【正文】 ______________________________【本講總結(jié)】本講主要介紹時(shí)間分析的方法。感到特別忙亂的時(shí)候，運(yùn)用不同的時(shí)間分析方法對時(shí)間進(jìn)行分析，以幫助職業(yè)經(jīng)理獲得利用時(shí)間的合理模式。這是職業(yè)經(jīng)理進(jìn)行時(shí)間管理的重要方法?！拘牡皿w會】________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第6講 第二象限工作法【本講重點(diǎn)】四象限的工作分類第二象限工作法四象限的工作分類工作的兩種劃分有些工作特別緊急，需要馬上處理，按照優(yōu)先順序的原則，緊急的事排在前。有些事不太緊急或不緊急，可以往后推一推，根據(jù)優(yōu)先順序原則把不太緊急或不緊急的事排在后面?！景咐磕充N售經(jīng)理某天工作緊急程度劃分：緊急不緊急緊急處理客戶投訴意外事故的緊急排除客戶拜訪確定明天的廣告接待質(zhì)檢人員 工作總結(jié)修改工作流程處理同事的一些誤解輔導(dǎo)下屬工作安排下一步工作與同級部門間的協(xié)調(diào)銷售政策的修改重要的工作需要花費(fèi)較多的時(shí)間和精力去做，不太重要或不重要的工作只需花費(fèi)較少時(shí)間去做。顯然，優(yōu)先順序原則就是重要的排在前，不重要的排在后?！九e例】銷售部經(jīng)理的某一天工作的重要程度劃分：重要工作不重要工作銷售費(fèi)用預(yù)算計(jì)劃制定部門招聘計(jì)劃拜訪重要客戶工作報(bào)告總結(jié)下達(dá)指示一些文件和資料的查詢文件歸檔應(yīng)付無關(guān)人員領(lǐng)用物品報(bào)銷差旅費(fèi)“四象限”的工作分類所有的工作都既有緊急程度的不同，又有重要程度的不同。根據(jù)這兩個(gè)方面，可以將工作分成四類，如下圖所示：圖61 四象限的工作分類Ⅰ象限：既緊急又重要的事項(xiàng)緊急是指必須馬上做的事項(xiàng)；重要是指對公司、部門或者個(gè)人有重大影響的事項(xiàng)。例如銷售部經(jīng)理要處理客戶投訴。需要職業(yè)經(jīng)理臨“急”不亂，能夠使顧客對你的解釋或處理結(jié)果接受和滿意。但是，如果顧客投訴增多，每天都要處理類似事件，則要考慮產(chǎn)品是否出了問題？銷售人員的銷售或服務(wù)水平是否降低？：重要但是不緊急的事項(xiàng)例如銷售經(jīng)理制定下屬員工獎(jiǎng)金提成及發(fā)放規(guī)定，新聘的銷售人員的培訓(xùn)等雖然非常重要，但可以拖一段時(shí)間。然而一旦這些重要的事項(xiàng)沒有在限定的時(shí)間內(nèi)完成，等到要上交或?qū)嵤r(shí)才著急去做，就變成第一象限的工作——既重要又緊急。一般情況下，重要的事項(xiàng)都是可以在一定的時(shí)間內(nèi)完成的，一般有較充足的時(shí)間安排，但是，由于每天忙于瑣碎事務(wù)，經(jīng)常把重要的事擱置起來或認(rèn)為還有時(shí)間，結(jié)果做了次要的事反而將重要的事拖到最后一刻，不僅時(shí)間倉促，質(zhì)量和效果也不能令人滿意。：緊急但不重要的事項(xiàng)銷售經(jīng)理解決客戶投訴，上司找你了解工作等等都是緊急的事。下屬請示工作、電話、會議、來訪等基本上也屬于這一象限。由于對時(shí)間沒有計(jì)劃性，沒有按優(yōu)先原則排序，所以經(jīng)常把一些緊急的事當(dāng)成重要的事來處理，顛倒了主次。Ⅳ象限：不緊急和不重要的事項(xiàng)不要為既不緊急也不重要的事而花費(fèi)寶貴的時(shí)間與精力?！臼吕啃そ?jīng)理一天的工作主要是接電話、輔導(dǎo)下屬工作、與財(cái)務(wù)經(jīng)理談銷售費(fèi)用的預(yù)算、與行政部門經(jīng)理閑聊、向營銷總監(jiān)匯報(bào)工作、與人事經(jīng)理談某下屬的獎(jiǎng)金問題、撰寫招聘計(jì)劃等。