【正文】 第三，在仔細研究來文內(nèi)容、要求和領(lǐng)導(dǎo)批辦意見的基礎(chǔ)上，認真辦理。上報的公文，如有關(guān)方面意見不一致，應(yīng)當(dāng)如實反映。公文辦理過程中，遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以說明。其次，要弄清文件處理的時間要求，然后再按照輕重緩急進行落實。因此，承辦工作是很重要的，秘書部門要重視這項工作，承辦部門要做好這項工作。　　三、承辦是收文辦理的重點　　承辦是指機關(guān)有關(guān)部門或有關(guān)人員對應(yīng)辦復(fù)的文件根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見進行具體辦理的工作，是文件處理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是具體解決問題的階段。另外，有些重要的機密性較強的資料、刊物以及所屬部門和下級機關(guān)主送本機關(guān)的情況報告雖然不需要辦理，但也要提出分發(fā)意見，征得主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可分發(fā)。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。對重要公文應(yīng)當(dāng)先送機關(guān)分管業(yè)務(wù)負責(zé)人批示，再按批示意見辦理。需要擬辦的文件主要有三種：上級機關(guān)主送本機關(guān)并需要貫徹落實的文件；本機關(guān)所屬部門或下級機關(guān)主送本機關(guān)的請示性文件；平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)主送本機關(guān)需要答復(fù)的文件。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。如果收文不符合行文規(guī)則，格式不規(guī)范，用紙不符合標準，要及時退回文件呈報部門并說明理由。另外，在簽發(fā)、用印等方面也有不同，收文時都要一并注意。如果收文是涉密文件而沒有保密期限，應(yīng)按不規(guī)范文件退回送文單位。原國務(wù)院辦公廳的《辦法》規(guī)定，公文一般由發(fā)文機關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和時間等部分組成。因此，在收文時要嚴格把握，按照國務(wù)院《辦法》執(zhí)行?！倍瓏鴦?wù)院辦公廳的《辦法》規(guī)定，公文用紙一般為16開型。特別是去年國務(wù)院公文處理辦法發(fā)布后，收文的審核工作除了內(nèi)容是否符合國家法律、規(guī)范和其他有關(guān)規(guī)定外，更需注意以下幾點：　　1．公文用紙。因為“請示”是要求上級機關(guān)答復(fù)的，而“報告”可不答復(fù)；有的文件由于沒有與有關(guān)部門和單位協(xié)商、會簽，而延誤了發(fā)揮效用的時間，甚至出現(xiàn)了相互矛盾的文件；有的文件由于行文格式不規(guī)范，而不能得到及時辦理。”做好審核把關(guān)工作既有利于糾正來文機關(guān)行文的錯誤，嚴格公文的有關(guān)處理辦法，體現(xiàn)公文的嚴肅性和規(guī)范性，也有利于收文的及時、有效辦理。　　二、審核工作是收文辦理的關(guān)鍵　　《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第三十一條規(guī)定：“收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進行審核。如，可分為中共中央文件、國務(wù)院文件、省委文件、省政府文件、省直機關(guān)各部門文件、下級機關(guān)文件等。（2）分類式登記法。登記方法主要有兩種：（1）流水式登記法。文件的登記范圍沒有統(tǒng)一的界限，但是，上級機關(guān)文件、下級機關(guān)文件、重要的帶有密級的刊物、資料、其他機關(guān)商洽問題和需要答復(fù)的文件、上級機關(guān)如開會印發(fā)的會議文件材料等必須登記。簽收是收文辦理的開始，因此，要做好清點和分類工作，注意檢查來件是否是發(fā)給本機關(guān)、本單位的，封皮編號是否與記載相符；信件有無破損、散包、被拆現(xiàn)象；清點收件總數(shù)與清單是否一致；通知單或回執(zhí)單標明的文題、編號、數(shù)量是否符合要求；文件是否完全完整，如有無缺附件、缺頁、白頁、未具落款、未蓋公章；是否符合國務(wù)院《辦法》的規(guī)定；閱后按頁清退的絕密文件要逐頁清點，這樣既可以體現(xiàn)公文的嚴肅性，也可以科學(xué)、規(guī)范地處理收文，提高辦理效率。　　一、簽收、登記是收文辦理的基礎(chǔ)工作　　嚴格程序是保證收文準確、規(guī)范、高效辦理的基礎(chǔ)?！　〉诹v　　收文辦理　　收文辦理是公文處理工作的一項重要內(nèi)容，也是機關(guān)秘書工作的重要組成部分。在一般機關(guān)，可以利用發(fā)文登記簿履行交接手續(xù)，不必另行登記。