【正文】 動化，提高辦公效率和質量的一個重要環(huán)節(jié)?！　∪?、版記部分　　主要標識主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)時間等要素。公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。　　7．附注。最后一排印章之下右空2字標識成文時間。當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，應將各發(fā)文機關名稱排在發(fā)文時間和正文之間。聯(lián)合行文的印章：當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間。以端正、居中、下壓成文時間為標準。按照《甘肅省實施＜國家行政機關公文處理辦法＞細則（試行）＝，“公文除以電報形式發(fā)出的加蓋發(fā)報專用章外，其他公文一律加蓋印章。成文時間標識時，右邊要空4字。電報以發(fā)出日期為準?！　?．成文日期。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第l行頂格標識“附件”，有序號時標識序號。附件如有序號，使用阿拉伯數(shù)碼，如“附件：”?！　?．附件。標識在主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標識方法同抄送。上行文一般只寫一個主送機關，必須同時報送幾個主送機關的，可以用抄送形式；下行文可以有兩個以上的主送機關，但是，如果主送機關過多，則一般用規(guī)范的統(tǒng)稱，如“各地行政公署，各市、自治州人民政府，省政府各部門：”等。　　2．主送機關。回行時要注意做到詞意完整，排列居中對稱，間距恰當，做到既有美感，又要避免產生異義。一般由發(fā)文機關名稱、概括而成的公文主要內容和公文種類組成，如《省人民政府關于大力發(fā)展民營科技企業(yè)的決定》、《省人民政府辦公廳關于進一步做好春季農業(yè)生產和當前農村經濟工作的通知》等?！　《?、主體部分　　主要標識公文標題、主送機關、正文、附件、成文時間、發(fā)文機關印章、附注等要素。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空l字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名?！　?．簽發(fā)人。整個意思就是省人民政府在1999年所發(fā)的第82號文件?！　?．發(fā)文字號。聯(lián)合行文時，主辦機關名稱排列在前，“文件”二字置于發(fā)文機關名稱右側，上下居中排布。國家質量技術監(jiān)督局發(fā)布的《國家行政機關公文格式》還規(guī)定，發(fā)文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。發(fā)文機關標識應當使用發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關標識由發(fā)文機關名稱和“文件”二字組成，如“省人民政府文件”等。標識時，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊密程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。急件公文分為“特急”、“急件”兩種。標識秘密等級時，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。秘密等級是指涉密公文的保密程度，分“秘密”、“機密”、“絕密”三級。標識時，用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第1行?！　?．公文份數(shù)序號。下面，對公文各要素和標識作一簡單介紹。