(guò) 程 D過(guò)