【正文】 四）主管部門及有關(guān)部門要以大局為重，不能只顧部門利益。如上級機關(guān)一旦裁定，就要堅決服從，認(rèn)真執(zhí)行，自覺維護(hù)公文的權(quán)威性，保證公文的執(zhí)行效用?！　∪?、公交審核　　公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，需經(jīng)辦公廳（室）進(jìn)行審核。負(fù)責(zé)核稿的人員，必依據(jù)《公文處理辦法》和《細(xì)則》，堅持實事求是、執(zhí)行政策、精減、高效、精益求精的原則，及時審核，嚴(yán)格把關(guān)。審核的重點是：　　（一）行文。是否確需行文，行文方式是否恰當(dāng)。　?。ǘ┱摺Ｊ欠穹宵h和國家的方針、政策；是否符合行文規(guī)則和發(fā)文辦理的有關(guān)要求；新出臺的政策規(guī)定有無依據(jù)、有無說明，是否切實可行；與本部門和有關(guān)部門的相關(guān)規(guī)定有無矛盾；涉及其他部門職權(quán)范圍的事項，是否經(jīng)過協(xié)商，分歧意見是否一致，會簽單位是否齊全，是否符合擬制公文的有關(guān)要求等?！　。ㄈ└袷?。是否符合《公文處理辦法》和《細(xì)則》的有關(guān)規(guī)定，文種是否恰當(dāng)；文稿結(jié)構(gòu)是否符合公文寫作要求。　?。ㄋ模┪淖?。表述是否規(guī)范，包括字、詞、標(biāo)點、語句和邏輯結(jié)構(gòu)是否準(zhǔn)確、合理；計量單位是否符合國家標(biāo)準(zhǔn)；行文、數(shù)字、層次、序數(shù)、用筆用墨是否規(guī)范。　　公文審核一般有初核、核核、審核、復(fù)審、審簽5個程序。草擬公文單位的負(fù)責(zé)人進(jìn)行初核；辦公廳（室）秘書部門進(jìn)行校核，辦公廳（室）負(fù)責(zé)公文處理的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核；與公文涉及工作有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和分管副秘書長（副主任）進(jìn)行復(fù)審。同時，辦公廳（室）的行文應(yīng)經(jīng)辦公廳（室）主任復(fù)審，政府的行文，應(yīng)經(jīng)政府秘書長復(fù)審，最后，送有簽發(fā)權(quán)限的負(fù)責(zé)人審簽?！　∷?、公文簽發(fā)　　關(guān)于公文的簽發(fā)權(quán)限，《公文處理辦法》第二十八條和《細(xì)則》第三十一條、第三十二條作了以下規(guī)定：“以本機關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)”?！昂灠l(fā)公文，簽批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并簽署姓名和時間”?！安块T不應(yīng)將代擬稿直接送本級政府負(fù)責(zé)人簽批。未經(jīng)發(fā)文機關(guān)文秘部門審核的文稿，負(fù)責(zé)人原則上不予受理簽發(fā)?！薄　」囊呀?jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)，即意味著正式生效。因此，各級行政機關(guān)及部門一定要嚴(yán)格按照《公文處理辦法》和《細(xì)則》所規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行審簽，不能隨意簽發(fā)，要保證公文的嚴(yán)肅性、權(quán)威性和法律效力?！　∥濉⒐膹?fù)核、登記　?。ㄒ唬┕膹?fù)核是公文正式印制前文秘部門進(jìn)行的最后一次復(fù)審。新的《公文處理辦法》第二十九條專門增加一條關(guān)于復(fù)核的內(nèi)容，目的是為了防止遺漏和疏乎大意，確保成文的質(zhì)量。這是非常重要的一個環(huán)節(jié)。在以往的發(fā)文辦理中，習(xí)慣上總認(rèn)為已經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文就不會有錯，或者即使發(fā)現(xiàn)了欠妥之處，也習(xí)慣于以最后簽發(fā)稿為準(zhǔn)，不認(rèn)真去思考，或請求復(fù)核，造成個別發(fā)出的公文不盡完美。因此，在發(fā)文辦理中一定要重視復(fù)核環(huán)節(jié)。復(fù)核的重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；附件材料（在辦理過程中是否有遺失或缺頁）齊全；格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，是否有錯別字、漏字等等?！　　豆奶幚磙k法》要求“經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審”。負(fù)責(zé)公文復(fù)核的文秘人員應(yīng)該認(rèn)真履行職責(zé)，把好最后一關(guān)?！　。ǘ┌l(fā)文登記就是把文件的基本信息在印制前登記下來，以便于查閱利用。發(fā)文登記也是公文復(fù)核工作的有益補充?！　