無論內(nèi)送外送都要建立投送登記手續(xù)，特別是送給領(lǐng)導(dǎo)同志的文件，更要嚴格履行登記手續(xù)。內(nèi)送是由秘書人員直接分送給機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門；外投是由機要通信人員送出?！　∑摺l(fā)文的分道　　分送是指從發(fā)文機關(guān)到收文機關(guān)的運行過程。有領(lǐng)導(dǎo)人簽字并確認符合規(guī)定的，才能在制成的公文上加蓋機關(guān)印章。具體用印規(guī)則，請參照GB／T9704—1999《國家行政機關(guān)公文格式》執(zhí)行。　　六、發(fā)文的用印　　機關(guān)印章是代表機關(guān)職權(quán)的一種憑證和標志。四是登記要分類，不要把不同種類的文件混合登記在一起。如國務(wù)院2000年發(fā)的第1號文件，就寫作國發(fā)［2000］1號等。沒有領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的不予登記，有不清楚的要及時弄清?！　“l(fā)文登記的主要內(nèi)容有：發(fā)文單位、文種、發(fā)文編號、簽發(fā)人、擬稿單位、擬稿人、成文時間、轉(zhuǎn)辦時間、秘級、緊急程度、發(fā)文份數(shù)、文件分類、文件標題、發(fā)文范圍、主題詞等?！　。ǘ┌l(fā)文登記就是把文件的基本信息在印制前登記下來，以便于查閱利用?！　　豆奶幚磙k法》要求“經(jīng)復(fù)核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審”。因此，在發(fā)文辦理中一定要重視復(fù)核環(huán)節(jié)。這是非常重要的一個環(huán)節(jié)?！　∥濉⒐膹?fù)核、登記　?。ㄒ唬┕膹?fù)核是公文正式印制前文秘部門進行的最后一次復(fù)審。”　　公文已經(jīng)負責(zé)人簽發(fā)，即意味著正式生效?！安块T不應(yīng)將代擬稿直接送本級政府負責(zé)人簽批。　　四、公文簽發(fā)　　關(guān)于公文的簽發(fā)權(quán)限，《公文處理辦法》第二十八條和《細則》第三十一條、第三十二條作了以下規(guī)定：“以本機關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負責(zé)人或者主持工作的負責(zé)人簽發(fā)；以本機關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責(zé)人或者由主要負責(zé)人授權(quán)的其他負責(zé)人簽發(fā)”。草擬公文單位的負責(zé)人進行初核；辦公廳（室）秘書部門進行校核，辦公廳（室）負責(zé)公文處理的領(lǐng)導(dǎo)進行審核；與公文涉及工作有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和分管副秘書長（副主任）進行復(fù)審。表述是否規(guī)范，包括字、詞、標點、語句和邏輯結(jié)構(gòu)是否準確、合理；計量單位是否符合國家標準；行文、數(shù)字、層次、序數(shù)、用筆用墨是否規(guī)范。是否符合《公文處理辦法》和《細則》的有關(guān)規(guī)定，文種是否恰當(dāng)；文稿結(jié)構(gòu)是否符合公文寫作要求。是否符合黨和國家的方針、政策；是否符合行文規(guī)則和發(fā)文辦理的有關(guān)要求；新出臺的政策規(guī)定有無依據(jù)、有無說明，是否切實可行；與本部門和有關(guān)部門的相關(guān)規(guī)定有無矛盾；涉及其他部門職權(quán)范圍的事項，是否經(jīng)過協(xié)商，分歧意見是否一致，會簽單位是否齊全，是否符合擬制公文的有關(guān)要求等。是否確需行文，行文方式是否恰當(dāng)。負責(zé)核稿的人員，必依據(jù)《公文處理辦法》和《細則》，堅持實事求是、執(zhí)行政策、精減、高效、精益求精的原則，及時審核，嚴格把關(guān)。如上級機關(guān)一旦裁定，就要堅決服從，認真執(zhí)行，自覺維護公文的權(quán)威性，保證公文的執(zhí)行效用?！　。ㄈ┙?jīng)過協(xié)調(diào)仍無法取得一致時，主辦部門要實事求是地列明各方理據(jù),并經(jīng)各方的主要負責(zé)人會簽后，報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁決。為了解決這一問題，在擬制公文中應(yīng)該注意以下幾點：　?。ㄒ唬┓采婕捌渌块T的事項，擬文部門要主動與有關(guān)部門協(xié)商，待取得一致意見后再行文，決不能擅自行文。致使在討論決定地區(qū)或部門報送省政府的有些事項時，部門間出現(xiàn)新的分歧、新的意見，各唱各的調(diào)，難以決斷?！　奈覀冝k理公文中發(fā)現(xiàn)，有的涉及其他部門職權(quán)范圍事項的公文雖然進行了協(xié)商，也經(jīng)過會簽，但還不成熟。提出“取得一致意見后方可行文”。希望各級政府系統(tǒng)的文秘工作者認真學(xué)習(xí)，認真對待，以提高公文的質(zhì)量，保持公文的嚴肅性。