按照優(yōu)先順序原則即四象限原理，這些工作事項(xiàng)應(yīng)為：圖62 “四象限”實(shí)例解析【自檢】運(yùn)用“四象限”分析法，對你一天時(shí)間內(nèi)的工作進(jìn)行排序。【本講總結(jié)】本講介紹如何運(yùn)用“四象限”分析法對各項(xiàng)工作進(jìn)行排序。工作分類可以按兩種標(biāo)準(zhǔn)劃分，一是重要性，二是緊急性。依據(jù)這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，可以把工作劃分為四種類型，職業(yè)經(jīng)理應(yīng)把重心放在第二象限的工作，也就是優(yōu)先處理重要但不緊急的事項(xiàng)?！拘牡皿w會】________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第6講 第二象限工作法【本講重點(diǎn)】四象限的工作分類第二象限工作法四象限的工作分類工作的兩種劃分有些工作特別緊急，需要馬上處理，按照優(yōu)先順序的原則，緊急的事排在前。有些事不太緊急或不緊急，可以往后推一推，根據(jù)優(yōu)先順序原則把不太緊急或不緊急的事排在后面。【案例】某銷售經(jīng)理某天工作緊急程度劃分：緊急不緊急緊急處理客戶投訴意外事故的緊急排除客戶拜訪確定明天的廣告接待質(zhì)檢人員 工作總結(jié)修改工作流程處理同事的一些誤解輔導(dǎo)下屬工作安排下一步工作與同級部門間的協(xié)調(diào)銷售政策的修改重要的工作需要花費(fèi)較多的時(shí)間和精力去做，不太重要或不重要的工作只需花費(fèi)較少時(shí)間去做。顯然，優(yōu)先順序原則就是重要的排在前，不重要的排在后?！九e例】銷售部經(jīng)理的某一天工作的重要程度劃分：重要工作不重要工作銷售費(fèi)用預(yù)算計(jì)劃制定部門招聘計(jì)劃拜訪重要客戶工作報(bào)告總結(jié)下達(dá)指示一些文件和資料的查詢文件歸檔應(yīng)付無關(guān)人員領(lǐng)用物品報(bào)銷差旅費(fèi)“四象限”的工作分類所有的工作都既有緊急程度的不同，又有重要程度的不同。根據(jù)這兩個(gè)方面，可以將工作分成四類，如下圖所示：圖61 四象限的工作分類Ⅰ象限：既緊急又重要的事項(xiàng)緊急是指必須馬上做的事項(xiàng)；重要是指對公司、部門或者個(gè)人有重大影響的事項(xiàng)。例如銷售部經(jīng)理要處理客戶投訴。需要職業(yè)經(jīng)理臨“急”不亂，能夠使顧客對你的解釋或處理結(jié)果接受和滿意。但是，如果顧客投訴增多，每天都要處理類似事件，則要考慮產(chǎn)品是否出了問題？銷售人員的銷售或服務(wù)水平是否降低？：重要但是不緊急的事項(xiàng)例如銷售經(jīng)理制定下屬員工獎(jiǎng)金提成及發(fā)放規(guī)定，新聘的銷售人員的培訓(xùn)等雖然非常重要，但可以拖一段時(shí)間。然而一旦這些重要的事項(xiàng)沒有在限定的時(shí)間內(nèi)完成，等到要上交或?qū)嵤r(shí)才著急去做，就變成第一象限的工作——既重要又緊急。一般情況下，重要的事項(xiàng)都是可以在一定的時(shí)間內(nèi)完成的，一般有較充足的時(shí)間安排，但是，由于每天忙于瑣碎事務(wù)，經(jīng)常把重要的事擱置起來或認(rèn)為還有時(shí)間，結(jié)果做了次要的事反而將重要的事拖到最后一刻，不僅時(shí)間倉促，質(zhì)量和效果也不能令人滿意。：緊急但不重要的事項(xiàng)銷售經(jīng)理解決客戶投訴，上司找你了解工作等等都是緊急的事。下屬請示工作、電話、會議、來訪等基本上也屬于這一象限。由于對時(shí)間沒有計(jì)劃性，沒有按優(yōu)先原則排序，所以經(jīng)常把一些緊急的事當(dāng)成重要的事來處理，顛倒了主次。Ⅳ象限：不緊急和不重要的事項(xiàng)不要為既不緊急也不重要的事而花費(fèi)寶貴的時(shí)間與精力?！