“l(fā)文登記的主要內(nèi)容有：發(fā)文單位、文種、發(fā)文編號、簽發(fā)人、擬稿單位、擬稿人、成文時間、轉(zhuǎn)辦時間、秘級、緊急程度、發(fā)文份數(shù)、文件分類、文件標(biāo)題、發(fā)文范圍、主題詞等?！　“l(fā)文登記工作，要注意以下幾點：一是對收到的文稿，登記前要仔細(xì)檢查領(lǐng)導(dǎo)是否簽發(fā)，發(fā)放范圍是否明確，主、附件是否齊全。沒有領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的不予登記，有不清楚的要及時弄清。二是發(fā)文編號必須體現(xiàn)出文號的“三要素”：“發(fā)文機關(guān)”、“發(fā)文時間”、“文件號”。如國務(wù)院2000年發(fā)的第1號文件，就寫作國發(fā)［2000］1號等?！豆奶幚磙k法》第三章四款“公文格式”中，關(guān)于發(fā)文文號有明確規(guī)定，請遵照執(zhí)行。三是要認(rèn)真填寫登記項目，字跡清晰，內(nèi)容完整，不要隨意漏項或草率行事。四是登記要分類，不要把不同種類的文件混合登記在一起。五是公文主題詞要參照《國務(wù)院公文主題詞表》標(biāo)注?！　×?、發(fā)文的用印　　機關(guān)印章是代表機關(guān)職權(quán)的一種憑證和標(biāo)志。公文加蓋了印章，才能產(chǎn)生相應(yīng)的效力。具體用印規(guī)則，請參照GB／T9704—1999《國家行政機關(guān)公文格式》執(zhí)行。并要注意以下兩點：　　。有領(lǐng)導(dǎo)人簽字并確認(rèn)符合規(guī)定的，才能在制成的公文上加蓋機關(guān)印章?！　?。　　七、發(fā)文的分送　　分送是指從發(fā)文機關(guān)到收文機關(guān)的運行過程。一般可分為內(nèi)送和外送兩部分。內(nèi)送是由秘書人員直接分送給機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門；外投是由機要通信人員送出?！　⊥端臀募纫煊忠_保安全。無論內(nèi)送外送都要建立投送登記手續(xù)，特別是送給領(lǐng)導(dǎo)同志的文件，更要嚴(yán)格履行登記手續(xù)。在較大機關(guān)，由于發(fā)往的機關(guān)、部門較多，一般應(yīng)建立“文件分送登記”、“機要信投遞登記”、“掛號信投遞登記”手續(xù)制度。在一般機關(guān)，可以利用發(fā)文登記簿履行交接手續(xù)，不必另行登記。有的地區(qū)和部門將上行文直接交由本機關(guān)以外的人向上級機關(guān)報送或催辦，顯得極不嚴(yán)肅，一定要嚴(yán)格按照發(fā)文程序運轉(zhuǎn)，不能隨意。第六講　收文辦理收文辦理是公文處理工作的一項重要內(nèi)容，也是機關(guān)秘書工作的重要組成部分。按照國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱國務(wù)院《辦法》）和甘肅省政府發(fā)布的《甘肅省實施＜國家行政機關(guān)公文處理辦法＞細(xì)則（試行）》，收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、反饋等?！　∫弧⒑炇?、登記是收文辦理的基礎(chǔ)工作　　嚴(yán)格程序是保證收文準(zhǔn)確、規(guī)范、高效辦理的基礎(chǔ)。任何機關(guān)辦理收文的工作，一般都有簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦和反饋等程序。簽收是收文辦理的開始，因此，要做好清點和分類工作，注意檢查來件是否是發(fā)給本機關(guān)、本單位的，封皮編號是否與記載相符；信件有無破損、散包、被拆現(xiàn)象；清點收件總數(shù)與清單是否一致；通知單或回執(zhí)單標(biāo)明的文題、編號、數(shù)量是否符合要求；文件是否完全完整，如有無缺附件、缺頁、白頁、未具落款、未蓋公章；是否符合國務(wù)院《辦法》的規(guī)定；閱后按頁清退的絕密文件要逐頁清點，這樣既可以體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性，也可以科學(xué)、規(guī)范地處理收文，提高辦理效率?！　『炇盏墓囊鶕?jù)文件的秘密程度、文件的性質(zhì)、實際工作需要、文件數(shù)量等進(jìn)行登記。文件的登記范圍沒有統(tǒng)一的界限，但是，上級機關(guān)文件、下級機關(guān)文件、重要的帶有密級的刊物、資料、其他機關(guān)商洽問題和需要答復(fù)的文件、上級機關(guān)如開會印發(fā)的會議文件材料等必須登記。登記填項一般包括收文號（或順序號）、收文日期、來文機關(guān)、文件標(biāo)題（內(nèi)容）、密級、文件號、份數(shù)等。登記方法主要有兩種：（1）流水式登記法。就是將收到文件按照時間順序不分種類依次登記，同時將文件辦理過程和轉(zhuǎn)送手續(xù)簡要記載在同一登記簿上。（2）分類式登記法。就是根據(jù)本單位確定的文件分類標(biāo)準(zhǔn)分類進(jìn)行登記。如，可分為中共中央文件、國務(wù)院文件、省委文件、省政府文件、省直機關(guān)各部門文件、下級機關(guān)文件等?！　