按照國家質量技術監(jiān)督局1999年12月27日發(fā)布的《國家行政機關公文格式》，公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。為了使國家行政機關的公文處理工作更加規(guī)范化、制度化、科學化，不斷適應改革開放的新形勢和公文處理工作的新變化，2000年8月份，國務院在廣泛征求意見和不斷修改的基礎上，發(fā)布了《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱新《辦法》），并規(guī)定從 2001年 1月 l日起施行。1957年，國務院秘書廳又印發(fā)了《關于公文名稱和體式問題的幾點意見》，進一步統(tǒng)一和規(guī)范了公文的處理辦法。正因為如此，規(guī)范的公文格式不僅有利于體現(xiàn)國家機關的權威性、嚴肅性，而且也有利于提高工作效率，保證政令暢通。因此，會議記錄人員一定要聚精會神，盡最大努力作好會議記錄。紀要常用第三人稱進行敘述，如“會議認為”、“會議強調”、“會議指出”、“會議號召”、“會議決定”之類。要廣泛搜集會議材料，全面掌握會議情況；要按照會議精神和領導工作意圖，對材料進行分類和篩選；要對選用的材料進行分析和綜合，圍繞中心組織好材料。專題會議紀要也可采用這種寫法；若多項議題，可依會議議程的先后順序安排組織材料?？梢詫憣ψh題的討論情況、各種意見、建議、會議作出的決議、決定，布置的工作、任務，將要采取的措施和要求等。　　第二部分是寫會議精神和議定事項，這是紀要的主要部分。若會議只有一個議題，可以寫明專題研究討論的議題名稱。正文可以分為兩個部分。一般政府機關的辦公會議、常務會議都有固定的文頭。專題會議紀要的標題可寫為事由加會議紀要?！　「鶕?jù)會議性質的不同，會議紀要可以分為辦公會議紀要和其它專題會議紀要兩大類?！　〉谌?，恰當使用習慣用語。語氣應力求平和、禮貌。　　第二，要有分寸。也可不寫結束語，正文寫完即結束?！　〗Y尾包括結束語及署名、日期。去函要把商洽的原委、詢問的問題、請求的事項、告知的情況等寫清楚，以便得到對方的支持、理解或回答。標題可由發(fā)函單位、事由、文種組成?！　『膽梅秶容^廣泛，在上下級機關之間、平級機關之間或不相隸屬的機關單位之間，涉及各方面的公務聯(lián)系，都可使用。意見的標題由發(fā)文機關、事由和文種組成。正文部分是意見所提出的具體見解和措施辦法，可采用小標題或圍繞問題分條列項進行撰寫?！　∫庖娨话阌梢?、正文和結尾三部分組成。作為上行文，可用于向上級機關報請批轉或轉發(fā)有關事項。主要用于對重要問題提出見解和處理辦法?！　∈?、意見：“適用于對重要問題提出見解和處理辦法。有的在標題中就標明了受文單位?！　〉诙鷱蛢热萑羯婕捌渌块T，起草批復時應同有關部門會簽或商量，但不能互相推倭，造成公文旅行。撰寫批復時應注意：　　第一，批復要緊扣請示明確作答，不要答非所問，復非所求，節(jié)外生枝。有些批復，不是簡單地就請示事項表明態(tài)度，還應根據(jù)需要給予具體指示。　　批復根據(jù)，要極其簡要地引述來文的請示事項，或引述來文標題，都是一句話就可以說清楚的。批復中對答復的問題應態(tài)度鮮明，觀點明確，不能模棱兩可，使人無所適從?！　∨鷱途哂嗅槍π浴嗤?、鮮明性。正文和結尾，它的標題一定要寫明事由，不能光寫“請示”，以提請上級機關注意，及時處理。除領導直接交辦的事項外，請示不要直接送領導者個人，也不要同時抄送同級和下級機關?！　〉谌?，要按級請示，確實必須越級請示的，也應同時抄送直接的上級機關。不要動輒請示，把矛盾上交。撰寫請示應注意：　　第一，要控制使用，當用才用?！　≌埵疽话阌烧埵臼掠?、請示事項、結尾三部分組成。某職能部門針對新情況、新問題提出了解決的辦法和措施，即因為不能直接要求平級或不相隸屬的機關部門照辦，而需要請求上級審定后批轉有關方面執(zhí)行，這樣上報的請示，就屬這類。請求上級機關解決本單位的某些困難，或對本單位的某個問題提出處理意見請求上級批復而寫的請示，就屬這一類。