比如：公文中只引文號，不引標題，或標題文號倒引；層次序數(shù)混亂，不知是哪一條哪一款；計量單位習(xí)慣于用“斤”，而不用“公斤”；數(shù)字應(yīng)用前后不一，或該用阿拉伯?dāng)?shù)碼的卻用漢字；公文的緊急程度隨意等等?！　。ㄋ模┮?、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計量單位、數(shù)字、緊急程度等一定要規(guī)范。　　《公文處理辦法》第二十五條三款規(guī)定：“公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定”，各級政府辦公部門，特別是草擬公文的同志都應(yīng)當(dāng)認真貫徹執(zhí)行。但是，要注意把握好角色，從屬性、服務(wù)性是機關(guān)文秘工作者的本份，若有異議，只能提出建議，不能擅作決定，也不能以自己的看法代替領(lǐng)導(dǎo)意圖。領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，具體說來，就是要搞清楚以下幾個問題：　　1．機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)布置這個寫作任務(wù)的目的、背景是什么？　　2．機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要求在文稿中提出什么問題，解決什么問題？　　3．機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對文稿的內(nèi)容提出了什么要求？　　4．機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對文稿的文種有什么要求？　　5．受文對象是誰？　　6．受文對象曾提出過什么問題？發(fā)文者的態(tài)度和意見是什么？　　如果在動筆之前，能夠把這些問題準確地理解和掌握，那么，我們所撰寫的文稿就有可能較好地體現(xiàn)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的寫作意圖。機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決定撰寫某一文稿或是制定某一制度，目的就是為了根據(jù)本單位的實際情況貫徹執(zhí)行黨和國家的方針政策，執(zhí)行上級的要求，提出解決具體問題的措施和辦法?！　。ǘ┮J真領(lǐng)會機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。《公文處理辦法》還特別強調(diào)“如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明”?！　C關(guān)文秘人員在接受一項具體的寫作任務(wù)后，首先應(yīng)該翻閱上級的有關(guān)文件，學(xué)習(xí)黨和國家有關(guān)的方針、政策，深入理解其精神實質(zhì)和政策界限?！　♂槍ι鲜鰩讉€方面的問題。一是使用文種不當(dāng)；二是行文目的不夠明確，原因不夠充足，依據(jù)的政策不夠全面或不準確。公文處理辦法》第二十五條關(guān)于草擬公文應(yīng)當(dāng)做到的方面歸納了九款內(nèi)容，不再—一贅述。為了貫徹實施好《公文處理辦法》，提高發(fā)文辦理工作的水平和質(zhì)量，下面就發(fā)文辦理各個環(huán)節(jié)中需要特別注意的問題及有關(guān)程序性工作，作些介紹，供參考?！　鴦?wù)院辦公廳在修訂《公文處理辦法》過程中，曾先后兩次征求了各省市區(qū)政府辦公廳的意見?！　鴦?wù)院新發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦理》（以下簡稱《公文處理辦法》），將原國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《公文處理辦法》第五章“公文辦理”分為發(fā)文辦理和收文辦理兩章表述。　　第五講　　發(fā)文辦理　　發(fā)文辦理是各級行政機關(guān)辦公廳（室）工作的重要組成部分，是貫徹執(zhí)行黨和國家的方針政策，具體實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)和開展工作的重要方式之一。　　行文規(guī)則對于文件的質(zhì)量和高效運轉(zhuǎn)，保證行政公文發(fā)揮作用至關(guān)重要。政府各部門向本級政府的“請示”、“意見”，由本級政府答復(fù)，也可授權(quán)其辦公廳（室）或者主管部門答復(fù)。對下級機關(guān)的“請示”應(yīng)當(dāng)答復(fù)，而對“報告”可不答復(fù)，對“意見”根據(jù)內(nèi)容確定是否批轉(zhuǎn)、印發(fā)。從行文關(guān)系上看，這是一個通用文種，在用作上行文時要注意和“報告”、“請示”相區(qū)別?！钡日Z。而“請示”則多用“特此請示，望予批準?！被颉皩４藞蟾妫堉苤?。而“請示”則多在事前或事中制發(fā)。二是發(fā)文的時間不同。概括地講“報告”與“請示”的不同主要表現(xiàn)在三個方面：一是發(fā)文機關(guān)對上級機關(guān)的要求不同?！