臼吕啃そ?jīng)理一天的工作主要是接電話、輔導(dǎo)下屬工作、與財(cái)務(wù)經(jīng)理談銷售費(fèi)用的預(yù)算、與行政部門經(jīng)理閑聊、向營銷總監(jiān)匯報(bào)工作、與人事經(jīng)理談某下屬的獎(jiǎng)金問題、撰寫招聘計(jì)劃等。按照優(yōu)先順序原則即四象限原理，這些工作事項(xiàng)應(yīng)為：圖62 “四象限”實(shí)例解析【自檢】運(yùn)用“四象限”分析法，對你一天時(shí)間內(nèi)的工作進(jìn)行排序?！颈局v總結(jié)】本講介紹如何運(yùn)用“四象限”分析法對各項(xiàng)工作進(jìn)行排序。工作分類可以按兩種標(biāo)準(zhǔn)劃分，一是重要性，二是緊急性。依據(jù)這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，可以把工作劃分為四種類型，職業(yè)經(jīng)理應(yīng)把重心放在第二象限的工作，也就是優(yōu)先處理重要但不緊急的事項(xiàng)。【心得體會】________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第7講 養(yǎng)成好習(xí)慣【本講重點(diǎn)】不良習(xí)慣必須改變養(yǎng)成好習(xí)慣的四個(gè)階段【忠告】時(shí)間管理是一種可以改變的習(xí)慣，不良的習(xí)慣是無意中形成的，良好的習(xí)慣可以在有意中形成。不良習(xí)慣必須改變現(xiàn)代經(jīng)理人必須具備職業(yè)化的素質(zhì)，有效的時(shí)間管理是職業(yè)化的一項(xiàng)要求。職業(yè)經(jīng)理要管理一批人，不良習(xí)慣不僅影響個(gè)人的工作效率，也會對下屬產(chǎn)生負(fù)面的影響。養(yǎng)成好習(xí)慣的四個(gè)階段這個(gè)階段還沒有意識到已經(jīng)有某種不良的習(xí)慣，也沒有意識到這個(gè)不良習(xí)慣給工作帶來的危害。已經(jīng)意識到居然有這么不好的習(xí)慣，而且這個(gè)習(xí)慣給工作帶來如此大的危害，或者存在極大的隱患。有時(shí)候，不良習(xí)慣是很難發(fā)現(xiàn)的，可以借助一些測試手段來發(fā)現(xiàn)。這一階段，決心改變不良習(xí)慣，開始培養(yǎng)好的習(xí)慣。就時(shí)間管理而言，可以按照前面講過的第二象限法來建立高效利用時(shí)間的習(xí)慣。在進(jìn)行面對面溝通時(shí)，至少要做到以下三點(diǎn)：◆在約定的時(shí)間到達(dá)?！魧贤ㄋ璧臅r(shí)間進(jìn)行預(yù)算?！籼岢鰷贤ǖ闹黝}?？梢酝ㄟ^其它渠道了解到的情況，溝通時(shí)就無需談起。在與組織之外的人進(jìn)行溝通時(shí)，一般都很注意上述三點(diǎn)。而在與內(nèi)部的人溝通時(shí)，則很少有人注意到。如果你把內(nèi)部的人當(dāng)作客戶，也就會自然而然按上述三點(diǎn)進(jìn)行溝通了。正所謂“無招勝有招”，良好習(xí)慣的真正養(yǎng)成是在其不再被意識到的時(shí)候。在第三個(gè)階段，對良好習(xí)慣的意識，容易受到其它事情的干擾，從而導(dǎo)致對習(xí)慣的放棄。要達(dá)到這個(gè)境界，可以采用的有效辦法是“間隔重復(fù)”。即規(guī)定每一段時(shí)間，堅(jiān)持一種做法的次數(shù)。經(jīng)過多次重復(fù)，就自覺接受了這種做法，習(xí)慣成了自然?！咀詸z】對照一下，你自己是否有以下的不良習(xí)慣：□工作效率低，辦事拖拉?！鯐r(shí)間觀念差，工作時(shí)磨磨蹭蹭?！趺济右话炎?，找不到主次。□經(jīng)常被電話、不速之客干擾，延誤工作，晚上加班干?！跏裁词虑槎荚敢夤?，認(rèn)為忙才好?！跽J(rèn)為下屬多請示匯報(bào)才有權(quán)威。□沒有目標(biāo)，沒有計(jì)劃?！醪簧朴诶昧闼闀r(shí)間。□不會休息，不會娛樂，沒有空閑。