【正文】 ”兩國務(wù)院辦法明確規(guī)定，分歧意見如協(xié)商后不能取得～致，可以報請上級機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時返回交辦的文秘部門并說明理由?！　∈紫?，要認(rèn)真研究文件內(nèi)容和批辦意見，弄清是否屬于自己主管業(yè)務(wù)范圍。擬辦的公文，需送負(fù)責(zé)人批示，即履行批辦手續(xù)后，才可以辦理。一般性公文，可經(jīng)辦公廳（室）負(fù)責(zé)人批示后，交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門?！保ā秶倚姓C(jī)關(guān)公文處理辦法》第三十二條）　　擬辦是指秘書人員對來文應(yīng)由那位領(lǐng)導(dǎo)審批，那一部門承辦，以及承辦過程中可能涉及到的事項提出初步處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)同志批辦時參考的工作程序。　　此外，還要注意審查公文文種是否正確，行文是否符合規(guī)則，需協(xié)商、會簽的公文是否履行必須的手續(xù)。而國務(wù)院《辦法》增加了“保密期限”。這是兩者的一個明顯區(qū)別。因此，加強(qiáng)審核是從源頭上保證收文辦理的重要環(huán)節(jié)。審核的重點是：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。就是根據(jù)本單位確定的文件分類標(biāo)準(zhǔn)分類進(jìn)行登記。登記填項一般包括收文號（或順序號）、收文日期、來文機(jī)關(guān)、文件標(biāo)題（內(nèi)容）、密級、文件號、份數(shù)等。任何機(jī)關(guān)辦理收文的工作，一般都有簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦和反饋等程序。有的地區(qū)和部門將上行文直接交由本機(jī)關(guān)以外的人向上級機(jī)關(guān)報送或催辦，顯得極不嚴(yán)肅，一定要嚴(yán)格按照發(fā)文程序運轉(zhuǎn)，不能隨意。　　投送文件既要快又要確保安全。　　。公文加蓋了印章，才能產(chǎn)生相應(yīng)的效力。三是要認(rèn)真填寫登記項目，字跡清晰，內(nèi)容完整，不要隨意漏項或草率行事。二是發(fā)文編號必須體現(xiàn)出文號的“三要素”：“發(fā)文機(jī)關(guān)”、“發(fā)文時間”、“文件號”。發(fā)文登記也是公文復(fù)核工作的有益補(bǔ)充。復(fù)核的重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；附件材料（在辦理過程中是否有遺失或缺頁）齊全；格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，是否有錯別字、漏字等等。新的《公文處理辦法》第二十九條專門增加一條關(guān)于復(fù)核的內(nèi)容，目的是為了防止遺漏和疏乎大意，確保成文的質(zhì)量。未經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)文秘部門審核的文稿，負(fù)責(zé)人原則上不予受理簽發(fā)。同時，辦公廳（室）的行文應(yīng)經(jīng)辦公廳（室）主任復(fù)審，政府的行文，應(yīng)經(jīng)政府秘書長復(fù)審，最后，送有簽發(fā)權(quán)限的負(fù)責(zé)人審簽?！　。ㄋ模┪淖??！　。ǘ┱摺！　∪?、公交審核　　公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，需經(jīng)辦公廳（室）進(jìn)行審核?！　。ǘ┤缬蟹制缫庖?，擬文主辦部門的主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，確保協(xié)調(diào)結(jié)果能代表部門的意見?；驎灢块T本身就沒有達(dá)成統(tǒng)一認(rèn)識，或會簽人不是主要負(fù)責(zé)人，會簽意見不能代表部門的意見?！　《?、公文涉及內(nèi)容的協(xié)調(diào)　　《公文處理辦法》第二十六條對擬制公文過程中，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項提出了協(xié)商要求。　　《公文處理辦法》對這些方面均有明確的規(guī)范要求，但實際執(zhí)行中也還存在不少問題?！　。ㄈ┮_使用文種。因此，公文草擬者要結(jié)合本機(jī)關(guān)、本單位的實際，將上級某項政策、精神加以具體化，十分重要的途徑就是要認(rèn)真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖。這就要求我們在草擬公文時，要充分闡述提出“新政策、規(guī)定”的目的、原因以及所依據(jù)的政策、法規(guī)，做到有理有據(jù)，又符合實際。在草擬公文過程中，應(yīng)該注意以下幾點：　　（一）要認(rèn)真學(xué)習(xí)與研究有關(guān)的政策法規(guī)，準(zhǔn)確把握政策界限。在省政府辦公廳辦理上行文和平行文的過程中，我們發(fā)現(xiàn)草擬公文方面主要存在這樣幾個問題。從上述新增加的條款內(nèi)容看，有利于解決過去在發(fā)文辦理中存在的一些普遍性問題，比原《公文處理辦法》更具體、更規(guī)范、更具操作性。