皥蟾妗保哼m用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問?！保ā掇k法》）第二十一條）　　“報告”與“請示”兩個文種混用、“報告”中夾雜“請示”事項的問題是目前公文制發(fā)中最常出現(xiàn)的問題，有的還編造了“請示報告”這樣一個文種。主要是向上級行“請示”、“報告”、“意見”時，“‘請示’應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。也能夠保證領(lǐng)導(dǎo)同志抓大事，抓主要問題?！保ā掇k法》第二十二條）。如擅自行文，上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。特別是對上行文做出了嚴格的規(guī)定?！保ā掇k法》第十六條）?！保ā掇k法》第二十條）　?。ㄋ模┱莆章?lián)合行文的要求?！保ā掇k法》第十八條）。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意?！保ā掇k法》第十五條）　　2．“屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文?！保ā掇k法》第十五條）　　（三）按照劃定的范圍行文?！　?．政府各部門“除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文?！掇k法》依據(jù)行文的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍，對行文的方向和權(quán)限做出了明確規(guī)定。　　　職權(quán)范圍。下級機關(guān)向上級機關(guān)行文，一般用“請示”、“報告”、“意見”等；不相隸屬機關(guān)之間互相行文，一般用“函”。對于業(yè)務(wù)性強的行政系統(tǒng)，也要注意業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系?！彪`屬關(guān)系，主要是指行政隸屬關(guān)系?！　《?、明確行文方向，把握行文權(quán)限　　行文方向和行文權(quán)限主要從以下四個方面掌握：　　（一）明確隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍。對下行文，一定要符合實際，有針對性。行這種文件可以說沒有任何意義，有時還會帶來副作用。有些單位，搞了一次機關(guān)職工文體活動也要給上級行一份‘服告”，似乎是想說明他們機關(guān)工作搞得好，關(guān)心職工。上級當(dāng)然也不會考慮的。盡管他那里確實有幾個農(nóng)村遭受了風(fēng)災(zāi)，導(dǎo)致農(nóng)產(chǎn)品減產(chǎn)，造成了一些經(jīng)濟損失。上行文中，如果要制發(fā)請求解決問題的文件，要研究問題的本身是不是屬于上級應(yīng)當(dāng)解決的；還要研究解決這個問題的可行性。要注意糾正“發(fā)文越多、文件的規(guī)格越高，工作就越重視”的誤區(qū)，根據(jù)實際需要確定是否行文。確定行文一定要首先明確行文的目的和作用，要有的放矢，有針對性，使發(fā)出的公文產(chǎn)生預(yù)期的效用?！　∫?、堅持行文原則，提高行文效用　　“行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。主要是從行文原則、行文方向和行文要求三個方面確立了國家行政機關(guān)公文的行文規(guī)則。第四講　　行文規(guī)則　　行文規(guī)則，是制發(fā)、辦理公文中必須遵循的基本準則。數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。5．頁碼。4mm。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。印品著墨實、均勻，字面不花、不白、無斷劃。雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字?！　?．排版規(guī)格與印制裝訂要求。紙張白度為85％～90％,橫向耐折度大于或等于15次，不透明度大于或等于85％，PH值為 ～?！　　?．用紙。這條線一般在發(fā)文字號下4mm處與版心等寬，采用紅色反線。　　(1)在眉首與主體之間，一般用一條紅色的間隔線。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標識。位于抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)在主題詞之下）占1行位置，用3號仿宋體字。在最后一個抄送機關(guān)后標句號。公文如有抄送，在主題詞下一行，左空1字用3號仿宋體字標識，后標全角冒號?！　?．抄送機關(guān)。在單主題公文中，反映公文中心內(nèi)容的主題詞在前，反映公文分述內(nèi)容的主題詞在后；在多主題詞公文中，反映公文內(nèi)容的各主題詞按其出現(xiàn)的先后次序排列。是進行文獻標引、存儲、檢索等工作的工具，位于附注之下，抄送機關(guān)之上，它是實現(xiàn)機關(guān)辦公自