對上級制定的方針、政策、法律、法令、法規(guī)、規(guī)章或某項指示有不同理解，希望上級明確解釋，或者從實際出發(fā)需要對某項規(guī)定、制度、指示作出修訂、補充。　　請示可以分為三種類型。有的先寫依據(jù)，后答復；有的邊寫依據(jù)，邊答復。這是答復上級機關的查詢、提問或匯報執(zhí)行上級機關某項指示、意見的結果的報告。向上級提出工作建議的報告，也屬這一類。這是對工作中的重大情況、特殊情況、新情況進行調查了解后，向上級作出的報告。它不一定在工作結束后才寫，常常是在工作進程中，待工作告一段落時寫好，待上級答復、批轉。它可分為總結經驗的專題工作報告和研究工作的專題工作報告?？梢允歉鞣矫娴木C合工作，或者一個系統(tǒng)、一個部門的全面工作?！　「鶕?jù)需要，工作報告可以寫成綜合性的，也可以寫成專題性的。它的正文，一般包括基本情況、主要成績、經驗體會、存在問題、今后意見等幾部分。這是用于匯報工作進程、總結工作經驗、反映工作問題、提出工作意見的報告。　　報告種類多種多樣，大致可分為工作報告、情況報告、答復報告、報送文件的報告等。如：　　甘肅省人民政府關于提請審議　　《甘肅省發(fā)展私營個體經濟條例（草案）》的議案省人大常委會：　　《甘肅省發(fā)展私營個體經濟條例（草案）》已經2000年11月8日省政府第 97次常務會議討論通過，現(xiàn)提請審議。　　第二講　　公文種類（下）　　七、議案：“適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項”。有的除批評錯誤、宣布處分外，側重于分析情況，總結教訓，指導改進工作，篇幅就要長些。其懲戒作用十分突出。這一部分要發(fā)掘先進的典型意義和時代精神，針對當時形勢需要有感而發(fā)，力求符合實際，有針對性，概括、鮮明、不千篇一律。　　表彰決定是寫明領導機關對先進表彰獎勵的決定，它通常寫在通報的末尾部分。先進事跡的意義和先進經驗，是通報的主旨。第二，要實事求是，不能任意夸大、渲染。在轉述式通報中，這部分內容已出現(xiàn)在通報的附件中，就不必再重敘述先進事跡了，只須概括地強調或突出要點?！　∠冗M事跡是這類通報的主要內容。、通報可分為表揚性通報、批評性通報、情況通報等。有的還寫明任期和待遇　　六、通報：“適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況”。除法定機關的主要領導人外，其他任免一般采用“通知”。如表態(tài)的“同意”、“原則同意”、“基本同意”等詞語；提出要求希望的“希遵照辦理”、“請認真貫徹執(zhí)行”、“請研究執(zhí)行”、“請參照執(zhí)行”、“供參考”、“請研究試行”等詞語。引言部分一定要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據(jù)的法律、法規(guī)、政策。但一般情況下，批語和按語不易過多，以免與轉發(fā)、批轉文件內容重復?！庇械膹娬{重點，在寫明態(tài)度、評價和要求之后，再結合實際情況，對所轉發(fā)公文的重要意義或者某一方面的精神，突出加以強調，以引起重視。有的照批照轉，只極為簡要地表明態(tài)度、作出評價、提出要求。批注意見要寫明對所轉發(fā)公文的態(tài)度、意見和執(zhí)行要求。正文包括兩個部分：轉發(fā)對象和批注意見?！　?．批轉和轉發(fā)性通知。二是對非政策性文件，幾個轉發(fā)通知又無新要求的，可以減少中間層次，直接轉發(fā)。在起草層層轉發(fā)的通知時，要盡量把標題寫得簡明些。如：《甘肅省人民政府關于印發(fā) 1997年國民經濟和社會發(fā)展計劃要點的通知》。因此，我們在擬制通知時應當注意以下幾點：　　1．標題。我們在辦理公文中發(fā)現(xiàn)一些地區(qū)和單位在使用通知時存在這樣幾個問題：一是標題繁瑣。通知還有明顯的時間性，有些通知，如會議通知，只是在指定的一段時間里有效。和其它下行文種相比，通知應用范圍更寬，具有廣泛性。　　通知是使用得比較多的一種公文。三要通俗易懂，切忌語言含糊，公眾難以理解。二要體現(xiàn)方針政策。