發(fā)文辦理工作做得如何，直接影響機(jī)關(guān)的工作作風(fēng)、工作效率和工作水平?！耙庖姟弊鳛橄滦形?，發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)明確下級機(jī)關(guān)是否遵照執(zhí)行和參照執(zhí)行；作為平行文，一般用于提出意見供對方參考。上級機(jī)關(guān)在收到不同文種的上行文時，辦理的方式也不同。”或“專此請示，請予指示。三是正文中的結(jié)束語不同“報告”一般使用“特此報告，請閱知?！皥蟾妗笔菫榱俗屔霞壷狼闆r，而“請示”是為了讓上級對下級機(jī)關(guān)的請求做出答復(fù)或批準(zhǔn)?！掇k法》在第二章“公文文種”中明確規(guī)定了“請示”與“報告”的作用?！　。ǘι闲形牡捏w式要從嚴(yán)把關(guān)?！保ā掇k法》第十九條）；這些規(guī)定主要是解決和防止政出多門的問題．“除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報送‘請示’、‘意見’和‘報告’?！　∪?、嚴(yán)格行文要求，規(guī)范行文體式　　《辦法》在“行文規(guī)則”中，對行文從行文紀(jì)律到行文體式都做出了明確規(guī)定?！　?．“向下級機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機(jī)關(guān)。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。”（《辦法》第十五條）　　2．“部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。就是文件內(nèi)容、事項是不是行文機(jī)關(guān)和授文機(jī)關(guān)職權(quán)和職責(zé)內(nèi)的事宜。明確了這一點就便于確定文種?！　　掇k法》第十四條規(guī)定：“行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。制發(fā)平行文件，要注意明確職權(quán)，防止推倭扯皮，搞公文旅行。對于向上級的“報告”也要注意研究所報告的事情有無必要。筆者曾看到這樣一份“請示”，要求上級政府為其解決幾十萬元農(nóng)業(yè)救災(zāi)款，來文單位是一個綜合經(jīng)濟(jì)實力較強(qiáng)，農(nóng)業(yè)生產(chǎn)條件很好，農(nóng)業(yè)人口比例很低的市。堅持這一點，就能有效地控制公文總量，從源頭上治理多年困擾我們的“文山”問題，使領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志有更多的時間深入基層，議大事，抓落實。我們在實際工作中必須嚴(yán)格遵守和執(zhí)行這些規(guī)則，以利提高行文效用，把握行文權(quán)限，規(guī)范行文體式。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字，空白頁與空白頁以后的頁不標(biāo)識頁碼。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo) BI100％，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80％．M80％?！　。?）排版規(guī)格。公文用紙一般采用GBA 4型，成品幅面尺寸為210mm 297mm，紙張定量為60g／m2 ～80g／m2 的膠版印刷紙或復(fù)印紙。使用這條線的區(qū)別是，黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)如中央、省委、地委、縣委文件的間隔線中間有一顆紅角星，行政機(jī)關(guān)如國務(wù)院、省政府、市政府、縣政府的文件一般采用一條連續(xù)的橫線，中間沒有紅角星。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字。抄送機(jī)關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊。主題詞用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號，詞目用3號小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字?！　?．主題詞。指需要說明的其他事項。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布。當(dāng)印章下弧元文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上?！　?．發(fā)文機(jī)關(guān)印章。以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。附件名稱后不加標(biāo)點符號。數(shù)字、年份不能回行。標(biāo)識位置在標(biāo)題下空1行處，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，公文標(biāo)題一般不用標(biāo)點符號?！　?．公文標(biāo)題。上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號組成，如“政發(fā)〔1999〕82號”，“政發(fā)”指發(fā)文機(jī)關(guān)代字，“ 〔1999〕 ”指年份，“ 82號”指發(fā)文序號。