【正文】 決執(zhí)行，不完善的要補或誠懇地提出自己的不同看法，努力做到既是秘書，又是參謀。但是，要注意把握好角色，從屬性、服務性是機關(guān)文秘工作者的本份，若有異議，只能提出建議，不能擅作決定，也不能以自己的看法代替領(lǐng)導意圖。　?。ㄈ┮_使用文種?！　　豆奶幚磙k法》第二十五條三款規(guī)定：“公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定”，各級政府辦公部門，特別是草擬公文的同志都應當認真貫徹執(zhí)行。關(guān)于公文文種的適用范圍、特點、要求已在第二講“公文種類’中作了介紹，不再重述。　?。ㄋ模┮?、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計量單位、數(shù)字、緊急程度等一定要規(guī)范?！　　豆奶幚磙k法》對這些方面均有明確的規(guī)范要求，但實際執(zhí)行中也還存在不少問題。比如：公文中只引文號，不引標題，或標題文號倒引；層次序數(shù)混亂，不知是哪一條哪一款；計量單位習慣于用“斤”，而不用“公斤”；數(shù)字應用前后不一，或該用阿拉伯數(shù)碼的卻用漢字；公文的緊急程度隨意等等。這些都是草擬公文中的最基本、最常識性的問題，只要認真學習《公文處理辦法》和《甘肅省實施＜國家行政機關(guān)公文處理辦法＞細則（試行）》（以下簡稱《細則》）都可以解決。希望各級政府系統(tǒng)的文秘工作者認真學習，認真對待，以提高公文的質(zhì)量，保持公文的嚴肅性?！　《?、公文涉及內(nèi)容的協(xié)調(diào)　　《公文處理辦法》第二十六條對擬制公文過程中，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項提出了協(xié)商要求。提出“取得一致意見后方可行文”。這在發(fā)文辦理中是一個非常重要的問題，必須高度重視?！　奈覀冝k理公文中發(fā)現(xiàn)，有的涉及其他部門職權(quán)范圍事項的公文雖然進行了協(xié)商，也經(jīng)過會簽，但還不成熟?；驎灢块T本身就沒有達成統(tǒng)一認識，或會簽人不是主要負責人，會簽意見不能代表部門的意見。致使在討論決定地區(qū)或部門報送省政府的有些事項時，部門間出現(xiàn)新的分歧、新的意見，各唱各的調(diào)，難以決斷?；虬l(fā)出的公文不能夠順利地執(zhí)行。為了解決這一問題，在擬制公文中應該注意以下幾點：　?。ㄒ唬┓采婕捌渌块T的事項，擬文部門要主動與有關(guān)部門協(xié)商，待取得一致意見后再行文，決不能擅自行文?！　。ǘ┤缬蟹制缫庖?，擬文主辦部門的主要負責人要出面協(xié)調(diào)，確保協(xié)調(diào)結(jié)果能代表部門的意見?！　。ㄈ┙?jīng)過協(xié)調(diào)仍無法取得一致時，主辦部門要實事求是地列明各方理據(jù),并經(jīng)各方的主要負責人會簽后，報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁決?！　。ㄋ模┲鞴懿块T及有關(guān)部門要以大局為重，不能只顧部門利益。如上級機關(guān)一旦裁定，就要堅決服從，認真執(zhí)行，自覺維護公文的權(quán)威性，保證公文的執(zhí)行效用。　　三、公交審核　　公文送負責人簽發(fā)前，需經(jīng)辦公廳（室）進行審核。負責核稿的人員，必依據(jù)《公文處理辦法》和《細則》，堅持實事求是、執(zhí)行政策、精減、高效、精益求精的原則，及時審核，嚴格把關(guān)。審核的重點是：　　（一）行文。是否確需行文，行文方式是否恰當?！　。ǘ┱摺Ｊ欠穹宵h和國家的方針、政策；是否符合行文規(guī)則和發(fā)文辦理的有關(guān)要求；新出臺的政策規(guī)定有無依據(jù)、有無說明，是否切實可行；與本部門和有關(guān)部門的相關(guān)規(guī)定有無矛盾；涉及其他部門職權(quán)范圍的事項，是否經(jīng)過協(xié)商，分歧意見是否一致，會簽單位是否齊全，是否符合擬制公文的有關(guān)要求等?！　。ㄈ└袷?。是否符合《公文處理辦法》和《細則》的有關(guān)規(guī)定，文種是否恰當；文稿結(jié)構(gòu)是否符合公文寫作要求?！　。ㄋ模┪淖?。表述是否規(guī)范，包括字、詞、標點、語句和邏輯結(jié)構(gòu)是否準確、合理；計量單位是否符合國家標準；行文、數(shù)字、層次、序數(shù)、用筆用墨是否規(guī)范?！　」膶徍艘话阌谐鹾?、核核、審核、復審、審簽5個程序。