如果你有上述一些不良習(xí)慣，就要想辦法消除，修正自己的習(xí)慣、性格以至于某些習(xí)以為常的觀念，痛下決心加以改正，逐漸養(yǎng)成好的習(xí)慣。下面是一些建議：4每天花30分鐘做計(jì)劃。4有書面日計(jì)劃、周計(jì)劃和月度計(jì)劃。4讓下屬了解你的工作習(xí)慣。4排出每周工作的優(yōu)先順序。4集中精力完成重要工作。4使授權(quán)成為一種工作風(fēng)格和管理方式。4學(xué)習(xí)并運(yùn)用對付干擾的方法。4明確生活和工作目標(biāo)。4保證一天內(nèi)有一段時(shí)間不受干擾。4有效利用零星時(shí)間。4招聘得力的秘書或充分利用電腦等現(xiàn)代辦公設(shè)備。4文件柜或辦公桌整潔、條理清楚。4在固定的時(shí)間里處理往來的函件。4盡量將無用的文件處理掉。4使每件工作善始善終，避免頭緒多而亂。4除非萬不得已才召開會議。4養(yǎng)成常年使用工作效率手冊的習(xí)慣?！颈局v總結(jié)】本講針對浪費(fèi)時(shí)間的不良習(xí)慣展開論述。養(yǎng)成良好的時(shí)間管理習(xí)慣是職業(yè)化的要求，有助于提高工作效率。養(yǎng)成好習(xí)慣一般要經(jīng)過四個(gè)階段：不良習(xí)慣的無意識階級、發(fā)現(xiàn)不良習(xí)慣、有意識地改變不良習(xí)慣、養(yǎng)成好習(xí)慣的無意識階段?！拘牡皿w會】________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第8講 為什么溝而不通【本講重點(diǎn)】溝通障礙組織溝通與人際溝通溝通障礙這類障礙是由身份、地位不平等造成的。溝通雙方身份平等，則溝通障礙最小，因?yàn)殡p方的心態(tài)都很自然。例如，與上司交流時(shí)，下屬往往會產(chǎn)生一種敬畏感，這就是一種心理障礙。另外，上司和下屬所掌握的信息是不對等的，這也使溝通的雙方發(fā)生障礙。人們都習(xí)慣于堅(jiān)持自己的想法，而不愿接受別人的觀點(diǎn)。這種自以為是的傾向是構(gòu)成溝通的障礙因素之一。溝通中的雙方有一方對另一方存在偏見，或相互有成見，這會影響溝通的順暢。溝通的一個(gè)重要環(huán)節(jié)是傾聽，溝通不可能是一個(gè)人的事情，當(dāng)有一方在表達(dá)時(shí)，另一方必須專注傾聽才能達(dá)到溝通的效果。而人一般都習(xí)慣于表達(dá)自己的觀點(diǎn)，很少用心聽別人的。溝通的參與者必須要反饋信息，才能使對方明白你是否理解他的意思。反饋包含了這樣的信息：有沒有傾聽，有沒有聽懂，有沒有全懂，有沒有準(zhǔn)確理解。如果沒有反饋，對方以為他已經(jīng)向你表達(dá)了意思，而你以為你所理解的就是他所要表達(dá)的，造成誤解。為了消除誤解，溝通雙方必須要有反饋。技巧是指有效溝通的方式，目的是消除因方法不當(dāng)引起的溝通障礙。關(guān)于溝通技巧，主要從下面一些角度去認(rèn)識：◆你會正確表達(dá)想法嗎？◆你能夠按對方希望的時(shí)間和方式表達(dá)想法嗎？◆你能夠與不同職位、不同性格的人進(jìn)行溝通嗎？◆如果已經(jīng)造成誤解，你能夠消除嗎？組織溝通與人際溝通職場中的人經(jīng)常遇到兩類溝通：一是組織溝通，一是人際溝通。所謂組織溝通指企業(yè)按照組織程序進(jìn)行的溝通。一個(gè)企業(yè)如果制度完善，有健康的企業(yè)文化，它的組織溝通就會運(yùn)行順暢。例如，有些企業(yè)有很好的會議制度，通過會議進(jìn)行有效的溝通。有的公司報(bào)告制度較為完善，通過這種書面的形式，也可以實(shí)現(xiàn)有效的溝通。再如，一些公司有內(nèi)部意見的溝通機(jī)制，像設(shè)置內(nèi)部意見箱，或者舉行不定期的員工座談會等。組織溝通多數(shù)通過一定的制度形式加以規(guī)定。人際溝通概念比組織溝通更為寬泛，人際溝通既發(fā)生在組織內(nèi)部，也發(fā)生在組織外部。與上司、同事、下屬、供應(yīng)商、經(jīng)銷商、家人、朋友等的溝通，都是人際溝通。以自然人狀