字號一般應(yīng)小于22mmX 15m。對一些特定公文可只標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。其中，電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)識“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。新《辦法》規(guī)定，涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限，“絕密”、“機(jī)密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號，“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”公文均應(yīng)標(biāo)注保密期限。公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm) 以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。1981年和 1987年，國務(wù)院辦公廳先后發(fā)布了《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱舊《辦法》），并于1993年11月做了修訂?！　〉谌v　 公文格式　　作為一種特定體式的文體，公文在國家政治生活、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會管理活動中起著十分重要的作用。　　第二，紀(jì)要篇幅不宜過長，語言要簡明扼要?！　∪糁挥幸粋€議題，常采用貫通式的縱式結(jié)構(gòu)，不分條款。如：專題研究了農(nóng)業(yè)問題等。如：甘肅省人民政府省長辦公會議紀(jì)要、甘肅省人民政府常務(wù)會議紀(jì)要等?！　∞k公會議紀(jì)要的標(biāo)題，可寫為會議名稱加紀(jì)要。要摒棄不必要的客套、無須講的道理、空洞的套話?！　∽珜懞?yīng)注意：　　第一，要寫得內(nèi)容專一、集中、中心突出，一般要一函一事。復(fù)函，要針對來件所詢問的問題、商請的事項給予明確答復(fù)，不能含糊其詞，模棱兩可，不著邊際?！　≥^為正規(guī)的公函，格式可分為三部分：　　開頭，包括標(biāo)題、編號和受文單位。結(jié)尾，對貫徹意見提出具體要求。作為下行文，可用于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或某些重要問題提出處理的方針、原則和措施、辦法。”　　意見是《辦法》中新增加的文種?！　〉谌?，批復(fù)一定要有明確的受文單位?！　∨鷱?fù)如果不同意下級的請示，則應(yīng)簡要說明理由，以利對方接受，及時作出相應(yīng)安排?！　∨鷱?fù)的正文分為批復(fù)根據(jù)、批復(fù)事項兩部分?！　∈?、批復(fù)：“適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項”。如果一項請示涉及不止一個上級機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)以主管此項請示的上級機(jī)關(guān)為主送單位，其他為抄送單位，避免職責(zé)不明，耽誤處理時間。必須辦理而在自己職權(quán)范圍內(nèi)又不能解決，確實需要請示上級的才可行文請示。這類請求批轉(zhuǎn)的請示，容易同研究工作的專題報告混淆，寫作時尤其要注意?！　〉诙N是請求批示、解決問題的?！　【?、請示：“適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)”。　　3．答復(fù)報告。　　2．情況報告。　　專題性的工作報告強(qiáng)調(diào)專一性，它是就某一項或某一方面的工作向上級機(jī)關(guān)所作的報告。格式上，每一部分可標(biāo)出序數(shù)分項寫，或列出小標(biāo)題來寫。　　1．工作報告?！　∽h案格式比較簡單，一般寫明提請審議的事項名稱、什么時間、什么會議討論通過、目的、法定提交人和提交時間即可。　　這類通報，有的是批評錯誤、公布處分決定，行文較短?！　∠Ｍ鸵?，既包括對被表彰者的勉勵和期望，又包括對廣大群眾的號召和希望。第三，要重點突出，涉及能體現(xiàn)先進(jìn)的精神境界和突出通報中心的，就把事實寫得詳細(xì)些，無關(guān)緊要的可一筆帶過或略而不記。在直述式通報中，這部分內(nèi)容直接在通報中敘述，寫得詳細(xì)些?！　⊥▓蠛屯ㄖ季哂兄獣孕院椭笇?dǎo)性，但通知大都要求貫徹執(zhí)行，具有一定的約束力，而通報只起引導(dǎo)、警戒、啟發(fā)、教育和溝通情況的作用?！　?．任免通知?！　?．要求執(zhí)行和周知性通知。如：“省經(jīng)貿(mào)委《關(guān)于1998年經(jīng)濟(jì)運行調(diào)控方案》已經(jīng)省政府同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。轉(zhuǎn)發(fā)對象要寫明被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文名稱及原發(fā)文單位。