草擬公文單位的負責人進行初核；辦公廳（室）秘書部門進行校核，辦公廳（室）負責公文處理的領(lǐng)導進行審核；與公文涉及工作有關(guān)的領(lǐng)導和分管副秘書長（副主任）進行復審。同時，辦公廳（室）的行文應經(jīng)辦公廳（室）主任復審，政府的行文，應經(jīng)政府秘書長復審，最后，送有簽發(fā)權(quán)限的負責人審簽?！　∷?、公文簽發(fā)　　關(guān)于公文的簽發(fā)權(quán)限，《公文處理辦法》第二十八條和《細則》第三十一條、第三十二條作了以下規(guī)定：“以本機關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)；以本機關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權(quán)的其他負責人簽發(fā)”?！昂灠l(fā)公文，簽批人應當明確簽署意見，并簽署姓名和時間”?！安块T不應將代擬稿直接送本級政府負責人簽批。未經(jīng)發(fā)文機關(guān)文秘部門審核的文稿，負責人原則上不予受理簽發(fā)?！薄　」囊呀?jīng)負責人簽發(fā)，即意味著正式生效。因此，各級行政機關(guān)及部門一定要嚴格按照《公文處理辦法》和《細則》所規(guī)定的權(quán)限進行審簽，不能隨意簽發(fā)，要保證公文的嚴肅性、權(quán)威性和法律效力?！　∥濉⒐膹秃?、登記　?。ㄒ唬┕膹秃耸枪恼接≈魄拔拿夭块T進行的最后一次復審。新的《公文處理辦法》第二十九條專門增加一條關(guān)于復核的內(nèi)容，目的是為了防止遺漏和疏乎大意，確保成文的質(zhì)量。這是非常重要的一個環(huán)節(jié)。在以往的發(fā)文辦理中，習慣上總認為已經(jīng)負責人簽發(fā)的公文就不會有錯，或者即使發(fā)現(xiàn)了欠妥之處，也習慣于以最后簽發(fā)稿為準，不認真去思考，或請求復核，造成個別發(fā)出的公文不盡完美。因此，在發(fā)文辦理中一定要重視復核環(huán)節(jié)。復核的重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；附件材料（在辦理過程中是否有遺失或缺頁）齊全；格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，是否有錯別字、漏字等等。　　《公文處理辦法》要求“經(jīng)復核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應按程序復審”。負責公文復核的文秘人員應該認真履行職責，把好最后一關(guān)。　?。ǘ┌l(fā)文登記就是把文件的基本信息在印制前登記下來，以便于查閱利用。發(fā)文登記也是公文復核工作的有益補充?！　“l(fā)文登記的主要內(nèi)容有：發(fā)文單位、文種、發(fā)文編號、簽發(fā)人、擬稿單位、擬稿人、成文時間、轉(zhuǎn)辦時間、秘級、緊急程度、發(fā)文份數(shù)、文件分類、文件標題、發(fā)文范圍、主題詞等?！　“l(fā)文登記工作，要注意以下幾點：一是對收到的文稿，登記前要仔細檢查領(lǐng)導是否簽發(fā)，發(fā)放范圍是否明確，主、附件是否齊全。沒有領(lǐng)導簽發(fā)的不予登記，有不清楚的要及時弄清。二是發(fā)文編號必須體現(xiàn)出文號的“三要素”：“發(fā)文機關(guān)”、“發(fā)文時間”、“文件號”。如國務院2000年發(fā)的第1號文件，就寫作國發(fā)［2000］1號等?！豆奶幚磙k法》第三章四款“公文格式”中，關(guān)于發(fā)文文號有明確規(guī)定，請遵照執(zhí)行。三是要認真填寫登記項目，字跡清晰，內(nèi)容完整，不要隨意漏項或草率行事。四是登記要分類，不要把不同種類的文件混合登記在一起。五是公文主題詞要參照《國務院公文主題詞表》標注?！　×?、發(fā)文的用印　　機關(guān)印章是代表機關(guān)職權(quán)的一種憑證和標志。公文加蓋了印章，才能產(chǎn)生相應的效力。具體用印規(guī)則，請參照GB／T9704—1999《國家行政機關(guān)公文格式》執(zhí)行。并要注意以下兩點：　　。有領(lǐng)導人簽字并確認符合規(guī)定的，才能在制成的公文上加蓋機關(guān)印章?！　　！　∑?、發(fā)文的分道　　分送是指從發(fā)文機關(guān)到收文機關(guān)的運行過程。一般可分為內(nèi)送和外送兩部分。內(nèi)送是由秘書人員直接分送給機關(guān)領(lǐng)導和有關(guān)部門；外投是由機要通信人員送出?！　