∈瘴牡怯浭俏募幚淼闹匾罁?jù)，也是秘書人員一項經(jīng)常性的工作，要嚴(yán)格按照登記項目逐項登記，不得漏項，不得出現(xiàn)重號和跳號現(xiàn)象?！　《?、審核工作是收文辦理的關(guān)鍵　　《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第三十一條規(guī)定：“收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點是：是否應(yīng)由本機關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范?！弊龊脤徍税殃P(guān)工作既有利于糾正來文機關(guān)行文的錯誤，嚴(yán)格公文的有關(guān)處理辦法，體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，也有利于收文的及時、有效辦理。在實際工作中，我們常常會碰到這樣的情況，有的下級來文是請求批復(fù)的，但是由于把“請示”文種錯用為“報告”，致使請示事項得不到及時答復(fù)。因為“請示”是要求上級機關(guān)答復(fù)的，而“報告”可不答復(fù)；有的文件由于沒有與有關(guān)部門和單位協(xié)商、會簽，而延誤了發(fā)揮效用的時間，甚至出現(xiàn)了相互矛盾的文件；有的文件由于行文格式不規(guī)范，而不能得到及時辦理。因此，加強審核是從源頭上保證收文辦理的重要環(huán)節(jié)。特別是去年國務(wù)院公文處理辦法發(fā)布后，收文的審核工作除了內(nèi)容是否符合國家法律、規(guī)范和其他有關(guān)規(guī)定外，更需注意以下幾點：　　1．公文用紙。國務(wù)院《辦法》規(guī)定：“公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4型（210mm 297mm），左側(cè)裝訂?！倍瓏鴦?wù)院辦公廳的《辦法》規(guī)定，公文用紙一般為16開型。這是兩者的一個明顯區(qū)別。因此，在收文時要嚴(yán)格把握，按照國務(wù)院《辦法》執(zhí)行?！　?．公文要素。原國務(wù)院辦公廳的《辦法》規(guī)定，公文一般由發(fā)文機關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和時間等部分組成。而國務(wù)院《辦法》增加了“保密期限”。如果收文是涉密文件而沒有保密期限，應(yīng)按不規(guī)范文件退回送文單位。同時，“請示”文種要在附注處注明聯(lián)系人及聯(lián)系電話，這也是收文中應(yīng)該注意的事項。另外，在簽發(fā)、用印等方面也有不同，收文時都要一并注意?！　〈送猓€要注意審查公文文種是否正確，行文是否符合規(guī)則，需協(xié)商、會簽的公文是否履行必須的手續(xù)。如果收文不符合行文規(guī)則，格式不規(guī)范，用紙不符合標(biāo)準(zhǔn)，要及時退回文件呈報部門并說明理由?！　　敖?jīng)審核，對符合本辦法規(guī)定的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)及時提出擬辦意見送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。”（《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第三十二條）　　擬辦是指秘書人員對來文應(yīng)由那位領(lǐng)導(dǎo)審批，那一部門承辦，以及承辦過程中可能涉及到的事項提出初步處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)同志批辦時參考的工作程序。需要擬辦的文件主要有三種：上級機關(guān)主送本機關(guān)并需要貫徹落實的文件；本機關(guān)所屬部門或下級機關(guān)主送本機關(guān)的請示性文件；平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)主送本機關(guān)需要答復(fù)的文件。對于擬辦的公文，辦公廳（室）應(yīng)當(dāng)及時提出擬辦意見。對重要公文應(yīng)當(dāng)先送機關(guān)分管業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人批示，再按批示意見辦理。一般性公文，可經(jīng)辦公廳（室）負(fù)責(zé)人批示后，交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。國務(wù)院《辦法》還規(guī)定，“原則上不辦理越級上報的公文”，這一點在收文辦理中要注意。另外，有些重要的機密性較強的資料、刊物以及所屬部門和下級機關(guān)主送本機關(guān)的情況報告雖然不需要辦理，但也要提出分發(fā)意見，征得主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可分發(fā)。擬辦的公文，需送負(fù)責(zé)人批示，即履行批辦手續(xù)后，才可以辦理?！　