如：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市計委“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省計委‘關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計委辦公廳《關(guān)于批轉(zhuǎn)（＜日報＞）發(fā)行工作會議紀(jì)要的通知》的通知’的通知”，如果改寫為：市計委關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計委辦公廳批轉(zhuǎn)《日報》發(fā)行工作會議紀(jì)要的通知，就簡明多了。另外，還要注意在標(biāo)題中除引用法律法規(guī)和行政規(guī)章時可加書名號外，一般不加標(biāo)點符合。比如出現(xiàn)幾個“關(guān)于”或“通知的通知”等情況；二是轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)性通知的按語部分文字過多或態(tài)度不明確；三是要求執(zhí)行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依據(jù)的事由。大多數(shù)類型的通知對受文對象總是有所要求，提出需要執(zhí)行或辦理的事項，它雖不同于命令，但也有一定的權(quán)威性?！　∥?、通知：“適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員”。力求簡明易懂、有章可循、有規(guī)可依。因此，正文一般由目的根據(jù)、規(guī)定事項和要求三部分內(nèi)容構(gòu)成?！　⊥ǜ嫖姆N各行政主管部門使用的比較多，時常見諸報端。標(biāo)題下可依公告單獨編號。這類公告，是由有關(guān)職能部門，按法定程序發(fā)布的，有的也因涉外工作的需要而發(fā)布?！　〉谝活愂窍驀鴥?nèi)外宣布重大事項的公告。這類決定大都經(jīng)過一定的會議討論通過?！　?．處分決定的寫法有所不同，應(yīng)寫受處分人的身份、錯誤事實、錯誤性質(zhì)、根源、本人對錯誤的態(tài)度、處分內(nèi)容等。變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項”。然后，要根據(jù)嘉獎對象的事跡，扼要地寫出對受獎?wù)叩拿銊詈蛯Υ蠹业南Ｍ＜为劻畹恼囊话惆?個部分：優(yōu)秀事跡、性質(zhì)和意義，嘉獎項目、號召和希望。有的令文執(zhí)行要求已在前面兩部分講明，也就不必再單獨寫這部分了。要分條款或分層次地寫明規(guī)定事項、工作要求、方法步驟。這是采取重大強(qiáng)制性行政措施時使用的令文。公布令正文比較簡短，一般由頒布對象、頒布根據(jù)、頒布決定、執(zhí)行要求4部分組成。　　命令（令）有3個特點，即：具有強(qiáng)制性、有限定的發(fā)令機(jī)關(guān)、發(fā)布命令必須以法律和法令為依據(jù)。這就要求從事公文處理工作的人員，必須具有強(qiáng)烈的責(zé)任感、使命感和緊迫感，始終保持良好的精神狀態(tài)和高昂的工作熱情，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，謹(jǐn)慎細(xì)致，快捷高效，精益求精，確保公文處理的質(zhì)量和效率。行政機(jī)關(guān)的公文處理工作任務(wù)多、責(zé)任重，看似按部就班、平平淡淡，實則直接關(guān)系到機(jī)關(guān)工作的質(zhì)量、效率，影響著黨和國家重大方針、政策的落實，也涉及到樹立和維護(hù)政府機(jī)關(guān)的形象。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合本機(jī)關(guān)的主要工作任務(wù)，掌握熟悉相關(guān)的業(yè)務(wù)知識。在實際中，由于編制有限，多數(shù)機(jī)關(guān)很難做到這一點。人類在發(fā)展，社會在進(jìn)步，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì)正在蓬勃興起，行政機(jī)關(guān)的職能和管理社會的方式、手段也正在發(fā)生著重大變化，行政機(jī)關(guān)的文秘工作不再是“萬精油”、“大雜燴”，而是一門綜合性很強(qiáng)的專業(yè)。”認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，特別是鄧小平理論，學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，把講政治放在一切工作的首位，時刻保持政治上的清醒與堅定，牢固樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀。為此《辦法》第八條規(guī)定“各級行政機(jī)關(guān)的辦公廳（室）應(yīng)當(dāng)設(shè)立文秘部門或者配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作”?！　￡P(guān)于行政機(jī)關(guān)公文處理的機(jī)構(gòu)設(shè)置，《辦法》第七條明確規(guī)定：“各級行政機(jī)關(guān)的辦公廳（室）是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作并指導(dǎo)下級機(jī)關(guān)的公文處理工作。在審批來文時“對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期。這就要求行政機(jī)關(guān)的