⊥端臀募纫煊忠_保安全。無論內(nèi)送外送都要建立投送登記手續(xù)，特別是送給領(lǐng)導同志的文件，更要嚴格履行登記手續(xù)。在較大機關(guān)，由于發(fā)往的機關(guān)、部門較多，一般應建立“文件分送登記”、“機要信投遞登記”、“掛號信投遞登記”手續(xù)制度。在一般機關(guān)，可以利用發(fā)文登記簿履行交接手續(xù)，不必另行登記。有的地區(qū)和部門將上行文直接交由本機關(guān)以外的人向上級機關(guān)報送或催辦，顯得極不嚴肅，一定要嚴格按照發(fā)文程序運轉(zhuǎn)，不能隨意。　　第六講　　收文辦理　　收文辦理是公文處理工作的一項重要內(nèi)容，也是機關(guān)秘書工作的重要組成部分。按照國務院發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱國務院《辦法》）和甘肅省政府發(fā)布的《甘肅省實施＜國家行政機關(guān)公文處理辦法＞細則（試行）》，收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、反饋等。　　一、簽收、登記是收文辦理的基礎(chǔ)工作　　嚴格程序是保證收文準確、規(guī)范、高效辦理的基礎(chǔ)。任何機關(guān)辦理收文的工作，一般都有簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦和反饋等程序。簽收是收文辦理的開始，因此，要做好清點和分類工作，注意檢查來件是否是發(fā)給本機關(guān)、本單位的，封皮編號是否與記載相符；信件有無破損、散包、被拆現(xiàn)象；清點收件總數(shù)與清單是否一致；通知單或回執(zhí)單標明的文題、編號、數(shù)量是否符合要求；文件是否完全完整，如有無缺附件、缺頁、白頁、未具落款、未蓋公章；是否符合國務院《辦法》的規(guī)定；閱后按頁清退的絕密文件要逐頁清點，這樣既可以體現(xiàn)公文的嚴肅性，也可以科學、規(guī)范地處理收文，提高辦理效率。　　簽收的公文要根據(jù)文件的秘密程度、文件的性質(zhì)、實際工作需要、文件數(shù)量等進行登記。文件的登記范圍沒有統(tǒng)一的界限，但是，上級機關(guān)文件、下級機關(guān)文件、重要的帶有密級的刊物、資料、其他機關(guān)商洽問題和需要答復的文件、上級機關(guān)如開會印發(fā)的會議文件材料等必須登記。登記填項一般包括收文號（或順序號）、收文日期、來文機關(guān)、文件標題（內(nèi)容）、密級、文件號、份數(shù)等。登記方法主要有兩種：（1）流水式登記法。就是將收到文件按照時間順序不分種類依次登記，同時將文件辦理過程和轉(zhuǎn)送手續(xù)簡要記載在同一登記簿上。（2）分類式登記法。就是根據(jù)本單位確定的文件分類標準分類進行登記。如，可分為中共中央文件、國務院文件、省委文件、省政府文件、省直機關(guān)各部門文件、下級機關(guān)文件等?！　∈瘴牡怯浭俏募幚淼闹匾罁?jù)，也是秘書人員一項經(jīng)常性的工作，要嚴格按照登記項目逐項登記，不得漏項，不得出現(xiàn)重號和跳號現(xiàn)象。　　二、審核工作是收文辦理的關(guān)鍵　　《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第三十一條規(guī)定：“收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，文秘部門應當進行審核。審核的重點是：是否應由本機關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范?！弊龊脤徍税殃P(guān)工作既有利于糾正來文機關(guān)行文的錯誤，嚴格公文的有關(guān)處理辦法，體現(xiàn)公文的嚴肅性和規(guī)范性，也有利于收文的及時、有效辦理。在實際工作中，我們常常會碰到這樣的情況，有的下級來文是請求批復的，但是由于把“請示”文種錯用為“報告”，致使請示事項得不到及時答復。因為“請示”是要求上級機關(guān)答復的，而“報告”可不答復；有的文件由于沒有與有關(guān)部門和單位協(xié)商、會簽，而延誤了發(fā)揮效用的時間，甚至出現(xiàn)了相互矛盾的文件；有的文件由于行文格式不規(guī)范，而不能得到及時辦理。因此，加強審核是從源頭上保證收文辦理的重要環(huán)節(jié)。特別是去年國務院公文處理辦法發(fā)布后，收文的審核工作除了內(nèi)容是否符合國家法律、規(guī)范和其他有關(guān)規(guī)定外，更需注意以下幾點：　　1．