∪⒊修k是收文辦理的重點　　承辦是指機關(guān)有關(guān)部門或有關(guān)人員對應(yīng)辦復(fù)的文件根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見進(jìn)行具體辦理的工作，是文件處理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是具體解決問題的階段。承辦工作質(zhì)量的高低，直接反映一個機關(guān)的工作質(zhì)量和工作效率。因此，承辦工作是很重要的，秘書部門要重視這項工作，承辦部門要做好這項工作?！　∈紫?，要認(rèn)真研究文件內(nèi)容和批辦意見，弄清是否屬于自己主管業(yè)務(wù)范圍。其次，要弄清文件處理的時間要求，然后再按照輕重緩急進(jìn)行落實。承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以說明。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時返回交辦的文秘部門并說明理由。公文辦理過程中，遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。這一點與原公文處理辦法有所不同，原公文處理辦法只是規(guī)定，“凡涉及其他部門或者地區(qū)的問題，主辦機關(guān)應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門或者地區(qū)協(xié)商、會簽。上報的公文，如有關(guān)方面意見不一致，應(yīng)當(dāng)如實反映?！眱蓢鴦?wù)院辦法明確規(guī)定，分歧意見如協(xié)商后不能取得～致，可以報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。第三，在仔細(xì)研究來文內(nèi)容、要求和領(lǐng)導(dǎo)批辦意見的基礎(chǔ)上，認(rèn)真辦理。凡屬自己承辦范圍內(nèi)的文件，如有領(lǐng)導(dǎo)批示意見，可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見辦理。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文，可以遵循有關(guān)的方針、政策的精神、有關(guān)規(guī)定或慣例等進(jìn)行辦理。凡領(lǐng)導(dǎo)批辦意見中明確提出由某部門牽頭承辦的，牽頭部門要先準(zhǔn)備好處理意見，邀請協(xié)辦部門會商會簽，再由牽頭部門負(fù)責(zé)將有關(guān)部門提出的意見歸納整理，報領(lǐng)導(dǎo)審批。如有分歧，應(yīng)報送領(lǐng)導(dǎo)裁決，或接領(lǐng)導(dǎo)意見再次會商，取得處理結(jié)果。承辦人員提出處理意見，要做到及時、認(rèn)真、審慎、負(fù)責(zé)，并須報請一定層次的領(lǐng)導(dǎo)人審核同意后才能答復(fù)送文機關(guān)或來文機關(guān)。需要說明的是，處理意見或處理結(jié)果是代表一定的機關(guān)和部門的，決不能以個人名義答復(fù)問題。　　另外，為了加快文件處理速度，提高機關(guān)工作效率，對于送負(fù)責(zé)人批示或交有關(guān)部門辦理的公文，文秘部門要負(fù)責(zé)催辦。催辦工作一般由負(fù)責(zé)文件處理工作的秘書人員承擔(dān)，也可以配備專職的催辦人員。同時，要建立健全催辦工作制度，落實責(zé)任制，從制度上保證催辦工作的順利進(jìn)行，做到逐級負(fù)責(zé)，事事有人管，件件有人辦，使催辦工作落到實處。其范圍主要是：上級機關(guān)主送本機關(guān)并需要具體實施、貫徹執(zhí)行的文件；所屬部門及下級機關(guān)主進(jìn)本機關(guān)的請示及其他需要辦理的文件；平行或不相隸屬機關(guān)發(fā)來商洽、征詢事務(wù)需辦理或答復(fù)的函件。文件催辦方法主要是電話催辦、發(fā)函催辦、登門催辦、請承辦部門來人匯報等?！　∽詈笮枰赋龅氖?，按照《甘肅省實施（國家行政機關(guān)公文處理辦法）》，收文辦理中，除周知性公文外，承辦部門要及時向發(fā)文機關(guān)反饋辦理結(jié)果。反饋通常由秘書部門承擔(dān)，但有些承辦件也可依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志的指示或經(jīng)秘書部門同意后直接反饋。第七講　公文歸檔　　　新發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第七章，專門就公文歸檔問題作了規(guī)定?！掇k法》第七章共六條，分別就及時立卷、歸檔、保證歸檔公文齊全、完整，便于保管利用；聯(lián)合辦理公文的歸檔；兼職過程中形成的公文的歸檔；確定保管期限；公文用紙和字跡材料六個方面作了原則性規(guī)定。新《辦法》與 1993年頒布的《辦法》第六章相比，內(nèi)容上除了把公文銷毀內(nèi)容歸入第八章“公文管理”而外，其他方面并無大的改變。為了便于大家在工作中更好地把握《辦法》的要求，進(jìn)一步做好公文歸檔工作，下面就公文歸檔方面的幾個主要問題作一些說明。　　一、公文立卷歸檔的范圍　　公文立卷歸檔的范圍是指需要立卷歸檔的公文類型。按照有關(guān)規(guī)定和實際情況，公文立卷歸檔的范