通告常常帶有法規(guī)的性質，要明確“允許做什么和不允許做什么”。正文之后，習慣以“特此通告”、“此告”等詞語結尾。通告的正文主要是針對某些事項作出規(guī)定或限制，成為告知對象行動的規(guī)范，要求遵循。如公安部門發(fā)布的車輛年檢、交通管制的通告，工商部門發(fā)布的企業(yè)許可證年審的通告等等?！　∷?、通告：“適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項”。在公告的正文中，要簡明扼要地寫出公告依據(jù)、公告事項?！　」鎯热輪我?，篇幅一般比較簡短，標題可以寫成三種形式：由發(fā)文機關、事由、文體組成；由發(fā)文機關、文體組成；只有文體這一要素組成，如（《公告》）。如按《商標法》規(guī)定的注冊商標公告，以及公布企業(yè)破產的公告，企業(yè)換證公告，質量監(jiān)督公告等等?！　〉诙愂切加绊懨婧艽蟮膶ｉT事項的公告。它通常以國家機關名義或者授權新華社向國內外莊重宣布某一重大事項?！　」婵梢苑譃槿N類型。它的寫法更強調把道理說清楚、講透徹，以便盡可能地統(tǒng)一認識，增強執(zhí)行決定的自覺性。如：《國務院關于全面推進依法行政的決定》（國發(fā)（199〕23號）等?！　?．關于重大行動或重要事項的決定。在寫法上往往開門見山，直接陳述，篇段合一，語句簡練、明快?！　Q定是領導機關發(fā)出的，帶有制約、規(guī)范、指導作用的下行文?！　《?、決定：“適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員。撰寫嘉獎令應注意：第一，嘉獎令并不常用，凡發(fā)令嘉獎的，必須是相當突出的英雄模范人物，其功績顯赫，影響甚大，足以效法、學習。要交代是什么機構或什么會議決定給予嘉獎，嘉獎項目是哪些。　　優(yōu)秀事跡部分是構成嘉獎令的依據(jù)和基礎，主要寫被嘉獎對象的英雄模范事跡。這是上級對下級授予榮譽稱號，表彰、獎勵時使用的令文。也有的命令的正文沒有明顯地分為三個部分，而是篇段合一的?！　?zhí)行要求是命令事項的補充，對受令方面提出要求和囑咐。文字要寫得具體、肯定、簡明、莊重，不作議論。　　命令事項是命令的主體部分，也就是命令所要采取的重大的強制性措施。行政令的正文一般分為3個部分，即命令緣由（引言）、命令事項（主文）和執(zhí)行要求（結語）?！　?．行政令。頒布對象，指所公布的法規(guī)文件的名稱；頒布根據(jù)，說明是經過什么會議通過或由什么領導機關批準的；頒布決定，即公布或批準的決定，一般有“現(xiàn)予頒布（公布、發(fā)布）”、“現(xiàn)予公布施行”等；執(zhí)行要求，一般指公布的法規(guī)文件開始生效實施的時間要求。這是頒布法律、法令和法規(guī)時使用的令文。在具體使用中命令（令）可以分為公布令、行政令、任免令、嘉獎令等?！　∫弧⒚睿睿骸斑m用于依照有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員”。　　第二講　　公文種類（上）　　國務院頒布的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第二章“公文種類”共確定了“命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要”共13類、14個文種。真可謂：公文處理無小事。筆者多年從事機關公文處理工作，所經所見所聞，深深體會到，機關公文處理工作大到公文擬制、審核把關，小到糾正語病、錯別字，印制、分發(fā)，都萬萬出不得差錯?！　∪桥囵B(yǎng)良好的工作作風。當然，知識的海洋是浩翰的，一個人的精力和生命都是有限的，學海無涯，學無止境。同時盡力學習一些邊緣學科和自然科學方面的知識。要解決這個問題，唯一的出路在于文秘人員自己下決心學習業(yè)務。在人員編制較多的部門，要注意既有漢語言文學專業(yè)的人員，也要有經濟管理、法律專業(yè)的人員。對文秘工作人員在知識結構上的要求也