公文用紙。國務院《辦法》規(guī)定：“公文用紙一般采用國際標準 A4型（210mm 297mm），左側(cè)裝訂?！倍瓏鴦赵恨k公廳的《辦法》規(guī)定，公文用紙一般為16開型。這是兩者的一個明顯區(qū)別。因此，在收文時要嚴格把握，按照國務院《辦法》執(zhí)行。　　2．公文要素。原國務院辦公廳的《辦法》規(guī)定，公文一般由發(fā)文機關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和時間等部分組成。而國務院《辦法》增加了“保密期限”。如果收文是涉密文件而沒有保密期限，應按不規(guī)范文件退回送文單位。同時，“請示”文種要在附注處注明聯(lián)系人及聯(lián)系電話，這也是收文中應該注意的事項。另外，在簽發(fā)、用印等方面也有不同，收文時都要一并注意?！　〈送?，還要注意審查公文文種是否正確，行文是否符合規(guī)則，需協(xié)商、會簽的公文是否履行必須的手續(xù)。如果收文不符合行文規(guī)則，格式不規(guī)范，用紙不符合標準，要及時退回文件呈報部門并說明理由。　　“經(jīng)審核，對符合本辦法規(guī)定的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限?！保ā秶倚姓C關(guān)公文處理辦法》第三十二條）　　擬辦是指秘書人員對來文應由那位領(lǐng)導審批，那一部門承辦，以及承辦過程中可能涉及到的事項提出初步處理意見，供領(lǐng)導同志批辦時參考的工作程序。需要擬辦的文件主要有三種：上級機關(guān)主送本機關(guān)并需要貫徹落實的文件；本機關(guān)所屬部門或下級機關(guān)主送本機關(guān)的請示性文件；平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)主送本機關(guān)需要答復的文件。對于擬辦的公文，辦公廳（室）應當及時提出擬辦意見。對重要公文應當先送機關(guān)分管業(yè)務負責人批示，再按批示意見辦理。一般性公文，可經(jīng)辦公廳（室）負責人批示后，交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。國務院《辦法》還規(guī)定，“原則上不辦理越級上報的公文”，這一點在收文辦理中要注意。另外，有些重要的機密性較強的資料、刊物以及所屬部門和下級機關(guān)主送本機關(guān)的情況報告雖然不需要辦理，但也要提出分發(fā)意見，征得主管領(lǐng)導同意后方可分發(fā)。擬辦的公文，需送負責人批示，即履行批辦手續(xù)后，才可以辦理?！　∪?、承辦是收文辦理的重點　　承辦是指機關(guān)有關(guān)部門或有關(guān)人員對應辦復的文件根據(jù)領(lǐng)導批辦意見進行具體辦理的工作，是文件處理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是具體解決問題的階段。承辦工作質(zhì)量的高低，直接反映一個機關(guān)的工作質(zhì)量和工作效率。因此，承辦工作是很重要的，秘書部門要重視這項工作，承辦部門要做好這項工作?！　∈紫龋J真研究文件內(nèi)容和批辦意見，弄清是否屬于自己主管業(yè)務范圍。其次，要弄清文件處理的時間要求，然后再按照輕重緩急進行落實。承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推倭。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應當及時返回交辦的文秘部門并說明理由。公文辦理過程中，遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應當主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。這一點與原公文處理辦法有所不同，原公文處理辦法只是規(guī)定，“凡涉及其他部門或者地區(qū)的問題，主辦機關(guān)應當主動與有關(guān)部門或者地區(qū)協(xié)商、會簽。上報的公文，如有關(guān)方面意見不一致，應當如實反映?！眱蓢鴦赵恨k法明確規(guī)定，分歧意見如協(xié)商后不能取得～致，可以報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。第三，在仔細研究來文內(nèi)容、要求和領(lǐng)導批辦意見的基礎(chǔ)上，認真辦理。凡屬自己承辦范圍內(nèi)的文件